予約明細照会ページ - 株式会社ことあぷり

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概要説明書 Ver 10.0
株式会社 ことあぷり
平成27年9月 第10版
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システムの概要
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当システムは、予防接種の予約や管理に特化したインターネットシステム(Webアプリケーション)です。
予防接種に限らず一般的な診療予約や乳幼児健診予約とし
てもご利用頂けます。
「ワクワクげんぱく」の特徴とメリット
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カンタン予約!
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ラクラク予防接種管理!
希望の予防接種を指定して携帯電話(イン
ターネット)や院内PCで予約することができ
ます。会員登録制ですので、便利にお使い
いただけます。
予防接種に特化しているので、予防接種管
理に特有の事情(年齢制限、性別制限、複
数回接種、組み合わせ接種など)が考慮さ
れています。
【導入メリット】
スタッフの電話対応時間が短縮でき、電話
予約で発生する聞き取り間違いなどの人的
ミスが減少。接種者様の利便性も高まりま
す。
【導入メリット】
受けられる予防接種を制限することやワク
チンの組み合わせを予め登録しておくこと
により、人的ミスが減少します。
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メールマガジン配信機能!
(※オプション)
接種者様の属性(年齢、性別)や接種状況
に合わせたメール配信等、多様な抽出条件
から的確なメール配信が可能です。
【導入メリット】
ターゲットを絞った情報配信ができるので、
会員様に適切な接種案内ができます。また、
接種者様の再来院につながります。
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ワクチンの残数管理などが簡単に行えます。
また、予防接種の公費助成を申請する際
の報告書作成にも活用できます。
※ワクチンだけでなく乳幼児健診の統計に
も対応しています。
【導入メリット】
自治体への申請書の作成がスムーズに。
スタッフの業務負担が軽減します。
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大がかりな設備投資は不要!
便利な集計・統計機能!
インフルエンザ限定利用!
インターネットにアクセスできるパソコンが1
台あれば、特殊な機器や特殊なソフトは一
切必要ありません。レンタルサーバの契約
や、Webサーバの構築も必要ありません。
「基本的に予防接種予約は電話で受け付け
るがインフルエンザだけはネット予約をした
い。」 というお客様にはインフルエンザシー
ズン限定利用も用意しております。
【導入メリット】
低コストで予約システムを運用できます。
【導入メリット】
インフルエンザシーズンの繁忙期のみのご
利用でコストを軽減できます。
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メインメニュー
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予防接種予約管理に特化し、必要な機能をとりそろえております。カスタマイズも可能です。
①日別の予約状況を確認できます。
(2-1参照)
②ワクチン別、日別に接種数を確認で
きます。(2-2参照)
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③会員・接種者を登録したり、情報を
照会します。(2-3参照)
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④予防接種報告書を照会します。
(2-4参照)
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⑤予約内容の設定をします。(2-5参
照)
(予約名とその予約内容(ワクチン
の種類、制限など)、自治体設定、
公開/非公開設定など)
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⑥ワクチン在庫の設定をします。
(2-6参照)
(日別制限数、総数制限など)
⑦インフルエンザの統計を照会します。
(2-7参照)
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日別予約状況照会ページ
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現在の予約状況がひとめでわかります。
予約、予約枠の変更など運用に関する基本的な操作はこの画面から行います。操作も単純で簡単です。
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①日付が表示されます。[日付]をク
リックすると、『予約明細照会ペー
ジ』が表示され、その日の予約明細
を照会できます。
②予約枠がグル―プ毎に表示されま
す。
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③ [予約枠(時刻)]をクリックすると
『予約ページ』が表示され、予約する
ことができます。
④予約枠(時間帯)の受入可能人数が
表示されます。
⑤現在の予約人数が表示されます。
⑥該当する枠の予約可能な残り人数
が表示されます。
⑦予約枠の追加や変更をすることが
できます。
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院内PCでの予約イメージ
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電話や窓口で予約される接種者様の予約手続きは、院内PCで簡単にできます。予約枠(日付と時刻)
から予約したり、接種者から予約することができます。
【予約枠を指定して予約する場合】
【接種者を指定して予約する場合】
【予約枠を指定して予約する場合】
①予約したい予約枠を指定します。
②診察券番号を入力すると該当する
接種者が表示されます。
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③診察券番号が不明の場合は、検索
ボタンをクリックするとカナ検索がで
