Transcript Pengantar Sistem Pengarsipan dan Akses-3

Gambaran Umum
Sistem Pengarsipan dan
Akses
Oleh :
Imam Gunawan, M. Kom
STMIK – AMIKLOGO
JAYANUSA PADANG
PENGANTAR
Pada saat data yang anda miliki berada dalam jumlah yang tidak
banyak dan tidak melimpah, anda tidak akan merasakan betapa
pentingnya sistem untuk mengarsipkan data, karena anda dapat
mengatur dan mengelola data dengan cara – cara manual.
Namun, ketika data semakin banyak dan cara manual tidak dapat
mengatasinya lagi. anda menjadi sangat kewalahan untuk
mengelola data tersebut. oleh karena itu, diperlukan suatu sistem
untuk melakukan pengarsipan terhadap data tersebut.
Sistem yang ditawarkan dapat berupa sistem dengan proses
terkomputerisasi
PENGANTAR
Ada beberapa tantangan pengelolaan data yang harus dipenuhi
dalam proses komputerisasi, diantaranya sebagai berikut :
- Data dapat diakses oleh banyak orang dan banyak program,
- Data tetap berada pada media penyimpanan eksternal (external
storage devices)
- Data selalu dapat diandalkan untuk diproses,
- Data dapat diakses secara cepat ketika informasi dibutuhkan.
Pada sistem pengarsipan dan akses, anda akan melakukan analisis
terhadap berbagai metode pengarsipan dan pengaksesan serta
kinerja berbagai struktur file. selain itu, dalam sistem pengarsipan
dan akses anda akan diberikan landasan pengetahuan untuk
mengembangkan metode dalam pemeliharaan data dengan
kuantitas yang samgat besar.
PENGANTAR
Ada 2 hal yang akan dipelajari yaitu sistem pengarsipan dan sistem
pengaksesan. sistem pengarsipan merupakan cara menyimpan data
yang diorganisasikan dengan aturan tertentu, sedangkan sistem
akses merupakan cara mengambil data yang disimpan tadi.
Jadi, sistem pengarsipan dan akses merupakan sistem
pengorganisasian, pengelolaan, penyimpanan dan pengambilan
kembali data dengan organisasi file tertentu pada media
penyimpanan eksternal (external storage devices)
MENGUKUR KINERJA SISTEM
PENGARSIPAN DAN AKSES
Kinerja sistem pengarsipan dan akses dapat diukur berdasarkan halhal berikut ini :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Efektifitas dan efisiensi
Media penyimpanan
Kecepatan akses
Ukuran media penyimpanan
Multiple-accessibility
Kemudahan update
Pemeliharaan
Keandalan
Integritas
Sekuritas
MENGUKUR KINERJA SISTEM
PENGARSIPAN DAN AKSES
Efektifitas dan efisiensi merupakan prinsip pengukuran kinerja
sistem pengarsipan dan akses yang paling utama bila dibandingkan
dengan kriteria yang lain. kriteria ini mengukur sejauh mana sistem
pengarsipan dan akses bekerja dengan efisien dan efektif dari segi
ruang, waktu, dana, dan sebagainya.
Berdasarkan kriteria media penyimpanan , pengukuran kinerjanya
dilakukan melalui pertanyaan “ bagaimana sistem pengarsipan dan
akses menyimpan data pada media penyimpanan eksternal?”
Pengukuran kinerja sistem pengarsipan dan akses juga dapat diukur
dengan melihat “bagaimana data-data yang disimpan dapat diakses
dengan cepat.”
Selanjutnya, pengukuran berdasarkan ukuran media penyimpanan
yang disediakan. anda dapat melihat seberapa efisien ukuran
penyimpanan data pada media penyimpanan eksternal.
MENGUKUR KINERJA SISTEM
PENGARSIPAN DAN AKSES
Pengukuran yang lain dapat dilakukan dengan multiple –
accessibility. dimana anda mengukur kinerja sistem pengarsipan
dan akses jika ada lebih dari satu orang dan lebih dari satu program
melakukan pengaksesan data secara bersamaan.
Berdasarkan kemudahan updatenya anda mengukur seberapa
mudah sistem pengarsipan dan akses mendukung anda dalam
meng update data yang disimpan dan seberapa mudah sistem
pengarsipan dan akses mendukung pemeliharaan terhadap data
yang disimpan.
Pengukuran lainnya berkaitan dengan pertanyaan-pertanyaan
seperti : “bagaimana data yang disimpan dengan dapat dijaga
kehandalanya, seberapa kuat intregitas data yang disimpan, dan
yang terakhir seberapa aman data yang disimpan.
