Transcript Szervezeti és egyéni célok összekapcsolásának módszertana

Szervezetfejlesztési Program
ÁROP-1.2.18-2012-2012-0001
Budapest, Károlyi – Csekonics Rezidencia
2013. június 18-19.
Munkacsoport: 2.A. Teljesítménymenedzsment
Előadó: Márton Ágnes
Költségvetési Főosztály
2.A. Teljesítménymenedzsment munkacsoport:
SZERVEZETI ÉS EGYÉNI CÉLOK ÖSSZEKAPCSOLÁSÁNAK
MÓDSZERTANA
A módszertan tartalma:
1. Kiinduló anyagok: jogszabályi környezet – értéküzenet
2.
A módszertan kidolgozása:
- szervezeti egység szintű célok lebontása egyéni célokká, munkaköri
követelményekké
- célkijelölés, célkijelölő megbeszélés
- egyéni teljesítményértékelés megtervezése
3. Beszámolás-mérés:
4. Visszacsatolás:
5. Az egyéni teljesítményértékelési rendszer kialakításával kapcsolatos
problémák
1. A beavatkozási terület jogszabályi környezetének rövid bemutatása:
- Szervezeti célok jogszabályi környezete
- Egyéni célok jogszabályi környezete
2011. évi CXCIX. Törvény (Kttv. 130. §)
10/2013. (I.21.) Korm. Rendelet
Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Program (MP 12.0)
2.1. A teljesítményértékelés folyamata:
egyéni
teljesítménykövetelmények
meghatározása
(január)
A teljesítmény edzése, a
folyamatok vezetői
nyomon követése.
félévi
részértékelés;
egyéni
teljesítménykövetelmények
meghatározása
(július)
A teljesítmény edzése, a
folyamatok vezetői
nyomon követése.
egyéni kiemelt
teljesítménykövetelmények
meghatározása a munkaköri
leírás alapján;
A teljesítmény edzése, a
folyamatok vezetői
nyomon követése.
2.2. A teljesítményértékelés tervezése
2.2.1. Szervezeti célok lebontása az egyének szintjére
Szervezeti
szintű
stratégiai célok
Szervezeti
egység szintű
célok
Egyéni célok
Egyéni célok
Szervezeti
egység szintű
célok
Szervezeti
egység szintű
célok
Egyéni célok
Egyéni célok
Egyéni célok
2.2.2. A munkakörökre vonatkozó teljesítményparaméterek,
indikátorok meghatározása az adott munkakörre vonatkoztatható
mutatószám csoportokból
Munkakör-elemzés a MP 12.0-ben meghatározottak alapján: HAY módszer alapján
1. tudás
2. problémamegoldás
3. felelősség (beszámoltathatóság)
1. TUDÁS: az elfogadható munkaköri teljesítményhez szükséges ismeretek és
gyakorlottság teljes összessége.
Dimenziói:
- a szaktudás szélessége és mélysége
- vezetési képességek szélessége
- emberi viszonyok kezelésének képessége
2. PROBLÉMAMEGOLDÁS: a fő tényező annak mértékét vagy fokát jelzi, hogy
az adott munkakör mennyire igényli a problémák meghatározását, elemzését,
megoldását
Dimenziói:
- gondolati szabadság
- a feladat általi kihívás
3. FELELŐSSÉG (beszámoltathatóság): annak a befolyásnak vagy hatásnak a
mértéke, amelyet az adott munkakör a szervezeti tevékenységre kifejt.
Dimenziói:
- a cselekvés szabadsága, függetlensége
- hatás / befolyás
- nagyságrend
Kulcs (alap vagy általános) képességek:
- logikus gondolkodás
- absztrakt gondolkodás
- kombinációs készség
- elemző készség
- ítélőképesség
- tanulási képesség
2.2.3. A munkakörökre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok
meghatározása az adott munkakörre vonatkoztatható mutatószám
csoportokból
Az egyes munkakörökre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok meghatározása
Szervezeti teljesítmény-jellemző
Teljesítményindikátor típus
Mit határoz meg az
indikátortípus?
