Transcript Petrozavodsk State University’s Best practice Report

Petrozavodsk State University’s
Best practice Report
Natalia S. Ruzanova
Olga Y. Derbeneva
Irina A. Popova
Отчет ПетрГУ о «лучших
практиках» в области управления
персоналом
(по материалам проекта)
Natalia S. Ruzanova
Olga Y. Derbeneva
Irina A. Popova
Specific Project Target
Management Field
• Petrozavodsk State University’s specialists conducted
studies and analysis of European and Russian universities’
“best practices” in personnel management for university
management.
• Studies revealed that the need for improving performance
of a modern university in the context of a more
complicated university structure and an increasing scope of
tasks solved by all educational process actors caused a
critical change in approaches to personnel management.
• Personnel management is currently deemed as managing
the most important resource responsible for higher
educational institution’s successful activity.
Specific Project Target
Management Field
•
Специалисты Петрозаводского государственного университета
провели исследования и анализ опыта европейских и
российских вузов в области управления персоналом для
университетского управления.
•
Проведенные в рамках проекта исследования показали, что в
условиях усложнения структуры вуза и увеличения круга
задач, решаемых участниками образовательного процесса,
кардинальным образом изменились подходы к управлению
персоналом.
•
Cегодня управление человеческими ресурсами
рассматривается вузами как управление важнейшим
ресурсом, определяющим успех деятельности высшего
учебного заведения.
Implementation Team
• The working group included specialists from the Regional
Centre of New Information Technologies (RCNIT) of
Petrozavodsk State University:
– Natalya Ruzanova, Group Leader, Project coordinator at PetrSU,
Director of RCNIT;
– Olga Derbeneva, Deputy Director of RCNIT, Head of the Educational
Technology Department;
– Irina Popova, Candidate of Technical Sciences, Head of the
Department of Financial and Managerial Activities Information
Systems;
– Svetlana Kostyukevich, Leading Specialist of the Department of
Financial and Managerial Activities Information Systems.
Implementation Team
Рабочая группа состояла из специалистов РЦНИТ ПетрГУ:
• руководитель группы, координатор проекта в ПетрГУ, проректор
по информатизации Рузанова Наталья Сократовна;
•
зам. директора РЦНИТ ПетрГУ, начальник отдела
образовательных технологий Дербенева Ольга Юрьевна;
•
начальник отдела информационных систем финансовой и
управленческой деятельности, к.т.н. Попова Ирина Анатольевна;
•
ведущий специалист отдела информационных систем
финансовой и управленческой деятельности Костюкевич
Светлана Христофоровна.
Methodology of
Research
Studies were based on:
•
Materials of European universities and organizations involved in the
project implementation on the part of the European Union, that were
represented at workshops held at Saarland University and IMC
(Saarbruecken, Germany), University of Valencia (Spain).
•
Various English-language information sources: publications,
presentations, sites, information materials of international seminars
and conferences dealing with HR development and management:
•
Materials of “Heads of University Management and Administration
Network in Europe” - HUMANE, dealing with the development of
university management and effective procedures of higher education
and research management.
• Description of information systems of HR management in other well
known European universities (Oxford and others).
Methodology of
Research
За основу исследований были взяты:
•
материалы европейских вузов и организаций, принимавших участие в
реализации проекта со стороны Европейского Союза, которые были
представлены на семинарах, проходивших в Университете Саарленд
(Саарбрюккен, Германия) и Университете Валенсии (Испания).
• различные англоязычные информационные источники: публикаций,
презентаций, сайтов, информационных материалов международных
семинаров и конференций, посвященных вопросам развития и управления
человеческими ресурсами.
• материалы Европейской сети руководителей университетского управления
HUMANE (Heads of University Management and Administration Network in
Europe), занимающейся вопросами развития университетского менеджмента
и эффективных процедур управления высшим образованием и научными
исследованиями.
