Transcript Unit 1 Business Letter Writing

广东金融学院经贸系
外贸英语函电
[email protected]
37216233
主讲教师：刘 艳
preface
1.Definition
English business correspondence refers to the
letters , cables, telexes, faxes and e-mails dealing
in international business, as well as in domestic
trade, of course.
外贸函电就是指在对外贸易中所使用的信件、电报、
电传和传真。
2. Aim
The purpose of this course is to help you learn
how to write good business letters by using up-todate expressions in the simplest possible language
教会同学们运用最简练、最新颖的表达法来撰写和阅
读一封标准的外贸函电。
• 学习内容：
本课程主要学习信例，大量学习外贸实
务基本环节中有代表性的信例。外贸实
务基本环节有：建立业务关系、询盘、
报盘和报价、还盘、订单，履行订单、
支付、包装和运输、信用证的修改和展
期、索赔和解决索赔等。
Contents
Chapter 1 Written communication-----an overview
Chapter 2 Establishment of Business
Relations
Chapter 3 Inquiries and replies
Chapter 4 Making Quotations & Offers
Chapter 5 Counteroffers & Declining
Orders
Chapter 6 Acceptance & Orders
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Chapter
Chapter
Chapter
Chapter
Chapter
Chapter
Chapter
7 Terms of Payment
8 Letter of Credit
9 Packing & Shipment
10 Insurance
11 Complaints & Claim
12 Agency
13 E-Mails
学习方法
• 外贸函电是一门实践操作性很强的课程，以技
能训练为主，通过技能训练把基础英语技能和
外贸英语知识有机结合。大家必须学习大量外
贸实务中有一定代表性的信函，通过学习信例，
熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语，包括
词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等，再
通过一定量的练习，对常用语进行操练运用，
从而达到掌握并熟练使用的目的。
• 基本学习方法； 课前预习、课后温习——熟
能生巧
Features
1） It has its unique language style and
jargons。独特的语言风格和用语：
正式、礼貌和克制
We are in the market for silk blouses and
should be pleased if you kindly quote us
your keenest prices for the goods listed
below.
2. It is full of business terminations
and abbreviations
充满了贸易术语、缩略语和缩写词
贸易术语： quote报价 inquiry 询价 offer报盘
counter-offer还盘 claim索赔
缩略语： L/C信用证 CIF成本加保险加运费
FOB船上交货
缩写词：YL11/11RVD
We have received your letter of Nov 11th.
ASAP As soon as possible
3）There is a close relations between
EBC and international trade
内容与外贸业务实践密切相关
immediate shipment 立即装船
国际惯例30天内装船 美国 10天内装船
The layout of a business letter
商务书信的结构
• Standard parts（必需部分）:
(1) The Letterhead 信头
(2)The inside address 封内地址
(3)The date 日期
(4)The salutation 称呼
(5)The body of the letter 正文
(6)The complimentary close 客套结尾礼词
(7)The signature 签名
1)The Letterhead 信头
• 写信人（ sender）的单位名称和地址（包括邮编）。
还可加上电话号码、传真号、及E-mail地址等，以便
于收信人选择答复的方式。有些会将经营项目 ，注册
商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需
打印，则信头位于信纸的右上角
• 信头的作用：1）使收信人一眼就看清来信人的名称地
址；2）便于收信人在回信时抄写地址；3）起广告的
作用
• 注意事项：地址的排列应由小到大
