Transcript Taklimat e-LPPT Pelaksana

TAKLIMAT PENILAIAN PRESTASI
KUMPULAN PELAKSANA 2015
KOMITMEN PIHAK PENGURUSAN
UNIVERSITI
 Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) Kali ke-519 pada 9 Julai 2014
secara prinsipnya bersetuju dengan agihan wajaran seperti berikut;
Gred
Jawatan
Sasaran Kerja Tahunan
Penghasilan
Kerja
Penyeliaan
Peningkatan
Pengetahuan &
Kemahiran
Daya Usaha
Kualiti
Peribadi
Kegiatan &
Sumbangan di
Luar Tugas Rasmi
1-17
65%-70%
5%
-
20%
5%-10%
22-40
60%-70%
5%
5%
20%
5%-10%
PENGENALAN
Sasaran Kerja Tahunan (SKT) adalah elemen yang
penting dalam Sistem Penilaian Prestasi Pegawai.
Ini membolehkan penilaian prestasi pegawai
dilaksanakan dengan objektif, adil dan telus
Sistem penilaian prestasi melibatkan proses
penetapan sasaran kerja tahunan, pencapaian kerja
pegawai dalam tempoh tertentu bagi
mempertingkatkan kualiti dan produktiviti sesebuah
jabatan / organisasi.
TUJUAN
① Mewujudkan kaedah pengukuran prestasi kerja yang
sistematik dan menyeluruh;
② Mewujudkan sistem pengurusan prestasi yang efektif
dan relevan bagi mengukur prestasi pemilik
kompetensi di pelbagai peringkat; dan
③ Mempelbagaikan kegunanan penilaian prestasi dalam
pengurusan sumber manusia seperti kenaikan pangkat,
penempatan, latihan dan pergerak gaji.
Panduan pelaksanaan Submodul LNPT
PRINSIP ASAS
Sistem Penilaian Prestasi perlu berasaskan kepada prinsip yang sesuai
dengan kehendak pencapaian matlamat organisasi. Antara prinsip penilaian
adalah seperti berikut:① Penilaian hendaklah dilaksanakan secara objektif, adil dan telus;
② Penilaian prestasi hendaklah diasaskan kepada penghasilan kerja dan
tingkahlaku yang dipamerkan oleh Pegawai Yang Dinilai (PYD) ke arah
pencapaian objektif organisasi yang ditetapkan; dan
③ Menggalakkan persaingan positif sesama pegawai untuk meningkatkan
kualiti dan produktiviti.
Berdasarkan kepada prinsip di atas, sistem ini digubal untuk:① Membolehkan prestasi kerja dinilai dengan lebih sistematik dan
meyakinkan;
② Membolehkan sistem penilaian prestasi digunakan dalam pelbagai
fungsi pengurusan sumber manusia seperti kemajuan kerjaya,
penempatan dan latihan.
ASAS PENETAPAN SKT
Asas penetapan SKT adalah seperti berikut:① Perbincangan di antara PYD dengan PPP setelah
mengambil kira Perancangan Tahunan Jabatan/Bahagian;
② Aktiviti / projek yang boleh diukur sama ada dari segi
kuantiti, kualiti, masa dan kos;
③ Hendaklah berasaskan peranan dan bidang tugas jawatan
PYD; dan
④ Realistik dan boleh dicapai setelah mengambil kira
pengetahuan dan kemahiran yang dimiliki oleh PYD serta
sumber yang ada di bawah kawalannya.
Lampiran A2; Pekeliling Perkhidmatan Bil 4/2002
CIRI-CIRI SISTEM PENILAIAN
Sistem penilaian ini mengambilkira perubahan dan
perkembangan serta menambahbaik sistem sedia ada. Ciri-ciri
sistem ini melibatkan:① Penetapan SKT dan kajian semula pertengahan tahun;
② Penilaian prestasi yang objektif, adil dan telus;
③ Pengiktirafan kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi;
④ Penetapan wajaran markah mengikut aspek penilaian
prestasi yang bersesuaian dengan peranan setiap kumpulan
pegawai;
Lampiran A2; Pekeliling Perkhidmatan Bil 4/2002
ALIRAN PROSES PENYEDIAAN SKT
Pegawai Yang Dinilai
(PYD)
Penyediaan SKT
• Aktiviti / Projek
• Petunjuk Prestasi
Pegawai Penilai
Pertama (PPP)
Hantar untuk
semakan dan
pengesahan
Hantar untuk
pindaan
Semakan SKT yang
disediakan
Tidak bersetuju
dan arahkan
untuk pindaan
Bersetuju dan
mengesahkan
SKT
PENUNJUK PRESTASI
 Penunjuk Prestasi merujuk kepada kuantiti, kualiti, masa dan kos. Setiap
satu aktiviti/projek yang ditetapkan perlu mempunyai sekurangkurangnya satu penunjuk prestasi.