• Описание информационных систем управления трудовыми ресурсами в
других европейских вузах (Университеты Великобритании (Оксфорд),
Нидерландов (Гроненген) и др.),
Methodology of
Research
Studies were based on:
•
Scientific literature and proceedings of All-Russian research and
research-and-practical conferences on applying ICT to university
management (held in the Russian Federation in recent decade),
information materials available on Russian educational portals,
university sites and State Research Institute’s (“Informika”) site;
•
PetrSU’s own experience in solving personnel management tasks in
the context of development and application of subsystems of the
Information-analytical integrated system of university management
(“IAIS”).
•
Requirements of All-Union State Standards – GOST R ISO 9001-2001,
“Quality management systems. Requirements.”
Methodology of
Research
Изучен большой объем русскоязычных источников (с целью сравнения опыта
европейских и российских вузов в области разработки и внедрения HRMS:
• научной литературы, публикаций всероссийских научных и научнопрактических конференций по вопросам использования информационных и
коммуникационных технологий в управлении вузом, проводившихся в
Российской Федерации за последние 10 лет;
• информационных материалов, размещенных на российских образовательных
порталах, сайтах вузов и сайта ГНИИ «Информика»;
• а также собственный опыт Петрозаводского государственного университета по
решению задач управления кадрами в рамках разработки и внедрения
подсистем Информационно-аналитической интегрированной системы
управления вузом (ИАИС ВУЗ).
• учтены требования ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества.
Требования» (раздел 6.2)
The Status Quo of
the Problem
•
There are differences in concepts and approaches applied
in the field of personnel management in Russian and
foreign universities:
Key terminology using:
– Staff, staff accounting, staff management - are used mainly in
the Russian university management system.
– Personnel (of Organization), Personnel Management - are typical
In English-speaking countries, mostly refers to university’s
operational work
– Human Resources (HR), Human Resource Management (HRM),
HRMS - Large foreign universities use the terms, which comprises
strategic aspects of personnel problem solution
The Status Quo of
the Problem
•
Собранный материал позволил творческому коллективу специалистов ПетрГУ на
основе обзора и сравнения зарубежного и российского опыта выработать
рекомендации по возможностям применения методологии зарубежных вузов в
российской академической среде, а также возможности улучшения отдельных
управленческих процессов.
•
There are differences in concepts and approaches applied in the field of personnel
management in Russian and foreign universities:
Key terminology using:
– Staff, staff accounting, staff management - are used mainly in the Russian university
management system.
– Personnel (of Organization), Personnel Management - are typical In English-speaking
countries, mostly refers to university’s operational work
– Human Resources (HR), Human Resource Management (HRM), HRMS - Large foreign
universities use the terms, which comprises strategic aspects of personnel problem
solution
The Status Quo of
the Problem
Field of activity
Aimed at
Typical functions
Human resource
management
(strategic aspect)
Solving strategic,
long-term,
principally new
tasks
Human resource planning
Individual capabilities development and
further professional training
“Personnel costs” planning within
strategy of university’s general costs,
etc.
Personnel
management
(operative activity)
Solving tactical
tasks and
everyday
problems
requiring
administrative
intervention
Staff selection and arrangement
Labour motivation management
Safety control
Conflict settlement
The Status Quo of
the Problem
Сфера деятельности На что направлена
Типичные функции
Управление
человеческими
ресурсами
(стратегический
аспект)
На решение
стратегических,
долговременных,
принципиально
новых задач
Планирование человеческих ресурсов
Развитие индивидуальных способностей и
повышение квалификации
Планирование затрат на персонал в
рамках стратегии общих затрат фирмы и
др.
Управление
персоналом
(оперативная
деятельность)
На решение
тактических задач
и повседневных
проблем, которые
требуют
административног
о вмешательства
Подбор и расстановка кадров
Управление трудовой мотивацией
Контроль за состоянием техники
безопасности
Разрешение конфликтов
European Universities’
Experience in HRM
HRMS in european universities focus on:
–
–
–
–
–
personnel evaluation and motivation,
career promotion,
analysis of a worker’s compliance with the position held,
planning needs for personnel,
permanent professional development of personnel.
