Transcript MPPL – Perencanaan Komunikasi 2

PELAKSANAAN MANAJEMEN
KOMUNIKASI PROYEK 2
Irman Hariman, MT.
LPKIA Lecture
- Sessi 10 -
KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN
PROYEK
PENUTUPAN
PROYEK
PENGAWASAN PROYEK
PELAKSANAAN PROYEK
PERENCANAAN
PROYEK
MEMULAI
PROYEK
LAHIRNYA
PROYEK
FAKULTAS
TEKNOLOGI
2
WAKTU
MANAJEMEN PROYEK
P/L – IF015 - 3 SKS
9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU
DIKUASAI MANAJER PROYEK
(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006
dengan modifikasi)
KEBUTUHAN
&
HARAPAN
MANAJM
CAKUPAN
PROYEK
MANAJM
WAKTU
PROYEK
MANAJM
BIAYA
PROYEK
MANAJM
MUTU
PROYEK
PIRANTI
&
TEKNIK
PROYEK
MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK
BERHASIL
STAKEHOLDER
MANAJM
SDM
PROYEK
FAKULTAS
TEKNOLOGI
MANAJM
KOMUNIKASI
PROYEK
MANAJM
RESIKO
PROYEK
3
MANAJM
PEMBELIAN
PROYEK
MANAJEMEN PROYEK
P/L – IF015 - 3 SKS
Proses-proses dalam manajemen
Komunikasi proyek
KLP PROSES
PERENCANAAN
KLP PROSES
PELAKSANAAN
1
Perencanaan
komunikasi
2
Pendistribusian
informasi
3
Pelaporan
kinerja
KLP PROSES
MONITORING &
PENGAWASAN
FAKULTAS
TEKNOLOGI
4
4
Mengelola
stakeholder
MANAJEMEN PROYEK
P/L – IF015 - 3 SKS
Proses
DISTRIBUSI INFORMASI
Pengertian umum:
Kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi
kebutuhan informasi bagi stakeholder dengan
tepat waktu
Dalam melakukan pendistribusian informasi perlu
memperhatikan MASUKAN antara lain:
Rencana manajemen komunikasi (bisa berupa
tabel semacam analisis komunikasi, tetapi
disajikan urut tanggal)5
FAKULTAS
MANAJEMEN PROYEK
TEKNOLOGI
P/L – IF015 - 3 SKS
Piranti & Teknik
DISTRIBUSI INFORMASI
1. Ketrampilan berkomunikasi
2. Sistem pengambilan (retrieve)
informasi
3. Metode-metode distribusi informasi
4. Proses-proses sesuai pengalaman
FAKULTAS
TEKNOLOGI
6
MANAJEMEN PROYEK
P/L – IF015 - 3 SKS
Distribusi informasi
1 Ketrampilan berkomunikasi
Pengirim informasi punya tanggung jawab
tentang:
 Kejelasan
 Tidak membingungkan
 Lengkap
Penerima informasi punya tanggung jawab
dalam:
 Memastikan bahwa informasi difahami dg
benar
2 Sistem pengambilan informasi : Sistem yang
FAKULTAS
7
MANAJEMEN PROYEK
memfasilitasi
penggunaan
informasi
secara
TEKNOLOGI
P/L – IF015 - 3 SKS
Distribusi informasi
3. Sistem distribusi informasi, misalnya:
– Pertemuan/rapat;
– Distribusi dokumen fisik;
– Akses ke basisdata lewat jaringan;
– Fax;
– E-mail;
– Voice mail;
– Video conferencing
FAKULTAS
TEKNOLOGI
8
MANAJEMEN PROYEK
P/L – IF015 - 3 SKS
Hasil
DISTRIBUSI INFORMASI
1. Aset proses organisasional, berupa:
– Pengalaman
– Rekaman proyek
– Laporan proyek
– Presentasi
– Umpan balik dari stakeholder
– Informasi untuk stakeholder
2. Permintaan perubahan : Permintaan ini
yang mendasari perubahan rencana
FAKULTAS
9
MANAJEMEN PROYEK
TEKNOLOGI
P/L – IF015 - 3 SKS
komunikasi
PERTEMUAN – 10/2
PELAKSANAAN
MANAJEMEN PEMBELIAN
PROYEK
FAKULTAS
TEKNOLOGI
MANAJEMEN PROYEK P/L –
IF015 - 3 SKS
10
Proses-proses dalam
Manajemen Pembelian Proyek
1 Perencanaan
pembelian &
penerimaan
KLP PROSES
PERENCANAAN
2
Perencanaan
kontrak
KLP PROSES
PELAKSANAAN
3
Penawaran
4
Seleksi
KLP PROSES
MONITORING & PENGAWASAN
KLP PROSES
FAKULTAS
PENUTUPAN PROYEK
TEKNOLOGI
11
5
Administrasi
kontrak
6
Penutupan
MANAJEMEN
(akhir)PROYEK
kontrak
P/L – IF015 - 3 SKS
Proses
PENAWARAN
• Penawaran menyangkut mendapatkan
informasi berupa penawaran dan usulan dari
pemasok prospektif yang memuat bagaimana
kebutuhan proyek dapat dipenuhi.
• Biaya untuk proses ini dikeluarkan oleh
penawar.
FAKULTAS
TEKNOLOGI
12
MANAJEMEN PROYEK
P/L – IF015 - 3 SKS
Masukan
PENAWARAN
1. Aset proses organisasional: Contoh: Daftar
pemasok prospektif dan yang pernah lolos
seleksi beserta prestasinya. Ini merupakan
calon yang akan dikirimi penawaran
2. Rencana manajemen pembelian: menjelaskan
bagaimana pembelian akan dilakukan. Memuat
a.l. tentang tipe kontrak; evaluator; dokumen
