Transcript ppsi – pertemuan 4 – project integration

Proyek Pengembangan Sistem
Informasi
PERTEMUAN 4 : PROJECT INTEGRATION
MANAGEMENT
Project Integration Management Overview
Note: The PMBOK® Guide 2000 includes similar charts for each knowledge area.
2
Kerangka Kerja (Framework)
Project Integration Management
Focus on pulling everything together to reach project success!
Kunci Suksesnya Keseluruhan Proyek:
Good Project Integration Management
 Manajer proyek harus mengkoordinasikan
semua area pengetahuan yang lain dalam
seluruh tahapan life cycle proyek
 Beberapa manajer proyek baru memiliki
permasalahan dalam melihat “big picture”
dan selalu ingin untuk fokus pada beberapa
detil saja
 Project integration management tidak sama
dengan software integrasi
Proses Project Integration Management
1. Membuat Project Charter
2. Membuat Preliminary Project Scope
3.
4.
5.
6.
7.
Statement (PMBOK 4 diganti requirement)
Membuat Project Management Plan
Mengarahkan dan mengatur eksekusi proyek
Mengawasi dan mengendalikan pekerjaan
proyek
Mengintegrasikan pengendalian perubahan
Menutup proyek
Project integration
management
1. MEMBUAT PROJECT CHARTER
1. Membuat Project Charter
 Membuat project charter untuk mengesahkan secara formal sebuah
proyek atau sebuah tahapan proyek
 Project charter adalah dokumen formal yang mengakui
keberadaan proyek dan menyediakan arah tujuan dan
pengelolaan proyek
 Stakeholder proyek yang penting menandatangani project charter
untuk menyatakan persetujuan apa yang dibutuhkan dan yang
dimaksud oleh proyek
Project Charter
• Pembuatan project charter kadang-kadang didahului
dengan usulan proyek atau proposal proyek sbb
Project Charter
Project Charter : berisi informasi
1. Syarat / Kebutuhan yang memenuhi keinginan, kebutuhan
dan harapan customer, sponsor dan stakholder lain
2. Kebutuhan bisnis : deskripsi high-level proyek, atau syarat
produk yang mebuat proyek dikerjakan
3. Tujuan proyek atau keputusan proyek
4. Manajer proyek yang ditugaskan dan level otoritas
5. Rangkuman jadwal milestone
6. Pengaruh stakeholder
7. Organisasi fungsional dan peran dalam proyek
8. Asumsi organisasi, lingkungan dan eksternal
9. Batasan organisasi, lingkungan dan eksternal
10. Busniess case yang dapat digunakan mengukur proyek,
termasuk ROI (Return Of investment)
11. Rangkuman budget
Project Charter
Tools project charter : project selection method
 Ada 2 : benefit measurement model dan
mathematical model
 benefit measurement model



Model ini membandingkan secara garis besar seberapa
proyek menguntungkan perusahaan
Disebut juga comparative approach
Menggunakan kalkulasi simple seperti biaya, resiko, dll
 mathematical model
 Menggunakan perhitungan matematika yang kompleks
 Disebut juga dengan constrain optimization
Project integration
management
2. MEMBUAT PRELIMINARY PROJECT
SCOPE STATEMENT
2. Membuat Preliminary Project
Scope Statement
 Pembuatan pernyataan awal lingkup proyek
(preliminary project scope statement) berdasarkan
informasi initiator atau sponsor yang ditulis secara naratif
Project Scope Statement : berisi informasi
1. Obyektif proyek dan produk
2. Kebutuhan dan karakteristik produk
3. Kriteria penerimaan produk
4. Ruang lingkup proyek
5. Kebutuhan proyek
6. Batasan dan asumsi proyek
7. Organisasi pelaksana proyek
8. Resiko yang akan muncul
9. Milestone yang terjadwal
10. Rencana WBS (work breakdown structure)
11. Estimasi besarnya dana
12. Syarat manajemen konfigurasi proyek
13. Syarat persetujuan
Project integration
management
3. MEMBUAT PROJECT MANAGEMENT
PLAN
3. Membuat Project Management Plan
• Termasuk aktivitas-aktivitas penting untuk
menjelaskan, mengintegrasikan dan
mengkoordinasikan seluruh rencana-rencana
tambahan ke dalam Project Management Plan
• Project Management Plan menjelaskan
bagaimana proyek dieksekusi, diawasi,
dikendalikan dan ditutup
Project Management Plan : mencakup
1. Proses manajemen proyek yang dipilih oleh tim
manajemen proyek
2. Level implementasi dari masing-masing proses yang
dipilih
3. Deskripsi dari tools dan teknik yang digunakan
untuk menyelesaikan proses tsb
4. Bagaimana proses yang dipilih digunakan untuk
mengatur proyek tertentu
