Transcript kul. 13.pembuatan keputusan

PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Making Decision is a Fundamental Life Skill
Universitas Indonesia
Triarko Nurlambang
Universitas Indonesia
Making Decision is a Fundamental Life
Skill
Irasional > Rasional
Spiritual
Filosofi/ Nilai/ Budaya
Konsep/ Tujuan
Strategi/ taktik
Operasional/ praktek/ aksi
(course of action)
Rasional > Irasional
While hard data may inform our intellect, it is largely soft data that generates wisdom…Hard information is often
limited in scope, lacking richness, and often fails to encompass important non economic and non quantitative factors .
Henry Mintzberg, The Rise and Fall of Strategic Thinking
PENGAMBILAN KEPUTUSAN RASIONAL
Situasi terbaik dalam memanfaatkan pertimbangan Rasional
• masalah yang terstruktur (mis. Masalah permesinan)
• apabila data terpercaya tersedia untuk analisis
• tersedia contoh untuk memahami kondisi sejenis
Kelebihan
Metode
yang teruji dan mapan
Fokus pada pengumpulan data dan
kriteria yang ditetapkan
Mengurangi subyektifitas
Efisien – tergantung teknologi yang
diterapkan (pengumpulan dan
pengolahan serta presentasi data)
Yang umum digunakan konsep dasar
BCR (Benefit-Cost Ratio) dan
Probabilitas  hasilnya ‘kepuasan’
atau ‘optimasi’/ ‘maksimasi’
Kekurangan
Diasumsikan
sudah ada pengetahuan
yang akan dihasilkan
Model linier dan tidak dinamis
(mengikuti langkah-langkah
keterkaitan)
Dimunculkan sebagai sebagai
obyektif namun pengambilan
keputusan oleh siapapun
membutuhkan justifikasi pribadi (tidak
bebas nilai)
“It is impossible to be purely rational”
- Herbert Simon, Nobel Prize Winner
Pengambilan Keputusan dan Manajer
 Manajemen adalah suatu proses untuk mencapai tujuan organisasi
melalui pemanfaatan sumberdaya yang dimiliki (SDM, dana, energi,
material, ruang dan waktu).
 Sumberdaya yang dimaksud dipahami sebagai inputs, dan hasil
yang dicapai untuk memenuhi tujuan disebut output dari proses
menajemen.
 Manajer memandang proses ini sebagai upaya untuk memperoleh
hasil yang optimal.
Tiga Kategori Pekerjaan Manajer
(Mintzberg, 1973)
1. Peran Interpersonal: figur
kepala, pemimpin, penghubung.
2. Peran Informasional: monitor,
diseminator, jurubicara.
3. Peran Keputusan: entrepreneur,
menangani kekacauan, pengatur
alokasi sumberdaya, negosiator.
4 Tipe Model Umum Pengambilan
Keputusan
 Iconic (Scale) Models.
penyederhanaan dari model
abstrak; replika fisik dari sebuah
sistem, biasanya berdasarkan
perbedaan skala dibandingkan
aslinya
 Analog Models.
berlawanan dengan model iconic,
tidak mirip dengan sistem yang riel
tetapi mempunyai perilaku yang
mirip.
 Mathematical (Quantitative)
Models.
hubungan yang kompleks dari
banyak sistem umumnya tidak
dapat sepenuhnya terwakili. Untuk
dapat mengabstraksikannya
diperlukan pemanfaatan modelmodel matematis. (Probability, B/C
ratio, others)
 Mental models
memberikan gambaran subyektif
bagaimana seseorang memikirkan
tentang suatu situasi.
Model Pengambilan Keputusan
Manajerial
• Model Ekonomi-Rasional
– Kerangka perspektif bagaimana suatu keputusan diambil dengan asumsi
bahwa pengambil keputusan memiliki informasi akurat yang lengkap
• Model Keputusan-Perilaku (Behavioral Decision)
– Tidak seperti Model Ekonomi-Rasional, model Keputusan-Perilaku ini
memahami adanya keterbatasan manusia yang membuat keputusan
rasional sulit untuk dicapai.