きます。
(名前や生年月日で検索することも
できます。)
④予約内容を選択します。
【接種者を指定して予約する場合】
⑤予約したい接種者を指定します。
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⑥予約枠を選択します。
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⑦予約内容を選択します。
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携帯電話での予約イメージ
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会員様は携帯電話で簡単に予約できるので、予約の際のやりとり等スタッフの作業を軽減することができ
ます。会員様にとっても利便性が高まります。
会員ログイン
→会員メニュー
予約内容
の選択
1.ログイン後、会
員メニューが表示さ
れます。
予約したい接種者
の[予約する]を選
択します。
2.予約内容(ワク
チンの種別など)が
表示されます。希望
の[予約内容]を選
択します。
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※年齢・性別で非
該当の予約内容は、
選択項目中に表示
されません。
予約内容
の選択
(枝分類)
日付と予約枠
の選択
3.予約内容の枝分
類(居住地、回数
等)が表示されます。
該当する[予約内
容]を選択します。
(任意設定)
6
予約確認
4.日付選択画面
が表示されます。希
望する日の[予約
枠(時刻)]を選択し
ます。
5.予約確認画面
が表示されます。
間違いなければ、
[予約を申込む]を
クリックします。
予約完了
6.予約結果が表
示され予約完了で
す。
メールアドレスを登
録している場合は
「予約受付通知
メール」が送信され
ます。
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院内PCでの予約の確認、変更イメージ(予約明細照会ページ)
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予約明細照会ページでは、予約内容の確認の他、予約の取消や日程の変更、予約内容の変更などが簡
単な操作で行えます。
①[氏名]をクリックすると、『接種者別予
約明細照会ページ』が表示され、接
種履歴や予約状況が照会できます。
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②該当日のワクチン別の集計が表示さ
れます。当日必要なワクチンの目安
がわかります。
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③インフルエンザのワクチン必要量の
目安や年齢帯別の予約数を照会でき
ます。
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④一覧を印刷することもできます。
⑤接種者別の予約明細照会ができます。
インフルエンザや日本脳炎等の複数
回接種する予防接種は、1回目、2回
目の予約日(または接種日)が表示さ
れます。
1回目が予約(または接種)済で、2
回目が未予約の場合は、2回目の欄
に接種可能な期間が表示されます。
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携帯電話での予約確認、取消イメージ
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会員様は携帯電話から簡単に予約の確認、取消ができ、予約の際のやりとり等スタッフの作業を軽減す
ることができます。会員様にとっても利便性が高まります。
<予約の確認>
会員ログイン
→会員メニュー
1.ログイン後、会
員メニューが表示さ
れます。
[予約状況照会]を
選択します。
<予約の取消>
予約状況照会
2.予約状況が表示
されます。
※予約の取消が可
能な予約のみ[取
消する]が表示され
ます。
予約の取消
3. 予約の取消をし
たい場合は、取消し
たい予約の[取消す
る]を選択します。
予約の
取消確認
4.予約取消確認画
面が表示されます。
間違いがなければ
[予約を取り消す]を
クリックします。
予約取消完了
5.予約取消結果
が表示され予約取
消完了です。
メールアドレスを登
録している場合は
「予約取消受付通
知メール」が送信さ
れます。
※予約の日程を変更したい場合
は、一度取消してから再度予約し
ます。
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予約枠保守(予約枠追加登録ページ、予約枠保守ページ)
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予約枠を追加登録、変更することもできます。
①『日別予約状況照会ページ』の[追
加]をクリックすると、『予約枠追加
登録ページ』が表示され、該当する
日の予約枠を追加できます。
②[変更]をクリックすると、『予約枠変
更ページ』が表示され、予約枠の内
容(時間、人数)を変更または削除
できます。
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ワクチン別の予約統計(ワクチン別統計表ページ)
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ワクチン別の予約数が確認できます。
①日付をクリックすると該当日の予約
明細が表示されます。
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会員登録
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医院様、接種者様いずれも会員登録を行うことができます。また、1会員につき接種者は4人まで登録可
能なので、複数人のお子様がいる保護者様の利便性が高まります。
※会員登録せずに予約する(簡易予約)こともできます。
会員登録
会員登録
接種者
情報登録
接種者
情報登録
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PC(院内)
会員登録イメージ
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携帯電話(接種者様)
会員登録イメージ
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予防接種者数の統計(予防接種報告書照会ページ)
