Transcript material curso administracion productiva del

ADMINISTRACION
PRODUCTIVA DEL TIEMPO
DATOS ACERCA DEL EXPOSITOR
Lic. Agustín Monroy Enríquez.
 Tiene estudios profesionales en Derecho y Ciencias Sociales, así como en Psicología Industrial.
 Ha cursado diplomados en Finanzas, Calidad Total y Psicoterapia de Grupo en diversas instituciones de
enseñanza superior.
 Es egresado del IPADE, en el cual cursó estudios de Alta Dirección de Empresas.
 Está certificado por el CONOCER en la Norma Técnica de Competencia Laboral
de Diseño e
Impartición de Cursos de Capacitación, en la de Evaluación de Competencias Laborales y en la de
Consultoría Empresarial.
 Ha ocupado cargos directivos en CANACO Guadalajara, ARIOAC y COPARMEX Jalisco, de la cual es
actualmente miembro de la Comisión de Capacitación.
 Ha sido Director de Recursos Humanos en diversos grupos empresariales como Grupo Gas Licuado,
CONESA, Consorcio Canadá.
 Fue
Director General de varias empresas como la División Inmobiliaria del Consorcio Canadá,
Guadalajara World Trade Center y Expo Guadalajara.
 Es
Socio Director de Monroy Asesores S. C., empresa dedicada a la asesoría y capacitación
empresariales desde hace más de 20 años, habiendo atendido a más de 150 empresas clientes en
diversos estados de la República Mexicana.
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2
PRINCIPIOS DE ACTUACION









Asistencia puntual a las sesiones.
Fumar sólo fuera del salón de clases y durante los recesos.
Prever en todo lo posible las llamadas de teléfono celular
reservándolas para los recesos y contestar fuera del salón de clases.
Observar estrictamente la duración planeada para el receso.
Solicitar al instructor la aclaración de cualquier duda o tópico no
suficientemente explicado.
Aportar al instructor ideas para mejorar los resultados de la
capacitación.
Participar activamente en los ejercicios de grupo.
Apoyar a cualquier participante que esté teniendo dificultades para
seguir el ritmo del grupo.
Aportar ideas o situaciones que permitan al instructor dar la mayor
aplicación práctica al curso.
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3
NORMAS PARA EL APROVECHAMIENTO DEL CURSO
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Ser objetivos, realistas.
Apertura a recibir opiniones y comentarios.
Actitud positiva; ver el cómo sí en lugar del cómo no.
Construir en lugar de destruir. Si me opongo qué propongo.
Ir al grano, ser concretos.
Deseo de comprometerse con el equipo.
Ambiente informal.
Creatividad en las soluciones.
Poner los intereses del equipo por encima de los individuales.
Ser flexibles.
Tomar el toro por los cuernos. No evadir los problemas.
No buscar pretextos y pasar la pelota.
Ser sinceros, honestos, auténticos.
Estar dispuestos a actuar de manera diferente al pasado.
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4
EXPECTATIVAS ACERCA DEL CURSO
Nombre del curso:
Fecha:
Nombre del participante:
1. Deseo adquirir conocimientos sobre:
2. Deseo adquirir habilidades para:
3. No deseo que el curso sea:
4. Me sentiría más cómodo si:
5. En cuanto al ambiente de trabajo
sugiero (recesos, ubicación, horarios…):
6. Deseo aportar al grupo:
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5
ALGUNOS CONCEPTOS
BASICOS PRELIMINARES
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6
“ DIME EN QUE USAS TU TIEMPO Y TE DIRE QUIEN ERES ”
“ QUIEN PIERDE EL TIEMPO, PIERDE LA VIDA ”
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7
“ El tiempo perdido, no se recupera jamás ”
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8
Buen jugador, debes jugar tu vida como la más
inteligente partida de ajedrez,
porque no importa tanto si pierdes o ganas la partida,
lo que importa es que sólo puedes jugarla una vez.
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Si un barco quiere cumplir su destino, debe tener:
 Un puerto al cual desea llegar.
