Transcript 主なビジネス文書

ビジネス文書の役割と種類
役割
①情報を相手に正確に伝達する
②記録し保存して、後日の確認手段
証拠資料、参考資料にする
種類
社内文書
帳票
一般文書
社外文書
儀礼文書
商用文書
社内文書
一般文書
指示・命令
通達文、指示文、規程文、棄議書
報告・届出
レポート報告書、提案書、企画書、
依頼書、上申書、届け書、案内書、
始末書、理由書、進退伺い
連絡・調整
依頼文、照会文、回答文、通知文、
案内文、掲示文、回覧文、伝言 メモ
記録
議事録、
帳票
伝票、帳簿
社外文書
商用文書
儀礼文書
通知状、依頼状、申込状、
注文書、照会状、回答状、
承諾状、謝絶状、督促状、
抗議状、詫び状、契約書、
納品書、断り状、陳謝状、
弁明状、企画書、報告書、
研究レポート調査レポート
挨拶状、案内状、招待状、
祝賀状、見舞状、悔やみ状、
礼状、紹介状、推薦状
レイアウト・書体のチェックポイント
レイアウトはシンプル・イズ・ベスト
①基本様式に則ったレイアウト
②件名（タイトル）を目立たせる
③本文は箇条書きで、すっきりと見せる
④ビジュアル化でわかりやすく
⑤イラストの使用は適切に
⑥書体は「明朝」が基本
⑦基本的な文字の大きさは10．5ポイント
⑧件名は本文よりも大きく
読み手に合わせて書き方を工夫
熟考・検討型（じっくり目を通すタイプ）
多少長文を用いても理路整然と記述
十分な参考資料を添付する
即断即決型（ざっと見て即OKのタイプ）
テーマと結論だけでも判断できるように
工夫する
短文または箇条書きを活用し、ポイント
を強調する
様式・前例重視型（まず形から入るタイプ）
定型フォームがあれば活用する。
フリー形式は前例に倣って記述する
多忙型
ひと目で内容が把握できるよう、
箇条書きを多用する
ポイントを特に強調する
6W2Hによるチェックで、報告す
べき用件のポイントを押さえる。
（いつ）のことか、いつまでに起こったのか
（どこ）で行われるのか、どこで起きたのか
（誰が）行うのか、誰が対象なのか
（何を）行うのか、何が起こったのか
（なぜ）行うのか、なぜ起きたのか
（誰に）対して行うのか
（どのようにして）行うのか、どのようにして
起 きたのか
How much （いくら）必要なのか、いくらかかったのか
When
Where
Who
What
Why
Whom
How