Transcript 関係部門とのコミュニケーションがうまくいかず苦悩（経験談）

調達・購買スタッフ
社内コミュニケーション力強化
セミナー
～コスト最適化の“まとめ役”になる～
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【本セミナーの目的①】
◎ 本セミナーでは、“コスト最適化のまとめ役”になるために欠かせない、
「社内コミュニケーション力」強化に必要な基礎知識やノウハウを学びます。
◎ 調達・購買部門の本来の目的は、“コスト最適化”を通じて、会社の収
益改善を行うこと。
◎ そのためには、サプライヤーをはじめ、社内の関係部門（設計開発部
門や生産管理部門など）との協力関係を築くことが不可欠です。
ところが・・・。
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【本セミナーの目的②】
◎ 実際には、関係部門と板挟みになって、目先の調整に追われている方も多い
のでは？
◎ いざ、“コスト最適化”をやろうとしても、設計開発部門がすでに進めてしまい
手遅れに・・・。
◎ 日頃から関係部門と協力関係を築くためのカギ、それが「社内コミュニケー
ション力」強化。
（特徴）
ワークショップや参加者同士のディスカッションにより、関係部門の“まとめ役”とし
てリーダーシップを発揮できるよう自覚と自主性を促すプログラムになっています。
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【本日のプログラム①】
① 調達・購買部門に期待される役割とは？
（１） 調達・購買部門は、“会社のサイフ”を預かる部署
（２） 調達・購買部門はコスト最適化の“まとめ役”を期待されている
（３） “まとめ役”に必要な対話力とは？
② コミュニケーション力を高める“５つの力”とは？
（１）「知る力」（２）「対話力」（３）「応援力」（４）「ブレない軸を持つ」
（５）「続ける力」
③ コミュニケーションの第一歩は、“会社を知ることから”
（１）マインドマップを使って調達・購買部門を取り巻く環境を知る
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【本日のプログラム②】
④ 対話の基本は、“聴くこと”
（１） 関係部門が調達・購買部門に求めていることは？
（２） 対話力を高める傾聴法（事実と解釈の違いを理解する）
⑤ 協力関係は、“応援しようという気持ち”から生まれる
（１） スムーズに業務を進められる人は、“周りから応援して
もらえる人”
（２） 応援の基本は、相手の気持ちに寄り添うこと
（３） お願い上手になる秘訣とは？
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【本日のプログラム③】
⑥ ブレない軸を持つ
（１） 会社の“金庫番”に求められる役割とは？
（２） 経営者目線で考えられる人になる
⑦ コツコツ続けることが信頼関係構築の近道
（１） 信頼関係は1日にしてならず
（２） “トラッキングシート”を活用し、すべきことを習慣化できる人
になる
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【①－（１）調達・購買部門に期待される役割
とは？】
（１）調達・購買部門の役割は、“会社のサイフ”を預かる部署
◎ 「会社で発生する“買い物”が最適な方法でできるよう、
マネジメントすること」。
◎ その役割自体が、経営に直結する重要な役割であることを
再認識しましょう。
※ 詳しくは、「⑥ブレずに決断できる軸を持つ」でお伝えします。
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【①－（２）調達・購買部門に期待される役割
とは？】
（２） 調達・購買部門は、コスト最適化の“まとめ役”を期待されている
◎ 会社で発生する“買い物”は、複数の部門が関係している。
◎ 部門の数があればあるだけ、それぞれの方針がある。
◎ 各部門の方針や考え方を集約し、まとめられるのは調達・購買
部門のみ。
◎ 経営者の視点で、会社が発生する“買い物”を見ることが大切です。
※ 詳しくは、「④対話の基本は、“聴くこと”」でお伝えします。
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【①－（３）調達・購買部門に期待される役割
とは？】
（３） “まとめ役”に必要な対話力とは？
◎ 対話をするために一番大切なことは、「知ること」。
◎ 会社のこと、自部門のこと、そして関係部門のことを知る
ことが、信頼関係を築くための第一歩。
※ 詳しくは、「③コミュニケーションの第一歩は“会社を知ること”
から」でお伝えします。
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【① 調達・購買部門に期待される役割と
は？（まとめ）】
◎ 調達・購買部門の役割は、“会社の買い物”をマネジメント
すること。
◎ マネジメントとは、最適な買い物ができるよう、社内のまとめ
