Transcript SPI-2015-varför&hur - Baseline Management
2015-01-27
SPI – Svenskt Projektindex
™
SPI 2015 Frågor och svar angående SPI-enkät.
Varför?
Hur kan vi göra hos oss?
SPI 4014, Varför och Hur?
1
•
Detta material kan du använda som du vill
– Anpassa och skicka vidare eller… – Klicka och titta på det som intresserar
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
2
och din roll
Arbets-stegen före och efter enkät
Rapporter mm; www.baselineman.se/spi
3 2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
1. Kort om Baseline
Baseline Management AB är ett kunskapsföretag verksamt inom projektledning, verksamhetsutveckling och affärsmannaskap.
Baseline Management AB består av ett nätverk med konsulter, var och en expert inom sitt område.
Baseline Management AB’s konsulter; utbildar och föreläser, handleder och coachar, utvecklar och implementerar styrmodeller, genomför projektmognadsanalyser.
SPI 4014, Varför och Hur?
www.baselineman.se/spi 4 2015-01-27
Baseline Management
• • • • Verksamma inom: – Projektledning och projektmetodik – – – – Projektmognad Verksamhetsutveckling Kommunikation och varumärke Ledarskap Erbjuder paketerade och/eller skräddarsydda utbildningar och konsulttjänster Jobbar med etablerade modeller och koncept Fokuserar på professionell enkelhet och snabb affärsnytta hos kunden.
SPI 4014, Varför och Hur?
5
2. Allt mer drivs som projekt
?
20 % 60-talet Idag
6 SPI 4014, Varför och Hur?
2015-01-27 6
25% av världens BNP utgörs av projekt relaterad verksamhet
Om detta gäller i Sverige; 0,25 x 3 500 000 000 000 kr = 875 000 000 000 kr
..men finns kompetensen inom organisationen?
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
7 7
Alla vet vad en bil är bra för;
Bil glädjen beror på; • att förarna att vet hur det går till • bilens skick, vägen, medtrafikanternas omdöme Därför finns det trafikregler vi måste följa
Men, hur kör man projektverksamheten?
SPI 4014, Varför och Hur?
8
I löpande projekt
Utmanande att uppfylla projektmålen
Olika utmaningar
I projekt verksamheten
Brister i erfarenhet att styra, leda och delta i projekt
För affärerna
Det saknas tydliga nyckeltal (index) som beskriver nyttan med olika projekt
Svårigheter att blir klar i tid
Projekten överskrider budgeten
2015-01-27
Projekt skapar ofta stress och upplevs tärande på den ordinarie verksamheten
Karriärplaneringen stödjer inte den långsiktiga uppbyggnaden av projektkompetens
SPI 4014, Varför och Hur?
Bristande relation (integration) mellan affärs- och projektverksamheten
Projekt kan innebära ökade risker för kärnverksamheten
www.baselineman.se/spi 9
Bristande projektförmåga leder till att projekten inte bidrar till ….
• • • • • förbättrad affärsnytta… utvecklingen av konkurrensförmågan… ökad status och erkännande på marknaden… bättre internt resursutnyttjande… relevant kompetensuppbyggnad….
SPI 4014, Varför och Hur?
www.baselineman.se/spi 10
Bakgrund - Projektförmåga
De flesta förändringar drivs i projektform och projektförmågan är strategisk.
Satsning på ökad projektförmåga är ofta slarvig!
Med projektmognadsanalys kan man prioritera satsningarna. Projekten kan då bidra snabbare och bättre till verksamhetens resultat.
www.baselineman.se/spi 11 2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
SPI
Vi har sett internationella metoder och skapat en svensk lösning på svenska för vår projektkultur. SPI är beprövat, och referenser finns.
SPI omfattar enkät, material, metoder och rapporter.
