Training Präsentation

Poltys CA Auto Attendant Modul

Leistungen

Auslagerung eines großen Anteils der bediener- unterstützten Anrufe und Erhaltung hoher Kundenzufriedenheit und – bindung.

Reduzierung der Gesamtbetriebskosten Effizientes Call Routing Beseitigt Anrufe in Abwesenheit Erhöht die Service Effizienz Skalierbarkeit, skaliert leicht Verbessert die Kundenzufriedenheit 24/7 Verfügbarkeit, keine Überstundensatz TDE, NCP and NS1000 series PBX

Auto Attendant Modul – Inhalt der Präsentation Konfiguration Überblick Funktionen

TDE, NCP and NS1000 series PBX

Sektion 1

ÜBERBLICK

Überblick

Funktioniert mit der CA PRO/Supervisor/Console Multi Language GUI Multi Language Voice Prompts und Spracherkennung Verwendet ASR (Automatic Speech Recognition) (Automatische Spracherkennung) und TTS (text to Speech) (Text nach Sprache) in dem MS Server 2008/2011 Auf dem Poltys Gerät vorinstalliert Verbindet den Anrufer mit dem angerufenen Empfänger durch Aussprache des Namens oder Eingabe der Durchwahl TDE, NCP and NS1000 series PBX

Anwendungsfall – TK-Anlagenmodus

Automatische Anrufbeantwortung, Erkennen von Namen, Transfer zu einem Nebenanschluss oder Voice Mail

Eingehende Anrufe Agent ed Pay messa ge No Answ er – Retry later Kunden Call Every Entry in the List Kunden Kunden CA + TDE/NCP/NS1000 Agent CA Kunden SIP Poltys Auto Attendant Anwendung

Beantworten sämtliche Anrufe

Spielen individuelle Begrüßungsnachricht(en) vor Erkennen Namen oder gewählte Durchwahl Leiten den Anruf an die entsprechende Nebenstelle oder an das entsprechende Voice Mail weiter Das Poltys Gerät funktioniert als SIP Nebensteller von Drittanbieter

Anwendungsfall – CA Server

Automatische Anrufbeantwortung, Erkennen von Namen, Transfer zu einem Nebenanschluss oder Voice Mail

Eingehende Anrufe Agent ed Pay messa ge No Answ er – Retry later Kunden Kunden NCP/TDE/NS1000 Call Every Entry in the List Agent Call answ ered Pay messa ge No

Beantworten sämtliche Anrufe

SIP Spielen individuelle Begrüßungsnachricht(en) vor CA Server Erkennen Namen oder gewählte Durchwahl Poltys Auto Attendant Anwendung Leiten den Anruf an die entsprechende Nebenstelle oder an das entsprechende Voice Mail weiter Kunden Das Poltys Gerät funktioniert als SIP Nebensteller von Drittanbieter

Gerät

• • •

Poltys Gerät

Das CA Auto Attendant Modul wird samt dem vorinstallierten und vorkonfiguriertem Server auf dem Poltys Gerät geliefert Vorteil für den Endbenutzer – Leichte Fernunterstützung, leicht zu ersetzen Vorteil für den Dealer – Leicht zu installieren, konfigurieren und an Panasonic PBX zu verbinden

Gerät

Kleines Gehäuse Low profile 1U, 19” Rackmount

Beschreibung

• • • Intel D2700MUD 2.13 GHz Dual Core Atom D2700, 2GB RAM, 60GB SSD Treiber Gerätmaße: 9” x 8” x 2.5” Packed: 13” x 11” x 4.5” Verpacktes Gewicht: 6lb • • • Quad Core 3.2 GHz I7, 4GB RAM, 250GB enterprise level HDD, X8STi Supermicro motherboard, Low profile 1U, 19” Gestellchassis Gerätmaße: 19” x 15” x 3.5” Packed: 22” x 19” x 7” Verpacktes Gewicht: 16lb

Musterbilder

Das Poltys Gerät funktioniert als SIP Nebensteller von Drittanbieter

Ports

Maximal 4 SIP Ports Maximal 48 SIP Ports

Sektion 2

KONFIGURATION

Konfigurieren Sie das Poltys Gerät

Das Poltys Gerät kommt mit vorinstallierter Automatische Telefonzentrale Server Verbinden Sie die Geräte wie unten angezeigt Gerät starten, login mit MS Windows USB Tastatur/Maus LAN Switch (dasselbe Netzwerk wie die TK-Anlage )

Konfigurieren Sie das Poltys Gerät

Das Poltys Gerät ist für den Betrieb von DHCP server konfiguriert Finden Sie die IP Adresse des Poltys Geräts heraus und bewahren Sie sie auf 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Netzwerk Piktogramm in der Windows Task-Leiste und wählen Sie den Menüpunkt “Offenes Netzwerk- und Freigabecenter” auf dem Poltys-Gerät 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Details” 4. Schreiben Sie sich die IP Adresse auf, zur weiteren Verfügung 2. Wählen Sie “Lokale Netzwerkverbindung”

Konfigurieren Sie das Poltys Gerät

Starten Sie die Auto Attendant Config Anwendung vom Desktop des Geräts 1. Doppelklicken Sie auf das Piktogramm Auto-Attendant Konfig auf der Windows Desktop des Poltys Gerätes.