2)The Date 日期
• 打印日期注意事项：
A. 年份应完全写出，不能用(07)代替(2007)
B. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，
最好不用缩写。
C. 日期可用基数字或序数字。
3rd November,2003
3 November,2003
November 3rd, 2003
November 3, 2003
3)The Inside Address
封内地址
• 把信封上的收信人(receiver)的姓名和地址原
封不动抄写在信纸的左上部。日期下端2-3行
• 对发信人而言: 1）发信时可与信封地址相互对
照，避免放入信封时发生差误；2）发信后便
于准确归档，便于以后查找。
• 对收信人而言：1）收信人读信时，如发现信
封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是
放入信封时发生错误，将信返回；2）收信后
如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查
阅。
• 现在比较流行天窗式的封内地址
4)The Salutation 称呼
• 写信人对收信人的一种称呼，其位置是
在封内地址的下面两行，与封内地址平
头。
• 公司对公司：Dear sirs, Gentlemen:
执事先生，敬启者
• 专门写给某个人： Dear sir , Dear
Madam ; 如果很熟，则可写出姓名,如：
Dear Mr. Bush, Dear Miss Smith
5)Body of the Letter
正文
• 正文是书信的主体，表达发信人的意见。
• 在信的开头有开头语(Opening
Sentences),自成一节，在习惯上是用
客套语先将收到对方的来信的日期、编
号或查号、主题及简单内容加以综合叙
述，使对方一目了然这封信是答复哪一
封去信的。如果是第一次通信也可以利
用开头语作必要的自我介绍。
6)Complimentary Close
客套结束礼词
• 一种客套用语，它应与前面的称呼相呼应，后
面加逗号。如：
• Dear Sir(s), —— Yours faithfully, or
Faithfully yours,
• Gentlemen: ——Truly yours, or Yours truly,
• Dear Mr. xx, ——Yours sincerely, or
Sincerely yours,
• 下级给上级、子公司给总公司、厂矿企业给银
行写信时使用的客套结束礼词是：
•
Yours respectfully,
7)The Signature 签名
• 在客套结束语的下面，间距约2-3行。首
先应将公司的名称用大写打出，然后是
法人手写签名。签名的下面还要打出法
人的姓名和职务。如果信件是由负责人
口授，由秘书或打字员打印的，可以在
签名前用“P. P”或“for”来表明是授权
来写此信的。
Optional parts
可供选择部分
•
•
•
•
•
8) the references 参考编号
9) the special markings 特殊标记
10) The subject line 事由/标题
11) the enclosure 附件
12) the carbon copy notation 抄送
8) The references 参考编号
• 写信人为了便于归档分类而编的号，加上这一
项就成为信头的一部分。
• Our ref. No 发文号
• Your ref. No 收文号，来文号
• 对方来信时的发文号，在回信时要写在来文号
中，例如：在对方来信中Our ref. No. 1234,
那么我们在回信时要写成Your ref. No.1234
9) The special markings
特殊标记
• 表示信件是机密的，通常作为封内地址
的一部分，在封内地址的前一行。可以
用大写打印或在大写字母下加以下划线。
The attention line
经办人姓名/代号
• The attention line is used to direct
the letter to a special individual or
section of the firm. It generally
followed the inside address.
• 这里姓名只是笼统说法
• 目的是为了避免不必要的担搁.
10)The subject line 标题/
事由
• 在称呼和正文之间，与正文平行，与称
呼间隔两行
• 目的是为了使信件得到及时处理，也便
于收信人分拣、归档和查阅
11)Enclosure 附件
• 如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.附件位
置一般位于信纸的左下角。如附件不止一件应注明2
Encls or 3 Encls,或详细列明如下：
• Enclosure: As Sated
• Enclosures
• Enclosures 2
• Encl.
• Encls. 2 Invoices
• Enc: 1 Photo
1 Certificate
12)The Carbon Copy
Notation 抄送
• 如果函件要抄送其他有关单位，同时使
对方也知道已抄送其他单位，可在信件
最后的左下角注明“CC to xxx” or “C. C.
xxx”
• 如果写信人不想让别人知道此信抄送的
具体单位，可以在前加上BCC ( blind
carbon copy).
