Transcript Diagramas de procesos

Una Poderosa Herramienta Gráfica
para el Análisis e Interpretación de
los Procesos
Proceso

Es un conjunto de actividades que interactúan
sinérgicamente para obtener un resultado.

Características:

Toma una serie de insumos para transformarlos hasta
obtener un resultado.

Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa.

Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los
clientes.

Sirve como puntos de control, para detectar posibles fallas.

Debe ser medibles.
ICAP
Definición Diagrama

Son la representación gráfica de los
procesos en un sistema.
PROCESO
Necesidades
Información
Entrada
Insumos
Servicio
Salida
Información
Producto
ICAP
Carateristicas Diagramas de Flujo

Permiten una representación gráfica de los procesos de
un sistema y sus interrelaciones.

Con el debido conocimiento son más fáciles de
interpretar para la ejecución y la toma de decisiones.

Muestran el enfoque más amplio posible de entradas,
procesos y salidas de un determinado sistema.

Definen de manera sistemática el procedimiento con
las actividades en orden cronológico que se deben
seguir para obtener un determinado producto

Tienen gran cantidad de usos.
ICAP
¿Para qué se usan?







Sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y
cómo pueden mejorarse.
Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso.
Facilita el conocimiento general del proceso.
Sirve para identificar los responsables del proceso.
Permite establecer áreas importantes para la
observación o recopilación de datos.
Facilita la identificación de áreas a mejorar.
Facilita la generación de hipótesis sobre las causas
de los problemas del proceso.
ICAP
Diagramas de Flujo de Proceso

Son vitales para el desarrollo de manuales.

Con el enfoque por niveles se permite un
detalle escalonado de los procesos.

En el diseño de estos es importante velar
por la simplicidad y el orden lógico.

Se pueden emplear para el diagnóstico y el
rediseño.
ICAP
Tipos de diagramas de flujo
Flujogramas de primer nivel o de dirección
descendente.
 Flujograma de segundo nivel o detallado.
 Flujograma de ejecución o matriz.

ICAP
Flujograma de primer nivel

Muestra los pasos principales de un proceso y
puede incluir también los resultados intermedios
de cada paso (el producto o servicio que se
produce) y los subpasos correspondientes.

Se usa para obtener un panorama básico del
proceso e identificar los cambios que se producen
en el proceso.

La mayoría de las veces pueden graficarse en 4 ó 5
recuadros que representan los principales pasos o
actividades del proceso.
ICAP
Flujograma de primer nivel
PRESENTACIÓN
DE
SOLICITUD
VERIFICACIÓN
DE DATOS Y
ELABORACIÓN
DE BOLETA
EMISIÓN
DE
CERTIFICADO
ENTREGA DEL
CERTIFICADO
AL CLIENTE
ICAP
Flujograma de segundo nivel

Indica los pasos o actividades de un
proceso, incluye además: puntos de
decisión, períodos de espera, insumos y
resultados.

Se utiliza para examinar áreas del proceso
en forma detallada y para buscar problemas
o aspectos ineficientes.
ICAP

FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL
CLIENTE EN
VENTANILLA
PRESENTACION
DE SOLICITUD
NO
VERIFICACION
DE DATOS
CORRECTO
SI
ENVIO DE
FAX
VERIFICACION
EN PANTALA
EMISION DE
CERTIFICADO
CORRECCION
DE DATOS
ALIMENTACION
DEL SISTEMA
FIRMA Y
AUTENTICACION
ELABORACION
DE TARJETA
PREPARACION
DE BOLETA
EMISION DE
TITULO DE
PROPIEDAD
ENTREGA AL
INTERESADO
ICAP
Flujogramas de ejecución o matriz

Representa en forma gráfica el proceso en
términos de quién se ocupa de realizar los pasos.

Tiene forma de matriz e ilustra los diversos
participantes y el flujo de pasos entre esos
participantes.