MEDIA PENYIMPANAN INTERNAL DAN
EKSTERNAL
Berdasarkan kecepatan akses dan ukurannya. media penyimpanan
dapat digambarkan melalui hirarki penyimpanan data sebagai
berikut :
1. Media penyimpanan internal (internal storage devices)
2. Media penyimpanan eksternal (external storage devices)
MENGUKUR KINERJA SISTEM
PENGARSIPAN DAN AKSES
PENYIMPANAN INTERNAL
(INTERNAL STORAGE)
Untuk membahas media penyimpanan internal. anda diminta untuk
mengingat bahasa C++ yang digunakan dalam pemrograman dasar.
typedef struct {
char kode[5];
char nama[20];
int umur;
} TMhs
TMhs ArrMhs[5];
Pada media penyimpanan internal, array ArrMhs merupakan
sekumpulan struct TMhs dan Struct TMhs merupakan sekumpulan
field yaitu field kode, field nama, dan field umur. perhatikan gambar
berikut untuk memahami konsep media penyimpanan internal.
ArrMhs disimpan di media penyimpanan internal.
PENYIMPANAN INTERNAL
(INTERNAL STORAGE)
field struct TMhs
struct TMhs
KODE NAMA UMUR KODE NAMA UMUR KODE NAMA UMUR KODE NAMA UMUR KODE NAMA UMUR
[0]
[1]
[2]
array ArrMhs
[3]
[4]
PENYIMPANAN INTERNAL
(INTERNAL STORAGE)
Yang termasuk dalam media penyimpanan internal yaitu :
1. Processor register,
2. Cache memory,
3. RAM
Processor register merupakan tempat penyimpanan di prosesor
untuk mengkalkulasi operasi matematika. cache memori merupakan
tempat penyimpanan data diantara prosesor dan RAM. RAM
merupakan tempat penyimpanan utama bagi data yang diproses
oleh prosesor.
PENYIMPANAN INTERNAL
(INTERNAL STORAGE)
Berikut ini merupakan karakteristik dari media penyimpanan internal :
1. Ukuran media penyimpanan internal adalah relatif kecil atau
terbatas
2. Sifat media penyimpanan internal adalah sementara (volatile)
3. Satu bagian media penyimpanan internal hanya dapat diakses
oleh satu program pada satu waktu (single-access)
4. Apabila anda menginginkan ukuran media penyimpanan yang
lebih besar, non-volatile, dan multi – akses anda dapat
menggunakan media penyimpanan eksternal.
PENYIMPANAN EKSTERNAL
(EXTERNAL STORAGE)
Media penyimpanan eksternal mengakomodasi penyimpanan data
dalam bentuk file. Pada media penyimpanan eksternal file
mahasiswa merupakan sekumpulan record TMhs dan record TMhs
merupakan sekumpulan field yang terdiri dari kode, nama, umur. file
mahasiswa tersebut disimpan di media penyimpanan eksternal.
field record TMhs
record TMhs
KODE NAMA UMUR KODE NAMA UMUR KODE NAMA UMUR KODE NAMA UMUR KODE NAMA UMUR
File Mahasiswa
PENYIMPANAN EKSTERNAL
(EXTERNAL STORAGE)
Berikut ini merupakan karakteristik dari media penyimpanan
eksternal :
1. Ukuran media penyimpanan eksternal relatif besar dibandingkan
dengan media penyimpanan internal,
2. Sifat media penyimpanan eksternal adalah non-volatile (tidak
akan hilang ketika listrik mati)
3. File pada media penyimpanan eksternal dapat diakses oleh lebih
dari satu orang dan lebih dari satu program pada satu waktu
(multi-acces)
PENYIMPANAN EKSTERNAL
(EXTERNAL STORAGE)
Yang termasuk dalam penyimpanan eksternal yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.
Disket
Hardisk
CD
Flash Disk
Memory Card
Sifat penyimpanan Data Eksternal, yaitu :
1. Online bulk storage, merupakan tempat penyimpanan data
eksternal yang berada didalam komputer yang sama.
2. Remote file storage, merupakan tempat penyimpanan data
eksternal yang berada pada komputer yang berbeda (lokasi yang
berbeda)
3. Offline bulk storage, merupakan termpat penyimpanan data
eksternal yang untuk membaca datanya harus dipindah dahulu
ke online bulk storage.
FILE, RECORD, FIELD
FIELD
field merupakan unit informasi terkecil yang dapat diakses dari suatu entitas.
Sedangkan entitas itu sendiri merupakan sesuatu yang dapat dibedakan
dalam dunia nyata dan mempunyai karakteristik tertentu.
contohnya :
Entitas mahasiswa yang memiliki fied-field seperti : Nomor_pokok_mahasiswa,
Nama_mahasiswa, Alamat_mahasiswa.
Jenis-jenis field menurut panjangnya dibedakan menjadi dua macam :
Fixed length field
merupakan field yang memiliki panjang tetap, dimana panjang field harus
mengakomodasi kemungkinan nilai yang terbesar (boros) namun mudah untuk
disimpan dan di akses.
Variable length field
merupakan field yang memiliki panjang bervariasi (dapat berubah-uabah dan
berbeda-beda). pada dasarnya ukuran field yang bervariasi lebih menghemat
tempat bila dibandingkan dengan ukuran field yang tetap. namun, field ini sulit
untuk disimpan dan diakses.