Megjegyzés
Mutató példa
Felhasznált pénzügyi,
Input jellegű mutatók
(beérkező feladatmennyiség)
Input teljesítmény
Input jellegű mutatók
(erőforrás jellegű mutatók)
Input jellegű mutatók
(szervezeti együttműködés
mutatói mutatók)
humán és fizikai
Mi és milyen
mennyiségben áll
A vizsgált tevékenység
rendelkezésre a
elvégzéséhez felhasznált
működéshez, illetve az
inputok, erőforrások
egyes tevékenységek
mennyiségét mérik.
elvégzéséhez
Jellemzően a célhierarchia
(erőforrások), valamint
alján lévő célok mérésére,
milyen ügyek, feladatok
a származtatott mutatók
és milyen mennyiségben
alapadataiként való
érkeznek az adott
használatra ajánlott.
intézményhez?
erőforrások mennyisége
és minősége
Bevont külső
erőforrások mennyisége
és minősége
Szervezet szolgáltatása
iránti kereslet mennyisége
és minősége
Az egyes munkakörökre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok meghatározása
Szervezeti teljesítmény-jellemző
Teljesítményindikátor típus
Mit határoz meg az
indikátortípus?
Megjegyzés
A hangsúly az előállított
Mit és milyen
Output teljesítmény
Output jellegű mutatók
mennyiségben állít elő a
szervezet a tevékenysége
során?
termék/szolgáltatás
Mutató példa
Szervezet által előállított
(nyújtott) szolgáltatások
mennyisége és minősége
mennyiségén van (például
határidőre elkészült
Szervezeti (belső)
dokumentumok száma, az
elkészült jogszabály
felhasználásra előállított
szakmai fogadtatása)
szolgáltatások mennyisége
és minősége
Milyen az adott
intézmény költségvetési

gazdálkodása,
Költségvetési teljesítmény
Költségvetés-
rendelkezésre álló
gazdálkodási mutatók
forrásai, felmerült
kiadásai, kötelezettségei,
vagyoni mutatói, illetve
azok arányai?
Igénybe vett belső és
külső erőforrások
-
felhasználásához
kapcsolódó költségek
nagysága
Az egyes munkakörökre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok meghatározása
Szervezeti teljesítmény-jellemző
Teljesítményindikátor típus
Mit határoz meg az
indikátortípus?
A működés során milyen
Kapacitás kihasználtságot
jellemző mutatók
mértékben használták fel
ténylegesen a
rendelkezésre álló
erőforrásokat?
Hatékonyság
Megjegyzés
Mutató példa

Szolgáltatás
Az adott intézmény
előállítására
rendelkezésére álló
(nyújtására)
erőforrások kihasználtságát
felhasznált
értékelő mérőszámok.
erőforrások
terheltsége
Az adott intézmény által
Milyen viszonyban állnak a elért közvetlen és közvetett
Hatékonyságot jellemző
közvetlen és a közvetett
eredmények, kimenetek és a
mutatók
eredmények a felhasznált
hozzá kapcsolódó
erőforrásokkal?
„befektetések" viszonyát
értékelő mérőszámok.

Egységnyi
szolgáltatás
előállítására
(nyújtására)
felhasznált
erőforrások
mennyisége
Az egyes munkakörökre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok meghatározása
Szervezeti teljesítmény-jellemző
Teljesítményindikátor típus
Mit határoz meg az
indikátortípus?
Megjegyzés
Az intézmény működése
Eredményesség
Eredményességet
jellemző mutatók
Milyen a működés
során létrejövő közvetlen
közvetett (hatás) és
és közvetett kimeneteknek,
közvetlen (output)
eredményeknek és a velük
eredményeinek viszonya
szemben támasztott
az intézménnyel
elvárásoknak való
szembeni elvárásokkal és
megfelelőség – minőség,
célokkal?
szakszerűség, időszerűség
– értékelésére szolgál.
