Transcript presentasi pengantar manajemen

PENGANTAR MANAJEMEN
LILIK LUFINA, S.E., M.M., M. Pd
management
Dasar kata“to manage “
-
Mengurus
Mengelola
Melaksanakan
Mengatur
Memperlakukan
manajemen
aktivitas
subjek/personal
- direksi/pimpinan
- tata pimpinan
- Peran manajemen :
Keberhasilan suatu kegiatan atau pekerjaan tergantung dari manajemennya.
Pekerjaan itu akan berhasil apabila manajemennya baik dan teratur, dimana
manajemen itu sendiri merupakan suatu perangkat dgan melakukan proses
tertentu dalam fungsi yang terkait. Maksudnya adl serangkaian tahap kegiatan
mulai awal melakukan kegiatan atau pekerjaan sampai akhir tercapainya tujuan
kegiatan atau pekerjaan.
ARTI, SARANA DAN FUNGSI MANAJEMEN
1.
Arti Manajemen
Berdasarkan literature manajemen, Istilah manajemen mengandung tiga
pengertian:
1) Manajemen sbg suatu proses.
• ENCYKLOPEDIA OF THE SOCIAL SCIENSE: manajemen adl suatu proses
dgn mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
• HAIMAN: manajemen adlh fungsi utk mencapai sesuatu melalui kegiatan
org lain dan mengawasi usaha-usaha individu utk mencapai tujuan
bersama.
• GEORGE R. TERRY: manajemen adl pencapaian tujuan yg ditetapkan
terlebih dahulu dgn mempergunakan kegiatan org lain.
Dari tiga definisi di atas, ada tiga pokok penting yang hrs diperhatikan, yaitu
adanya tujuan yg ingin dicapai, tujuan dicapai dgn mempergunakan kegiatan
Org lain & kegiatan2 org lain itu harus dibimbing dan diawasi.
2) manajemen sbg kolektivitas org2 yg melakukan
aktivitas manajemen.
yaitu segenap org2 yg melakukan aktivitas
manajemen dlm suatu badan tertentu disebut
manajemen. Dalamarti singular (tunggal) disebut
Manajer, adalah pejabat yg bertanggungjwb atas
terselenggaranya aktivitas2 manajemen agar tujuan
unit yg dipimpinnya tercapai dgn menggunakan
bantuan org lain.
Pd umumnya kegiatan2 & aktivitas manajer itu adalah
planning, organizing, staffing, directing, dan
Controlling (proses manajemen, fungsi2
manajemen, bahkan ada yg menyebutnya unsur
manajemen).
3) manajemen sbg suatu seni dan sbg suatu ilmu
Manajemen sbg seni berfungsi utk mencapai tujuan yg nyata
mendatangkan hasil atau manfaat, sdgkan manajemen sbg ilmu
berfungsi menerangkan fenomena2 (gejala2), kejadian2, keadaan2, jadi
memberikan penjelasan2.
Unsur keilmuan merupakan kumpulan pengetahuan yg tertentu, seperti
yg dinyatakan oleh peraturan2 atau statemen2 umum & dipertahankan
oleh berbagai tingkat ujian2 & penyelidikan. Unsur seni ialah pemakaian
pengetahuan tsb pd satu situasi tertentu. Dgn pengalaman2 pemakaian
yg demikian menjadi pembawaan, kira-kira suatu panca indera keenam,
keahlian yg bersifat intuisi.
“ Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan,
pengorganisasian,
penyusunan,
pengarahan,
dan
pengawasan sumber daya utk mencapai tujuan yg sdh
ditetapkan.”
2. Sarana Manajemen
• U/ mencapai tujuan para manajer menggunakan
“6 M” dgn kata lain sarana (tools) atau alat
manajemen u/ mencapai tujuan yaitu:
 Men= manusia
 Money= uang
 Materials= bahan-bahan
 Machines= mesin
 Methode/metode= cara
 Markets= pasar
3. Fungsi-fungsi Manajemen
Luther
Gullick
George
Terry
Dr. S. P.
Siagian,
M.P.A
Koontz
&O
’Donnelly
Lyndak F.
Urwick
Louis A.
Allen
William H.
Newman
PLANNING
ORGANIZING
STAFFING
commanding
coordinating
REPORTING
CONTROLLING
Assembling
Resources
DIRECTING
forecasting
Leading
Motivating
COORDINATING
Actuat ing
DIRECTING
STAFFING
Dari beberapa pendpt para penulis,maka fungsi2
manajemen adl sebagai berikut:
a. Forecasting
b. Planning termasuk budgetting
c. Organizing
d. Staffing atau assembling resources
e. Direkting atau commanding
f. Leading
g. Coordinating
h. Motivating
i. Controlling
j. Reporting.
a. forecasting
Adl kegiatan meramalkan,
memproyeksikan atau mengadakan
taksiran terhadap berbagai kemungkinan
yg akan terjdi sebelum suatu rencana yg
lbh pasti dpt dilakukan.
b. Planning termasuk budgeting
1. Tindakan apa yg harus dikerjakan ?
2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3. Dimanakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4. Kapankah tindakan itu harus dilaksanakan ?
5. Siapakah yg akan mengerjakan tindakan itu ?
6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?