P3M3, IPMA, PMI och ISO har påverkat oss.
www.baselineman.se/spi 12 2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
Svenskt Projektindex
• • • Mätetal som anger förmågan att genomföra projekt Baseras på projektmognadsanalyserna – P3M3 (Cabinet Office) – OPM3 (PMI – Project Management Institute) Anpassad till nya ISO-standarden för projektledning ISO 21 500
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
13
Mätningar
• • • • • Öppna, årliga mätningar sedan 2010 Syfte att bygga upp empiri Mätetal för benchmarking Interna och riktade mätningar – LKAB, Danderyd Sjukhus, Försäkringskassan, Systembolaget – – Kommun2013 och Region2013 Delresultat presenterades vid PVD i maj Namnet SPI™ registrerat 2013
14 2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
SPI - Ett sätt att lösa utmaningarna…
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
www.baselineman.se/spi 15
Sju processer och fem nivåer
Nivå 5 Nivå 4 Nivå 3 Nivå 2 Nivå 1
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
16
Fem nivåer!
Nivå 5 - Optimerad
En lärande organisation som kontinuerligt förbättrar sina processer, stor anpassningsförmåga, ledningen ses som förebild.
Nivå 4 - Styrd
Projektprocessen integrerad med övriga system i organisationen, alla projekt använder processen, projekt styrs med nyckeltal, projektportföljhantering.
Nivå 3 – Definierad
Gemensam projektprocess, engagerad ledning, etablerat projektkontor, lägesrapportering som inkluderar risker, ändringshantering och kvalitetsstyrning.
Nivå 2 - Upprepad
Flera olika projektprocesser men ingen gemensam, projekt startar med formell beställning, oklar ansvarsfördelning, otydlig kommunikationsstrategi.
Nivå 1 - Medveten
Inga etablerade projektprocesser, otydlig ansvarsfördelning, händelser och individuella val
styr arbetet, beroende av nyckelpersoner.
SPI 4014, Varför och Hur?
www.baselineman.se/spi 17
2015-01-27
SPI-mer om processerna
Så har definieras de sju processerna.
För varje process kan du; -Ange nivå, 1-5 - Lämna öppna svar
SPI 4014, Varför och Hur?
www.baselineman.se/spi 18
2015-01-27
Intern styrning
• • • • Tydlig inriktning, omfattning och mål med projekten Avstämningspunkter och en fastställd beslutsprocess Väl beskrivna projekt med mål, syfte, krav och budget.
Rutiner för att hantera problem, ändringar och hur projekt styrs
www.baselineman.se/spi 19 SPI 4014, Varför och Hur?
2015-01-27
Nyttorealisering
• • • • Den önskade effekten är klart och tydligt uttryckt i en projektplan eller liknande… Det finns ansvariga som kan se till och besluta om realisering eller inte… Ledningen har varit engagerad och kunnat ta ställning till beräkningen av nyttan… Det finns en helhetssyn och positiv inställning till hur projekt kan skapa nytta för verksamheten…
www.baselineman.se/spi 20 SPI 4014, Varför och Hur?
2015-01-27
• • • •
Ekonomisk styrning
Projektets kostnader beräknas och följs upp under hela dess livslängd Det finns ett beslutsunderlag som kan påvisa värdet av projektet för beställaren Ekonomifunktionen är engagerad i arbetet Ekonomiska beslut och finanserings behovet är väl förankrat och godkänt av verksamheten
www.baselineman.se/spi 21 SPI 4014, Varför och Hur?
2015-01-27
• • • •
Intressenthantering
En proaktiv kartläggning och analys av olika intressenter är genomförd Finns en förståelse för olika intressenters behov och krav Finns en kommunikationsplan som revideras och följs upp Informations- och kommunikations hanteringen har en tydlig styrning när det gäller olika typ av media och kanaler
www.baselineman.se/spi 22 SPI 4014, Varför och Hur?
2015-01-27
Riskhantering
• • • • Beakta både interna och externa risker som påverkar projektet Identifiera hur olika risker inverkar på verksamheten… Minimera hot och maximera möjligheterna Vidta åtgärder som är relevanta, innovativa men framförallt proaktiva
www.baselineman.se/spi 23 SPI 4014, Varför och Hur?