Mutató példa

A szolgáltatás-nyújtás
közvetett és közvetlen
eredményeinek
viszonya az
intézménnyel
szembeni
elvárásokkal és
célokkal
2.2.4. Az adott munkakörök ellátásához szükséges kompetencia
követelmények meghatározása:
10/2013. (I.21.) TÉR Kormány rendelet 4. számú melléklet
Vezetői kompetenciák:
Mindkét osztályra vonatkozó kompetenciák:
Munkatárs kompetenciák
egyéb ismeretek alkalmazásának képessége
csoportok irányítása
etikus magatartás/megbízhatóság
felelősségtudat
döntésképesség
munkatársak fejlesztése
határozottság, magabiztosság
szervező készség
integritás
stratégiai (analitikus, koncepcionális)
gondolkodás
teljesítményértékelés készsége
kapcsolattartás
konfliktuskezelés
mások megértése (empátia)
mások motiválása
változások irányítása
önállóság
rendszergondolkodás
vezetési technikák (tervezőkészség,
szervezőkészség, vezetés, irányítás,
döntésképesség, követelménytámasztás,
rugalmasság
delegálás, ellenőrzés)
szabálytudat és fegyelmezettség
szakmai ismeretek alkalmazásának szintje
szervezet iránti lojalitás
ügyfél-orientáltság (partnerközpontúság)
változásokra nyitottság, kezdeményező készség
tervező készség
2.2.5. Az egyéni fejlesztési célok meghatározása
-Munkavégzéshez kötődő fejlesztési cél (értékelő vezető által irányított,
támogatott, munkavégzéshez kapcsolódó tudatos egyéni fejlesztés)
-Munkavégzésen kívüli fejlesztési cél ( intézményes keretek között zajló
iskolarendszerű, vagy iskolarendszeren kívüli képzések)
Magyary Programban megtalálható közszolgálati tisztviselők továbbképzésének
terve
2.2.6. Többletfeladatok ellátásának meghatározása
Jelenlegi helyzet – javaslat a továbbiakban
2.2.7. CÉLKIJELŐLÉS:
2.2.8. Az adott munkakörre lebontott követelmények összehangolása a
munkakörökkel:
A tevékenységelemzés meghatározó szempontjai:
- milyen feladatokat,
- milyen szervezeti célokkal,
- milyen időstruktúrában,
- milyen erőforrásokkal,
- milyen szervezeti-működési feltételek között
- és milyen emberi kapcsolatrendszerben kell elvégezni.
Munkakörelemzés
Munkakör megnevezése:
Humánpolitikai vezető
Szervezeti egység megnevezése:
Humánpolitikai szervezeti egység
A munkakörben végzett feladatok felsorolása:
Vezetői feladatok:szervezeti egység képviselete, az egység
tevékenységével kapcsolatos célmeghatározó, tervezési,
szervezési, irányítási, ellenőrzési és értékelési feladatok elvégzése,
erőforrásokkal való gazdálkodás, egység működési hiányosságainak
feltárása, a munkamódszer javítása, egységre vonatkozó
feladatainak végrehajtása, beosztottak munkájának értékelése
Szakmai feladatok: személyügyi feladatok döntés előkészítése,
végrehajtása, munkaköri leírások készítésének koordinálása,
kapcsolattartás oktatási intézményekkel, szociális ellátással
kapcsolatos ügyek intézése, a szervezet humánpolitikájának
kialakításához javaslatok kidolgozása, oktatási, továbbképzési
rendszer kialakítása, oktatási tervek készítése
A munkakör betöltéséhez szükséges
szakismeret (közgazdasági,jogi,HR), magas szintű angol nyelvtudás, felhasználói szintű
ismeretek:
A munkakör kapcsolati rendszere:
számítástechnikai ismeretek, Min. 6 éves szakmai és min. 3 éves vezetői tapasztalat
Kapcsolattartás szervezeten belül és kívül: felettesekkel és más szervezeti egységek
vezetőivel pl.gazdasági terület vezetői (képzések, tréningek koordinálása, szervezése kapcsán
felmerülő költségek fedezete), beosztott munkatársakkal
A munkakörhöz kapcsolódó
hatáskörök:
A munkakörhöz kapcsolódó
jogkörök:
Dönt/Döntést előkészít/Javaslattételi jog
A munkakörhöz kapcsolódó
felelősség:
Szakterületére vonatkozó törvények, más jogszabályok, belső szabályzatok
Információkérési, Javaslattételi, Véleményezési, Kezdeményezési, Előterjesztési,
Mérlegelési, Együttdöntési, Döntési, Képviseleti, Aláírási, Utasítási, Ellenőrzési
munkavállalókkal történő megismertetése, ezek betartatása, végrehajtása; feladatok
szakszerű elvégzése; munkafegyelem betartatása; a szervezet érdekeinek
érvényesítése; irányítása alá tartozó beosztottak szakmai fejlődése
A munkakör
teljesítménykövetelményei, célok:
A fő követelmények érvényesülésével: jogszerűség, gazdaságosság, hatékonyság,
eredményesség, méltányosság. Emellett jó beszélő és kommunikációs készség, jó
kapcsolatteremtő képesség, pontosság, precizitás, szervezőkészség,
együttműködés másokkal, irányítás, tényeken alapuló döntések (pl. vezetői éves
feladatok és szakmai feladatok; munkaköri leírások felülvizsgálata, éves oktatási
és képzési terv elkészítése, mutatókkal, db, x fő beiskolázása, munkaidő
kihasználtság %.)
