Transcript キャンパスライフの 満足度向上を目指して

教育用機材貸し出しシステム構築による
業 務 改 善
（業務改善をＰＤＣＡサイクルで実践）
学生・教職員のキャンパスライフ
の満足度向上を目指して
事務部 技術管理課
＜事務部技術管理課の職務分掌＞
(１) 教育用施設設備の活用支援に
関すること。
(２) 教育用施設設備の調査，基本設
計，整備，保守，管理，運用に関す
ること。
(３) 教材の作成，調査及び活用支援に
関すること。
(４) 教育環境向上のための調査及び研
究に関すること。
教育用施設設備の活用支援
①教室、講堂、体育館、会議室などの視聴覚設備の
活用支援
・授業、行事、会議等の業務支援数が
年間 約６００ ＪＯＢ
②教育用設備機材の活用支援（貸出、操作指導）
・機材設備貸出件数が
年間 ２２,３６７ 件
（１件＝１物品１日）
２０１１年度
５
５５０ｈ
業務支援 ６００ＪＯＢ
１０５０ｈ
２３００ｈ
機材貸し出し：１３００ｈ
システム導入後を含む
２２３６７件
（教育用機材貸し出しシステム構築による業務改善）
＜業務改善の目的＞
・教育支援の充実
・キャンパスライフ満足度向上支援
・課内作業品質向上
・課内作業効率化
・課内業務の継続（伝承）
（教育用機材貸し出しシステム構築による業務改善）
業務遂行上の問題点の列挙、整理、改善策の検討
実施計画・行動計画 「Ｐ」を明確に策定するために！
①問題点の把握、要望の把握
作業期間 : ２０１０年８月～２０１０年１２月
＜貸出し用機材への学生からの要望・問題点＞
・ 種類が少ない、保有数が少ない、傷みがある、機能が古い
・ 機材操作マニュアルが必要、機材操作指導が必要、
・ 行事進行時の機材活用アドバイスが欲しい
・ どんな機材があるか見たい
・ 貸し出し事務手続きの簡素化をしてほしい
・ クラブ団体に加入していなくても機材を貸して欲しい
・ カウンターで担当者が不在のとき待たされる
・ 以前に借りた物と同じ機材を借りたい
（教育用機材貸し出しシステム構築による業務改善）
＜学生サービス向上の視点で見た改善点＞
①機材種類と保有数の確保、故障の回避
②機材操作マニュアルの整備
③活用指導のためのヘルプディスクの設置
④保有機材の可視化、（写真、カタログの提供）
⑤事務の効率化、学生認証、学生支援課承認の簡素化
・ 正確性：正確な貸し出し状況把握と重複貸し出し回避。
・ 即時性： 現在の貸し出し状況、予約状況の即時把握
過去貸し出し記録の即時把握
・ 課員誰でも対応可能にする
・ 機材購入計画の適正化に向けて
機材活用状況の統計が必要→ 利用負荷、耐用年数、
故障履歴の把握→予算化作業改善
（教育用機材設備貸し出し管理業務の改善）
行動計画「 ］の設定
・貸出機材の見える化（機材情報・写真のＤＢ化）
＊貸し出し数向上、利用者満足度向上
・貸出手続きの簡素化（ＰＣ化、他部門との調整）
＊貸し出し数向上、利用者満足度向上、課内業務改善
・貸出事務の効率化（貸出状況ＤＢ化による即時処理）
＊貸し出し数向上、利用者満足度向上、課内業務改善
・貸出機材操作指導の効率向上（機材機能一覧、操作マニュ
アルの作成とＤＢ化による即時提供と分かり易さを実現）
＊利用者満足度向上、故障率、トラブル数の低下。
（教育用機材設備貸し出し管理業務の改善）
行動計画「 ］の設定
・貸出機材選定の適切化
貸し出し記録や機材台帳より消耗度、故障箇所、
故障率、メーカ、経過年数、耐用年数、などを
機材選定の基本情報とし、
次年度に向けた整備計画、予算策定作業を適確
なものにする。経費節減を図る。
・関係部署との調整
学生手続き簡素化の提案（制度改善）
ＩＣＴ化に向けてのＤＢ化で関連部署へ情報提供
要請
（教育用機材設備貸し出し管理業務の改善）
改善目標達成を計測する指標と目標値を設定
①学生、教職員へのサービス向上＜指標１，２，３＞
②業務改善を行う＜指標４，５＞
指標１：教育用機材貸出数
（前年比１０％増）
指標２：貸出機材トラブル数
（前年比１０％減）
指標３：学生・教職員活動の成功率（関連活動の８０％以上）
＊指標数値（成功率）は返却受付での調査で記録。