• fungsi perencanaan bukan saja menetapkan hal2 seperti
tsb di atas, tetapi juga sdh termasuk di dlmnya
penetapan budget. Oleh karenanya lebih tepat bila
planning dirumuskan sbg penetapan tujuan, Policy,
prosedur, budget, dan program dari suatu organisasi.
c. organizing
• Organisasi atau pengorganisasian dirumuskan
sbg keseluruhan aktivitas manajemen dlm
mengelompokan org2 serta penetapan tugas,
fungsi,
wewenang,
serta
tanggung
jawab
masing2 dgn tujuan terciptanya aktivitas2 yg
berdaya guna dan berhasil guna dlm mencapai
tujuan yg tlh ditentukan terlebih dahulu.
d. Staffing atau Assembling Resources
• Merupakan penyusunan personalia pada suatu
organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja,
pengembangannya sampai dgn usaha agar setiap
tenaga memberi daya guna maksimal kepada
organisasi.
Organinizing
=
Wadah legal u/ menampung
berbagai kegiatan yg hrs
dilaksanakan dlm organisasi.
Staffing
=
Penerapan org2 yg akan
memangku masing2
jabatan dlm organisasi.
e. Directing atau commanding
• berhubungan dgn usaha memberi
bimbingan, saran, perintah2 atau
instruksi kepada bawahan dlm
melaksanakan tugas masing2, agar
tugas dapat dilaksanakan dgn baik
dan benar2 tertuju pd tujuan yg tlh
ditetapkan semula.
f. Leading
• Dirumuskan sbg pekerjaan yg dilakukan oleh
seorang manajer yg menyebabkan org lain
bertindak. Meliputi 5 mcm kegiatan:
- mengambil keputusan
- mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian
antara manajer dan bawahan
- memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada
bawahan supaya mereka bertindak
- memilih org2 yg menjadi anggota kelompoknya,
serta memperbaiki pengetahuan & sikap2 bawahan
agar mereka terampil dlm usaha mencapai tujuan yg
tlh ditetapkan.
g. Coordinating
• Yaitu fungsi manajemen utk melakukan
berbagai kegiatan agar tidak terjadi
kekacauan, percekcokan, kekosongan
kegiatan, dgn jalan menghubungkan,
menyatukan & menyelaraskan pekerjaan
bawahan sehingga terdapat kerjasama yg
terarah dlm usaha mencapai tujuan
organisasi.
h. Motivating
• berupa pemberian inspirasi, semangat &
dorongan
kepada bawahan agar
melakukan kegiatan secara suka rela
sesuai apa yg dikehendaki oleh atasan,
agar bawahan bertambah kegiatannya
atau
mereka
lebih
bersemangat
melaksanakan tugas2 sehingga mereka
lebih berdayaguna dan berhasil guna.
i. Controlling
• Pengawasan/pengendalian
yaitu
mengadakan penilaian, bila perlu
mengadakan koreksi sehingga apa yg
dilakukan bawahan dpt diarahkan
kejalan yg benar dgn maksud tercapai
tujuan yg sdh digariskan semula.
J. Reporting
• atau
pelaporan,
berupa
penyampaian
perkembangan atau hsl kegiatan atau pemberian
keterangan mengenai segala hal yg bertalian dgn
tugas & fungsi2 kepd pejabat yg lbh tinggi, baik
secara lisan maupun tertulis sehingga dlm
penerimaan laporan dpt memperoleh gambaran
bagaimana pelaksanaan tugas org yg memberi
laporan.
4. fungsi2 lain dari seorang menejer
• Bila
dilihat
pelaksanaan
fungsi2
dari
sudut
aktivitas
proses
atau
manajemen
manajemen
adl
urutan
(menejer),
perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan, pengarahan &
pengawasan (Harold koontz, Cyril O’Donnel &
William Herbert Newman).
Ke 5 fungsi tersebut merupakan suatu hal yg berulang2
(siklus),
selain
dinamakan
aspek2
atau
manajemen disebut juga proses manajemen.
unsur2
• Fungsi menejer ada 2 macam:
1. Fungsi menejer ke dalam perusahaan (internal
function of manager)
2. Fungsi menejer ke luar perusahaan (eksternal
function of manager)
1. Fungsi2 menejer ke dlm perusahaan dpt
dilihat dari 2 sudut:
a. Dari
sudut
proses:
perencanan,
pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan
pengawasan. (suatu hal yg berulang2)
b. Dari sudut subjek atau bidang: keuangan,
personalia, pemasaran, pembelian, produksi
dsb.
• bidang pembelian, para menejer hrs mengusahakan
agar bahan2 dpt dibeli pd tempat, waktu, harga &
layanan yg tepat sehingga tdk akan mengganggu
kegiatan2 di bidang produksi.
• bidang produksi, para menejer hrs mengusahakan agar
barang yg diproduksikan dgn teknik yg memudahkan
pekerjaan pegawai sehingga dpt memproduksi dgn biaya
sekecil mngkin dgn kualitas yg baik dlm jmlh yg
diinginkan & dlm waktu yg secepat mngkin.
• bidang pemasaran, para menejer hrs mengusahakan
agar hasil2 produksi dpt disalurkan dari saluran2
distribusi yg tepat sehingga harga penjualan dpt
dijangkau oleh pembeli/konsumen.
• bidang keuangan, para menejer hrs berusaha agar posisi
keuangan dpt membiayai kegiatan sehari2, dgn tdk
melupakan akan rentebilitas perusahaan.
• bidang personalia, para menejer hrs berusaha agar
diperoleh tenaga kerja yg kompeten sehingga dpt bekerja
dgn kualitas yg diinginkan.
