Transcript OpenErp_Présentation1

Progiciel de Gestion intégré
Cas d’une société
24/05/2013
Arona NDIAYE
Sidy Mbakhane DIOP
Abdoul Aziz NDIAYE
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INTRODUCTION GENERALE
Présentation de la société ERP Entreprise
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•Société belge crée en 2005 par Fabien Pinckaers
•4 sites
Belgique: Grand-Rosière : HQ – R&D
Belgique: Bruxelles : Sales & Marketing
USA – Bureau commercial: San Jose: Californie
Inde: Gandhinagar : R&D Center
•Croissance organique
•Effectif total: 185 employés
•Centres de formations: 15 centres sur 3 continents
•Un réseau mondial de partenaires: 350 partenaires actifs dans 67 pays
•www.openerp.com/partner-worldmap
•Licence Open Source (GPL)
•La liberté de:
Utiliser le programme
Etudier le code source
Distribuer le logiciel
Redistribuer
•L’effet boule de neige!
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HISTORIQUE
• L’ERP vient de l’anglais « Enterprise Ressource Planning ». Bien que la
terminologie anglo-saxonne prime, on utilise parfois dans le monde
francophone la dénomination PGI pour Progiciel de Gestion Intégré. La
vocation de ce type de solution est d’homogénéiser le système
d’information d’une entreprise avec un outil unique qui est capable de
couvrir un large périmètre de gestion… OpenERP permet à l’ensemble des
données d’être centralisées mais également aux processus métiers d’être
harmonisés et maîtrisés par tous les collaborateurs.
• OpenERP est donc un PGI complet. Avec plus de 1500 modules, la
couverture fonctionnelle d’OpenERP est très large. De la gestion de
relation client à la gestion de production en passant par la gestion des
ressources humaines, comptable, financière, des stocks et même des
projets, OpenERP par la richesse fonctionnelle qu’il procure est un
excellent outil professionnel mais aussi pédagogique
• OpenERP est modulaire, évolutif et complet, il peut couvrir tout type
d’activité et de processus métier! La prise en main et l'utilisation d’un
logiciel de gestion classique peut être s’avérer être une tâche ardue. Avec
OpenERP, grâce à sa facilité d'utilisation, son ergonomique et son
caractère intuitif, le prise en main est facile et l'apprentissage rapide.
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OpenErp est un progiciel qui intègre les principales composantes fonctionnelles de
l'entreprise comme la gestion de production, la gestion commerciale, la logistique, les
ressources humaines, la comptabilité, le contrôle de gestion, la paie, la gestion de la
relation clients CRM, la gestion marketing, etc.
À l'aide de ce système unifié, les utilisateurs de différents métiers travaillent dans un
environnement applicatif identique qui repose sur une base de données unique. Ce
modèle permet d'assurer l'intégrité des données, la non-redondance de l'information,
ainsi que la réduction des temps de traitement.
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Etude de cas
• Dans notre cas nous allons realiser la gestion
d’une enterprise de fabrication . Elle va nous
permettre, entre autres, de gérer les ventes, le
CRM, les projets, les entrepôts, les ressources de
fabrication, la comptabilité et les ressources
humaines.
• Elle permet d'adresser tous les besoins business
de votre société . Nous allons personnaliser
l'interface utilisateur, les champs de recherche,
les rapports et de gérer vos processus business
en un clic
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• Le logiciel va être déployé sur chaque poste ou
via le web. Il suffit simplement de disposer
d'un navigateur web.
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Les modules installes
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Vente
• Il va nous permettre de réaliser l'administration quotidienne de vos
ventes grâce à de nombreux outils ou modules performants. Ainsi,
depuis la gestion des commandes et des devis jusqu'au paiement
et la livraison en passant par la gestion du catalogue et des prix, il
couvre tous les besoins fonctionnels liés à l'administration des
ventes.
• De plus, un module spécifiquement dédiée aux points de ventes
avec gestion de caisse, billettage et approvisionnement nous
permet de gérer plusieurs magasins ou succursales sans difficultés.
