Transcript Document

Chapter 7:
Project Cost Management
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
1
Pentingnya Manajemen Biaya
Proyek
• Proyek IT mempunyai track record buruk dalam
pencapaian target biaya
• Rata-rata kelebihan biaya berdasarkan studi oleh
CHAOS adalah 189 % dari perkiraan awal pada
tahun 1995, dan meningkat menjadi hanya 145
% pada 2001.
• Pada tahun 1995, proyek IT yang dibataljan di
US mencapai 81 billion dollars
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
2
What Went Wrong?
According to the San Francisco Chronicle front-page story,
"Computer Bumbling Costs the State $1 Billion," the state
of California had a series of expensive IT project failures in
the late 1990s, costing taxpayers nearly $1 billion…ironic
that the state which leads in creation of computers is the
state most behind in using computer technology to improve
state services.
…The Internal Revenue Service (IRS) managed a series of
project failures that cost taxpayers over $50 billion a
year—roughly as much money as the annual net profit of
the entire computer industry.
…Connecticut General Life Insurance Co. sued PeopleSoft
over an aborted installation of a finance system.
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
3
Apakah Cost and Project Cost
Management?
• Cost adalah sumber daya yang dikorbankan
untuk mencapai tujuan tertentu atau sesuatu
yang diberikan sebagai ganti
• Cost biasanya diukur dalam unit mata uang
seperti dollar, rupiah
• Manajemen Biaya Proyek mencakup prosesproses yang dibutuhkan untuk menjamin proyek
bisa diselesaikan sesuai budget yang sudah
disetujui
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
4
Proses Manajemen Biaya Proyek
• Perencanaan sumber daya: menentukan sumber daya
apa dan berapa banyak yang harus digunakan
• Estimasi Biaya: membuat estimasi biaya dan sumber
daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek
• Cost budgeting: Mengalokasikan estimasi biaya
semuanya ke masing-masing item pekerjaan sebagai
garis dasar untuk pengukuran performansi
• Pengendalian Biaya: pengendalian perubahan terhadap
budget proyek
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
5
Prinsip Dasar Manajemen Biaya
• Kebanyakan CEO dan Board of Directors mengerti lebih
banyak Finance daripada IT, jadi Manajer Proyek IT harus
bicara dengan bahasa mereka :
– Keuntungan adalah Penerimaan dikurangi Pengeluaran(Biaya)
– Life Cycle Costing adalah estimasi biaya proyek ditambah biaya
perawatan produk yang dihasilkan
– Analisis Aliran Kas adalah menentukan perkiraan biaya tahunan
dan keuntungan dari suatu proyek
– Keuntungan dan biaya bisa terukur dan tidak terukur, langsung
maupun tidak langsung
– Sunk cost (biaya masa lalu) seharusnya tidak dijadikan kriteria
dalam seleksi proyek
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
6
Biaya akibat Software Defects
When Defect is Detected
User Requirements
Coding/Unit Testing
System Testing
Acceptance Testing
After Implementation
Typical Cost of Correction
$100-$1,000
$1,000 or more
$7,000 - $8,000
$1,000 - $100,000
Up to millions of dollars
Sangat penting pada proyek IT untuk mengeluarkan uang
di awal untuk mencegah mengeluarkan uang lebih
banyak kemudian.
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
7
Perencanaan Sumber Daya
• (Nature) Sifat proyek dan organisasi akan
mempengaruhi perencanaan sumber daya
• Beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan:
– Akan sesulit apa untuk melakukan pekerjaan tertentu dalam
proyek tersebut ?
– Adakah sesuatu yang unik dari pernyataan ruang-lingkup
proyek yang akan mempengaruhi sumber daya ?
– Bagaimana riwayat organisasi dalam melakukan pekerjaan
yang sama?
– Apakah organisasi mempunyai atau dapatkah mereka
mendapatkan orang, peralatan, dan material yang mampu dan
tersedia untuk melaksanakan pekerjaan ?