2. Fungsi menejer ke luar perusahaan ada 3
jenis:
a. Mewakili perusahaan dibidang pengadilan
b. Mengambil kegiatan sebagai warga negara biasa.
c. Mengadakan hubungan dgn unsur masyarakat,
antara lain:
a)
b)
c)
d)
e)
Mengadakan pengumuman, komunikasi2 & artikel2
Menyelenggarakan konfrensi pers & pertemuan
Menyelenggarakan pameran
Mengatur siaran melalui radio atau televisi
Mengadakan kontak dgn unsur pemerintah &
masyarakat
f) Membuat analisa dari pendpt umum
g) Menerima kunjungan pihak luar ke dalam
perusahaan.
5. Tingkat2 manajer
a. Top manager atau menejer tertinggi, disebut
jg pucuk pimpinan, yg termasuk dlm golongan
ini adalah anggota board of manager (dewan
direksi) & presiden perusahaan.
b. Middle manager atau menejer menengah, yg
termasuk tingkatan ini ialah kepala2 bagian,
kepala2 divisi & kepala2 seksi.
c. Supervisory manager atau first line manager
(manajer tingkat pertama), yg trmasuk dlm
golongan ini adl kepala mandor & mandor.
TOKOH-TOKOH MANAJEMEN
• Menurut caranya memecahkan persoalan, maka
oleh Beishline, manajemen itu digolongkan ke
dlm 3 kelas:
a. Manajemen Konvensional
Disebut jg manajemen tradisional atau manajemen
untung2an, maksudnya
bahwa manajer
dlm
menghadapi suatu persoalan, dgn cara mendasarkan
diri kpd tindakan2 yg diambilnya di zaman lampau, jd
selalu mendasarkan dirinya atas tradisi.
b. Manajemen sistematis
Dpt dianggap sbg langkah pertengahan antara
manajemen konvensional & manajemen berdasarkan
ilmi pengetahuan. Di sini, manajer dlm memecahkan
suatu persoalan yg dihadapiya, bukan saja berdasarkan
diri pd penglamannya, tetapi pd pengalaman org lain
yg menghadapi mslh serupa .
c. Manajemen berdasarkan ilmu
pengetahuan
Tdk menerima suatu cara manajemen semata2 olh
karena cara itu di waktu yg lampau telah dipakai
dgn hasil baik, melainkan menetapkan
dgn
seksama persoalan2 yg dihadapi, membuat suatu
patokan sbg pegangan u/ bekerja, mengumpulkan
bahan2 u/ mencapai cara pemecahan sementara &
memeriksa kmbli cara pemecahan itu. Dgn
demikian, manajemen sbg ilmu pengetahuan itu adl
suatu cara yg berupa pemeriksaan & analisa yg
logis, yg membawa kpd suatu rencana yg efektif.
FREDERICH WINSLOW TAYLOR (1856-1915)
• Adl seorg manajer & penasehat perusahaan,
merupakan salah sorg tokoh manajemen terbesar.
Menitik beratkan perhatiannya pd pimpinan
menengah & pertama.Dlm bukunya Scientific
Management (hannover, 1911), mengemukakan 4
prinsip:
a. Melenyapkan sistem coba2 & u/ tiap unsur
pekerjaan
hrs
diterapkan
kemajuan
ilmu
pengetahuan.
b. Memilih pekerja yg terbaik u/ setiap tugas u/
selanjutnya melatih & mendidiknya.
c. Setiap petugas itu menerapkan hsl2 ilmu
pengetahuan.
d. Membagi pekerjaan yg sebaik2nya antara pemimpin
& petugas.
HENRY FAYOL (1841-1925)
• Menjuruskan perhatiannya kepd pimpinan tingkat atas. Dlm bukunya
General & Industrial Management (1908), mengemukakan prinsip2
manajemen yaitu:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Division of Work (pembagian kerja)
Authority & responsibility (wewenang & tanggungjawab)
Dicipline (disiplin)
Unity of command (kesatuan komando)
Unity of Direction (kesatuan arah)
Subordination of Individual Interest to General Interest.
Remuneration
Centralization
Scalar chain (rantai saklar)
Order
Equity (keadilan)
Stability of turnover of personel
Initiative
Ecsprit of corps
Tokoh-tokoh lain
a. Robert Owen (1771-1858)
Mencurahkan perhatiannya kepd faktor produksi
mesin maupun faktor tenaga kerja. Oleh karena
perhatiannya yg besar terhadap para pekerja, maka
Owen diberi gelar bpk Manajemen Personalia.
b. Charles Babbage (1792-1871)
Ia berpendpt bahwa ada prinsip2 manajemen, & itu
ditentukan melalui pengalaman antar manajer dlm
menerapkan prinsip2 manajemen, dia menaruh
perhatian tentang soal pembagian kerja (division of
labour).
c. Kapten Henry Metcalfe (1847-1917)
Menurutnya ada suatu science of administration (ilmu
pengetahuan) manajemen, berdasarkan prinsip2 yg dpt
diterapkan kepd keadaan2 yg beraneka ragam, diperoleh dgn
pencatatan, observasi & membandingkan.
d. Henry Robinson Towne (1844-1924)
Ia menganjurkan agar para manajer itu mengadakan
pertukaran pengalaman2 atau dibantu oleh organisasi
sarjana mesin2 yg ada di Amerika ketika itu
e. Henry Laurence Gantt (1861-1919)
Dlm pembayaran upah pegawai, dia memperkenalkan sistem
bonus.
f. Russel Robb (1864-1927)
Ia beranggapan bahwa manajemen merupakan suatu teknik
horizontal & dpt diterapkan pd segala jenis aktivitas.
g. Harrington Emerson (1853-1931)
Dia berpendpt bahwa prinsip
digambarkan secara jelas.
pokok adl tujuan
yg
PERENCANAAN
1. Batasan Perencanaan
 Beishline menyatakan bahwa “perencanaan
menentukan apa yg hrs dicapai (penentuan
waktu secara kualitatif) & bila itu hrs dicapai, di
mana hal itu hrs dicapai, bagaiman hal itu hrs
dicapai, siapa yg bertanggung jawab & mengapa
hal itu hrs dicapai.”