• L'intégration du module vente à la livraison et à la comptabilité,
offre bien plus de visibilité et minimise les risques. Conjugué à des
tableaux de bord permettant d'analyser les ventes, vous disposerez
de tous les ingrédients pour effectuer une gestion optimale de vos
ventes
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Ressources Humaines
• Toutes les données concernant les employées
sont centralisées. Ainsi, les données personnelles, le
planning, le service d'affectation, la paie , ou le suivi des
absences sont gérés depuis une seule et même interface.
• En plus de ces données, il inclus également la gestion des
recrutements avec la possibilité de créer des campagnes
automatisées où vous pouvez définir toute les étapes ainsi
que les rappel pour chaque action à effectuer.
• Le module RH inclus également un système de gestion des
déclarations d'activité, qui peut facilement être liée au
module de facturation, ainsi qu'un système de gestion des
notes de frais.
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Gestion Électronique des Documents
• La gestion électronique des documents tiens une place importante
dans OpenERP. Celle ci est complétement intégrée à l'organisation
ainsi qu'aux événements de gestion ce qui permet un stockage, une
diffusion, une maintenance ainsi qu'une utilisation plus efficaces
des documents.
• Ainsi, Il est possible d'attacher des pièces jointes à des tiers mais
aussi à des appels d'offres ou des factures. La présence de FTP
partagé avec gestion de la sécurité ainsi que la connectivité full web
assure une diffusion de l'information rapide et sécurisé.
• OpenERP possède également des outils collaboratifs (wiki +
gestion des incidents). Le module de gestion des ticket est d'ailleurs
complétement intégré à la gestion documentaire permettant ainsi
d'associer également des tickets à des documents.
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Gestion de projet
• Le module de gestion de projet comprenant tous les outils
classiques associés à la "moa": les projets sont multi-niveau
avec système d'allocation de taches, relance, délégation,
contrôle d'avancement et diagramme de Gantt
• De plus, la gestion financière est complètement intégré à ce
module. Garder le contrôle sur les ressources utilisés (grâce
au systeme de pointage par feuille de temps ou taches) ,
comparer ces couts au budget et ajuster automatiquement
la facturation si nécessaire.
• De plus, l'intégration au module comptable vous permet
également d'intégrer le suivi analytique. Ainsi, en plus de
suivre des budget et des coûts, vous pouvez effectuer la
refacturation des couts de main d’œuvres interne ou
d’éditer un p&l par projet ou sous projet par exemple.
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Customer Relationship Management
• module CRM nous permet de créer et d’optimiser votre relation
avec vos clients.
• Il nous permet d'optimiser vos opportunités de vente: Estimer vos
couts et vos revenus, automatiser la gestion et l'affectation de vos
lead, planifier et contrôler vos rendez vous, le tout à partir d'un
même écran.
• Améliorer le suivi de votre relation client grâce à un système de
message d'alertes et aux nombreux rapports de contrôle sur vos
clients: (Prévision de CA / analyses des ventes par canal, par tiers
etc.....)
• Le suivi est d'autant plus simplifier que désormais chaque
commerciaux peux se connecter directement à OpenERP grâce à la
mobilité et à la connectivité full web de la solution. Plus besoin
d'attendre le retour au bureau, les changements sont répercutés
directement pour tous les services en temps réelle.
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Marketing / Actions commerciales
• Doté d'un gestionnaire de campagne, il nous permet de planifier
automatiquement de nombreuses actions en fonction de critères
précis. Ex: envoie automatique d'un sms de confirmation à la
validation d'un devis ou envoi automatique de la liste des appels
téléphoniques que devront passer vos télé-opérateurs....
• Cette automatisation est multi-canal, (téléphone, sms, email)
et multicritère (canal, CA, adresse géographique ...). Ainsi, vous
pouvez véritablement mettre en place des scenarii commerciaux
différents selon le contexte dont vous pourrez d'ailleurs mesurer
facilement l'impact grâce à des tableaux de bords de contrôle.