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
8
Sample Headcount Information to
Help Estimate Resource Costs
(p.258)
Persentase terbesar biaya dari banyak proyek IT adalah
biaya sumber daya manusia
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
9
Estimasi Biaya
• Output penting dari manajemen biaya proyek
adalah estimasi biaya
• Ada beberapa tipe estimasi biaya, perangkat dan
teknik untuk membantu membuat estimasi biaya
tersebut
• Membuat rencana manajemen biaya yang
menggambarkan bagaimana variansi biaya akan
dikelola dalam proyek juga penting
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
10
Types of Cost Estimates
Type of Estimate
Kapan Dilakukan
Kenapa Dilakukan
Rough Order of
Magnitude (ROM)
Sangat Awal dalam
siklus hidup proyek,
seringkali 3-5 tahun
sebelum proyek
seleseai
Awal, 1–2 tahun
Memberikan
perkiraan biaya
kasar untuk memilih
proyek
–25%, +75%
Memasukkan uang
ke dalam rencana
budget
Memberikan detil
pembelian, estimasi
biaya aktual
–10%, +25%
Budgetary
Definitive
Akhir proyek, kurang
dari 1 tahun
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
Akurasi
–5%, +10%
11
Perangkat dan Teknik Estimasi Biaya
• 3 perangkat dan teknik dasar untuk estimasi
biaya:
– Analogi atau top-down: gunakan biaya aktual dari
proyek yang serupa sebelumnya sebaga dasar estimasi
baru
– bottom-up: estimasi biaya untuk masing-masing item
pekerjaan dan menjumlahkan mereka untuk
mendapatkan jumlah total
– parametric: gunakan karakteristik proyek dalam
model matematika untuk estimasi biaya
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
12
Constructive Cost Model
(COCOMO)
• Barry Boehm membuat COCOMO model untuk
estimasi biaya pembuatan software
• Parameter yang digunakan mencakup baris kode
program atau titik-titik fungsi
• COCOMO II adalah model komputer yang
tersedia di Web
• Boehm mengatakan bahwa hanya model
parametrik yang tidak menderita dari
terbatasnya pembuatan keputusan oleh manusia
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
13
Typical Problems with IT Cost
Estimates
• Membuat estimasi untuk proyek software yang besar
adalah sesuatu yang sangat kompleks yang
membutuhkan jumlah usaha yang signifikan.
• Kebanyakan orang melakukan estimasi dengan hanya
pengalaman yang sangat kurang.
• Orang mempunyai pandangan yang bias yang menuju
kepada underestimate. Review estimasi dan tanyakan
pertanyaan penting untuk menjamin estimasi tidak bias
• Manajemen ingin angka sebagai bahan tawar-menawar,
buka estimasi riil. Manajer proyek harus negosiasi
dengan sponsor proyek untuk membuat estimasi biaya
yang realistis
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
14
Business Systems Replacement Project Cost Estimate
Overview - Example
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
15
Business Systems Replacement Project Cash Flow
Analysis
Costs
Oracle/PM Software
(List Price)
60% Discount
Oracle Credits
Net Cash for Software
Software Maintenance
Hardware & Maintenance
Consulting &Training
Tax & Acquisition
Total Purchased Costs
Information Services &
Technology (IS&T)
Finance/Other Staff
Total Costs
FY95
FY96
FY97
($000)
($000)
($000)
992
500
(595)
(397)
0
0
0
205
0
205
500
200
905
Savings
Mainframe
Finance/Asset/PM
IS&T Support/Data Entry
Interest
Total Savings
Net Cost (Savings)
8 Year Internal
Rate of Return
905
3 Year
Total
($000)
Future Annual
Costs/Savings
($000)
0
1492
0
0
500
90
270
320
150
1330
1850
250
270
0
80
600
1200
(595)
(397)
500
340
540
525
230
2135
3550
250
270
0
50
570
0
990
4170
580
2380
1770
7455
570
(101)
(160)
(88)
0
(349)
(483)
(1160)
(384)
(25)
(2052)
(584)
(1320)
(472)
(25)
(2401)
(597)
(2320)
(800)
(103)
(3820)
3821
328
5054
(3250)
35%
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
16
Cost Budgeting
• Cost budgeting mencakup alokasi estimasi biaya
proyek ke masing-masing item pekerjaan dan
memberikan garis dasar biaya
• Sebagai contoh, dalam proyek Business Systems
Replacement, total estimasi biaya pembelian
untuk tahun 97 adalah $600,000 dan tambahan
$1.2 million untuk Information Services and
Technology
• Jumlah tersebut dialokasikan ke budget yang
bersesuaian
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
17
Business Systems Replacement Project Budget
Estimates for FY97 and Explanations
Budget Category
Headcount (FTE)
Compensation
Consultant/Purchased
Services
Travel
Depreciation
Rents/Leases
Other Supplies
and Expenses
Total Costs
Estimated Costs
Explanation
13 Included are 9 programmer/analysts, 2
database analysts, 2 infrastructure
technicians.
$1,008,500 Calculated by employee change notices
(ECNs) and assumed a 4% pay increase in
June. Overload support was planned at
$10,000.
$424,500 Expected consulting needs in support of the
Project Accounting and Cascade
implementation efforts; maintenance
expenses associated with the HewlettPackard (HP) computing platforms;
maintenance expenses associated with the
software purchased in support of the BSR
project.
$25,000 Incidental travel expenses incurred in
support of the BSR project, most associated
with attendance of user conferences and
off-site training.
$91,000 Included is the per head share of
workstation depreciation, the Cascade HP
platform depreciation, and the depreciation
expense associated with capitalized
software purchases.