 Koontz & O’Donnel menyatakan perencanaan
adl fungsi seorg manajer yg berhubungan dgn
pemilihan dari berbagai alternatif dari tujuan,
kebijaksanaan, prosedur & program.
2. Unsur-unsur suatu perencanaan
Suatu rencana yg baik hrs memberikan jawaban
kpd 6 pertanyaan berikut:
a. Tindakan apa yg hrs dikerjakan?
b. Mengapa tindakan itu hrs dikerjakan?
c. Di manakan tindakan itu hrs dikerjakan?
d. Kapankan tindakan itu dilaksanakan?
e. Siapakah yg akan mengerjakan tindakan itu?
f. Bagaimanakah caranya melaksanakan
tindakan itu?
Ada penulis yg berpendpt bahwa
mengandung unsur2 sbb:
a. Tujuan perusahaan
suatu rencana
Tujuan bisa bersifat materiil ataupun moral.
b. Politik
Mrpkn peraturan atau pedoman
yg digariskan bagi
tindakan organisasi u/ mencapai 7an dgn hsl baik.
c. Prosedur
Ykni urutan pelaksanaan yg hrs dituruti olh seseorg dlm
melakukan suatu tindakan u/ mencapai suatu 7an trtentu.
d. Budget/anggaran
Yakni ikhtisar dari hsl2 yg diharapkan u/ dicapai &
pengeluaran yg diperlukan u/ mencapai hsl trsbt.
e. Program
Adl campuran dari politik & budget yg dimksudkan u/
menetapkan suatu rangkaian tndakan u/ waktu yg akan
dtng.
Louis A. Allen berpndpt bahwa kegiatan pd fungsi
perencanaan adl sbb:
a. Meramalkan (forecasting)
b. Menetapkan maksud atau tujuan (establising
objectives)
c. Mengacarakan (programming)
d. Menyusun tata waktu (scheduling)
e. Menyusun anggaran belanja (budgetting)
f. Mengembangkan
prosedur
(developing
prosedure)
g. Menetapkan & menafsirkan kebijaksanaan
(establising & interpreting policy)
3. Sifat suatu rencana yg baik
a. Pemakaian kata2 yg sederhana & terang
Sederhana & mudah dimengerti u/ meniadakan penafsiran
yg berbeda.
b. Fleksibel
Hrs dpt mnyesuaikan diri dgn keadaan yg berubah2 yg tdk
diduga sblmnya.
c. Mempunyai stabilitas
Tdk perlu setiap kali diubah atau tdk dipakai sama sekali.
d. Ada dlm perimbangan, dan
Pemberian waktu & faktor2 produksi kpd setiap unsur
organisasi seimbang dgn kebutuhannya.
e. Meliputi semua tindakan yg diperlukan
Rencana tersebut hrslah meliputi segala2nya sehingga
terjamin koordinasi dari tindakan seluruh unsur2
organisasi.
4. Proses pembuatan rencana
• Langkah-langkah adl sbb:
a. Menetapkan tugas & 7an
Dgn tugas dimaksudkan, kegiatan apa yg hrs dikerjakan, dgn
7an dimaksudkan nilai2 yg diharapkan utk dipelihara atau
diperoleh.
b. Mengobservasi & menganalisis
Ialah mengobservasi faktor yg mempermudah u/ mencapai
7an, faktor2 yg trkmpul dianalisis u/ dpt menetapkan mana yg
msh efektif digunakan pd masa yg akan dtng.
c. Mengadakan kemungkinan2
Trdpt kemungkinan u/ mndpt suatu 7an, kemungkinan2 trsbut
dpt diurutkan atas dasar trtentu.
d. Membuat sintesis
Pemilihan berbagai alternatif dari beberapa kemungkinan.
e. Menyusun rencana.
5. Siapa pembuat rencana
Pembuat rencana dpt ditugaskan kepada:
a. Panitia Perencana
u/ pelaksaan dgn kerjasama, olh pemimpin
sering dibentuk sebuah panitia perencana yg
bertugas mengadakan perencanaan. Org2 yg
diangkat sbg panitia perencana khusunya
hnya kepala2 bagian, dpt pula org2 ahli dari
luar perusahaan, mngkin pula kombinasi ke2
hal trsebut. Spya terdpt kerja tim sebaiknya
pegawai perusahaan diikutsertakan sprt kpla
bagian & kepala2 seksi.
b. Bagian Perencanaan
Bagian perencanaan memiliki kedudukan yg
sama dgn bagian2 lain yakni merencanakan
sgl sesuatu, terutama merencanakan tugas2
bagian produksi.
c. Tenaga Staf
Pd umumnya, org yg merencanakan hrslah org
yg dpt berpikir, dpt melihat kedepan & dpt
menganalisis fakta2 yg tersedia, org seperti ini
sering disebut tenaga staf, tugasnya
menganalisis fakta2 kemudian merencanakan
sesuatu guna diserahkan kpd manajer.