HRMS are aimed at optimization of personnel costs
within the approved personnel policy, development
and retention of personnel, planning their careers,
planning rewards and promotion, analysis of personnel
efficiency, etc.
European Universities’
Experience in HRM
Наибольшее внимание в системах управлением
человеческими ресурсами европейских вузов уделяется :
– оценке и мотивации персонала,
– карьерному росту,
– анализу соответствия сотрудника занимаемой
должности,
– планированию потребностей в персонале,
– постоянному повышению квалификации персонала
HRMS ориентированы на оптимизацию затрат на
персонал в рамках принятой кадровой политики,
развитие и удержание сотрудников, планирование их
карьеры, планирование поощрений и продвижения,
анализ эффективности персонала и т.п. .
University of Valencia
• Staff Development Service
• Department of Health, Safety, and Environmental Quality (Occupational
Health and Safety and Environmental Quality)
• Analysis and Planning Service (Operation and maintenance of SAPiència:
information system for the management of UV)
• Education Evaluation and Diagnosis Office (GADE) (Academic performance
evaluation, - University extension course evaluation)
• Information Systems Department . The information system “Virtual
secretary”, for instance, provides information services for various user
communities at the University of Valencia, including the field of personnel
management:
– Services for administrative-maintenance staff - “Work Record Card”, “Salaries”, Data
use.
– Services for research and academic staff - Teaching load, “Work Record Card”
(occupied work places, working load implemented, licenses, positions, academic
degrees), and “Salaries” (similar to that for administrative-maintenance staff).
– Service administrators: “Work Record Card” administrators.
University of Valencia
• Служба Развития Персонала, задачами которой являются: обеспечение
повышения квалификации (дальнейшего обучения) как для персонала,
так и для преподавателей всех образовательных уровней и обеспечение
преемственности между начальным и дальнейшим обучением.
•
•
•
•
•
•
•
Отдел охраны труда и качества окружающей среды (Гигиена Труда, Техника Безопасности и Качество
Окружающей Среды), который охватывает все людские и материальные ресурсы, необходимые для
осуществления действий, гарантирующих охрану труда Университетского персонала.
Служба анализа и планирования, которая анализирует работу и структуру Университета Валенсии, а также
активизирует планы мероприятий и перспективных действий на основе компетентных отчетов.
Офис диагностики и оценки образования (GADE), который отвечает за управление различными
процессами оценки и повышения качества, с которыми связан Университет Валенсии. Оценка
преподавательской деятельности, Оценка Университетских Курсов Повышения Квалификации
Отдел Информационных Систем. Информационная система «Виртуальный Секретарь» обеспечивает
информационные услуги для различных коллективов пользователей в Университете Валенсии, в том числе
в области управления персоналом:
Услуги для административно-обслуживающего персонала: «Трудовая книжка», Заработная плата,
Получение данных.
Услуги для научно-преподавательского состава: Учебная нагрузка, «Трудовая книжка» (Занимаемые
рабочие места, выполненная нагрузка, лицензии, должности, академические степени), Заработная плата
(подобная услуге для административно-обслуживающего персонала)
Администраторы услуг: Администраторы «трудовой книжки».
Saarland University
• ERP systems-level software products in management, focused
on optimization of personnel costs within the approved staff
policy, staff development and retention, their career planning,
rewards and promotion planning, analysis of personnel
performance and so on
• The IMC company introduced CLIX management system
including a resource management subsystem as its integral part.
The human resource management subsystem is realized in SAP
HR system (ERP-level system)
• The CLIX system provides management of both traditional and
electronic on-line training and also the university’s (campus’s)
major business processes management
Saarland University
• В Университете Саарланд компания IMC внедрила систему
управления CLIX, составной частью которой является
подсистема управления ресурсами. Подсистема управления
трудовыми ресурсами реализована в системе SAP HR.
• Система CLIX, которая обеспечивает управление как
традиционным, так и электронным on-line обучение, а также
управлением основными бизнес-процессами вуза (кампуса),
внедрена во многих вузах Европы, в т.ч. в Техническом
университете Мюнхена (Германия).