standar proposal/penawaran; teknik evaluasi;
jadwal pembelian; dll
3. Dokumen pembelian: Dokumen lelang (tender)
yang memuat ketentuan mengikuti pelelangan;
Format permintaan penawaran harga.
FAKULTAS
TEKNOLOGI
13
MANAJEMEN PROYEK
P/L – IF015 - 3 SKS
Piranti & Teknik
PENAWARAN
1. Pertemuan penjelasan lelang : Dihadiri calon
pemasok yang berhak memasukkan
penawaran
2. Advertensi
3. Menyusun daftar pemasok yang memenuhi
syarat: Sering kali diambilkan dari daftar yang
dimiliki perusahaan berdasarkan penyaringan
dulu.
FAKULTAS
TEKNOLOGI
14
MANAJEMEN PROYEK
P/L – IF015 - 3 SKS
Hasil
PENAWARAN
1. Daftar pemasok yang lolos pra kualifikasi:
Pemasok inilah yang berhak memasukkan
penawaran
2. Paket dokumen pembelian: Disiapkan oleh
proyek dan diserahkan pada penawar yang
berhak. Memuat Kerangka Acuan Kerja
(TOR=term of reference) dan Rencana Kerja
dan Syarat. Dokumen ini menjadi acuan
penulisan proposal
3. Usulan (proposal): Disiapkan oleh pemasok,
15
MANAJEMEN PROYEK
disusun sesuai ketentuan
dalam dokumen
P/L – IF015 - 3 SKS
FAKULTAS
TEKNOLOGI
Proses
SELEKSI
• Pemilihan pemasok menyangkut kegiatan:
– penerimaan penawaran atau proposal, dan
– penerapan kriteria evaluasi untuk memilih
penawar.
• Umumnya proses ini tidak langsung selesai:
• HARGA: yang murah belum tentu jaminan biaya
terkecil, misalnya bila waktu yang diperlukan lebih
panjang.
• PROPOSAL:
– Umumnya dibagi atas teknis dan komersial, yang
masing-masing dievaluasi terpisah.
FAKULTAS
16
MANAJEMEN PROYEK
TEKNOLOGI
– IF015 - 3 SKS
– Untuk barang yang sifatnya kritis, adaP/Lbaiknya
Masukan
SELEKSI
1. Aset proses organisasional : memuat
kebijakan umum dalam evaluasi proposal
2. Rencana manajemen pembelian
3. Kriteria evaluasi: dapat mencakup contoh
produk pemasok, masukan dari perusahaan
yang pernah menggunakan, dll
4. Paket dokumen pembelian: pada paket ini
dimuat kriteria evaluasi
5. Proposal.
6. Daftar pemasok yang masuk kualifikasi
7. Rencana manajemen proyek: Berisi a.l.
yang sudah
dibuat
FAKULTAS rencana-rencana parsial
17
MANAJEMEN
PROYEK
TEKNOLOGI
P/L – IF015 - 3 SKS
Piranti & Teknik
SELEKSI
1. Sistem pembobotan: masing-masing
komponen yang dinilai diberi bobot sesuai
pentingnya komponen tersebut
2. Estimasi-estimasi yang independen, seperti
HPS (harga perkiraan sendiri)
3. Sistem penyaringan: Ada persyaratan minimal
tentang satu atau beberapa hal yang bila tidak
dipenuhi akan menggagalkan pemasok
4. Negosiasi kontrak: dilaksanakan dalam
penyusunan kontrak antara proyek dengan
FAKULTAS
18
MANAJEMEN PROYEK
pemasok
TEKNOLOGI
P/L – IF015 - 3 SKS
Piranti & Teknik
SELEKSI
5. Sistem ‘rating’ bagi pemasok: Rating ini
menggunakan kinerja pemasok di masa lalu,
seperti dalam hal mutu, jadwal penyerahan
pekerjaan, ketaatan terhadap kontrak, dll
6. Pertimbangan ahli
7. Teknik-teknik evaluasi proposal : Berbagai
teknik evaluasi bisa diterapkan, obyektif
maupun dikombinasikan dengan subyektif
sesuai pendapat ahli.
FAKULTAS
TEKNOLOGI
19
MANAJEMEN PROYEK
P/L – IF015 - 3 SKS
Hasil
SELEKSI
1. Pemasok terpilih
2. Kontrak
3. Rencana manajemen kontrak,
 memuat: kegiatan-kegiatan
administrasi kontrak selama masa
kontrak
4. Ketersediaan sumber daya
5. Rencana manajemen pembelian
(terevisi)
6. Permintaan perubahan
FAKULTAS
20
MANAJEMEN PROYEK
TEKNOLOGI
P/L – IF015 - 3 SKS
Kontrak:
Berupa PO atau dokumen yang lengkap,
Memuat:










Judul
SOW
Jadwal
Periode pelaporan
Kinerja
Peran & tanggung
jawab
Harga & pembayaran
Penyesuaian thd inflasi
Kriteria penerimaan
Jaminan
FAKULTAS
Dukungan
thd produk
TEKNOLOGI
Batas pertanggung jawaban
 Nilai kontrak
 Nilai tanggungan
 Penalti
 Insentif
 Asuransi
 Performance bonds
 Persetujuan ttg
subkontraktor
 Penanganan perubahan
 Mekanisme penyelesaian
21
MANAJEMEN PROYEK
masalah.
P/L – IF015 - 3 SKS

SEKIAN
FAKULTAS
TEKNOLOGI
22
MANAJEMEN PROYEK
P/L – IF015 - 3 SKS