Transcript United by borders theme

Seminar for Beneficiaries
23-24 April, 2013
Pskov
Partnership
Партнёрство
Beneficiary Seminar
Joint Technical Secretariat
Working together defines ENPI CBC
 ENPI CBC aims at unifying different actors from
EU and Russia in a cross-border partnership
around shared needs
 Different views on the same subject means also a
higher potential for stronger and more
strategically relevant results
 ENPI CBC projects are not just built on
contents but also on the quality of
partnerships
2
Совместная работа определяет
ЕИСП ПГС
 Целью ЕИСП ПГС является уравнивание разных
заинтересованных сторон из ЕС и России в
трансграничном партнёрстве вокруг
совместных потребностей
 Разные видения одного объекта означает
также более высокий потенциал для более
устойчивых стратегических результатов
 Проекты ЕИСП ПГС построены не только на
содержании, но и на качестве партнёрства
3
Your partnership agreement
A framework specifying key roles and obligations for:
• The Beneficiary
• Overall legal and financial responsibility for project
implementation
• Receives the financial contribution from the JMA and ensures
it is managed and distributed to partners in accordance with
the partnership agreements
• Directly accountable to the JTS/JMA for the operational and
financial progress of activities and providing reports
• Responsible for coordination and keeping partners informed
of project overall progress and contractual changes
• The Partners
• Timely delivery of activities
• Appropriate use of funds (sound financial management,
respect of accounting, procurement and visibility rules)
• Regular information and adequate reporting to the Beneficiary
4
Ваше соглашение о партнёрстве
Рамки указывают ключевые роли и обязательства для:
• Бенефициария
• Общую правовую и финансовую ответственность за
осуществление проекта
• Получает финансовый вклад от СОУ и обеспечивает управление
им и пересылку партнёрам в соответствии с партнёрскими
соглашениями
• Прямо ответственен перед СТС/СОУ за операционное и
финансовое продвижение проекта, а также за отчетность
• Несёт ответственность за координацию и информирование
партнёров о продвижении проекта и изменениях по контракту
• Партнёров
• Своевременное выполнение действий
• Соответствующее использование финансов (здоровое
финансовое управление, ответственная бухгалтерия, закупки и
популяризация)
• Регулярное информирование и адекватная отчетность
Бенефициария
5
Your partnership in practice
Beneficiary and each partner need to further agree
on:
– Precise conditions for money tranfer (request for
payment, currency…)
– Detailed list of tasks and responsabilities per
partner in project implementation (based on workplan)
– Monitoring of project technical and financial progress
(regularity, templates…)
– Reporting templates and requirements (language,
which attachment…), procedures to jointly agree on
reports
– Internal communication procedures
– Procedures for the ‘open-to-control’ period
Ваше партнёрство на практике
Далее бенефициарию и каждому из партнёров необходимо
согласовать:
– Точные условия для перевода денег (платежное
поручение, валюта…)
– Подробный список задач и обязанностей для
каждого партнёра в осуществлении проекта (основанный
на рабочем плане)
– Мониторинг технического и финансового продвижения
проекта (регулярность, формы…)
– Формы
отчётности
и
требования
(язык,
какое
приложение…), процедуры для совместного согласования
в отчётности
– Процедуры внутренней связи
– Процедуры для периода «открытости для контроля»
Good practice in partnership
Good practice:
 Establish clear communication procedures
 Establish clear responsibilities for each partner
 Encourage project co-ownership
 Set up and build the project team
Примеры хорошего партнёрства
Хорошая практика:
 Устанавливает чёткие процедуры связи
 Устанавливает четкое распределение обязанностей
для каждого партнёра
 Стимулирует совместное владение проектом
 Создаёт и строит команду проекта
Who else is involved in the
project?
• Associates
 May not receive funding (except per diem and travel)
 May play a real role in the project
 Were described in your project proposal
• Subcontractors
 Contracted specifically for some works, supplies,
services
 Are contracted respecting procurement procedures
Кто ещё вовлечен в проект?
Ассоциированные организации
 Не могут получать финансирование (кроме
суточных и поездок)
 Могут играть реальную роль в проекте
 Были описаны в вашем проектом предложении
Субподрядчики
 С ними заключаются контракты на выполнение
некоторых работ, оборудования, услуг
 С ними заключаются контракты в соответствии с
процедурами закупок
11
The start up of your activities (1)
• Plan a project kick off meeting with all partners,
including at least half day with the financial
managers:
– Agree or confirm there on exact roles of each
partner and on reporting obligations
– Appoint or confirm overall coordinator, but also
coordinators at partner level
– Ensure that all partners have a shared
understanding of the project goals, activities and
expected results and revise your working plan
– Ensure good understanding of applicable rules
(accounting, procurement, visibility, expenditure
verification…)
12
Начало вашей деятельности (1)
• Запланируйте
начальное
совещание
со
партнёрами, включая как минимум пол
финансовыми менеджерами:
всеми
дня с
подтвердите
на
нём
чёткое
распределение ролей между всеми партнёрами и
– Согласуйте
или
обязанности при отчётности
– Назначьте или утвердите общего координатора, а
также координаторов на уровне партнёров
– Обеспечьте, чтобы у всех партнёров было общее
понимание целей проекта, действий и ожидаемых
результатов, а также пересмотрите ваш рабочий план
– Обеспечьте чёткое понимание правил (бухгалтерия,
закупки, популяризация, подтверждение затрат)
13
The start up of your activities (2)
• Set up a monitoring system
• Prepare a financial plan
• Set up a project accounting system
• Draw up a procurement plan
Начало вашей деятельности(2)
• Создайте систему мониторинга
• Подготовьте финансовый план
• Установите систему бухгалтерии проекта
• Набросайте план закупок
Programmas
nākotne..
Thanks
for attention!
19