The Manager’s Decision Role
Proses Pengambilan Keputusan
Behavioral Decision Model
Satu konsep yang penting untuk dipahami dalam proses
pengambilan keputusan:
Bounded
Rationality
Mengenal keterbatasan manusia
oleh adanya pembatasan
organisasional, seperti waktu,
informasi, sumberdaya, dan juga
kapabilitas mentalnya
Satisficing
Suatu pencarian sampai dengan
tingkat memuaskan dan tidak
perlu sampai sempurna atau
optimal
Intuition
Analisis yang tidak disadari
berdasarkan pengalaman (yang
lalu)
Escalation of
Commitment
Kecenderungan untuk menambah komitmen
dari aksi (hasil keputusan) sebelumnya seperti
yang diharapkan jika seorang pimpinan jika
mengikuti proses pengambilan keputusan yang
efektif
Hambatan dalam Membuat
Keputusan
Ego in Decision Making
• 1/3ego drove the decision
• 81%
edict or persuasion drove the
decision
• 2/3never explored alternatives once
they made up their minds
- Dr. Paul Nutt, Why Decisions Fail
Hambatan dalam Membuat
Keputusan
Kekuatan x Ego = Kelemahan
•
•
•
•
•
•
•
•
Confidence (percaya diri)
Quickness (kecepatan)
Sharp wit (bijak)
Determination
Dedication
Commitment
Perseverance (tekun)
Persuasive
Sense of infallibility (tidak merasa bersalah)
Overhastiness (terlalu terburu-buru)
Abrasiveness (pembawaan kasar)
Inflexibility
Workaholism
Intolerance
Resistance to change (kaku)
Manipulation
- Adapted from The Paradox of Success by John O’Neil
Influencing Do’s dan Don’ts
(Jenny Rogers “Influencing Skills”)
Influencing do’s
􀂃 Try to understand the other person
􀂃 Listen and show you are listening
􀂃 Know yourself
􀂃 Ask open questions
􀂃 Create rapport
􀂃 Let people find their own solutions
􀂃 Stay open to being influenced yourself
􀂃 Create common ground through your
enthusiasm
Influencing don’ts
􀂃 Start with a fixed position that you are
determined to defend
􀂃 Interrupt the other person with your views
􀂃 Talk more than you listen
􀂃 Overly rely on facts, figures, logic, data
􀂃 Make assumptions about the other person’s
motivation
􀂃 Leave other people to guess what you want
Apa yang membuat keputusan
berkualitas?
Kewaspadaan dapat meningkatkan
kualitas keputusan. Kewaspadaan
yang dimaksud di sini adalah
adanya perhatian terhadap
prosedur pengambilan keputusan
yang benar
Strategi Umum Pengambilan Keputusan
Spontanitas
Hasrat
Memilih opsi pertama yang muncul dalam
benak/pikiran; tanpa menghiraukan adanya
pilihan alternatif lainnya
Memilih opsi yang memungkin untuk mencapai
hasil terbaik walaupun akan berhadapan dengan
resiko
Patuh
Menghindar
Mengikuti aturan atau tata nilai atau kesepakatan
Memilih opsi yang sebisa mungkin terhindar dari
hasil yang buruk
Penundaan
Menunda pemikiran dan tindakan sampai tinggal
terbatas beberapa opsi saja
Menyulitkan
Terakumulasinya banyak informasi sehingga
membingungkan dalam menganalisis opsi
Intensi
Memilih opsi yang dapat memuaskan secara
intelektual maupun emosional sekaligus
Keamanan
Memilih opsi yang kemungkinan cukup berhasil,
hanya membebani sedikit orang, dan diarahkan
untuk pilihan yang sedikit beresiko
Sintesis
Memilih opsi yang memiliki peluang terbaik untuk
berhasil dan paling disukai
Strategi Pengambilan
Keputusan Manajerial
STRATEGI OPTIMUM
Memutuskan memilih alternatif solusi terbaik dari sejumlah alternatif
STRATEGI KEPUASAN
Memutuskan memilih solusi yang telah memenuhi persyaratan minimum
(tidak harus sempurna atau seluruh alternatif dikaji)
STRATEGI QUASI KEPUASAN
Menggunakan bobot daripada menghitung satu per satu faktor atau variabel
penentu
8 Elements of Smart Choices
Problem
Objectives
Alternatives
Consequences
Tradeoffs
Kondisi dasar
(lingkungan) yang
menjadi perhatian
utama pada setiap
penetapan elemen
PrOACT
Uncertainty
Risk tolerance
Linked Decision
Hammond, et.al., 1999. Smart Choices; A Practical Guide to Making Better Decisions
PrOACT
Problem
• Cara kita menetapkan problem
menunjukkan kerangka keputusan kita
• Solusi yang baik bagi penempatan
permasalahan suatu keputusan yang pas
akan menjadi smarter choice daripada
excellent solution untuk penempatan
permasalahan yang lemah
• Kelemahan utama dalam
memformulasikan permasalahan
pengambilan keputusan adalah sifat malas .
Oleh karena itu dianjurkan untuk senantiasa
kreatif dalam merumuskan solusi – ubahlah
permasalahan menjadi peluang  ciptakan
alternatif kreatif
Langkah
• tanya: mengapa perlu membuat
keputusan?