役になること。
◎ コミュニケーションの第一歩は、「経営者の視点」に立って、
会社全体を「知ること」。
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【② コミュニケーション力を高める“５つの力
とは？”】
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【② コミュニケーションの第一歩は、“会社
を知ること”から】
会社のこと、理解できていますか？
◎ ついつい、目の前の仕事に追われてしまい、周りがどんな
仕事をしているかわからない・・・。
◎ 関係部門への仕事をお願いするときに、どうしたら協力してもら
えるのだろうか？
関係部門とのコミュニケーションがうまくいかず苦悩（体験談）
◎ ３０歳で電子機器メーカーに転職。調達・購買部門へ配属される。
◎ 転職直後、関係部門とのコミュニケーションがうまくいかずに悩む。
◎ まず、関係部門との仕事内容を「知る」ことから始めた。
◎ 「関係部門の役割」、「目標」、「調達・購買部門との関わり方」などについて理解を
深めた。
◎ 関係部門の仕事内容に関心を持つことで、次第に相手との関係に変化が出てきた。
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【③ー（１）コミュニケーションの第一歩は、
“会社を知ること”から】
（１） マインドマップを使って調達・購買部門を取り巻く環境を知る
＜事前課題の確認＞
１、会社の事業内容
２、前年度の売上
３、会社の組織図
今日のセミナーでは、「３、会社の組織図」を活用して
いきます。
「会社の組織図」を参考にしながら、別紙のマインドマップを使って、
調達・購買分門と関係する部門について確認していきましょう。
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【③ー（１） コミュニケーションの第一歩は、
“会社を知ること”から】
＜作成のポイント＞
１、調達・購買部門と関係する部門を書き出し、マインドマップに
記入。
２、「役割」、「調達・購買部門への要望」、「ジレンマに感じている
こと」を記入。
３、わからない部分は空白でOK。（講義中に思いついたら追記
する）
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【③ー（１） コミュニケーションの第一歩は、
“会社を知ること”から】
マインドマップを使って調達・購買部門を取り巻く環境を知る（例）
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【③ー（２） コミュニケーションの第一歩は、
“会社を知ること”から】
（２） 関係部門との対話のポイントを見つける
＜ワーク＞
マインドマップを見て、関係部門とどう付き合っていいかを考える
１、調達・購買部門で活かせるリソース（資源）やスキルを書き出し
てみる。
２、関係部門のニーズにどう応えたらいいかを考える。
（１で書き出したリソースやスキルの活用方法を考える）
３、関係部門ごとにそれぞれ考える
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【③ コミュニケーションの第一歩は、“会社
を知ること”から（まとめ）】
◎ 会社を知るための第一歩は、関係部門との関わり方を
見える化すること。
◎ 部門によって目指す目標が異なることを知ると、
対話のヒントが見えてくる。
◎ 最も大切なことは、関係部門の仕事に関心を持つこと。
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【④ 対話の基本は“聴くこと”】
相手の本心はどこにあるのだろう？
◎ 短納期で追加発注を繰り返し、納期調整を依頼する生産管理部門
◎ 取引先から「リードタイムに沿って発注してほしい」と要望され、板挟みに・・・。
部門ごと、担当者ごとにそれぞれ事情がある（経験談）
◎ 生産管理部門も営業部門から要望されて、渋々追加発注しているのでは？
◎ 受注増（通常の３倍）で営業部門から直接督促を受けたこともある。
◎ 感情的に嫌だなと思う前に、まず相手の事情を理解することから始める。
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【④ー（１）対話の基本は“聴くこと”】
（１） 関係部門が調達・購買部門に求めていることは？
◎ 関係部門ごとに事情があり、いつでもコストダウンに
協力してもらえるとは限らない。
◎ コミュニケーションで大切なことは、“聴く耳を持つこと”。
◎ 「相手が望んでいることはなにか」を意識して話を聴く。
＜ワーク＞
１、日頃、関係部門とどのように対話しているかを振り返ってみる。
（どんな仕事をお願いされることが多いだろうか？）
２、どんなふうに話を聴いたら、相手のことを理解できるか考える。
（一方的に自分の仕事をお願いしていないだろうか？）
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【④ー（２）対話の基本は“聴くこと”】
