Transcript 対応履歴が不明！ - サービス一覧

メールワイズ説明資料
サイボウズ株式会社
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一般的なメール対応の体制と問題点
一般のメーラーを使った場合の体制と、問
題点についてご案内いたします。
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メール対応の現状：一般メーラーの場合
従来のメール対応方式では、担当者一人ひとりが自分のメーラーで、会社
の代表アドレス宛のメールを受けていた。このため、他の担当者の対応状
況が分からない、過去の対応履歴が分からないなどの問題が発生。
さらに、対応現場の管理者は、全体の問合せ傾向が分からない、データの
紛失の恐れなど、不安が続いている。
MailTo:[email protected]
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メール対応の現状：立場別の問題点
現場担当者
・問合せメールが多すぎて、一人じゃと
ても捌ききれないよ。他の担当者の状
況も分からないし
→大量メールに追いつかない！
・メーリングリストに顧客からの問合せ
が来てたけど、誰か対応してるだろうか
ら放っておこう
→対応漏れ発生！
・このお客様「以前、電話対応しても
らった」って言ってるけど、内容が分か
らないよ！
→対応履歴が不明！
現場管理者
・ベテランと新人の担当者で、メールの
返信内容にばらつきがあるな
→対応レベルが不統一！
・大事な顧客データが担当者のパソコ
ンに入っているから、情報漏れ・ウイル
スが心配だな
→対応履歴が不明！
・担当者の対応状況をまとめないとい
けないけど、いちいち表計算でまとめる
のは、大変だからやめておくか
→集計できない・集計は面倒！
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問題点
● 互いの対応状況が不明。
対応漏れ・二重対応などの問題が発生している。
大量のメールに追いついていない。
● 対応履歴がバラバラ。過去の履歴を探すのに時間がかか
る。
● 問い合わせ傾向や対応傾向などの把握が大変である。
●個人情報など大切な情報が含まれるメールデータが分散。
一元管理できず、セキュリティ面での不安もある。
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グループメールシステムでの体制
グループメールシステム「メールワイズ」
を使った場合の体制についてご案内いた
します。
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グループメールシステムの場合
MailTo:[email protected]
メールサーバー
から
Webサーバーへ
代表アドレス宛のメールは、メール
サーバーから Webサーバー上の「メー
ルワイズ」へ送られる。
担当者は、ブラウザで「メールワイズ」
へアクセスし、対応。同じ画面でメール
共有できるのでさまざまなメリットがあ
る。
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メリット①
大量メールは一網打尽。
トラブルとは
さよなら！
• メールを共有するから、互いの対応状況が一目で分かる。
• コミュニケーション機能で、別途、確認や申送りは不要。
• 多い問い合わせを予め、テンプレートとして登録、対応
のスピードアップと品質を均一化。
あれ？このメールまだ
誰も対応してないぞ。
急いで返信しなきゃ
このメールはAさんが処
理中だから、次のメー
ルに対応しよう。
スピードUP！
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機能１：メール共有
メール一覧画面
処理状況が
ひと目で分か
る
メール一覧画面では、担当
者・処理状況が一覧できま
す。
フォルダで分類したり、絞
込みを活用できるので、
メールが大量にあっても大
丈夫。
さらに、画面上にコミュニ
ケーションスペースを搭載。
コミュニケーション
伝達漏れもありません。
スペースを搭載
フォルダで分類分け
して、目的のメール
に素早くアプローチ
できる
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機能２：テンプレート
カテゴライズして、用途に
あったテンプレートを素早
く選択
予約語を使えば、
自動的に対応メー
ルに担当者名や日
時を挿入できる。
あらかじめ登録しておいた
テンプレートを使えば、対
応のばらつきがなくなりま
す。そればかりか、一通の
メールにかかる時間が大幅
に短縮され、対応時間のス
ピードアップにもつながり
ます。
テンプレートには、担当者
の名前、現在の日時など、
予約語を利用でき、いちい
ち変更する必要がありませ
ん。
テンプレート詳細画面
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メリット② 履歴が確認できる！ 顧客が見える！
• 履歴は誰が対応していても、一覧で確認できる。
• 電話や訪問など、あらゆるチャネルの履歴も一元管理。
• 顧客データとも連動。
このメールは、先週往訪した
A社のお客様からだな。
業種を顧客情報に
追加しておこう。
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機能３：顧客管理
顧客情報詳細画面
メール対応画面や電話履歴
画面から顧客情報画面は１
クリックで移動。この画面
では、基本データの他に、
項目をカスタマイズして追
加することができます。ま
た、個人だけでなく、所属
する会社の情報も同時に確
認。メールや電話の対応を
行う際に、すばやく顧客の
情報をつかむことができま
す。
顧客情報画面からは１ク
リックで、顧客ごと・会社
ごとの履歴へリンク。（詳
しくは次ページへ）
顧客画面から履歴
を見られる
同じ会社に所属する
個人を、一覧で確認
会社情報も同時に確認。
個人だけでなく、会社履
歴も確認できる。
項目は自由に追加でき
る
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機能４：履歴一覧
顧客ごとの履歴一覧画面
履歴の種類を問わ
ず、コメントも一覧で
確認
時系列で、顧客に対し
・どのような対応があったのか
・担当者は誰なのか
・現在の状況
がひと目で分かる
メール・電話・訪問
履歴が一画面で
確認できる
顧客ごとの履歴一覧は、
メール・電話・訪問のすべ
ての履歴を見ることができ
ます。それぞれの対応状
況・担当者・コメントなど、
時系列を追って確認できる
ので、混乱することがあり
ません。