A munkakör ellátásához szükséges
2012.évi I. Törvény a Munka Törvénykönyvéről; a közszolgálati tisztviselők
szabályok ismerete:
jogállásáról szóló 2011. évi CXCIX.törvény, 17/2010. (VIII.31.) KIM utasítás a KIM
Szervezeti és Működési Szabályzatáról 273/2012 (IX.28.) Korm. rendelet
2.2.9.. Egyéni célok összekapcsolásának módszertana a szervezeti egység,
illetve szervezeti célokkal
Egyéni célok:
Egyéni célok, melyek a munkahelyen keresztül valósulnak meg: jövedelem,
biztonság, státusz, hatalom, presztízs, társadalom szolgálata, szakértői
kiemelkedés és hasznosság. (Williamson)
Szervezeti célok: hatékonyság feltétele:
- a szervezeti célok hierarchikusan strukturáltak
- a célok kölcsönösen erősítik egymást
- kompatibilitás (egyéni cél összeegyeztethető legyen a szervezet
hatékony működésével)
- fölérendelt célok létezése
2.2.10. Az egyéni és szervezeti célok kapcsolata:
Munkavállaló: - legkevésbé kötődik a szervezeti célokhoz
Szervezeti célok: - társadalmi felelőssége van, erkölcsi alapokon álló kiegészítő
célokkal.
Minden érintett érdekeit figyelembe kell venni, nagy hangsúly a külső
érintetteken.
Egyedi célmegállapodás:
Stratégiai célok
és intézkedések
Egyedi fejlődés
célok és
intézkedések
Operatív és
egyéb személyes
célok
Az egyes szintek teljesítménymutatóinak következetes alábontása:
Nr.
CÉLMEGÁLLAPODÁS
Stratégiai célok
Cél
Határidő Érték
Mérés
Nr.
Egyéni fejlődési célok
Cél
Határidő Érték
Mérés
Nr.
Egyéni Operatív célok
Cél
Határidő Érték
Mérés
2.2.11. Célkijelölés, célkijelölő megbeszélés a munkakör betöltője és a
vezető között
A teljesítményértékelési rendszer működésének alapja, azon mérőszámok és
magatartási sztenderdek kialakítása, melyek megfelelnek:
- szervezet által elérni kívánt céloknak
- a szervezetben dolgozókat megfelelő módon ösztönzi a szervezeti
célok elérésére
A teljesítményértékelés ezen részfolyamatában valósul meg a szervezeti egység
szintű célok összekapcsolása az egyéni célokkal.
2.2.12. Az értékelő vezető feladatai az egyéni célkijelölő megbeszélések
előtt
Értékelő vezető: - teljes rálátással rendelkezik a szervezeti egység előtt álló
feladatokról
- felelősséget vállal azok végrehajtásáért
Szervezeti egység teljesítményének megfelelő módon való megtervezése:
1. Az elérendő cél szempontjából melyek azok a részcélok, amelyeket az egyes munkatársak,
beosztottak meg tudnak valósítani, vagyis mi várható el tőlük?
2. Milyen magatartási formákat várok el a munkatársaimtól, tehát milyen magatartási követelményeket
kell megfogalmaznom?