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公費助成のある予防接種は、自治体への報告用に集計することができます。医院様の実情にあわせて設
定可能ですので、医院様の業務負担が軽減します。
①検索期間を入力すると、その期間の
統計が表示されます。
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②ワクチンだけでなく乳幼児健診の統
計にも対応しています。
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予約内容の登録(予約内容照会ページ)
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現在設定されている予約内容がひとめで確認できます。組み合わせ接種や接種制限に対応しています。
①予約内容照会で、現在設定されて
いる予約内容がひとめで確認でき
ます。
(予約内容、略名、公開区分、ワク
チンの種類、回数管理等)
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ワクチンの管理(ワクチン照会ページ)
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ワクチンの数量管理ができます。設定した数値により予約を制限することができます。
また、ワクチンの発注・入荷・廃棄管理などに便利です。
①日別に予約可能なワクチンの数を
制限することができます。入力欄に
その日に予約可能な上限を入力し
ます。ワクチンの入荷日などにより、
一時的に制限したい場合などに便
利です。
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②総残数は予約数をひいたワクチン
の残数です。
[総残数]をクリックすると、『ワクチ
ン予約可能総数編集ページ』が表
示され、ワクチンの総数を編集でき
ます。
③増減数は、総数をそのまま入力する
なら「総予約数にセットする」、入荷
した数を+するなら「総予約数に+
する」、廃棄した数を-するなら「総
予約数に-する」を選択するなど、
様々なケースに対応し、管理しやす
くなっています。
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④ワクチンの接種間隔等の設定がで
きます。
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インフルエンザの統計機能
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インフルエンザの統計ができます。ワクチン必要量の目安がわかり、ワクチンの発注管理などに便利です。
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①年齢帯別の予約数統計ができます。
②シーズンの統計ができます。
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進捗状況表示 ※オプション機能
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当日に予約されている方の一覧が表示されますので、進捗状況が一目でわかります。
【画面イメージ】
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スマホからでも確認できます。
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待合室
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進捗状況表示 ※オプション機能
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【操作画面イメージ】
受付
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待合室
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診察が終了した方は一覧に表示されなくなります
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システム導入までの流れ
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医療機関 様
弊 社
①お試し申込書、ヒアリングシートに記入してい
ただきます。
②準備完了後、開設案内書をお送りします。
③ログインID,パスワードを入力して『ワクワクげん
ぱく』にログインします
④『環境設定』 『ワクチン照会』 『予約内容照
会』 『メール配信の環境設定』ページを開いて、
必要な情報を入力します
⑤『予約枠パターン作成』ページを開いて、曜日
ごとの予約枠を設定します。
⑥『予約枠を反映させる』ページを開いて 『予約
枠パターン作成』ページにて登録した曜日ごと
の予約枠を設定します。
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⑦携帯サイトを公開します。
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価格表
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基本料金
月額基本料金
15,000円~/月
オプション機能
メールマガジン配信
弊社ドメイン
2,000~/月
お客様独自ドメイン 3,000~/月
メールマガジン以外の予約受付メールや前日お知らせメールは、基本料金のみで、
ご利用頂けます。
ワクチン複数チェック方式
進捗状況表示
2,000円~/月
一度に接種するワクチンの組み合わせが4種類以上ある場合は、このオプション
をお薦めします。
基本料金
600円
スマホ
400円
待合室※1 400円
※1 操作する端末と待合室モニタが繋がっている場合はリアルタイムで待合室画
面は更新されます。操作する端末と待合室モニタが繋がっていない場合は別途自
動更新オプションが必要です。
●10分自動更新 200円/月 ●5分自動更新 500円/月 ●3分自動更新 800円/月
インフルエンザシーズン限定利用
1シーズン(9月~12月)
60,000円~/シーズン
※翌年1月以降の延長はご相談に応じますのでお問い合わせ下さい。
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