Erste Sprachein stellungen Einstellungen für die zweite Sprache Das CA Auto Attendant Modul unterstützt bis zu zwei Sprachen gleichzeitig

Konfigurieren Sie das Poltys Gerät

Das Poltys Gerät verbindet sich mit der Panasonic TK-Anlage über einen kompakten Bereich von SIP Nebenstellen Konfigurieren Sie die erste Nebenstelle und die Anzahl von Nebenstellen die von dem Auto Attendant verwendet werden sollen Ändern Sie die Standard Anrufparameter (Wiederholungszahl und Zeitlimit (Timeout)) falls erforderlich Falls erwünscht, ändern Sie die Standardsprachen und the Eingabenaufforderungen 1. Führen Sie die IP Addresse der TK-Anlage ein.

2. Stellen Sie Sie die lokale IP Adresse auf dem Poltys Gerät ein.

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen ” damit die Änderungen wirksam werden.

3. Stellen Sie die erste Erweiterung und die Anzahl von Erweiterungen im Bereich.

4. Stellen Sie den TK Anlagentyp auf: “NS1000”, “TDE” oder “NCP” ein.

5. Stellen Sie die Anrufparameter ein.

6. Ändern Sie die englischen Eingabeaufforderungen.

7. Ändern sie französische Eingabeaufforderungen.

Verfügbare Sprachen für • • • • • • • das Text-to-Speech Engine Englisch Französich (CA) Französich Deutsch Spanisch Italienisch Englisch (GB)

Konfigurieren Sie Anruftransfer Nebenstellen manuell

Fügen Sie Agents hinzu um Anrufe auf Manuell oder durch Importieren aus der Liste weiterzuleiten (nächste Slide) 3. Füllen Sie die Felder “Vorname”, “Name” aus.

4. Falls erforderlich, füllen Sie die “Digit”- Kurzwahlschaltfläche ein.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen” damit die Änderungen wirksam werden.

2. Füllen Sie das Feld “Telefonnummer” aus.

5. Füllen Sie das Feld “Language” (Sprache) aus, das von dem Speech Recognition Engine verwendet wird.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Add” (Hinzufügen)so oft wie nötig.

“Digit” ist eine Touchtone – Kurzwahlschaltfläche, dass dem Anrufer ermöglicht rasch an eine Person/Gruppe weitergeleitet zu werden

Importieren Sie die Anrufweiterleitung - Durchwahl – Liste

Fügen Sie Agents hinzu an die Anrufe weitergeleitet werden können durch die Importierung aus der Liste (CSV Datei) 3. Wählen Sie die CSV - Datei.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Importieren”.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Öffnen”.

2. Wählen Sie den Menüpunkt “CSV Dateien”.

Dateiformat der Anrufstransferliste

CSV Dateiformat CSV Datei Header.

1. Füllen Sie die zu erkennende “Telefonnum mer” aus 2. Füllen Sie das Feld “Vorname” aus, um erkannt werden zu können Verfügbare Sprachen für das Speech Recognition • • • • • • • Engine Englisch Französich (CA) Französich Deutsch Spanisch Italienisch Englisch (GB) 3. Füllen Sie das Feld “Name” aus um erkannt zu werden 4. Füllen Sie die “Digit” Kurzwahlschal tfläche ein 5. Füllen Sie das Feld “Language” (Sprache) aus, das von dem Speech Recognition verwendet wird

Auto Attendant - Server starten

Auto Attendant Server mit Hilfe des “START” Knopfes starten 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Start”

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX

3.4 Konfigurieren der Panasonic TK-Anlage (1)

Die Anwendung Appointment Reminder wird mit der Panasonic TK-Anlage via einem kompakten Bereich von SIP Nebenstellen für Drittanbieter verbunden. Konfigurieren Sie den SIP Nebenstellen-Bereich um mit dem Appointment Reminder mittels der Panasonic Wartungskonsole verwendet zu werden .

(1) Installieren Sie die virtuelle Karte für das Poltys Gerät (SIP Nebenstellen für Drittanbieter)

“V-SIPEXT32” Karte auf Web-MC markieren. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Virtual menu) 1. Wählen Sie V-SIPEXT32 2. Geben Sie die zu verwendende Kartenanzahl (number of cards) an.

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX

(2) Wählen Sie eine Registrierungsart für das Poltys Gerät (SIP Nebenstellen für Drittanbieter)

“Manual Mode” auf Web-MC markieren.

(Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Site Property -> Main Tab ) 1. Wählen Sie Manual

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX

(3) Konfigurieren Sie die Einstellungen der Nebenstellen.

“ Passen Sie die Nebenstellennummer und das Kennwort an”

auf dem Web-MC.

(Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Port Property of the corresponding V-SIPEXT32 card ) 1. Konfigurieren Sie einen kompakten Bereich von SIP Nebenstellen.

Das Kennwort sollte 1234 sein 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen” damit die Änderungen wirksam werden.