• apa kendala dalam membuat
keputusan
• identifikasi elemen dasar dalam
membuat keputusan
• temu-kenali faktor terkait dengan
masalah
• rumuskan definisi permasalahan
yang aplikatif
• uji rumusan permasalahan dengan
pihak lain
Objective
SMART Objectives…





Specific
Measurable
Achievable
Reach
Time-bound
Langkah:
1. Tulis seluruh hal yang menjadi
perhatian untuk mengarahkan
pada Objectives
2. Ubah perhatian2 tadi menjadi
Objectives
3. Bedakan antara hasil akhir dan
makna hasil, contoh atlit lari
mencapai garis finis di Olimpiade
4. Klarifikasi makna tadi menjadi
Objectives
5. Uji alakah Objectives tadi masih
tercakup dalam perhatian2 di atas
The reason most people never reach their goals is that they
don’t define them… Winners can tell you where they are
going, what they plan to do along the way, and who will be
sharing the adventure with them.
– Denis Waitley
Alternative
Kunci memperoleh alternatif lebih baik
• manfaatkan rumusan Objectives, tanyakan bagaimana mencapainya?
• kaji kemungkinan hambatan-hambatan
• tumbuhkan aspirasi
• gunakan pikirin sendiri terlebih dulu
• belajar dari pengalaman
• tanya pendapat pihak lain
• identifikasi alternatif-alternatif baru
• susun alternatif tersebut baru kaji/evaluasi
• jangan pernah berhenti mencari alternatif
“ Don’t box yourself in with limited alternatives”
Hammond, 1999
Consequences
Susun tabel konsekuensi:
1. Siapkan mental anda untuk kondisi masa
yang akan datang
2. Buat jabaran ‘free-form’ konsekuensi untuk
setiap alternatif
3. Hindari / kurangi setiap alternatif yang
kurang menguntungkan berdasarkan
kajian konsekuensi
4. Organisir jabaran konsekuensi dari setiap
alternatif terpilih
“ be sure you really understand the consequences of your
alternatives before make a choice”
Hammond, 1999
Tradeoffs
• Bandingkan konsekuensi dan alternatif
kemudian tetapkan atau kurangi
sejumlah pilihan yang tidak
menguntungkan.
• Tradeoff merupakan pilihan atas
perbandingan masing-masing alternatif
dan konsekuensinya yang dinilai atas
dasar objectives
“ Decision with multiple objectives can not be resolved
(ditetapkan) by focusing on any one objective”
Hammond, 1999
Kelebihan





Berbagi pengalaman dan
keahlian dari beberapa individu
Lebih banyak data, informasi,
dan pengetahuan yang
terakumulasi
Masalah dipandang dari
berbagai sektor
Lebih banyak anggota yang
dapat memperoleh kepuasan
Lebih banyak dapat diterima
dan sepakat dengan keputusan
yang diambil
Kekurangan






Butuh waktu lebih banyak
Ada dominasi minoritas
Ada kecenderungan kompromi
Ada kecenderungan anggota
grup lebih terkonsentrasi pada
kepentingan individual dari
tujuan kelompok
Tidak terhindar dari tekanan
sosial
Ada kecenderungan lebih
sebagai kelompok pemikir
(bukan pengambil keputusan)
Group decision making is becoming more common as
organizations focus on improving customer service and push
decision making to lower levels.
Guidelines for Decision Making
by Richard Denhardt
• Jaga komitmen dalam proses pengambilan
keputusan; manfaatkan komitmen ini dan biarkan
data/informasi yang terpercaya bukan emosi yang
mengarahkan keputusan
• Dapatkan asupan dari staf, khususnya yang
berkaitan dengan permasalahan kerja yang
bersangkutan, sebelum membuat keputusan
kunci
• Hindari sebisa mungkin pola pengambilan
keputusan ‘top-down’
• Yakin terhadap dukungan kelompok pengambil
keputusan dalam organisasi
Teknik yang digunakan untuk menghasilkan
“Quality in Group Decision Making”
• Brainstorming
 membuka segala kemungkinan pemikiran tanpa harus dievaluasi
• Nominal Group Technique
 suatu proses rancangan struktural untuk mensimulasi secara kreatif ‘group decision making’
manakala ada kelemahan dalam pencapaian kesepakatan atau ada kelemahan penguasaan
pengetahuan terhadap permasalahan yang dihadapi dari para anggota
• Delphi Technique
 Suatu teknik analisis yang digunakan untuk memprediksi keadaan masa depan tanpa harus
melibatkan pertemuan dengan ‘group decision making’ secara langsung (tatap muka)
• Devil’s Advocacy Approach
 seseorang atau subkelompok diutus untuk mengkritisi rumusan tindakan dan
mengidentifikasi permasalahan yang perlu menjadi perhatian sebelum adanya keputusan
final
• Dialectical Inquiry
 Approaches a decision from two opposite points and structures a debate between
conflicting views
TABEL PROSES SMART CHOICE(S)
Kasus: Kenaikan gaji (take homepay) sebesar 200%, bagaimana dan kapan ?
Problems
Objectives
Alternatives
BEST CHOICE:
Consequences Tradeoffs