5. Bagaimana proses akan dieksekusi untuk menecapai
tujuan proyek
6. Bagaimana perubahan akan diatur dan di kontrol
7. Bagaimana manajemen konfigurasi akan diterapkan
8. Kebutuhan dan teknik komunikasi antara
stakeholder
Project Management Plan
• Project management plan dapat terdiri
dari satu atau lebih penambahan
rencana seperti berikut:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Project scope management plan
Schedule management plan
Cost management plan
Quality management plan
Process improvement plan
Staffing management plan
Communication management plan
Risk management plan
Procurement management plan
Project Management Plan
Project Management Plan
• Project management plan dapat memiliki satu
atau lebih komponen berikut:
– Milestone list
– Resource calendar
– Schedule baseline
– Cost baseline
– Quality baseline
– Risk register
Project Management Plan
• rencana proyek secara formal
Project integration
management
4. MENGARAHKAN DAN MENGATUR
EKSEKUSI PROYEK
4. Mengarahkan dan Mengatur
Eksekusi Proyek
• Dibutuhkan oleh manajer proyek dan tim proyek
untuk melaksanakan eksekusi project management
plan yang bertujuan untuk menyelesaikan pekerjaan
yang ditetapkan dalam project scope statement
Mengarahkan dan Mengatur
Eksekusi Proyek
• Aktifitasnya termasuk:
– Melakukan aktifitas untuk mencapai tujuan proyek
– Mengeluarkan usaha dan menghabiskan dana untuk
mencapai tujuan proyek
– Menerapkan metode dan standar yang direncanakan
– mengadaptasikan perubahan yang disetujui ke dalam
ruang lingkup proyek, rencana, dan lingkungan
– Membuat, kontrol, memverifikasi, dan memvalidasi
deliverable proyek
– Mengelola risiko dan melaksanakan proses untuk
merespon resiko
Project integration
management
5. MENGAWASI DAN
MENGENDALIKAN PEKERJAAN
PROYEK
5. Mengawasi dan Mengendalikan
Pekerjaan Proyek
• mengawasi proses proyek dapat diasosiasikan dengan
insialisasi, perencanaan, pengesekusian dan
penutupan
• Pengawasan mencakup pengumpulan, pengukuran,
penyebaran informasi kinerja dan taksiran nilai dan
trend pada pengaruh peningkatan proses
Mengawasi dan Mengendalikan
Pekerjaan Proyek
• Berhubungan dengan:
• Membandingkan performa aktual proyek dengan
proyek management plan
• Menilai performa untuk menentukan apakah ada
pembetulan atau pencegahan yang selanjutnya
direkomendasikan untuk kelanjutan proyek
• Analisa, traking , dan monitoring resiko proyek untuk
memastikan resiko teridentifikasi, tercatat
• Maintenance informasi yang akurat dan teratur terkait
proyek atau produk
• Menyediakan informasi untuk support status
reporting, penilaian progres dan forecasting
• Monitoring implementasi dari perubahan yang disetujui
• Menyediakan forecast untuk mengupdate biaya dan
jadwal
Project integration
management
6. MENGINTEGRASIKAN
PENGENDALIAN PERUBAHAN
6. Mengintegrasikan
Pengendalian Perubahan
• Dilakukan dari permulaan proyek sampai proyek
dinyatakan selesai.
• Pengendalian perubahan sangat penting karena
hampir tidak ada proyek yang benar-benar berjalan
sesuai dengan project management plan
Project integration
management
5. MENUTUP PROYEK
5. Menutup Proyek
• Pelaksanaan penutupan proyek merupakan porsi dari project
management plan
• Prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk mengatur aktifitasaktifitas yang diperlukan pada verifikasi dokumen proyek yang
dihasilkan, koordinasi dan timbal baliknya pada penerimaan
formal hasil proyek oleh customer atau sponsor, dan investigasi
serta catatan alasan-alasan dari aksi yang diambil jika proyek akan
diakhiri sebelum selesai semuanya
Menutup Proyek
• Administrative closure procedure: Prosedur ini
menjelaskan semua kegiatan, interaksi, dan peranperan dan tanggung jawab anggota tim proyek dan
stakeholder lainnya yang terlibat dalam
melaksanakan prosedur penutupan administrasi
proyek
• Contract closure procedure: Prosedur ini
menjelaskan semua kegiatan dan interaksi yang
diperlukan untuk menyelesaikan dan menutup
perjanjian kontrak yang ditetapkan untuk proyek
tersebut, serta menentukan kegiatan-kegiatan terkait
yang mendukung penutupan administrasi formal
proyek. Prosedur ini melibatkan baik verifikasi
produk dan penutupan administrasi.
Diagram Alir
Proses
Integration
Management
Project