Ceux ci intègrent également les autres composant d'une bonne
démarche commerciales ( formulaire de satisfaction via module de
gestion documentaire, association catalogues et listes de prix
directement dans une campagne ou une fiche tiers....)
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Comptabilité
• Il nous permet la gestion comptable de l'entreprise. on peut donc
gérez facilement le suivi comptable pour plusieurs de vos sociétés
séparément mais effectuer ensuite automatiquement des
regroupements par devises ou sociétés.
• Le module compta c'est aussi cinq façons différentes de
comptabiliser des pièces avec chacune leur règles et leur niveaux
de sécurité ( par pièce, saisie rapide en liste, formulaire point de
vente, modèles d'écritures et abonnements)
• OpenERP gère également plusieurs plans de comptes vous
permettant ainsi de facilement éditer votre reporting en vue
consolidé, en IRFS ou en plan de compte local. De nombreux
tableaux de bords ou rapports de contrôles vous permette d'ailleurs
de suivre au quotidien ces éléments. Le reporting légal lui (taxe, BG,
Bilan) peut s’éditer automatiquement grâce aux rapports présents
en standard dans la solution.
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Analytique / Contrôle de gestion
• Il nous donne la comptabilité analytique grâce à l'utilisation de
journaux et de comptes spécifiques. Ainsi, on va suivre et valoriser
les feuilles de temps ou les taches projets pour optimiser votre
facturation. Associé à des prestations ou des charges, la
comptabilité analytique vous permet ainsi de définir vous
différentes méthodes de reventilation (pourcentage fixe, unité
d’œuvres....).
• Le plan de compte analytique permet aussi comme dans la
comptabilité classique de définir des comptes consolidés ou "vue"
permettant ainsi d’éditer des rapports d'analytique multi-dimension
dans les 2 sens: ventilation d'un compte analytique par compte
financier ou affichage de toutes les écritures d'un compte financier
liées à un compte analytique.
• La gestion budgétaire s’associe sans problème à ce modèle vous
permettant ainsi d'établir des budgets analytique
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Gestion Production Assistée par
Ordinateur
• La gestion de la production consiste à permettre à l’entreprise de
planifier et de suivre la fabrication et l’assemblage de ses produits.
OpenERP possède de nombreuses fonctionnalités afin de l’aider
dans cette tâche :
• Système performant de gestion de la nomenclature des produits :
Ordre de fabrication sur produits Multi-niveau avec gestion des
sous produits et des rebuts de fabrication et prise en compte des
nomenclature fantôme.
• Système complet de planification et de gestion des ressources
grâce aux ordres de fabrication par gamme de produit (travail en
cycle ou à l’heure). Votre calcul de besoin Nets (MRP) se réalise en
un clin d’œil.
• Automatisez vos ordres de fabrication : Lancez des commandes
d’achats, réservez des produits en stock ou lancer des demandes de
réapprovisionnement automatique auprès de vos fournisseurs.
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Gestion d'entrepôt
• il nous permet de gérer les stocks, les prélèvements, l’emballage
ainsi que la livraison.
• Réaliser des inventaires sur chacun de vos entrepôts séparément,
anticiper les "stock futur" et paramétrer des alertes ainsi
qu'un réapprovisionnement automatique si le stock minimum est
atteint.......Voici une liste non exhaustives des fonctionnalités de
OpenERP.
• La gestion des stocks repose sur une comptabilisation à double
entré, comme en comptabilité, ce qui permet de limiter les risques
d'erreurs et d'identifier tout de suite les écarts d'inventaires et leur
incidence sur la production.
• De plus, la gestion des délais de fabrication en fonction des stocks,
le collisage ou le délais de livraisons sont naturellement supporté
par ce module
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Personnalisation
• OpenERP est très flexible et offre la possibilité de modifier
facilement de nombreux éléments (rapports
d'extractions,écrans de saisie, workflows opérationnels,
menus utilisateurs) afin que vous puissiez profiter d’un
système parfaitement adapté à vos besoins.