 Una ruta perfectamente trazada para llegar.
 Una velocidad determinada de avance y un término para concluir el viaje.
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OBJETIVO TERMINAL DEL CURSO
Al finalizar el presente curso, los participantes habrán desarrollado sus
competencias para planear, administrar y controlar su tiempo, con la conciencia
de que se trata de un recurso NO RENOVABLE y el factor más importante para
la PRODUCTIVIDAD en todas los aspectos de la vida.
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DIAGNOSTICO SOBRE EL USO DEL TIEMPO
No.
1
CASI
NUNCA
CONCEPTO
1.
Diario dedico
actividades.
un
tiempo
a
planear
2.
Periódicamente me fijo metas y las escribo.
3.
Realizo mis actividades de acuerdo a mi
planeación.
4.
Dedico más tiempo a lo importante y menos a lo
que no lo es.
5.
Reservo tiempo en mi planeación para atender
imprevistos.
6.
Delego adecuadamente.
7.
Manejo la papelería una sola vez, pues decido
inmediatamente.
8.
Tengo una estrategia para evitar interrupciones.
9.
Digo NO a asuntos no planeados.
10.
Calculo adecuadamente el tiempo planeado.
2
A
VECES
3
CON
FRECUENCIA
4
CASI
SIEMPRE
mis
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12
MIS PRINCIPALES DEBILIDADES EN EL USO DEL TIEMPO
La interpretación de los datos obtenidos en el diagnóstico elaborado en la página anterior es la siguiente:
10 a 25 puntos = MAL. DEBES PREOCUPARTE.
26 a 30 puntos = REGULAR. PUEDES MEJORAR MUCHO.
31 a 35 puntos = BIEN. PERO PUEDES SUPERARTE.
36 a 40 puntos = MUY BIEN. PERFECCIONA LOS DETALLES.
Principales debilidades encontradas:
1.
2.
3.
4.
5.
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MI DIAGNOSTICO PERSONAL DE
VIDA Y LA PROYECCION DE MIS
VALORES
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14
DEFINIENDO MI SITUACION PERSONAL
EXITO
PLENITUD
VACIO
FRACASO
UBIQUE CON ESTE SIMBOLO SU SITUACION ACTUAL.
UBIQUE CON ESTE SIMBOLO LA SITUACION QUE DESEARIA TENER AHORA.
UBIQUE CON ESTE SIMBOLO LA SITUACION QUE DESEARIA TENER A LARGO PLAZO.
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¿ QUE NIVELES TENGO EN MI SITUACION PERSONAL
CON RELACION A LOS QUE DEBERIA TENER ?
MUY
MAL
CONCEPTO
MAL
NORMAL
BIEN
MUY
BIEN
Nivel de conocimientos y habilidades.
Nivel de condición y aptitudes físicas.
Nivel de situación y relaciones familiares.
Nivel de situación y relaciones sociales.
Nivel de situación espiritual.
Nivel de
carrera.
realizaciones
profesionales
y
de
Nivel de situación económica y seguridad para el
futuro.
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EN QUE CONSISTE LO QUE DESEO
CORTO PLAZO
CONCEPTO
MEDIANO PLAZO
LARGO PLAZO
Nivel de conocimientos y
habilidades.
Nivel
de
condición
aptitudes físicas.
y
Nivel
de
situación
relaciones familiares.
y
Nivel
de
situación
relaciones sociales.
y
Nivel de situación espiritual.
Nivel
de
realizaciones
profesionales y de carrera.
Nivel
de
situación
económica y seguridad para
el futuro.