3. Vannak-e a célrendszernek olyan elemei, amelyek a szervezeti egység jelenlegi
munkamegosztásával, jelenlegi munkatársaival, illetve a szervezeti egység rendelkezésére álló
erőforrásokkal nem valósíthatóak meg. Ha igen, akkor fontolóra kell vennie a szervezeti egység tagjai
munkaköri leírásainak módosítását, új kolléga felvételét, illetve az erőforrások bevonásának lehetőségét.
4. A felsorolt kérdésekre adott válaszok alapján határozhatja meg a vezető, hogy melyik munkatársától
milyen hozzájárulást vár a szervezeti egység teljesítménycéljainak eléréséhez.
2.2.13. Az értékelő vezető felkészülése a célkijelölő megbeszélésre
2.2.14. A célkijelölő megbeszélés
Az értékelő vezető:
-Határozza meg a célkijelölő megbeszélés időpontját és helyszínét
-Tudatosan és megfelelő módon ismertesse a szervezeti egység céljait, „nyerje
meg” az értékeltet azok megvalósításához
-Egyértelműen fogalmazza meg elvárásait, győződjön meg arról, hogy a
munkatárs megértette és elfogadta azokat
-Jó lehetőség arra, hogy tájékoztatást adjon az értékeltnek (előléptetés, képzés)
-Javaslat tétel a teljesítmény pontos megtervezésére
-Teljesítmény eltérésének egyéb feltételeire is ki kell térnie
-Ismerteti a magatartásbeli elvárásokat
-Értékelt javaslatainak figyelembevételével javaslat az elérendő
teljesítménycélokra
2.2.15. Az értékelt felkészülése a célkijelölő megbeszélésre
Lehetőség biztosítása, hogy az értékelt maga is aktív és érdekelt részvevője
legyen a célkijelölő megbeszélésnek
Az aktív részvétel feltétele:
- tájékozottság a szervezeti célokkal kapcsolatosan
- ismeretekkel kell rendelkezni: - a céllebontás módjáról
- egyéni teljesítménykövetelményekről
- a közszolgálati egyéni teljesítményértékelés jogszabályban meghatározott
előírásairól
2.2.16. Célkijelölő megbeszélés az értékelést követően
TÉR rendelet alapján június hónapban értékelő és célkijelölő
megbeszélés
2.2.17. A teljesítménykövetelmények megvalósulásának nyomon követése
A teljesítménykövetelmények megvalósulásának nyomon követése a
teljesítménymenedzsment legfontosabb bázisa.
Mindkét félnek törekednie kell a teljesítményproblémák okainak feltárására és
megoldására.
2.2.18. A magatartás alapú visszajelzés
Magatartás alapú visszajelzés – eszköz a teljesítményelvárásoknak megfelelő
vagy nem megfelelő magatartásra.
Feladata: a folyamatos visszajelzések hozzájárulnak ahhoz, hogy az értékelési
ciklus végére javuljon a beosztott munkatárs teljesítménye.
Közös a felelőssége az értékelő vezetőnek és az értékelt munkatársnak
2.3. Az egyéni teljesítményértékelés megtervezése
2.3.1. Az egyéni teljesítmény értékelése, az egyéni
teljesítményértékeléshez rendelkezésre álló információk feldolgozásának
módja:
Munkaköri egyéni teljesítménykövetelmények meghatározása: legfeljebb négy,
amely mérhető legyen és elvárt eredményt, elvárt határidőt, elvárt mérőszámot,
indikátort lehessen hozzá kapcsolni. → objektivitás → értékelési folyamat
lebonyolítását megkönnyíti
Értékelő vezetőnek a lehető legtöbb információval kell rendelkeznie az értékelt
teljesítményéről.