PENGORGANISASIAN
ORGANISASI
 Pengertian
a. Organisasi dlm arti badan adl sekelompok org yg
bekerjasama u/ mencapai suatu atau beberapa
tujuan tertentu.
b. Organisasi dlm arti bagan atau struktur adl
gambaran secara skematis tentang hubungan2,
kerjasama dari org2 yg terdpt dlm suatu badan dlm
rangka usaha mencapai suatu tujuan.
 Ciri2 organisasi
a. Sekelompok org;
b. Kerjasama atau pembagian kerja, &
c. Tujuan bersama.
BENTUK2 ORGANISASI
• Menurut pola hubungan kerja, serta lalu lintas wewenang &
tanggungjawab, organisasi dpt dibedakan sbb:
a. Bentuk Organisasi Garis
Adl bentuk organisasi yg tertua & paling sederhana, sering disbt
organisasi militer, penciptanya Henry Fayol.
 Kebaikan
1) Kesatuan komando terjamin karena pimpinan berada di atas
1 tangan.
2) Proses pengambilan keputusan berjln dgn cpt karena jmlh
org yg diajak berkonsultasi msh sedikit.
3) Rasa solidaritas di antara karyawan umumnya tinggi karena
saling mengenal.
 Keburukan
1) Seluruh organisasi terlalu tergantung kpd 1 org, sehingga
kalau org itu tdk mampu, seluruh organisasi akan terancam
kehancuran.
2) Adanya kecendrungan pimpinan bertindak otokratis.
3) Kesempatan karyawan u/ berkembang terbatas.
b. Bentuk Organisasi Fungsional
Diciptakan olh F. W. Taylor, dmn segelintir pimpinan
tdk memiliki bawahan yg jls, sbb setiap atasan
berwenang memberi komando kpd stiap bawahan,
sepanjang ada hubungannya dgn fungsi atasan tsb.
 Kebaikan
1) Pembidangan tugas2 jelas.
2) Spesialisasi karyawan dpt dikembangkan & digunakan
semaksimal mungkin.
3) Digunakan tenaga2 ahli dlm berbagai bidang, sesuai
dgn fungsi2nya.
 Keburukan
1) Karena adanya spesialisasi, sukar mengadakan tour of
duty/pergiliran tugas.
2) Para karyawan lbh mementingkan bidangnya sehingga
sukar melaksanakan koordinasi.
c. Bentuk Organisasi Garis & Staf
Pd umumnya dianut olh organisasi besar, daerah kerja
luas & mempunyai bidang2 tugas yg beraneka ragam serta
rumit, serta jmlh karyawannya byk. Penciptanya
Harrington Emerson.
 Kebaikan
1) Dpt digunakan olh setiap organisasi besar, apapun
tujuannya, betapapun luas tugasnya & kompleks
susunan organisasinya.
2) Pengambilan keputusan yg sehat lbh mudah dpt
diambil karena adanya staf ahli.
3) Perwujudan “the right man in the right place” lbh
mudah.
 Keburukan
1) Karena karyawan tdk saling mengenal, solidaritas
sukar diharapkan.
2) Karena rumit & kompleksnya susunan organisasi,
koordinasi kadang2 sukar diterapkan.
d. Bentuk Organisasi Staf & Fungsional
Merupakan kombinasi dari bentuk organisasi
fungsional & bentuk organisasi garis & staf.
Kebaikan & keburukannya adl kebaikan &
keburukan
dari
bentuk
organisasi
yg
dikombinasikan.
PRINSIP2 ORGANISASI
a. Perumusan tujuan dgn jelas
Tujuan akan berperan sbg:
1) Pedoman ke arah mana organisasi akan dibawa
2)Landasan bagi organisasi
3)Menentukan mcm aktivitas yg akan dilakukan
4)Menentukan
program,
prosedur,
KISS
ME
(Koordinasi, Integrasi, Simplikasi, Sinkronisasi &
Mekanisasi).
b. Pembagian Kerja
1) Pembagian kerja atas dsar wilayah/teritorial
2) Pembagian kerja atas dsar jns benda yg
diproduksikan
3) Pembagian kerja atas dsar langganan yg dilayani
4) Pembagian kerja atas dsar fungsi (rangkaian kerja)
5) Pembagian kerja atas dsar waktu.
c. Delegasi kekuasaan
Agar berjln efektif, sdktnya ada 4 hal yg perlu diperhatikan :
1) Pertanggungjawaban
2) Diberikan kpd org yg tepat
3) Hrs dgn pemberian motivasi
4) Hrs dibimbing & diawasi.
d. Rentang kekuasaan
Dgn rentang kekuasaan dimaksudkan brp jmlh
bawahan sorg pemimpin, sehingga pemimpin itu dpt
memimpin, membimbing & mengawasi secara berhsl
guna & berdaya guna. Ada bbrp hal yg perlu
diperhatikan yaitu jelas tdknya tugas, jalinan hubungan
kerja dari msng2 bawahan 1 sma lain, kemmpuan org2
dlm suatu organisasi, corak pekerjaan, stabilitas
organisasi & tenaga kerja & jarak serta waktu.
e. Tingkat2 pengawasan
Hrs diusahakan agar organisasi sesederhana
mngkin, selain memudahkan komunikasi agar ada
motivasi bagi setiap org dlm organisasi u/ mncapai
tngkat2 tertinggi ddlm struktur organisasi.
f. Kesatuan perintah & tanggungjawab
Seorg bawahan hanya mmpunyai sorg atasan, dari
siapa ia menrima perintah & kpd siapa ia memberi
pertanggungjwban akan pelaksanaan tugasnya.
g. Koordinasi
Adl usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit2
organisasi agar tertuju u/ memberikan sumbangan
semaksimal mngkn u/ mencapai tujuan organisasi
scra kseluruhan.