FILE, RECORD, FIELD
RECORD
Setelah berkenalandenan field, anda akan berkenalan dengan kumpulan dari
field yang disebut record.
Definisi record adalah : kumpulan informasi yang saling berhubungan secara
lojik. Record merepresentasikan sebuah entitas dan merupakan gabungan
dari field-field contohnya : record mahasiswa.
Sama halnya dengan field, berdasarkan panjangnya, record dibedakan
kedalam dua jenis, yaitu :
Fixed length record yaitu : sama field di record mempunyai panjang yang
tetap
variable length record yaitu : field-field di record dapat mempunyai panjang
yang berbeda-beda.
FILE, RECORD, FIELD
RECORD
Setelah berkenalandenan field, anda akan berkenalan dengan kumpulan dari
field yang disebut record.
Definisi record adalah : kumpulan informasi yang saling berhubungan secara
lojik. Record merepresentasikan sebuah entitas dan merupakan gabungan
dari field-field contohnya : record mahasiswa.
Sama halnya dengan field, berdasarkan panjangnya, record dibedakan
kedalam dua jenis, yaitu :
Fixed length record yaitu : sama field di record mempunyai panjang yang
tetap
variable length record yaitu : field-field di record dapat mempunyai panjang
yang berbeda-beda.
FILE, RECORD, FIELD
FILE
Ada tiga definisi file, yaitu :
Definisi secara komprehensif.
dimana file dianggap sebagai bagian dari basis data. basis data digunakan
untuk menyimpan informasi dan kumpulan dari file membentuk basis data.
Definisi file secara lojik
definisi ini menyatakan bahwa file merupakan koleksi dari record-record
dengan struktur yang sama.
Definisi file secara fisik
definisi ini menyatakan bahwa file merupakan sekumpulan byte yang
dikelompokan kedalam blok-blok di media penyimpanan sekunder.
FILE, RECORD, FIELD
File berdasarkan jenisnya dibedakan menjadi :
File master atau file utama
File utama merupakan file yang menyimpan data-data yang dapat digunakan
sebagai data acuan oleh transaksi.
file utama dapat di update walaupun proses update ini jarang dilakukan. file
utama tidak melakukan proses update selama terjadi transaksi.
contoh file utama yaitu : file Barang
File transaksi
file transaksi merupakan file yang menyimpan data-data transaksi. file
transaksi sering melakukan proses update. biasanya proses update dilakukan
setiap kali transaksi dilakukan.
contoh file transaksi misalnya :
file Penjualan Barang.
FILE, RECORD, FIELD
File sejarah (history file)
history file merupakan file yang menyimpan data-data transaksi yang sudah
lama terjadi, tidak aktif selama kurun waktu tertentu, data dapat dipadatkan
ketika disimpan, dan file ini tidak mementingkan kecepatan akses.
contoh history file : file tentang penjualan barang setahun yang lalu.
File referensi
file referensi yaitu : file yang menyimpan data-data acuan. file ini relatif sangat
jarang di update bila dibandingkan dengan master file. namun file referensi ini
mirip dengan file utama.
contohnya : file Kode Toko (Jika kita punya beberapa toko)
FILE, RECORD, FIELD
Selanjutnya akan dibahas mengenai karakteristik file secara umum dan secara
khusus.
Karakteristik file secara umum diantaranya :
- Persistent (bertahan lama)
artinya : file mampu diakses dimasa yang akan datang
- Sharable
artinya : file dapat digunakn bersama oleh beragam pemakai dan berbagai
macam program
- Large (ukuran besar)
artinya :file memungkinkan untuk menyimpan data dengan ukuran yang lebih
besar daripada media penyimpanan primer (primary storage)
FILE, RECORD, FIELD
Selain karakteristik secara umum. file juga memiliki karakteristik secara
khusus, yaitu :
1. File dapat diciptakan,diubah, dan dihapus
2. File memiliki nama yang unik
3. File memiliki parameter perangkat, karena terdapat banyak perangkat
dalam satu sistem
4. File memiliki parameter pemakai (pemilik)
5. File tersimpan didalam direktori.
FILE, RECORD, FIELD
Berikut ini merupakan jenis-jenis operasi yang dapat dilakukan terhadap file,
diantaranya :
•Creation (pembuatan)
•Update
1. Insert (penambahan)
2. Delete (penghapusan)
3. Modify (pengubahan)
•Retrieval
1. Inquiry (pengambilan satu/lebih record)
2. Report generation (laporan)
•Pemeliharaan file
1. Kembali menstrukturkan file
2. Melakukan reorganisasi file
3. Melakukan backup
FILE, RECORD, FIELD
BASIS DATA
Kumpulan dari file-file yang saling berhubungan menjadi basis data.
Contoh : file mahasiswa berkumpul dengan file mata kuliah, kemudian
berkumpul dengan file dosen.
Semua file tersebut saling berhubungan, maka kumpulan dari file-file tsb dapat
dikatakan sebagai basis data akademik, dimana informasi yang terdapat di
dalamnya merupakan informasi tentang akademik pada sebuah universitas.
www.themegallery.com
LOGO