 Antara penunjuk prestasi yang boleh digunakan adalah seperti berikut:
① Bilangan
② Tempoh atas sasaran masa
③ Jumlah kos sesuatu projek
④ Peratus
⑤ Purata
⑥ Piawaian seperti ditetapkan dalam sesuatu spesifikasi projek
Lampiran A2; Pekeliling Perkhidmatan Bil 4/2002
PENETAPAN WAJARAN MENGIKUT GRED
Penetapan wajaran adalah berasaskan borang JPA (Prestasi) 4/2002 bagi
gred 17-40 dan 5/2002 bagi gred 1-16 seperti dibawah.
Gred
Jawatan
Sasaran Kerja Tahunan
Penghasilan
Kerja
Peningkatan
Pengetahuan &
Kemahiran
1-17
65%-70%
5%
22-40
60%-70%
5%
Penyeliaan
Daya Usaha
Kualiti Peribadi
Kegiatan &
Sumbangan di
Luar Tugas
Rasmi
-
20%
5%-10%
5%
20%
5%-10%
PERINCIAN
1.
Pegawai pelaksana yang berada gred 22 sehingga 40 bagi semua skim, perlu
melaksanakan aktiviti penyeliaan staf bagi gred yang lebih rendah. Wajaran
bagi tugas penyeliaan staf adalah 5% daripada wajaran keseluruhan. Namun
sekiranya mereka tidak terlibat dengan tugas penyeliaan, wajaran bagi
penghasilan kerja perlu ditingkatkan.
1.
Peningkatan Pengetahuan dan Kemahiran merupakan inisiatif individu
untuk meningkatkan kualiti kerja melalui latihan, program sangkutan,
mentoring, coaching dan sebagainya supaya pengetahuan dan kemahiran
dapat diterjemahkan melalui penghasilan kerja.
1.
Kepelbagaian aktiviti dalam Kegiatan & Sumbangan di Luar Tugas Rasmi
menampakan jurang jelas ketara diantara penglibatan staf aktif diperingkat
komuniti dan kebangsaan/antarabangsa. Oleh yang demikian wajaran yang
dicadangkan adalah diantara 5%-10% bergantung kepada penglibatan staf
berkaitan.
PROSES DAN JADUAL PENYEDIAAN
Peranan
Proses
Ketua PTJ/ PPK
Penetapan Rancangan Kerja
Bhg/Jab Berdasarkan
Perancangan Tahunan Jab/Bhg
PPP dan PYD
Penetapan Sasaran Kerja Tahunan
PYD
PYD
Pelaksanaan Kerja dan
Pengesahan
PYD dan PPP
Kajian Semula Pertengahan Tahun
Jangkamasa
Fungsi
Januari
Mengagihkan tugas dan
tanggungjawab pelaksanaan
program/ aktiviti
Menentukan rancangan kerja
bhg/unit berasaskan sumber
yang diperuntukan
Januari/
Februari
Menetapkan SKT termasuk
jenis projek, aktiviti dan
jangkamasa siap serta
menetapkan ukuran mengikut
jenis kerja berasaskan kos,
kuantiti dan masa
Januari - Jun
Merealisasikan program, projek
dan aktiviti berdasarkan SKT
yang ditetapkan menggunakan
sumber sedia ada
Julai/Ogos
Mengkaji pencapaian kerja
sebenar berbanding SKT yang
ditetapkan diawal tahun
PROSES DAN JADUAL PENYEDIAAN
Peranan
Proses
PYD
Pengisian Laporan Penilaian
Tahunan
PPP
Jangkamasa
Fungsi
Januari
(Minggu
pertama)
Mengisi butir-butir pada sistem
Penilaian Prestasi
Penilaian Prestasi Tahunan Staf
Januari
(minggu ke 2)
Meneliti, mengesahkan dan
menilai butir-butir yang diisi
oleh PYD serta berbincang
dengannya mengenai penilaian
prestasi PYD
PPK
Penilaian Prestasi Tahunan Staf
Januari
(minggu ke 3)
Membuat penilaian dan ulasan
secara keseluruhan berasaskan
laporan yang oleh PPP
Urusetia PTJ
Menyemak kecukupan dokumen
Februari
(minggu
pertama)
Menyemak kecukupan
dokumen untuk dibawa ke
Mesyuarat PPSM PTJ bagi
pencalonan APC
Majukan pencalonan ke Pejabat
Pendaftar untuk PPSM Induk
PENETAPAN SKT, PENUNJUK PRESTASI DAN
PENGISIAN PENCAPAIAN
PENETAPAN SKT
Bil
Ringkasan Aktiviti /
Projek
(senaraikan
aktiviti/projek)
1.