（２） 対話力を高める傾聴法（事実と解釈の違いを理解する）
◎ 話を聴くときに最も必要なことは、相手の状況を「正確に理解すること」
◎ 正確に理解するためには、「事実と解釈を区別する」。
◎ 事実は、「変わりようがないこと」。解釈は、「人によって異なること」。
＜ケーススタディ＞
◎ 「サプライヤーの○○社の○○さんは、いつもミスをする」という話。
◎ 事実は、「ミスをしたこと」。解釈は、「いつも」という部分。
◎ 解釈を事実と受け取ってしまうと、誤った判断をしてしまう可能性がある。
◎ 日頃から関係部門と対話するときは、「事実」と「解釈」を分けて聴くことを意識す
る。
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【④ 対話の基本は“聴くこと”（まとめ）】
◎ 対話のポイントは、「相手が望んでいることを理解する」こと。
◎ 聴くときのポイントは、「相手の状況を正確に理解する」こと。
◎ 正確に状況を理解するためには、「事実」と「解釈」を区別して聴く。
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【⑤ 協力関係は、“応援しようという気持ち”
から生まれる】
なぜ、あの人はコミュニケーションが上手なのか？
◎ コミュニケーション上手な人は、周りとの信頼関係がしっかりできている。
◎ 信頼関係の第一歩は、周りを応援しようとする気持ちから生まれる。
関係部門とのコミュニケーションがうまくいかず苦悩（経験談）
◎ 転職直後、関係部門に仕事のお願いをしても対応してもらえず・・・。
◎ その時に始めたことが、「周りを応援すること」。
◎ 周りが「して欲しいこと」、「困っていること」をしてあげた。
◎ 次第に周りの反応が変わってきた。
「いつもありがとう」「なにかあったら、なんでも言ってね。応援するよ！」
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【⑤ー（１）協力関係は、“応援しようという気
持ち”から生まれる】
（１）スムーズに業務を進められる人は、“周りから応援してもらえる人”
◎ 調達・購買部門の仕事は、周りの協力があってこそ成り立つ。
◎ コストダウン、納期調整など、関係部門の協力がなければ何も進まない。
◎ 応援される人になって、スムーズに業務を進められる人になる。
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【⑤ー（２）協力関係は、“応援しようという気
持ち”から生まれる】
（２）応援の基本は、相手の気持ちに寄り添うこと
「関係部門は、どんなゴールを目指して仕事をしているのだろう？」
「そのゴールを目指すためには、どんなことが必要だろう？」
「ゴールを実現するために、自分ができることはなんだろう？」
◎ 相手の気持ちに寄り添って対話していくと、相手にもその思いが伝わる。
◎ そうすると、相手も耳を傾けてくれるようになる。
◎ それが、相手との信頼関係を築く上で、最も大切なこと。
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【⑤ー（３）協力関係は、“応援しようという気
持ち”から生まれる】
（２）お願い上手になる秘訣とは？
＜お願い上手になるためのポイント＞
１、丸投げはNG。
２、依頼する関係部門の仕事内容を理解し、相手に寄り添いながらお願いする。
３、こちらでできることを“ひと手間”かけてお願いする。
＜ワーク＞
１、今、関係部門にお願いしたい仕事を書き出してみる。
２、その仕事をどんな風にお願いしたら、快く引き受けてくれるか考える。
３、グループに分かれて、シェア＆ディスカッションをしてみる。
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【⑤ 協力関係は、“応援しようという気持ち”
から生まれる（まとめ）】
◎ 調達・購買部門の“仕事の質”は、「どれだけ周りから応援されて
いるか」で決まる。
◎ 応援の基本は、「相手の気持ちに寄り添う」こと。
◎ お願いするときは、「相手に寄り添い、応援する意識を持つ」とうまくいく。
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【⑥ ブレない軸を持つ】
会社全体にとって最適な調達活動とは？
◎ 調達・購買部門の仕事で最も苦労するは、「取引中止」すること。
◎ 「取引中止」するためには、合理的な理由が必要。
周りに振り回されず、決断するための“モノサシ”を持つ（経験談）
◎ 品質不良が改善されず、A社からB社へ転注。
◎ しばらくたって、上司からA社からも調達するよう指示が・・・。
◎ B社への転注の経緯を説明し、A社からの調達は難しい旨を伝える。
◎ 渋々上司も納得し、B社との取引を継続した。
◎ “モノサシ”とは、「会社全体にとって最適な調達とは何か」を考えること。
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【⑥ー（１）ブレない軸を持つ】
