Transcript etiket berkirim email






Jika memungkinkan, sebelum bertamu, buatlah janji
temu (appointment) terlebih dahulu.
Berpakaian pantas, bersih dan sopan pada saat
bertamu sebagai bentuk penghormatan kepada pihak
yang ditemui.
Hadir tepat waktu sesuai janji temu.
Tidak perlu memberikan kritik langsung atau tidak
langsung atas perlakuan penerima tamu yang tidak
menyenangkan.
Saat menghadiri suatu acara seremonial, berikan
ucapan sesuai dengan jenis dan suasana acara
tersebut.



Jika telah melakukan janji temu, tetapi tidak bisa
memenuhi kesepakatan bersama, konfirmasikan.
Ungkapkan penyesalan dan permintaan maaf serta
alasan penundaan atau pembatalan.
Jika bertamu tanpa janji temu, hindari bertamu pada
jam istirahat.
Parkir kendaraan pada tempat yang telah disediakan,
dan jangan sampai mengganggu keluar masuknya
kendaraan lain.






Pada saat bertamu, hendaknya melapor pada petugas
sesuai aturan yang ada.
Katakan dengan jelas identitas diri dan maksud
kedatangan kita pada petugas
Amati beberapa peraturan yang tertulis (misalnya:
“kantor bebas rokok”), dan patuhi.
Jika harus antre dalam bertamu, antrelah terlebih
dahulu.
Meski kita merasa kecewa atas sambuutan atau
pembicaraan selam bertamu, tetap jaga emosi. Hindari
sikap dan perilaku kasar seperti, membanting dokumen,
menggebrak meja, membanting pintu.
Bertamulah sesingkat mungkin, sebataas keperluan
kita.




Berbicara dengan sopan dan ramah, sekalipun
bertujuan complaint, hindari ungkapan bernada
sombong.
Tidak perlu tergesa-gesa untuk duduk sebelum
ditunjukkan/dipersilahkan duduk, arah duduk kita
hadapkan pada orang yang menerima, kaki tidak perlu
disilangkan
Jika pada saat bertamu kita dijamu dengan minuman
atau hidangan tertentu, tidak perlu tergesa-gesa untuk
menikmatinya, tunggu sampai dipersilahkan dan nikmati
dalam jumlh yang wajar.
Jaga kebersihan ruang/tempat kita bertemu.
MENERIMA TAMU DI KANTOR



Sambutlah tamu dengan sopan, ramah, tulus, dan
sepenuh hati.
Jika kita berada di ruang tertutup, usahakan sesegera
mungkin membukakan pintu sebagai tanda dan bentuk
penghargaan dan kesiapan kita menerima tamu.
Pada saat menerima tamu, kita bisa tetap duduk, tetapi
lebih sopan bila beranjak dari tempat duduk kita dan
berdiri sebagai tanda penghormatan kepada tamu.
Berikan ucapan salam dan ucapan selamat datang
serta jabat tangan tamu dengan mantap, kemudian
persilahkan duduk. Jika tamu kita terima di kursi
panjang, tempatkan posisi duduk tamu di sebelah
kanan kita sebagai tanda penghormatan.
 Setelah tamu duduk, tanyakan identitas dirinya, maksud
dan tujuan kunjungannya.
 Ketika tamu hendak meninggalkan ruangan, sekali lagi
ucapkan terima kasih atas kunjungannya, Jika
memungkinkan, bukakan pintu dan antarkan keluar,
paling tidak sampai di depan pintu ruang kita.



Jika tamu tersebut salah alamat, bantulah dengan
menunjukkan ruangan/bagian yang dimaksud.
Saat kita menanyakan apakah tamu tersebut sudah
melakukan janji temu atau belum, hendaknya berhatihati. Cermati agenda, jika kita tahu bahwa identitas
tamu tersebut sama dengan yang tertulis di agenda
atau catatan appointment, kita tidak perlu bertanya lagi.
Berikan respons yang menunjukkan kita sudah
menunggu dan siap menerimanya.



Hindari ungkapan kata-kata kasar dan bernada
sombong saat berbicara dengan tamu. Dengarkan
pembicaraan tamu dengan sungguh-sungguh dan
penuh simpatik, baik dengan ungkapan verbal maupun
ungkapan non verbal (anggukan atau tatapan mata).
Jangan menyela atau memotong pembicaraan tamu.
Bila memungkinkan, sajikan hidangan (minum atau
makanan ringan) dan persilahkan tamu untuk
menikmatinya.
Jika urusan tamu sudah selesai dan kita ingin
melanjutkan tugas yang lain, tapi tamu tidak segera
pulang, berikan isyarat verbal dengan ungkapan yang
sopan.


Jika kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, ketika
ada tamu yang hendak bertemu dengan pimpinan,
hubungi pimpinan untuk mengecek kesiapan pimpinan
menerima tamu tersebut.
Jika tamu harus menunggu pimpinan sementara kita
harus menyelesaikan tugas-tugas kita, ungkapkan
terus terang dengan sopan bahwa kita tidak bisa
menemaninya.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Segera angkat gagang telepon sebelum telepon berdering
unutk yang ke 3 kalinya.
Jangan mengganggap bahwa panggilan telepon
merupakan gangguan pekerjaan anda.
Berhati-hati agar nada kesal tidak terdengar pada lawan
bicara anda.
Jawablah telepon dengan menyebutkan indentitas anda,
sesuai kebijakan pimpinan.
Segera tanyakan dengan siapa saya berbicara dan
tanyakan apa keperluannya.
Pada waktu anda menerima telepon, kata-kata yang
diucapkan harus jelas, berilah penekanan pada kata-kata
secara beruntun.
7.
Batas pembicaraan di telepon secara pribadi karena
urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangakan bagi
siapapun yang mendengarkan.
8. apabila pimpinan anda tidak berada di akntor janganlah
memberi tahukan di mana pimpinan anda berada.
9. Apabila anda menerima telepon unutk pimpinan tanyakan
dulu pada pimpinan apakah beliau bersedia menerima
telepon atau tidak.
10. Apabila pimpinan anda sedang berada di kantor tetapi
sedang melakukan pembicaraan di telepon dengan orang
lain, sedangkan ada telepon lain untuk pimpinan,
tanyakan kepada penelepon untuk menunggu (apabila
penelepon lebih memilih menunggu, jangan biarkan
penelepon menunggu lebih dari 2 menit ) atau tanyakan
apabila penelepon bersedia menelepon kembali.