2015-01-27
• • • •
Strategisk styrning
Aktivt stöd och sponsorskap för projekt hos ledningen Hänsyn tas till lagkrav och andra krav på hur man bedriver effektiva projekt Projekten är tydliga med att stödja organisationens strategiska mål och inriktning En harmonisering har skett till den ordinarie verksamheten och övriga strategier och mål
www.baselineman.se/spi 24 SPI 4014, Varför och Hur?
• • • •
Resurshantering
Upprätta rutiner hur man kan införskaffa resurser, såväl interna som externa Tillgång till projektmodell med resurs- och kapacitetsplanering Tydliga riktlinjer om beslutsfattande och projektägarskap Löpande uppföljning och analys av utnyttjandet av befintliga resurser
www.baselineman.se/spi 25 SPI 4014, Varför och Hur?
2015-01-27
SPI-arbetssteg
SPI är en del av arbetet mot ökad projektförmåga Kontinuerlig Förbättring
www.baselineman.se/spi 26 SPI 4014, Varför och Hur?
Steg till högre projektförmåga
Indikatorer
Vad bör finnas, för 7 processer och 5 nivåer Bestäm börläge och ta fram åtgärder Workshop 2 Bestäm nuläge Workshop 1 Underlag för nuläge Enkät och intervjuer Förberedelse
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
27
SPI, resultat 570, roller
Resurshantering Strategisk styrning Riskhantering Intern styrning 3,60 3,40 3,20 3,00 2,80 2,60 2,40 2,20 2,00 1,80 Nyttorealisering Ekonomisk styrning Ekonomichef (20) Projektledare (238) resursägare (51) Styrgruppsmedlem (72) Intressenthantering
Har ni en gemensam uppfattning om nuläget?
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
www.baselineman.se/spi 28
Exempel på öppna svar
”Vi bör utbilda beslutsfattare på styrmodellen” ”Vi bör alltid ha effektmål som följs upp efter genomförda projekt” ”Tydliggör ansvarsfördelning mellan projekt, linje och process både vad gäller budget och mandat” ”Etablera gemensamma rutiner över bolaget för ekonomisk projektuppföljning..” ”Mappning av projekt mot strategiska mål” ”..processer för att planera och fördela resurser…” ”Klargöra mandat mellan resursägare och projektledare”
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
29
SPI för er
• • • • • Enkäten skapar underlag för att fastställa nuläge Om ett år kan ni jämföra utvecklingen Enkät, öppna svar och indikatorer används vid workshop Underlag för att hitta och prioritera åtgärder Effektivt för att öka projektförmågan 2014
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
30
Enkätens frågor om dina projekt
• •
Används för att koppla svaren till verksamheten Om du kör företagsinternt kan det vara bra att informera om hur man skall svara!
www.baselineman.se/spi 31 2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
Väljer du Kommuner, Regioner och Landsting möter sedan en rullist för positionering
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
32
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
33
SPI 4014, Varför och Hur?
34
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
35
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
36
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
37
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
38
Exempel på nuläge
Nivå 5 Nivå 4 Nivå 3 Nivå 2 Nivå 1
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
39
Nulägesworkshop
• • Antal ja till indikatorerna?
Enas om nuläget!
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
40
Bestäm önskat läge och ta fram åtgärder
Nivå 5 Nivå 4 Nivå 3 Nivå 2 Nivå 1
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
41
Nyckeltal för projektverksamheten
• • • • • • • • Tid/Funktion/Ekonomi Projektomslutning Slutdag i förhållande till beslut Nöjd uppdragsgivare Ledtid tekniskt och ekonomiskt avslut Andel slutrapporter Persontimmar, planerat/allokerat/rapporterat Projektkostnad/verksamhetsnytta
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
42
2015-01-27
SPI – Svenskt Projektindex
™
”Utan kunskap är det svårt att agera, med kunskap är det svårt att låta bli.” www.baselineman.se/spi
SPI 4014, Varför och Hur?
43
Länk till enkäten
Det tar 10-20 minuter!
Länk
2015-01-27 SPI 4014, Varför och Hur?
44