$98,000 Expenses associated with the Mach1
computing platforms.
$153,000 Incidental expenses associated with things
such as training, reward and recognition,
long distance phone charges, miscellaneous
office supplies.
$1,800,000
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
18
Pengendalian Biaya
• Pengendalian Biaya Proyek mencakup :
– Mengawasi kinerja biaya
– Menjamin bahwa hanya perubahan proyek yang
tepat yang akan masuk ke dalam garis dasar biaya
yang direvisi
– Memberikan informasi kepada stakeholders
mengenai perubahan yang disetujui yang akan
memeperngaruhi biaya
• Konsep “Earned value management” adalah
alat penting untuk pengendalian biaya
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
19
Earned Value Management (EVM)
• EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek
yang mengintegrasikan ruang-lingkup, waktu,
dan biaya
• Berdasarkan garis dasar (rencana original plus
perubahan yang disetujui), kita dapat
menentukan seberapa baik proyek mencapai
tujuannya
• Kita harus memasukkan informasi aktual secara
periodik untuk bisa menggunakan EVM.
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
20
Istilah-istilah dalam Earned Value
Management
• The planned value (PV), disebut juga budget, adalah
bagian dari estimasi biaya total yang telah disetujui
yang direncanakan untuk digunakan untuk suatu
aktivitas pada waktu tertentu
• Actual cost (AC), adalah total biaya langsung dan
tidak langsung yang tercakup dalam penyelesaian
pekerjaan pada waktu tertentu
• The earned value (EV), adalah estimasi nilai dari
pekerjaan fisik aktual yang diselesaikan
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
21
Earned Value Calculations
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
22
Rules of Thumb for Earned Value
Numbers
• Negative numbers for cost and schedule
variance indicate problems in those areas. The
project is costing more than planned or taking
longer than planned
• CPI and SPI less than 100% indicate problems
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
23
Earned Value Calculations for a One-Year
Project After Five Months
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
24
Earned Value Chart
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
25
Manajemen Portofolio Proyek
• Banyak organisasi mengumpulkan dan
mengendalikan semua proyek atau investasi
sebagai satu set aktivitas yang berkaitan di
dalam portofolio
• 5 tahap dalam manajemen portofolio proyek:
– Simpan semua proyek di dalam satu database
– Prioritaskan project anda dalam database
– Bagi proyek anda ke dalam dua atau tiga budgets
berdasarkan tipe investasi
– Otomasi respositori
– Gunakan teori portofolio modern, termasuk
perangkat risk-return yang memetakan resiko proyek
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
26
Using Software to Assist in Cost
Management
• Spreadsheets adalah perangkat yang umum dalam
perencanaan sumber daya, estimasi biaya, cost
budgeting, dan pengendalian biaya
• Banyak perusahaan menggunakan software canggih
software finansial yang yang Many companies use
more sophisticated and centralized financial
applications software for cost information
• Project management software has many cost-related
features
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
27
Sample Enterprise Project
Management Screen
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
28
Tugas Individu No 1
• Lakukan analisis finansial untuk proyek dengan menggunakan
format NPV 2 (di File “Sampel Perhitungan NPV.xls “).
Asumsikan perkiraan cost/biaya dan benefit/keuntungan disebar
dalam 4 tahun sbb:
• - Estimasi Cost : $100000 u/ tahun 1, $25000 u/ tahun 2, 3 dan 4
• - Estimasi Benefit : $ 0 u/ tahun 1, $ 80000 u/ tahun 2, 3 dan 4
• - Discount Rate : 8 %
• - Tunjukkan NPV, ROI dan tahun dimana proyek mulai untung
• - Tulis satu paragraph menjelaskan apakah anda akan
merekomendasikan investasi untuk proyek ini atau tidak,
berdasarkan analisis finansial anda
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
29
Tugas individu No 2
• Buat Model Skor dengan Pembebanan untuk menetukan nilai
akhir dari suatu kuliah. Nilai akhir kuliah didasarkan pada 3
ujian dengan bobot masing-masing 15 %, 20 % dan 25 % , tugas
individu bobotnya 20 %, dan tugas kelompok bobotnya 20 %.
Masukkan nilai untuk tiga mahasiswa. Asumsikan mahasiswa
pertama dapat nilai 100 u/ semua item (ujian dan tugas).
Mahasiswa kedua dapat 80 u/ semua ujian, 90 u/ tugas individu,
95 u/ tugas kelompok. Mahasiswa ketiga dapat 90 u/ ujian 1, 75
u/ ujian 2, 80 u/ ujian 3, 90 u/ tugas individu, dan 70 u/ tugas
kelompok.
• Petunjuk: Gunakan format Skor Pembebanan dalam file
“Sampel Perhitungan NPV.xls “
IT Project Management, Third Edition
Chapter 7
30