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MI PLANEACION PERSONAL
VISION PERSONAL
MISION PERSONAL
OBJETIVOS ANUALES
OBJETIVOS MENSUALES
OBJETIVOS SEMANALES
OBJETIVOS DIARIOS
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18
DEFINIENDO MI MISION PERSONAL
1. Qué tengo que ser:
2. Por qué tengo que
serlo:
3. Para qué tengo que
serlo:
4. Con quién o
quienes tengo que
hacerlo:
5. Para quién o
quienes tengo que
hacerlo:
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19
DEFINIENDO MI VISION PERSONAL
1. A dónde quiero
llegar o quién quiero
llegar a ser:
2. Por qué quiero
serlo:
3. Para qué quiero
hacerlo:
4. Con quién o
quienes lo haré:
5. Para quién lo haré:
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DIBUJANDO MI VISION PERSONAL
Con cuatro dibujos represente en orden las situaciones o cosas que IMPLIQUEN EL LOGRO DE SU VISION:
1
2
3
4
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MIS OBJETIVOS PARA EL AÑO PROXIMO
AMBITO
PERSONAL:
AMBITO
EMPRESARIAL:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
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MIS OBJETIVOS PARA EL MES PROXIMO
AMBITO PERSONAL
AMBITO EMPRESARIAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Porcentaje de logro:
Porcentaje de logro:
Desviaciones:
Desviaciones:
Causa:
Causa:
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PRESENTACION DE UN
EJEMPLO DE PLANEACION
PERSONAL
EL CASO DE LUIS GUERRERO
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EL CASO DE LUIS GUERRERO
EXITO
PLENITUD
VACIO
FRACASO
UBIQUE CON ESTE SIMBOLO SU SITUACION ACTUAL.
UBIQUE CON ESTE SIMBOLO LA SITUACION QUE DESEARIA TENER AHORA.
UBIQUE CON ESTE SIMBOLO LA SITUACION QUE DESEARIA TENER A LARGO PLAZO.
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EL CASO DE LUIS GUERRERO
MUY
MAL
CONCEPTO
MAL
NORMAL
Nivel de conocimientos y habilidades.
X
Nivel de situación y relaciones familiares.
X
Nivel de situación y relaciones sociales.
X
Nivel de situación espiritual.
X
realizaciones
profesionales
MUY
BIEN
X
Nivel de condición y aptitudes físicas.
Nivel de
carrera.
BIEN
y
de
X
Nivel de situación económica y seguridad para el
futuro.
X
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EL CASO DE LUIS GUERRERO
CONCEPTO
CORTO PLAZO
MAXIMO UN AÑO
MEDIANO PLAZO
MAXIMO TRES AÑOS
LARGO PLAZO
MAS DE 3 AÑOS
Nivel de conocimientos
y habilidades.
Obtener mi titulación
profesional
Obtener una Maestría en
Administración
Desarrollar habilidades para
Dirección.
Nivel de condición y
aptitudes físicas.
Lograr recuperación total de
mi enfermedad nerviosa y
cambiar de hábitos de vida
Mejorar condición física y
apariencia
Conservarme en excelente
condición física
Nivel de situación
relaciones familiares.
y
Consolidar relación de
pareja y comunicación
familiar
Establecer mi propia familia
Mantener integración
familiar personal y parental
Nivel de situación
relaciones sociales.
y
Mejorar situación mediante
cambio de hábitos de
relación
Lograr nivel alto de
habilidades sociales
Construir un círculo de
amistades sólidas y
benéficas
situación
Análisis de situación actual
y búsqueda de mejoras
Adopción de hábitos que
proporcionen tranquilidad
espiritual
Mantener hábitos de
superación espiritual
Nivel de realizaciones
profesionales
y
de
carrera.
Ser el mejor entre los de mi
nivel; determinar y poner el
ejercicio mi plan de carrera
Obtener una posición
gerencial y luego directiva
Obtener mi independencia
profesional y económica
Nivel
de
situación
económica y seguridad
para el futuro.
Desarrollar una buena
capacidad de ahorro e
invertirlo con buena
plusvalía
Tener mi casa propia y
mantener una buena
capacidad de ahorro para
negocio propio
Lograr mi negocio propio y
hacerlo crecer, para lograr
mi total autosuficiencia
Nivel
de
espiritual.