DEPARTEMENTASI
Dimaksudkan suatu proses mengkhususkan atau
membagi2 kegiatan (tugas) pemimpin atau suatu
perusahaan.
Dasar2 departementasi dpt dibedakan sbb:
a. Dasar teritorial (daerah)
b. Dasar produksi
c. Dasar langganan
d. Dasar fungsi
e. Dasar lain, seperti proses, perkakas & waktu.
Pokok2 yg perlu diperhatikan
1. Spesialisasi
Tugas2 yg sama hrs dimasukkan ke dlm suatu bagian.
2. Mempermudah pengawasan
Semua aktivitas yg termasuk ke dlm suatu bagian hrslah
disentralisasi tempatnya, jgn terpencar2, u/
mempermudah pengawasan hrs diperhatikan mslh
jenjang pengawasan.
3. Koordinasi
Fungsi2 yg mempunyai hubungan satu sama lain hrs
ada pd bagian yg sama, tujuannya utk mempermudah
koordinasi satu sama lain.
4. Biaya
Bagian2 yg terdpt dlm perusahaan hrs sesederhana
mngkin u/ dpt menekan biaya, penambahan suatu
departemen hrs dibandingkan dgn keuntungan &
pengeluaran.
STAF DAN PANITIA
 Staf adl setiap petugas yg khususnya diangkat u/
memberi layanan & nasihat kpd manajer di dlm
suatu bidang khusus yg menjd keahliannya.
 Fungsi staf dlm organisasi berarti pengabdian
berupa pemberian pndpt atau nasehat, keterangan
kpd manajer dan mengawasi.
 Ada 6 pokok hal sbg kualifkasi sorg staf:
a. Pengetahuan yg luas tentang organisasi badan atau
perusahaan dimana ia bekerja
b. Mempunyai kesetiaan, tenaga yg besar, kesehatan,
inisiatif, pertimbangan yg baik & pandai bergaul.
c. Mempunyai semangat kerja sama & ramah tamah
d. Kestabilan emosi & tingkah laku yg sopan
e. Kesederhanaan
f. Kemauan baik & optimisme.
• Jenis2 staf:
1. Specialist staf atau staf khusus
Sbg jabatan2 & komponen2 yg khusus disusun u/
memberi nasihat & jasa kpd kesatuan2 lain dlm suatu
fungsi khusus
2. Personnel staf atau staf pribadi
Adl staf yg khusus memberi layanan atau bantuan kpd
seorg manajer ddlm suatu organisasi.
PANITIA adl sekelompok org yg diberikan kepercayaan terhadap
beberapa hal.
DELEGASI
Adl kegiatan seorg manajer u/ menugaskan bawahannya
u/ mengerjakan bagian daripada tugas manajer yg
bersangkutan & pd waktu yg bersamaan memberikan
kekuasaan kpd bawahan tsb shingga bawahan tsb dpt
melaksanakan
tugas2
itu
sebaik2
atau
dpt
mempertanggungjwbkan hal2 yg didelegasikan kpdnya.
TUGAS2 YG DIDELEGASIKAN:
a. Dari sudut proses
• Perencanaan (planning & organizing)
• Pelaksanaan (assembling resources), dan
• Pengawasan (direct atau control)
b. Dari sudut bidang
• Produksi
• Personalia
• Keuangan
• marketing
PENYUSUNAN
MEMPEROLEH PEGAWAI
• Yg menjadi pokok bahasan utama adl fungsi
personalia atau staffing, dgn tugas2 yaitu
memperoleh pegawai, memajukan pegawai &
memanfaatkan pegawai.
• Fungsi memperoleh pegawai meliputi analisis
jabatan, sumber2 pegawai, seleksi pegawai &
memperkenalkan pegawai ke dlm perusahaan.
 Analisa Jabatan
• Tujuannya u/ mengetahui atau menentukan org atau pegawai
yg bagaimana, mempunyai kualifikasi bagaimana yg hrs
ditarik memangku jabatan.
• Menganalisis suatu jabatan u/ tujuan tsb adl suatu usaha u/
mendptkan keterangan2 terinci suatu jabatan, terutama
mengenai hal2 berikut:
1. Apa yg pegawai kerjakan pd jabatan itu?
2. Wewenang & tanggungjawab pegawai
3. Perkakas yg dipergunakan
4. Kondisi2 pekerjaan & bahaya2 yg inhaeren
5. Latihan & pendidikan yg dibutuhkan
6. Besarnya upah, lama jam kerja, kemungkinan promosi dll.
Ada 3 metode penganalisisan jabatan guna menetapkan
kualifikasi pegawai: penyusunan daftar pertanyaan,
menginterview & mengadakan penilaian oleh petugas analisis.