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX

(4) Registrieren Sie das Poltys – Gerät in der TK-Anlage.

Poltys Gerät nur im selben Netzwerk mit TK-Anlage verbinden.

1. Überprüfen Sie ob die IP Addresse zu der des Poltys-Geräts passt.

(5) Einstellungen für abgehende Gespräche

Erlauben der SIP Nebenstellen abgehende Anrufe zu tätigen.

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX

(6) Einstellungen für die Anrufgruppen

Um den “Auto Attendant” zu verwenden, gruppieren Sie die SIP Nebenstellen (Poltys Gerät) in einer ICD Gruppe.

(Setup -> PBX Configuration -> 3.5.1 Group Settings ) Dann, stellen Sie den FEN der ICD Gruppe als Ziel der Anrufe des Auto Attendants.

1. Schaffen Sie eine Anrufverteilungsgru ppe für den Auto Attendant.

3. Fügen Sie die Mitgliederliste hinzu.

2. Setzen Sie die Verteilungsmethode auf “Priority Hunting (Suche nach Priorität)” oder “UCD”.

Auto Attendant funktoniert nicht wenn die Verteilungsmethode auf “Klingen” eingestellt wurde.

Sektion 3

FUNKTIONEN

Das Auto Attendant Modul starten

Der Auto Attendant Modul wird angefahren durch Klicken auf die Schaltfläche “ACD Report” in dem CA Supervisor oder CA Pro.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “ACD Report” 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Auto Attendant”

Auto Attendant Abrufablauf

Main Script Anrufsablaufdiagramm Transfer zum Zielablaufdiaframm

Auto Attendant GUI Language markieren

Der Auto Attendant Modul ermöglicht der Kundin/dem Kunden GUI Sprache seiner/ihrer Wahl auszuwählen.

1. Klicken Sie auf den Menüpunkt “Datei” 2. Wählen Sie den Menüpunkt “Language” 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dropdown-Liste.

4. Wählen Sie “Deutsch” 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche “OK” und starten Sie die Anwendung neu

Schließen Sie das CA Modul an Auto Attendant Appliance an

Das CA Auto Attedant Modul muss an das Poltys Gerät angeschlossen werden 1. Klicken Sie auf den Menüpunkt “Einstellungen”.

2. Wählen Sie den Menüpunkt “Datenbankstandort”.

3. Stellen Sie die IP Adresse auf dem Poltys Gerät ein.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Speichern”.

Funktionen des Auto Attendant Moduls

Die Grundlage der Aktionen des Auto Attendant bezüglich Präsenzstatusse können für den laufenden CA Benutzer aktiviert/deaktiviert werden 1. Schalten Sie EIN/ AUS die Aktionen des Auto-Attendants

Funktionen des Auto Attendant Moduls

Kunden können Präsenzstatusse, Begrüßungen in bestimmten Sprachen und Aktionen in Abhängigkeit von Präsenzstatussen hinzufügen. Der Kunde kann den eingehenden Anruf auf Voicemail, Mobiltelefone, andere Durchwahlen usw. weiterleiten.

Geben Sie erstens die Telefonnummern ein 2. Geben Sie Telefonnummer ein die bei den Transfer-Aktionen verwendet werden.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Telefonen bearbeiten”.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen”.

3. Sie können so viele Telefongeräte wie nötig hinzufügen.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen”.

Funktionen des Auto Attendant Moduls

Fügen Sie, nach Bedarf, Präsenzstatus, Sprache, Begrüßung und zu tätigende Aktionen hinzu 2. Wählen Sie the CA Präsenzstatus, zu dem Sie Handlungen hinzufügen möchten 2. Wählen Sie die Handlung die sie ausführen möchten wenn der CA Präsenzstatus dem “Benutzsstatus” entspricht 2. Wählen Sie die “Sprache” die von dem Text-to-Speech Engine benutzt wird 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Hinzufügen”. Es wird ein neuer leerer Datensatz zu der Liste hinzugefügt 2. Geben Sie die zu verwendende persönliche Begrüßung ein, in der gewählten “Language” wenn die CA Präsenz zu dem “Benutzerstatus” passt 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen”.

• • • • • • • Verfügbare Sprachen für das Text-to-Speech Engine Englisch Französich (CA) Französich Deutsch Spanisch Italienisch Englisch (GB)

Funktionen des Auto Attendant Moduls

Auto Attendant erlaubt den Kunden die Anrufer IDs aufzunehmen, während der CA einen bestimmten Präsenzstatus hat, wenn die dazugehörige “Aktion” auf Trennen eingestellt ist. Beispiel: 1. Rückruf pop – ip aktivieren.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen”.

2. Stellen Sie den Benutzerstatus auf “Bald zurück”.

3. Stellen Sie Handlung auf “Trennen”.

6. Klicken Sie auf “Rückruf zeigen” um sämtliche Anrufer IDs anzusehen die, in dem Status “Gegangen” aufgenommen wurden. Sie können auf jeden Datensatz doppelklicken um den Kunden rückzurufen.

5. Setzen Sie den Präsenzstatus auf “Bald zurück”.