• La personnalisation est également accentuée
par l'utilisation de groupes associés à des droits sur des
modules ou sur des vues. Simplifiez-vous la vie !
L’utilisateur accède uniquement à l’information dont il a
besoin.
• Enfin, dans OpenERP on va pouvoir choisir les modules à
installer mais vous pouvez surtout choisir de développer les
nôtres..
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I. Description fonctionnelle
I.1 Présentation de OpenErp
Connexion à OpenErp
L’accès à OpenErp se fait par l’interface Web en laçant le navigateur internet; Une
fois dans le navigateur, il faut saisir le l’adresse IP ou le nom du serveur sur lequel
se trouve l’application. Cette connexion peut être ajoutée aux favoris pour un
accès rapide par la suite.
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Il convient d’associer le port 8080 à
l’adresse du serveur, le tout séparé par :
Les identifiants de connexion sont donnés à
chaque utilisateur par l’administrateur de
la société.
Dans notre exemple, l’utilisateur Nicolas
Alves se connecte en saisissant son
identifiant nic.alves et son mot de
passe.
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L’administrateur possède tous les droits, et accède à tous les modules de l’application.
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I.2 Les droits utilisateurs
L’un des points importants est la gestion des droits d’accès aux informations. La
majorité des utilisateurs n’a besoin que de certaines informations de la base de
données et n’est amenée à en modifier qu’une petite partie. De ce fait chaque
utilisateur a accès à certains modules et dispose de droits
(lecture/écriture/modification) sur les données et les éléments.
Par exemple, si l’utilisateur détient le rôle de << responsable administratif >>, il peut
valider alors que le responsable des ventes s’attache à faire une demande de
création de facture sans pouvoir la valider. Ainsi, l’interface du responsable
administratif n’est donc pas tout à fait la même que celle du gestionnaire
administratif des ventes. De plus, un module commun ne leur donne pas
forcément les mêmes droits d’accès et de contrôle sur les données.
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Nous pouvons comparer la page d’accueil du gestionnaire des ventes, du gestionnaire
des achats et du responsable administratif
Le gestionnaire administratif des ventes
a en charge les bons de commandes
des clients, le suivi des livraisons
sortantes jusqu’à l’établissement de
la facturation. Il veillera à la mise à
jour du fichier clients.
Le gestionnaire administratif des achats a
en charge les bons de commandes
auprès des fournisseurs, le suivi des
livraisons entrantes jusqu’à
l’établissement de la facturation. Il
veillera à la mise à jour du fichier
fournisseurs.
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Le responsable administratif a en charge
le suivi des deux autres rôles, de la
comptabilité ainsi que la validation
de la facturation. Il assure la gestion
des règlements et le suivi des
comptes tiers.
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II. Description technique
Introduction et choix de la méthode d’installation
OpenErp fonctionne en mode Saas (Software as a service , en fait logiciel en ligne) ou
en mode client/serveur. Je vous conseille de l’utiliser en mode « logiciel en ligne »
pour 2 raisons :
- il suffit d’installer sur un PC (ou un serveur) le serveur et le serveur web … et c’est
tout, pas d’installation sur les autres PC, l’utilisation du logiciel se fait avec un
navigateur web
- L’interface graphique est plus « actuelle »
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Client/Serveur
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Logiciel en ligne
Lors du téléchargement du logiciel disponible sur le site de l’éditeur : http://www.openerp.com/downloads
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Le choix est donné entre 2 solutions d’installation
All-In-One : ici un seul programme à télécharger, l’installation est globale et
automatique sur le poste mais il faudra cependant apporter quelques
modifications pour faire fonctionner le logiciel sur le réseau. A conseiller pour faire
des tests et installer rapidement le logiciel.
Ici téléchargement des composants du logiciel, en cas de fonctionnement en mode
web, il suffit de télécharger Server et Web Client. L’installation est plus « propre »
et « professionnelle », à réserver au « responsable réseau » mais elle est aussi très
rapide.
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