3.The Form of a Business
Letter 格式
1) 缩行式： Indebted Style
• 封内地址和其他需要分行打字部分，后
一行都比前一行缩进二格或三格；
• 信的正文，每段的开始一行都缩进若干
格。
2)平头式：full Blocked style
信的所有项目一律向左看齐，每
一行字从左边的空白边缘处打起。行
距为单行距，段距为双行距。
整齐划一，省时省事。但右边空白太
多，布局不太平衡。
3）改良平头式 modified blocked style
• 把完全平头式中的一些项目（日期、结
束礼词、签名等）从左边移到右边，布
局协调一些。
• 4) 混合式 semi-block style with
indented paragraphs
封内地址及其他需要分行的部分，采用
改良平头式
• 正文采用缩行式，每一段的第一行缩进
若干格
4. Addressing Envelopes
信封的书写
贴邮票
Return Address
Stamp
写信人地址
Address
Remarks
附注
收信人地址
• 信封地址与封内地址写法相同，可用缩行式或
平头式，最好与信内所采用的格式一致。收信
人名称地址一般打在信封的下半部偏右。发信
人的名称地址在信封的左上角。邮票应贴于封
面的右上角。
Messrs. 用于以姓氏或姓氏命名的公司的前面。
如Messrs. C. John & Company 这个公司至
少是两个人且必须都是男性。 Messrs. 一般
仅限于写地址时用，表示尊称。如果一个公司
的名称中有姓名，但它是一个股份制有限公司，
一般不用Messrs. ，其名称应为 C. John &
Company limited.
 Envelopes addressing




When a letter is mailed to a third person who
is bound to pass it onto the addressee, write
the third person's name down below the
addressee’s, write the words ‘care of’ in front
of it.
C/O= care of/ in care of 请某某转交某某
A C/O B 由B转交A
Mr. Clinton C/O Mr. Bush
Remarks 附注
• 1.Private
私人信
2.Confidential
机密信
3.Registered
挂号邮件
4.Express
快递邮件
5.Ordinary Mail
平信
6.Immediate(Urgent) 急件
7.Printed Matter
印刷品
8.Sample 样品 9. By Air 航空
Writing Principles of business
Letters
7 “C” s
1）Consideration 体谅，考虑周到
写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，
而不是从自身出发，语气上更尊重对方。
2) Courtesy 礼貌
语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的
表现。
• 3) Clarity 清楚
意思表达明确，要注意：
（一）避免用词错误：
（二）注意词语所放的位置：
（三）注意句子的结构：
• 4) Conciseness 简洁
（一）避免废话连篇
（二）避免不必要的重复
（三）短句、单词的运用
• 5) Concreteness 具体
• 6) Completeness 完整
一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请
信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的
信件。
7)Correctness 正确
Remember the KISS principles
KISS stands for:
Keep
It
Short and
Simple
KISS means instead of long or complex
words, use short ones.
Use active not passive voice
‘Voice’ is a grammatical term that refers to
whether the subject of the sentence is acting
or receiving the action. Using active voice can
considerably improve your writing style. Active
voice makes your writing more interesting,
more lively and more -- well, active!
Make comparisons:
Active voice: Tom played the violin.
Passive voice: The violin was played by
Tom.
Structuring communications
4 POINT PLAN
Introduction
(Background and Basics)
1
2
Details
(Facts and Figures)
3
Response or Action
(Conclusion)
4
Close
(A simple one-liner)
China National Light Industrial Products Import & Export Corporation
Dalian Branch
111 Renmin Road, Dalian, China
Email: [email protected]
Tel: 86-411-82828278
Fax: 86-411-82828269
Internet: http:// www. Chinalight. Com. Cn/chi-version/dalian. htm
WDF/LL
August 23, 2006
the Head of Export Department
Briddle, Sawyer@ Co. Ltd
125 Fitzory Street
London, SW8 25 dy
England
Dear sir,
100% Cotton Bed Sheets
We thank you for your letter of Aug. 16 enquiring
for the captioned goods.
The enclosed booklet contains detail s of all our
bed sheets and will enable you to make a suitable
selections.
We look forward to receiving your specific
enquiry with keen interest.
Yours faithfully,
CHINA NATIONAL LIGHT INDUSTRIAL PRIDUCTS IMPORT & EXPORT CORPORATION
Wang Dafa, Dalian Branch Mannager
Enc. As Stated.
Cc to ABC C ompany
China National Light Industrial Products
Import & Export Corporation
Dalian Branch
111 Renmin Road, Dalian, China
Briddle, Sawyer@ Co. Ltd
125 Fitzory Street
London, SW8 25 dy
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