Во многих зарубежных вузах для управления используются
программные
продукты
на
уровне
ERP-систем,
ориентированные на оптимизацию затрат на персонал в
рамках принятой кадровой политики, развитие и удержание
сотрудников, планирование их карьеры, планирование
поощрений и продвижения, анализ эффективности
персонала и т.п.
Russian universities’
practice in HRM
•
•
•
All automated personnel management systems
available in Russia can be divided into three groups:
Foreign companies’ products; these are mostly
represented by subsystems of ERP systems;
Russian systems that were initially developed as
personnel management systems;
Domestic software products evolved from
“accounting” products whose developers create their
products in the field of personnel management.
Russian personnel management systems are often of
an “accounting” character.
Russian universities’
practice in HRM
•
•
•
Все имеющиеся в России автоматизированные системы
управления персоналом можно условно разделить на три
группы:
продукты зарубежных компаний, чаще всего это
подсистемы ERP-систем;
российские системы, которые изначально
разрабатывались как системы управления персоналом;
отечественные программные продукты, выросшие из
бухгалтерских продуктов, разработчики которых
развивают свои продукты в область управления
персоналом.
Российские системы управления персоналом, часто являются только
учетными. Основными их функциями являются регламентированный
учет и классический управленческий учет.
Project outcome-based
conclusions
• Personnel management is currently deemed as managing the
most important resource responsible for higher educational
institution’s successful activity. In practice, however, the task of
personnel management often comes to nothing more than staff
accounting, as before.
• It should be noted that effective personnel management in a
higher educational institution is by no means a trivial task. This
is due to both complex and diverse university staff structure
(administrative-managerial, academic, research, support,
general-service, medical) and a democratic “format” of
university activities. Human resources are highly dynamic.
• Current requirement is the development of a Personnel
Management System ensuring the work of various structures
(with Personnel Management Service as the basic one) and
personnel in university’s integrated information environment.
Project outcome-based
conclusions
•
•
•
Сегодня управление персоналом рассматривается как управление важнейшим
ресурсом, определяющим успех деятельности высшего учебного заведения. Тем
не менее, на практике нередко задача управления персоналом по-прежнему
сводится к кадровому учету.
Следует отметить, что эффективное управление персоналом в высшем
образовательном учреждении является отнюдь не тривиальной задачей.
Связано это и со сложной и многоплановой структурой кадров вуза
(административно-управленческий, педагогический, научный, учебновспомогательный, хозяйственный, медицинский), и демократичным форматом
университетской деятельности. Человеческие ресурсы очень динамичны.
Требование сегодняшнего времени - создание Системы управления
персоналом, обеспечивающее деятельность структур (основная структура Служба по управлению персоналом) и персонала в интегрированной
информационной среде вуза. Цель Системы управления персоналом - это
способствование достижению целей университета путем обеспечения ее
необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации,
опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала. Очевидно, что
сегодня без соответствующей информационной поддержки решать
современные задачи управления персоналом в принципе невозможно.
Projecting the experience
onto the PetrSU’s
management system
Creation of the Personnel Management System at PetrSU
requires further improvement of PetrSU’s IAIS, namely:
• On application level - designing functional applications:
– for information support of job responsibilities execution by
personnel management specialists;
– for analytical support of managerial staff activity;
– for satisfying information needs of any university employee.
• On system level - development of PetrSU’s IAIS Portal as
a means of unified user authorization and centralized
access to IAIS applications and resources.
Projecting the experience
onto the PetrSU’s
management system
Построение Системы управления персоналом в ПетрГУ требует
дальнейшего развития ИАИС ПетрГУ:
• На прикладном уровне - проектирование функциональных
приложений:
– для информационной поддержки выполнения должностных
обязанностей специалистами по управлению персоналом,
– для аналитической поддержки деятельности управленческого
персонала,
– для удовлетворения информационных потребностей любого
сотрудника университета.
• На системном уровне - разработка Портала ИАИС ПетрГУ как
средства единой авторизации пользователей и
централизованного доступа к приложениям и ресурсам ИАИС.