Sumber2 Pegawai
Dpt digolongkan atas sumber2 sbb:
1. Dari dlm perusahaan itu sendiri
2. Teman2 pegawai perusahaan
3. Jawatan penempatan kerja
4. Melalui advertensi atau iklan
5. Sumber2 lain.
Seleksi pegawai
Pd umumnya proses seleksi pegawai adl sbb:
1. Pengisian formulir2, dgn memuat
keterangan2:
a. Keterangan pengenal (nama, alamat & no tlpn)
b. Keterangan perorangan (kawin, blm kawin, umur,
tanggungan, jmlh saudara, tempat & alamt org tua)
c. Keterangan fisik (tinggi, berat, kesehatan dsb)
d. Pendidikan & pengalaman
e. Keterangan lain (hobi, keanggotaan dlm organisasi)
2. Tes psikologi
Secara garis besar dpt digolongkan kedlm 5
golongan yaitu:
a. Achievements tests, bermaksd mengukur apa yg
dpt dilakukan olh seorg pelamar pd saat ia
melamar.
b. Aptitude tests, bermaksd mengukur
kesanggupan atau bakat seorg calon pegawai.
c. Intelligence test, mengukur aspek2 intelijensia
seseorg.
d. Interest tests, bermaksd menentukan aktivitas
mana yg paling menarik perhatian calon
pegawai.
e. Personality tests, menentukan sifat kepribadian
seorg calon pegawai.
3. Wawancara
Penginterviu mengajukan pertanyaan2 yg telah
dipersiapkan terlebih dahulu, dgn mksd u/
mengetahui apakah calon pegawai itu memiliki
kualifikasi2 yg tercantum dlm analisis jabatan
dari jabatan yg kelak akan dipangkunya.
4. Referensi
Dimaksudkan agar calon pegawai menunjuk
bbrpa org, baik pegawai perusahaan ataupun
org2 di luar perusahaan yg dpt memberikan
keterangan tentang diri pelamar, baik tentang
pribadinya, pengalamannya & lain sbgainya,
baik berbentuk lisan atau pun tulisan.
Memperkenalkan pegawai
• Tujuannya agar pegawai yg sdh diterima bekerja
dlm perusahaan sesegera mungkin dpt
menyesuaikan dirinya kedlm perusahaan.
• u/ mencapai mksd itu hrs diberikan gambaran
keseluruhan kpd pegawai baru, diperkenalkan kpd
pegawai2 lain & suasana kekakuan hrs dicairkan,
terutama mengenai:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Sejarah perusahaan
Barang2 yg dihasilkan
Struktur organisasi perusahaan
Tata kerja dlm perusahaan
Pedoman2 tentang kesejahteraan pegawai
Pedoman2 tentang kemungkinan promosi, dsb.
MEMAJUKAN PEGAWAI
• Dimaksudkan setiap usaha dari pemimpin atau
atasan u/ menambah keahlian & efesiensi kerja
dari bawahannya dlm melaksanakan tugas2nya &
menempatkan ia pd jabatan yg setepat2nya.
Hal yg menjadi bahasan adl latihan, promosi,
pemindahan & penilaian kecakapan.
1. LATIHAN
Latihan2 dpt dibedakan atas:
a. Memperkenalkan pegawai ke dalam perusahaan
b. Melatih pegawai2 baru
c. Melatih pegawai yg akan dipromosikan
d. Melatih para manajer
u/ para manajer ada berbagai mcm cara latihan:
a. Cara konferensi
b. Cara pemberian kuliah
c. Cara rotasi jabatan
d. Cara metode kasus, dan
e. Cara proses insiden
2. PROMOSI
• Yakni memberi kekuasaan & tanggungjawab yg
lebih besar kpd bawahan dari pd kekuasaan &
tanggungjawab sebelumnya adl salah satu usaha u/
memajukan pegawai.
• Promosi adl salah satu motivasi bagi para pegawai
u/ menunujukkan prestasi2nya yg besar.
• Tindakan promosi didasarkan pada:
a. Dasar senioritas
b. Dasar Kecakapan (ability)
3. PEMINDAHAN
• Dimaksudkan u/ mewujudkan penempatan pegawai
pd jabatan yg setepatnya sehingga ia mendpt
kepuasan kerja setinggi mngkn & dpt memberikan
prestasi yg setinggi2nya.
• Pemindahan pegawai dpt dari satu jabatan
kejabatan yg lain dpt terjadi karena keinginan
pegawai atau karena keinginan atasan atau
pimpinan.
pemindahan pegawai yg
• - Replacement transfer Jenis
tdk dimaksudkan u/
- temporary transfer
memajukan pegawai
4. PENILAIAN KECAKAPAN
• Adl penilaian secara sistematik terhadap seorg
pegawai olh atasannya atau oleh beberapa org yg
cakap yg mengetahui benar cara melaksanakan
tugas pegawai yg dinilai.
Ada 3 kemungkinan yg melakukan penilaian
kecakapan yaitu:
a. Oleh atasan langsung kemudian direvisi oleh
kepala bagian
b. Oleh atasan langsung dgn dibantu oleh 1 atau 2
org pembantunya
c. Oleh atasan langsung atau jika tdk memuaskan
dibuat suatu verifikasi dgn melakukan penilaian
kecakapan sekali lg oleh 1 atau 2 org teman
pegawai yg bersangkutan.
• Penilaian kecakapan dibagi atas 2 yaitu
1. Penilaian Vertikal
- dilakukan oleh atasan terhadap bawahan
- dilakukan oleh bawahan terhadap atasan
2. Penilaian Horizontal
yg dilakukan oleh teman2 setingkat.