2.3.2. Az értékelési csapdák és hibák bemutatása
Értékelési hibák például:
-A vezető másokat saját jellemzőihez viszonyít
-Csak a közelmúltban történt eseményekre, eredményekre vagy kudarcokra
összpontosít
-Az adott szakterületen korábban jó teljesítményt nyújtó vezető önmagához
viszonyít
-Hozzá hasonló beosztott értékelése pozitív irányba téríti el
-Az értékelő nem vállalja fel a differenciálás felelősségét
-Egymást követő értékelteket egymáshoz viszonyít
A személyes kommunikációs szerepe
2.3.3. Az értékelés ütemezése
2.3.4. Az értékelő személyének meghatározása
2.4.5. Az értékelés dokumentálásának meghatározása
2.4.6. Az értékelés módszerének meghatározása
2.4.7. Kötelező értékelési elemek
2.4.8. Ajánlott értékelési elemek
3. Beszámolás – mérés
3.1. Az eredmény visszacsatolása a szervezeti egység teljesítményére a
szervezeti teljesítmény beszámoló alapján
3.2. A szervezeti egységre, szakterületre vonatkozó mutatószámok, valamint
a munkakörökre meghatározott mutatók összehasonlítása
3.2.1. Az egyéni teljesítményértékelő megbeszélés
3.2.2. A teljesítményértékelő megbeszélés típusai:
- „közlő és meggyőző”
- „közlő és megfigyelő”
- „problémamegoldó”
3.2.3. Az értékelő beszélgetés lefolytatása
3.2.4. Lépései:
- célkitűzés
- az érdekelt véleményének meghallgatása
- az értékelő véleményének közlése
- eltérő vélemények elemzése
Fontos: - a vezető szánjon megfelelő időt a megbeszélésre
- érdemi beszélgetés minimum 30 perc
- az értékelt előre összeállított szempontrendszert készít eredményeiről
- értékelő és értékelt partnerként vegyenek részt
- mindkét részről a megjegyzések objektívek, számokkal, történésekkel
alátámasztottak legyenek
4. Visszacsatolás
4.1. A szervezeti egység teljesítményének elemző összefoglalása
4.1.1. Javaslat a szükséges beavatkozásra
4.1.2. Képzési fejlesztési terv kidolgozása
5. Az egyéni teljesítményértékelési rendszer kialakításával kapcsolatos
problémák
5.1. Melyek az egyéni teljesítményértékelési rendszer alakalmazásának
közvetlen céljai?
5.1.1. Disszfunkcionális összefüggések
5.1.2. Látens funkciók
5.1.3. Megoldási lehetőségek, hogy az egyéni teljesítményértékelési
rendszer valóban egyéni teljesítménynövelés révén járuljon hozzá a
szervezeti teljesítmény növeléséhez.
Egyéni demotivációs
hatások:
méltánytalanság
érzése, elidegenedés
stb.
Egyéni munkateljesítmény nő
Teljesítményalapú
ösztönzők
(illetményeltérítés)
A
megbes
zélés
pozitív
psziché
s
hatása
FUNKCIONÁLIS
ÖSSZEFÜG
GÉSEK
Egyéni
teljesítmény
értékelése
LÁTENS
FUNKCIÓK
Egyéni teljesítményértékelésre alapozott bérezés
ürügyén más (legitim és/vagy illegitim)
szempontok érvényesítése. Pl. a merev
bérrendszer áttörése, személyes szimpátiák
érvényesítése, szociális szempontok
érvényesítése, szívességek viszonzása.
Szervezeti
teljesítmény
javul
A feltárt
problémá
k
megoldás
a
DISSZFUNKCIÓK
Egyéni és
szervezeti szintű
teljesítménycsök
kenés
Az egyéni teljesítményértékelési rendszer
változatlan fenntartása függetlenül annak a
teljesítményre gyakorolt hatásától.
Pályázattechnikai
kérdések
 Pályázat megjelenésének időpontja: várhatóan június 21-ig
 A MAG Zrt. és az NFÜ közös pályázattechnikai eligazítást tart
a megjelenést követően, ennek időpontjáról hirdetést tesznek
közzé.
 A pályázattal kapcsolatban felmerülő kérdések esetén:
 elszámoltathatósági, pénzügyi kérdésekben a MAG Zrt.
munkatársai,
 a szakmai kérdésekben a KIM projektvezetése áll
rendelkezésre.
 A módszertanok bevezetését egy 15 főből álló szakmai
tanácsadói csapat segíti 2013. szeptemberétől. A
Közigazgatási és Igazságügyi Hivatalban dolgozó
tanácsadókat a nyertes pályázók ingyenesen vehetik igénybe.
(erről bővebb tájékoztató szeptember elején lesz)
Köszönöm a figyelmet!
Márton Ágnes
[email protected]
Telefon: 06-1-795-6525