menghantar dan
mengambil surat
jabatan dari pos
berpusat atau lokasi
yang dikenalpasti
Penunjuk Prestasi
(kuantiti / Kualiti /
Masa/Kos)
Kuantiti
2 kali sehari
Masa
Pada hari yang
sama surat
diterima
PENCAPAIAN
Sasaran Kerja
(Berdasarkan
petunjuk
prestasi)
100% tugas
dilaksanakan
100% surat
diedarkan kepada
penerima setelah
diterima
Pencapaian
Sebanar
100% tugas
menghantar dan
mengambil
surat jabatan
dari pos
berpusat dapat
dilaksana
100% surat
diedar kepada
penerima pada
hari yang sama
surat diterima
Ulasan
PENILAIAN
PPP
PPK
PENETAPAN SKT, PENUNJUK PRESTASI
DAN PENGISIAN PENCAPAIAN
PENETAPAN SKT
Bil
Ringkasan Aktiviti /
Projek
(senaraikan aktiviti /
projek)
Penunjuk Prestasi
(kuantiti / Kualiti /
Masa / Kos)
2.
Memeriksa kereta
supaya berada dalam
keadaan bersih, baik
dan selamat untuk
perjalanan
kualiti
Kereta berada
dalam keadaan
bersih dan selamat
digunakan
3.
Mencatat rekod
perjalanan dalam
buku log bagi setiap
perjalanan
kualiti
Merekod dengan
lengkap setiap
perjalanan yang
dilakukan seperti
yang dikehendaki di
dalam buku log
PENCAPAIAN
Sasaran Kerja
(Berdasarkan
petunjuk
prestasi)
Pencapaian
Sebanar
Ulasan
Tiada aduan
berkaitan
keadaan
kebersihan
kereta dan
keselamatan
diterima
2 aduan
berkaitan
keadaan
kenderaan tidak
bersih dan tidak
selamat
digunakan
Aduan
kenderaan
tidak
bersih
(AD
004/2013
dan AD
016/2013
100%
penggunaan
kenderaan
direkodkan
dengan tepat
100%
penggunaan
kenderaan/
perjalanan
direkodkan
dengan tepat
PENILAIAN
PPP
PPK
KAJIAN SEMULA SKT
AKTIVITI/PROJEK YANG DITAMBAH
Bil
Ringkasan Aktiviti /
Projek
(senaraikan aktiviti /
projek)
1.
Menyemak
keperluan amali
sebelum semester
bermula
Penunjuk Prestasi
(kuantiti / Kualiti /
Masa / Kos)
Masa
Minggu ke-12
sebelum semester
bermula
Sasaran Kerja
(Berdasarkan
petunjuk
prestasi)
100%
keperluan
amali
disediakan
mengikut
tempoh
Pencapaian
Sebanar
100% keperluan
amali dapat
disediakan
seminggu
sebelum
semester
bermula
Ulasan
Pegawai
diluluskan
menganggung
tugas Pemb.