Es muy útil para identificar quién proporciona los
insumos o servicios a quién, así como aquellas
áreas en las que algunas personas pueden estar
ocupándose de las mismas tareas.
ICAP
Simbología: Flujo de Procesos
(Según la Normas Iso 10013:2000)
S
i
m
b
o
l
o
g
í
a
Proceso - Procedimiento- Actividad
Revisión de transacción, documento o tarea
Decisión
Base de Datos
Transporte
Diskette
Demora
Documento
Almacenamiento transacción o documento
Atención al Público
ICAP
Partes importantes
Título
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Descripción del Proceso
Proceso : DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO
Cod:
DNYDI -DRH
Procedimiento: CAPACITACIÓN DEL
PERSONAL.
Cod:
DRH - CA
NIVEL 3
Elaborado por:
1
Tiemp
Aprox.
Código
Descripción de la Actividad.
de
2
Fecha: Mayo 2000
RESPONSABLES
AC
Dir
UI
UG
UT
AR
URN ULN
Observaciones
Est GEMC
Utilizando indicadores y
mecanismos definidos en la
Evaluación del Desempeño.
Elaboración del Plan para la detección de necesidades
CA - 01
de capacitación en cada nivel de gestión.
NO
CA - 02
Aprobación de Plan para la detección de necesidades
de capacitación.
CA - 03
Comunicación de Plan para la detección de
necesidades de capacitación a cada nivel de gestión.
CA - 04
Detectar las necesidades de capacitación del personal
en todos los niveles de gestión.
CA - 05
Emitir un informe de necesidades priorizadas con la
debida justificación para cada una de ellas.
Dentro del plazo definido en el
Plan para la detección de
necesidades.
CA - 06
Elaborar un consolidado de necesidades priorizadas y
justificadas.
La priorización debe tener como
base los objetivos de la DNYDI.
Con los Plazos
correspondientes.
CA- 01
SÍ
Mediante el mecanismo que la
Unidad de Información defina
como más efectivo.
Comunicación del consolidado de necesidades a la
CA - 07 Dirección y al Grupo Estrtégico de Mejora
Continua.(GEMC)
CA - 08 Evaluación del presupuesto para capacitación.
CA - 09
Elaboración del Plan Semestral de Capacitación y
comunicación del mismo a nivel central.
CA - 10
Elaboración de consolidado del Plan Semestral de
Capacitación.
Contenido: tipos de capacit.,
responsables y propuestas para el
seguim. y la evaluac.
Nivel de detalle
NO
CA - 11 Aprobación del Plan Consolidado de Capacitación.
CA- 09
SÍ
CA - 12 Comunicación del Plan Semestral de Capacitación.
A todos los niveles de gestión, por
medio del mecanismo más
efectivo posible.
CA - 13 Implementación del Plan Semestral de Capacitación.
Involucra todos los niveles de
gestión.
CA - 14
Seguimiento y evaluación de la efectividad de la
capacitación.
CA - 15
Elaboración de un informe de los resultados obtenidos
en el seguimiento y la evaluación de la capacitación.
CA - 16
Elaboración de consolidado de resultados obtenidos en
el paso anterior.
Remitirlo a la Unidad de
Información.
TOTAL:
AC: Administración Nivel Central.
AR: Administración Regional.
Dir: Dirección de Nutrición y Desarrollo Infantil.
URN: Unidad Regional de Nutrición.
UI: Unidad de Información.
ULN: Unidad Local de Nutrición.
UG: Unidad de Gestión.
Est: Establecimiento.
UT: Unidad Técnica Especializada.
GEMC: Grupo Estratégico de Mejora Continua.
1 de 2
ICAP
Etapas de desarrollo

Defina el proceso a levantar.

Haga una lista en orden cronológico de
diferentes actividades y sus responsables.

Sintetice las actividades en forma clara y
concisa.

Incluya las observaciones.

Aplique la simbología definida

Utilice el formato preestablecido.
ICAP
Simbología Utilizada
A continuación se detallan los símbolos a utilizar y una lista de términos
comunes para cada una de ellas.
Actividad descrita: Operación, actividad o tarea
Símbolo empleado:
Términos comunes: Abrir expediente
















Actualizar archivo, formulario
Anexar
Anotar
Aprobar
Asignar
Brindar
Calcular, sumar, dividir, multiplicar, etc.
Clasificar
Cobrar
Colocar (se debe definir si existe un almacenamiento)
Consultar
Depositar
Desglosar
Designar
Distribuir
Divulgar
ICAP
Actividad descrita: Revisión
Símbolo empleado:
Términos comunes:






Analizar
Chequear
Corroborar
Evaluar
Revisar
Verificar
Actividad descrita: Transporte
Símbolo empleado:
Términos comunes:





Enviar
Llevar
Remitir
Transportar
Trasladar
ICAP
Actividad descrita: Decisión
Símbolo empleado:
Términos comunes:
 ¿El documento cumple con los requisitos?
 ¿El documento a sido aprobado?
Actividad descrita: Almacenamiento
Símbolo empleado:
Términos comunes:
 Almacenar
 Archivar
 Colocar (se debe definir si existe almacenamiento)
ICAP
Actividad descrita: Cualquier punto de contacto con el cliente o atención al
público
Símbolo empleado:
Términos comunes:







Brindar (al cliente)
Entregar (al cliente)
Informar (al cliente)
Presentar solicitud o formulario
Recibir (del cliente)
Solicitar (al cliente)
Avisar (al cliente)
Actividad descrita: Generación de documento (escrito)
Símbolo empleado:
Términos comunes:




Llenar formulario
Elaborar reporte (escrito)
Confeccionar (nota, reporte, etc.)
Redactar
ICAP
Actividad descrita: Demora
Símbolo empleado:
Términos comunes:
 Esperar (notificación, documento, reporte, etc.)
Actividad descrita: Información en Base de Datos (informatizada)
Símbolo empleado:
Términos comunes:
 Introducir (datos, información) en base de datos
 Actualizar base de datos
ICAP
Actividad descrita: Información en sistema de información
Símbolo empleado:
Términos comunes:




Introducir (datos, información) al sistema
Digitar (en el sistema)
Registrar (en el sistema)
Actualizar sistema
Conectores
A
FIN
Se utiliza en aquellos casos que el diagrama necesite más de una página para ser levantado. Se coloca
después de la última actividad diagramada en una página y al principio de la siguiente, para denotar
continuidad. Es conveniente utilizar una letra para rotularlo.
Se utiliza para identificar el último paso de un procedimiento. Se coloca después (abajo) de la última
actividad diagramada.
ICAP