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メリット③ 簡単に状況分析！一斉配信！
• １クリックでリアルタイムに集計レポートを表
示。
対応状況や問い合わせ内容の傾向が素早く分か
る。
• 簡単3ステップの一斉配信が可能。
条件での宛先絞込みやテンプレートが使えるか
ら、手を煩わせない。！
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機能５：集計機能
集計レポート画面
担当者ごとの処理件数から
項目別、さらには顧客項目
まで、広い範囲にわたって
集計できます。
担当者の効率や問合せの傾
向、さらには顧客の傾向を
つかむのにぴったりな機能
です。
棒グラフを表示することも
でき、ビジュアル化も簡単。
独自に項目を設定
して、集計すること
が可能
棒グラフで分
かりやすく分
析
担当者別の処理件数
や期間別を集計でき
る
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機能６：簡単一斉配信
配信先設定画面
かんたん３ステップ
条件を設定して、宛先
を絞り込める。また
CSVファイルから宛先
を読み込むことも可能
一斉配信はわずか３ステップ。
１）配信内容の設定
２）配信先の設定
３）確認
で終わります。配信内容には
テンプレートを使えるので、
悩む必要はなし。また配信先
には既に「メールワイズ」に
登録されている顧客はもちろ
ん、外部からCSVファイルを
用いてその場で読み込むこと
が可能です。
※一回の配信件数は 1,000件までです。
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メリット④ メールデータは一元管理で安
心！
• Web サーバー上にメール
を蓄積。大事なメール
データが分散しない。
• 操作ごとのアクセス権や、
アクセスログ機能がある
から、セキュリティも安
心。管理者に負担がかか
らない。
サーバー側でバックアッ
プだからラクラク。
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機能７：安全管理
アクセス権設定画面
メールアプリケーションご
との利用アクセス権から、
メールの編集・送信アクセ
ス権といった細かな設定が
可能です。
アクセスログ設定画面
アクセスログは「メールワ
イズ」をインストールした
Webサーバー上に作成され
ます。ログイン時、メール
送信時など、ログを記録す
るタイミングは設定できま
す。
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機能８：一元管理
１メールアプリケーションに10アカウントまで設定
可能
[email protected]
[email protected]
[email protected] … など
１システムに、５メールアプリケーションまで設定
可能 つまり…
標準で、50アカウント
まで対応可能！
・・・さらに、システムごと追加することも可能（有
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償オプション）
機能８：一元管理（詳細）
メールアプリケーション
サポート部用
システム追加
（有償）
営業部用
[email protected]
[email protected]
[email protected]
購買部用
人事部用
システム部用
[email protected]
[email protected]
[email protected]
標準のシステム
サポート部で利用するアドレス、システム部で利用するアドレスなど、使
用用途に分けて、メールアプリケーションを追加できます。それぞれの
メールアプリケーションには、10個までメールアドレスを設定できます。
システムの追加は有償（１システムあたり \100,000）です。
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機能９：サイボウズ製品間連携
ユーザー情報連携
サイボウズ共通認証
サイボウズ Office6 のトッ
プページに、メールワイズ
からのお知らせが出る
メールワイズを見
ていなくても、お知
らせが出るから
OK！
「メールワイズ」と同じ
サーバーに、「サイボウズ
Office」や「サイボウズ ガ
ルーン」がインストールさ
れていると、ユーザー情報
が連携され、シングルサイ
ンオンが可能となります。
またメールワイズからの通
知を「Office」や「ガルー
ン」のトップページで確認
できます。
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導入企業一例
• 株式会社星野リゾート（顧客とのやり取り）
• ソフトバンクBB株式会社（コールセンター
構築）
• モンテール株式会社（顧客とのやり取り）
• 株式会社オールアバウト（ライターとのやり
取り）
• 株式会社ホンコンマダム（ネットショップの
運営）
• 弘前大学 就職支援課 （学生とのやり取り）
など
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価格・ライセンス体系
「メールワイズ」の基本ライセンスについ
てご案内いたします。
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ライセンス体系
製品名
価格 (税別)
3ユーザー版
98,000円
5ユーザー版
148,000円
10ユーザー版
248,000円
15ユーザー版
348,000円
30ユーザー版
498,000円
50ユーザー版
698,000円
無制限版
980,000円
※システム追加:
1システムあたり100,000円(税別)
※現行製品を利用のお客様は無償でバージョンアップが可能。
※サービスライセンスは、1年目は無償。2年目から任意。
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メールワイズは 最長 60 日間
無償でお試しいただけます
お手軽 Web グループメールシステム「メールワイズ」は、
顧客と企業を結び、トータルなCRMソリューションを提供いたし
ます。
ぜひご検討ください。
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問い合わせ先
• 本資料について、ご不明な点がありまし
たら下記までお問い合わせください。
サイボウズ株式会社
インフォメーションセンター
E-mail ： [email protected]
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