（１） 会社の“金庫番”に求められる役割とは？
◎ 調達・購買部門の役割は、最適な“買い物”ができるようマネジメント
すること。
◎ その役割自体が、会社の経営に直結することを再認識する。
◎ “経営者の視点”で、会社全体にとって利益になるかどうかという
モノサシを持つ。
それが、ブレない軸（判断基準）を持つということ。
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【⑥ー（２）ブレない軸を持つ】
（２） 経営者目線で考えられる人になる
◎ 関係部門は、「全体最適」よりも「部分最適」を優先する。
◎ 特定の製品や機種によって、より良い調達となることを望んでいる。
◎ 調達・購買部門は、取引という観点から「全体最適」を目指して
仕事ができる。
＜ワーク＞
「部分最適になっている調達内容を書き出してみる」
「全体最適を目指すためには、何が必要か考えてみる」
ヒントは、全体でなく一部の部門や一部の人だけがプラスになっていること。
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【⑥ ブレない軸を持つ（まとめ）】
◎ ブレない軸とは、会社全体にとって最適な「調達基準」を持つこと。
◎ 「全体最適」よりも「部分最適」を優先する関係部門の特性を理解する。
◎ “経営者の視点”に立って、「自分なりの調達基準」を考えてみる
ことが第一歩。
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【⑦ コツコツ続けることが信頼関係構築の
近道】
忙しいことを言い訳にして、つい後回しにしてしまう・・・。
◎ 調達・購買部門の仕事は、「時間との闘い」
◎ 限られた時間の中でも、お願いされたことをやろうとする姿勢が信頼度のアップにつながる。
安易な先送りが原因で、周りに迷惑を
◎ 転職直後、仕事の進め方がわからず、先送りグセがついてしまった。
◎ 問題が大きくなり、上司から怒られてばかり・・・。
◎ 上司に怒られたくないので、ますます先送りして、トラブル連発！悪循環にはまる。
◎ 「わからないことは、一人で抱え込まず、早めに上司や周りに相談するようにした。」
◎ その結果、仕事が回り始め、「あいつに任せておけば大丈夫」と信頼してもらえるよう
になった。
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【⑦－（１）コツコツ続けることが信頼関係構
築の近道】
（１）信頼関係は一日にしてならず
◎ 信頼関係は、「続けていくこと」で深まっていくもの。
◎ 「有言実行」の姿勢が、相手との信頼関係を強固なものにしていく。
◎ そのためには、日々実践できることをコツコツ続けていくことが近道。
無理なく続けるには、「習慣化」がオススメです。
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【⑦－（２）コツコツ続けることが信頼関係構
築の近道】
（２）“トラッキングシート”を活用し、すべきことを習慣化できる人になる
「測定されないものは、改善されない」
“トラッキングシート”は、測定するためのツールです。
＜トラッキングシート活用法＞
１、今日から関係部門と信頼関係を築くためにしたいことを考える。
２、そのために日々習慣にした方がいいことを考える。
３、トラッキングシートにいつからどう始めるか考えて記入する。
４、グループに分かれて、シェア＆ディスカッションする。
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【⑦－（２）コツコツ続けることが信頼関係構
築の近道】
トラッキングシート（見本）
習慣化したい
こと
１日
２日
３日
１日１回関係
部門に顔を出
す
○（１回）
◎（２回）
○（１回）
経営者の視点 ○（５分）
で１日５分考え
る
○（５分）
×（０分）
○（１件）
○（１件）
◎３件
週１回、調達
部門の目標を
チェック、改善
案を出す
・・・
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【⑦－（２）コツコツ続けることが信頼関係構
築の近道】
トラッキングシート（作成用）
習慣化したい
こと
１日
２日
３日
・・・
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【⑦コツコツ続けることが信頼関係構築の近
道（まとめ）】
◎ コツコツ取り組む姿勢を見せていくことが信頼関係構築の近道。
◎ 「トラッキングシステム」を活用して、“続けること”を習慣化する。
◎ 「継続は力なり」“まとめ役”としての新たな一歩を踏み出そう。
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【⑦ コツコツ宣言！】
今日から調達・購買部門のリーダーとして、どんな仕事がしたいか、
どんなことを続けていくか、みんなの前で宣言しましょう！
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