• 10 sifat yg paling umum dinilai dari pegawai:
a. Di bidang produksi adl:
1) Quality (kualitas hasil pekerjaan)
2) Quantity of work (kuantitas hasil pekerjaan)
3) Knowledge of job (pengetahuan akan
pekerjaannya)
4) Dependability (inisiatif)
5) Cooperation (kerjasama)
6) Adaptability (penyesuaian diri)
7) Attendance (kehadiran)
8) Versatility (pengetahuan serba guna)
9) House keeping (pemeliharaan)
10) safety (keamanan)
b. Di bidang tata usaha adl:
1) Quantity
2) Dependability
3) Quality of work
4) Knowledge of job
5) Cooperation
6) intiative
7) Adaptability
8) judgement
9) Attendance
10) healt
c. Org2 yg memegang posisi pimpinan adl:
1) Knowledge of job
2) Cooperation
3) Dependability
4) Quality of work
5) Judgement
6) Intiative
7) Quantity
8) Leadership
9) Planning & organization
10) healt
MEMANFAATKAN PEGAWAI
Ada 2 aspek fungsi memanfaatkan pegawai:
• Mempekerjakan pegawai yg memberi manfaat
bagi perusahaan;
• Tdk mempekerjakan pegawai yg tidak
bermanfaat bagi perusahaan.
1. PEMBERHENTIAN
Dpt terjadi karena:
• Keinginan pegawai
• Keinginan perusahaan
• Meninggalnya pegawai
• Penetapan dlm perjanjian kerja antar buruh &
perusahaan.
2. PEMENSIUNAN
Menurut UU Pensiun Pegawai No. 20 thn 1952,
bahwa dpt dipensiunkan antara lain:
1) Yg sdh tua
2) Yg invalid
3) Yg tdk dpt bekerja dlm jabatan apapun karena
sakit
4) Yg diremajakan, dan
5) Yg diretooling.
3. MOTIVASI
Dimaksudkan u/ memberi daya perangsang kpd
pegawai yg bersangkutan agar pegawai tsb bekerja
dgn segala daya & upayanya.
Motivasi (insentif) dpt berupa material incentive dan
non material incentive.
4. UPAH SEBAGAI SALAH SATU INSENTIF
Ada beberapa faktor penting yg perlu
diperhatikan dlm penetapan tingkat upah seorg
pegawai:
a. Pendidikan
b. Pengalaman
c. Tanggungan
d. Kemampuan perusahaan
e. Keadaan ekonomi
f. Kondisi pekerjaan
PENGARAHAN
MEMBERI PERINTAH
1. Tujuan pemberian perintah
Tujuan utama dlm pemberian perintah oleh
atasan kpd bawahan ialah u/ mengkoordinasikan
kegiatan bawahan, agar kegiatan masing2
bawahan yg beraneka mcm itu terkoordinasi kpd
satu arah, yaitu kpd tujuan perusahaan.
2. Definis perintah
Adl suatu instruksi resmi dari seorg atasan kpd
bawahan u/ mngerjakan atau tidak melakukan
sesuatu, guna merealisasikan tujuan perusahaan.
3. Perintah satu aspek dari komunikasi
Komunikasi secara garis besar dpt dibedakan
menjadi 2 mcm:
a. Komunikasi ke dalam:
▫ Komunikasi vertikal (pimpinan ke pegawai atau
sebaliknya):
 Komunikasi ke bawah (pimpinan memberikan
perintah atau pemberian petunjuk kepada bawahan)
 Komunikasi ke atas (pemberian laporan kpd atasan)
▫ Komunikasi horizontal (antara pimpinan
setingkat)
b. Komunikasi ke luar
4. Jenis-jenis perintah
• Lisan
• Tulisan
5.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Prinsip2 perintah
Perintah harus jelas
Perintah diberi satu per satu
Perintah harus positif
Perintah hrs diberikan kepd org yg tepat
Perintah hrs erat dgn motivasi
Perintah satu aspek komunikasi.
PENGAWASAN
• ARTI & TUJUAN PENGAWASAN
Pengawasan dpt diartikan sbg suatu proses u/
menerapkan pekerjaan apa yg sdh dilaksanakan,
menilainya & bila perlu mengoreksinya dgn
maksd supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dgn
rencana semula.
Tujuan utama dari pengawasan ialah
mengusahakan agar apa yg direncanakan menjadi
kenyataan.
u/ merealisasikan tujuan utama tsb, pelaksanaan
pekerjaan sesuai dgn instruksi yg tlh dikeluarkan
& kelemahan2 serta kesulitan2 yg dihadapi dlm
pelaksanaan rencana berdasarkan penemuan2 tsb
dpt diambil tindakan u/ memperbaikinya, baik pd
waktu itu ataupun waktu2 yg akan datang.
• PRINSIP2 PENGAWASAN
Ada 2 prinsip pokok pengawasan:
1. Adanya rencana tertentu, dan
2. Adanya pemberian instruksi2 serta wewenang kpd
bawahan.
Dlm suatu sistem pengawasan hrslah mengandung
prinsip2 sbb:
a. Dpt mereflektir sifat2 & kebutuhan dari kegiatan2
yg hrs diawasi.
b. Dpt dgn segera melaporkan penyimpangan2.
c. Fleksibel.
d. Dpt mereflektir pola organisasi.
e. Ekonomis.
f. Dpt dimengerti.
g. Dpt menjamin diadakannya tindakan korektif.
• JENIS2 PENGAWASAN
Ada 4 mcm dasar penggolongan jenis pengawsan:
1. Waktu pengawasan
a.
b.
Pengawasan preventif
Pengawasan refressif
a.
b.
c.
d.
Bidang produksi
Bidang keuangan
Waktu
Manusia dgn kegiatan2nya.
a.
b.
Pengawasan intern
Pengawasan ekstern
a.
b.
c.
d.
Peninjauan pribadi
Interview atau lisan
Laporan tertulis
Laporan & pengawasan kpd hal2 yg sifatnya istimewa
2. Objek pengawasan
3. Subjek pengawasan
4. Cara mengumpulkan fakta2 guna pengawasan