貸し出し機材を利用する課外活動、学園行事、授
業、ゼミナール、卒研 等の達成度合いを調査し
機材を利用した効果が 有り：１ 無い：０として測定。
（効果有り数/機材貸し出し活動数＞０．８）
指標４：機材貸出関連情報のペーパレス化（９０％以上）
（貸出機材台帳、機材貸出管理台帳のＤＢ・ＩＣＴ化）
指標５：機材貸出し予約重複点検作業の効率化（作業時間３０％減）
（作業の完全自動化＜コンピュータシステム化＞を図る）
＊注：台帳内容の正確性追求は当然の目標として、特に掲げていない。
（棚卸し作業の徹底により指標４を達成する。）
具体的行動１「 」
作業次期 ２０１１年６月～１０月
・貸出機材台帳のペーパレス化・ＤＢ化を実施するために、
①技術管理課保有物品の棚卸しと整理を実施
②貸出対象機材の情報化（ＤＢ化）項目の決定
・機材通番の設定
・機材機能データ入力
・型式などを入力（メーカカタログＨＰより）
・写真データ入力（実物撮影、メーカカタログＨＰより）
・管財番号入力
・メーカ名入力
・貸出時の付属機材入力
・その他
③技術管理課共有ドライブ上にデータベースを創生
④貸出制限フラグの設定 ・重複貸出可能物品
具体的行動２「
」
貸出管理台帳のペーパレス化・ＤＢ化を前提に
⑤従来の貸し出し業務の効率化を目指しＩＣＴ化を実施
ネットワークを通して課員が
＜
＞
・学生証の確認、加入クラブを確認、指導教員を確認
・貸出希望物品を検索（過去貸出状況も確認できる）
・貸出希望日の予約状況を確認
・予約情報の入力、貸出通し番号付加
・貸出書の印刷
＜
＞
・学生証の確認で貸出情報を表示
・返却物品を確認、返却情報入力
を確実に迅速に行えるようにいたしました。
具体的行動３「
」
⑥システムへの情報入力負荷軽減に向け、
・他部門保有情報の活用、共有化を実施する
・湘南教務課 → 学生情報で在籍確認
クラブ加入情報で在籍クラブ確認
・湘南人事課 → 教職員情報で指導教員氏名・所属確認
・チャレンジセンター → 在籍プロジェクト確認
⑦学生情報、クラブ加入情報の確認を技術管理課で
行うことにより、学生支援課での貸出確認作業を
省略することとした。
具体的行動４「
」
ネットワークを活用したＤＢ検索・更新ステムを構築
技術管理課共有ドライブ
機材ＤＢ
ＡＰ
ＡＰ
Microsoft
Access
貸出し情報
ＤＢ
学生情報
ＤＢ
教職員
情報ＤＢ
ネ
ッ
ト
ワ
ー
ク
技
術
管
理
課
事
務
用
パ
ソ
コ
ン
貸出し・予約情報 一覧
貸し出し機材選択画面（一覧）
機材の詳細と貸し出し状況の確認画面
機材台帳検索画面
機材カタログ
プリントイメージ
点検評価「
」
２０１２年度末に測定予定
①学生、教職員へのサービス向上＜指標１，２，３＞
②業務改善を行う＜指標４，５＞
指標１：教育用機材貸出数
（前年比１０％増）→１２％
指標２：貸出機材トラブル数
（前年比１０％減）→８％
指標３：学生・教職員活動の成功率（関連活動の８０％以上）→
＊指標数値（成功率）は返却受付での調査で記録。
貸し出し機材を利用する課外活動、学園行事、授
業、ゼミナール、卒研 等の達成度合いを調査し
機材を利用した効果が 有り：１ 無い：０として測定。
（効果有り数/機材貸し出し活動数＞０．８） →
指標４：機材貸出関連情報のペーパレス化（９０％以上） →８５％
（貸出機材台帳、機材貸出管理台帳のＤＢ・ＩＣＴ化）
指標５：機材貸出し予約重複点検作業の効率化
（作業時間３０％減）→１５％
（作業の完全自動化＜コンピュータシステム化＞を図る）
＊注：台帳内容の正確性追求は当然の目標として、特に掲げていない。
（棚卸し作業の徹底により指標４を達成する。）
改善点「
」 ２０１３年度に改善予定
・管理帳票の追加作成
・管理画面の追加作成
・操作マニュアルの改善
・学生証番号入力の改善 ＩＣカードリーダの導入
・機材情報入力の簡易化
・学生情報、クラブ情報、プロジェクト情報の入力
の簡易化年度セットアップ作業の簡易化）
・学生のＷＥＢでの貸出し予約システムの検討
・システム改修、管理に向けて課員のスキルアップ
研修
上記を２０１３年４月より実施予定