Makmal
(kursus UPM
3004)
KAJIAN SEMULA SKT
AKTIVITI/PROJEK YANG DIGUGURKAN
Bil
Aktiviti / Projek Yang Digugurkan
1
Program Kebudayaan dan Pertandingan Fotografi digugurkan kerana
memberi tumpuan kepada Majlis Gemilang Putra 2014
SKALA PENILAIAN SKT & PENYELIAAN
Kriteria
Sangat Tinggi
Tinggi
Sederhana
Rendah
Sangat Rendah
Skala
Aspek Penghasilan Kerja
Aspek Pengetahuan & Kemahiran
10
Hasil kerja sentiasa melebihi tahap maksimum
yang ditetapkan
9
Hasil kerja sentiasa menemui tahap maksimum
yang ditetapkan
Mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang
sangat luas dan mendalam dalam bidang tugas,
diakui kepakarannya serta menjadi sumber
rujukan dalam/luar organisasi
8
Hasil kerja kerapkali menemui tahap
maksimum yang ditetapkan
7
Hasil kerja kadangkala menemui tahap
maksimum yang ditetapkan
6
Hasil kerja sentiasa melebihi tahap minimum
yang ditetapkan
5
Hasil kerja kadangkala melebihi tahap minimum
yang ditetapkan
4
Hasil kerja kerapkali menemui tahap minimum
yang ditetapkan
3
Hasil kerja kadangkala menemui tahap
minimum yang ditetapkan
2
Hasil kerja kerapkali di bawah tahap minimum
yang ditetapkan
1
Hasil kerja sentiasa di bawah tahap minimum
yang ditetapkan
Mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang
luas dalam bidang tugasnya serta kerapkali
menjadi sumber rujukan dalam/luar
organisasi
Mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang
mencukupi dalam bidang
Kurang mempunyai pengetahuan dan
kemahiran asas dalam bidang tugasnya dan
perlu diberi bimbingan oleh pegawai atasan
Tidak mempunyai pengetahuan dan
kemahiran asas dalam bidang tugasnya dan
memerlukan tunjuk ajar
KUALITI PERIBADI
KRITERIA
PPP
PPK
Disiplin
Mempunyai daya kawal diri dari segi mental dan fizikal
termasuk mematuhi peraturan, menepati masa,
menunaikan janji dan bersifat sabar
Proaktif dan Inovatif
Kebolehan menjangkau kemungkinan, mencipta dan
mengeluarkan idea baru serta membuat pembaharuan bagi
mempertingkatkan kualiti dan produktiviti organisasi
Jalinan Hubungan dan Kerjasama
Kebolehan pegawai dalam mewujudkan suasana kerjasama
yang harmoni dan mesra serta boleh menyesuaikan diri
dalam semua keadaan
Tahap
Skala
Sangat
Tinggi
10
9
Tinggi
8
7
Sederhana
6
5
Rendah
Sangat
Rendah
4
2
3
1
SKALA KEGIATAN DAN SUMBANGAN DILUAR
TUGAS RASMI
 Keahlian Pertubuhan Kemasyarakatan/NGO/Kelab/Persatuan/Pasukan
Sukarela
(tidak termasuk pertubuhan politik)
JKK
JKI
JU
Ahli
JKK
JKI
JU
Jumlah
(Diisi oleh PP)
Ahli
Kebangsaan/
Antarabangsa
JU
Kementerian/
Negeri
JKI
Organisasi/Jaba
tan/Komuniti/
Daerah
JKK
Perkara
Ahli
Bil
1.
1
3
4
6
3
5
6
8
5
7
8
10
/10
2.
1
3
4
6
3
5
6
8
5
7
8
10
/10
x/n x 100
SKALA KEGIATAN DAN SUMBANGAN DILUAR
TUGAS RASMI
 Sumbangan Inovatif/Kreatif/Bakat/Kemahiran
(seperti penulisan ilmiah/kreatif/Seni Lakon /Seni suara/muzak)
Cawangan/
Komuniti
Bahagian/ Daerah
Jabatan
Kementerian
Kebangsaan
Antarabangsa
Peringkat
Sektor/Seksyen
Perkara
Unit
Bil
Jumlah
(Diisi oleh
PP)
1.
3
4
5
6
7
8
9
10
/10
2.
3
4
5
6
7
8
9
10
/10
x/n x 100
SKALA KEGIATAN DAN SUMBANGAN DILUAR
TUGAS RASMI
 Sukan Dan Permainan
Bil
Perkara
Jumlah
(Diisi oleh
PP)
Penglibatan dan Pencapaian
Kementerian/
Negeri
Kedua
Pertama
Peserta/Pemain
Ketiga
Kedua
Pertama
Menyertai
Mewakili
Menyertai
Mewakili
Antarabangsa
Ketiga
Kebangsaan
Peserta/Pemain
Jabatan/Daerah
1.
2
3
4
5
5
6
7
8
3
9
4
10
/10
2.
2
3
4
5
5
6
7
8
3
9
4
10
/10
x/n x 100
SKALA KEGIATAN DAN SUMBANGAN DILUAR
TUGAS RASMI
 Penglibatan Dalam Aktiviti/Program
(seperti misi kemanusiaan/program gotong royong/jambori)
Cawangan/
Komuniti
Bahagian/ Daerah
Jabatan
Kementerian
Kebangsaan
Antarabangsa
Peringkat
Sektor/Seksyen
Perkara
Unit
Bil
Jumlah
(Diisi oleh
PP)
1.
3
4
5
6
7
8
9
10
/10
2.
3
4
5
6
7
8
9
10
/10
x/n x 100