Hindari spam & bombing. Orang yang menerima
spam ini akan jengkel, karena bisanya isinya
menawarkan informasi, produk atau jasa yang
sebenarnya tidak kita butuhkan. Email bomb
adalah pengiriman email dengan subject sama
secara bertubi-tubi dengan maksud mailbox
penerima cepat penuh. Termasuk spamming
adalah mengirim email terlalu sering, kecuali
diminta. Kenapa? Karena orang yang dikirimi
email akan merasa jenuh.
Supaya tidak
membosankan, kirimlah email lagi kalau anda
sudah mendapat balasan. Tapi jangan juga terlalu
lama tidak mengirim email.

Ganti judul email bila perlu. Biasanya ini musti
dilakukan dalam sebuah forum atau mailing list. Saking
asyiknya balas-balasan, topiknya jadi bergeser. Kalau
subject pembicaraan sudah bergeser, gantilah
subjeknya. Tentu ini ada alasanya, selain tidak
membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan filefile topik diskusi yang sudah lewat jadi mudah.

Body reply jangan dikirim semua. Lama-lama
email yang kita reply akan tertambah sizenya. Hal
ini terjadi karena tiap kali kita membalas email,
seluruh email yang akan kita balas kita kirimkan
lagi. Untuk menghindarinya, hapuslah sebagian
body email yang akan kita reply. Sisakan kalimatkalimat yang perlu kita jawab saja.

Jangan memforward email tanpa diedit. Seringkali kita
punya berita bagus yang perlu kita teruskan/forward ke
orang lain. Kalau setting si penerima masih manual,
pesan yang diforward itu setiap line akan dihiasi oleh
tag seperti ini: '>'. Biar email kelihatan rapi kalau anda
orang pertama yg memforward, baru satu tag saja
setiap barisnya. Tapi kalau anda yang ke 2, 3, 4 dst,
maka tagnya terus bertambah. Email jadi tidak
menyenangkan. Dalam memforward ini, rule #1 juga
harus digunakan yaitu, jangan terlalu sering.

Jaga account orang lain. Kalau anda mereply atau
berkirim email, jangan sertakan email-email yang tidak
anda kenal atau anda kenal dalam heading "To" nya.
Akibatnya account email-email orang yang muncul di
email orang lain, bisa tersebar luas, dibajak, dan
dispam. Kalau terpaksa mengirim email ke puluhan
atau ratusan orang, gunakan header BCC (blind
carbon copy), supaya alamat-alamat email yg banyak
itu tidak muncul di halaman muka penerima email
anda.

Hindari Full Caps Lock / huruf besar semua.
Supaya menarik perhatian pembaca, kadang kita
menggunakan huruf besar alias capital word, yang
di keyboard disebut caps lock. Menggunakan
huruf besar secara full, akan mendapat image,
bahwa anda sedang marah dan tidak tahu etika.
Tampilan email pun jadi tidak menarik kalau
penulisannya menggunakan huruf besar semua.
Gunakan caps bila mana PERLU saja. Kalau tidak
PERLU tidak perlu DIGUNAKAN.

Hindari kalimat singkat dalam me-reply. Misalkan teman
anda panjang lebar menulis email, bercerita tentang
keindahan
alam
Mesopotamia.
Lalu
anda
membalasnya dengan kalimat singkat, "oh ya?" atau
"enak ya", "benarkah" dan semacamnya. Kalau belum
punya konsep, mendingan tidak usah mereply
emailnya. Sebab kalimat ungkapan begitu cuma bikin
gregetan dan hanya pantas diketik di chating saja.


Cek ulang sebelum di "send". Setelah email rapi ditulis,
luangkan waktu untuk mengecek ulang ejaan, susunan
kalimat dan kalau perlu tata bahasanya. Sebab sekali
tombol "send" kita klik, tidak bisa dicancel atau
dibatalkan. Semuanya langsung terkirim ke recipient
dalam hitungan detik.
Bersabarlah menerima balasan. Kalau sudah dikirim,
sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua
orang punya akses yang mudah untuk berinternet ria.
Tidak semua orang punya waktu luang membaca
email-email anda.


Benahi susunan email 'forwards' anda. Bila anda ingin
memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak
lain, maka luangkan sedikit waktu anda untuk
menghapus tanda yang biasanya muncul. Seperti
tanda '>' dsb.
Gantilah 'subject' atau judul email bila topik
pembicaraan anda berubah. Seringkali setelah saling
bertukar email beberapa kali, topik pembicaraan
berubah dari aslinya, namun 'subject' atau judul email
belum juga diganti.
Akan jauh lebih mudah untuk melacak email yang
masuk bila 'subject' disesuaikan dan dapat
mencerminkan isi email yang sedang anda tulis.