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27
MI PLANEACION PERSONAL
VISION PERSONAL
MISION PERSONAL
OBJETIVOS ANUALES
OBJETIVOS MENSUALES
OBJETIVOS SEMANALES
OBJETIVOS DIARIOS
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28
DEFINIENDO MI MISION PERSONAL
1. Qué tengo
hacer:
que
Soy un Ingeniero Industrial que busca titularse y llegar a ser el mejor en
su nivel actual; recuperarse totalmente de su enfermedad nerviosa y
cambiar de hábitos de vida; mejorar relaciones de pareja, comunicación
familiar, hábitos de relación social y situación espiritual
2. Por qué tengo que
hacerlo:
Insatisfacción personal actual y falta de aprovechamiento cabal de mis
recursos.
3. Para qué tengo que
hacerlo:
Sentar bases sólidas para mi desarrollo personal, familiar y profesional.
4. Con quién o
quienes tengo que
hacerlo:
Mi pareja, mi familia, mis compañeros de trabajo, mis subordinados, mi
terapeuta psicológico, mi jefe (coaching).
5. Para quién
quienes lo hago:
Mí mismo, mi pareja, mi familia, la sociedad.
o
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29
DEFINIENDO MI VISION PERSONAL
1. A dónde quiero
llegar o quién quiero
llegar a ser:
Ser un directivo hábil que logró su independencia y autosuficiencia, tanto
profesional como económica; que se conserva en excelente condición
física; que mantiene la integración de su familia personal y parental; que
posee amistades sólidas y benéficas y que mantiene hábitos de
superación espiritual.
2. Por qué quiero
serlo:
Porque tengo necesidad de desarrollarme plenamente y en forma
equilibrada.
3. Para qué quiero
hacerlo:
Para ser feliz y proporcionar condiciones razonables en las que las
personas que quiero puedan lograr por sí mismas su felicidad.
4. Con quién o
quienes lo haré:
Mi familia personal y parental, mis socios o amistades,
5. Para quién lo haré:
Para mí mismo, para mi familia, para la sociedad.
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DIBUJANDO MI VISION PERSONAL
Con cuatro dibujos represente en orden las situaciones o cosas que IMPLIQUEN EL LOGRO DE SU VISION:
1
2
3
4
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MIS OBJETIVOS PARA EL AÑO PROXIMO
AMBITO
PERSONAL:
AMBITO
EMPRESARIAL:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Obtener la recuperación total de mi enfermedad nerviosa.
Cambio de hábitos de vida.
Obtener mi titulación profesional.
Consolidar mi relación de pareja.
Mejorar mi comunicación familiar.
Cambiar mis hábitos de relación social.
Búsqueda de soluciones espirituales adecuadas.
Capacidad de ahorro e inversión rentable.
1. Diseñar e implantar un plan para ser el mejor en mi nivel.
2. Determinar y poner en ejercicio un plan de carrera.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
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MIS OBJETIVOS PARA EL MES PROXIMO
AMBITO PERSONAL
AMBITO EMPRESARIAL
1. Seguir puntualmente tratamiento.
2. Inscribirme curso titulación.
3. Reunión familiar.
4. No faltar diario al gimnasio.
5. Ahorrar lo programado.
6. Madurez en mi relación de pareja.
7. Apertura a comunicación en el trabajo,
1. Revisar plan de trabajo con mi jefe.
2. Elaborar plan de carrera.
3. Establecer plan de mejora continua en el área.
4. Formar y capacitar grupos de mejora.
5. Dar seguimiento continuo a indicadores.
6. Corrección rápida de desviaciones.
7. Plan de capacitación en competencias del
puesto superior.
Porcentaje de logro:
Porcentaje de logro:
Desviaciones:
Desviaciones:
Causa:
Causa:
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33
EL FORMATO PARA LA AGENDA
DIARIA DE TRABAJO
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34
Plan Diario de Trabajo del día :
Objetivo
II. Agenda del día:
8:
9:
10:
11:
12:
13:
14:
15:
16:
17:
18:
19:
IV. Pendientes con el Jefe:
Acción a realizar
III. Pendientes con compañeros de trabajo o clientes
internos:
V. Pendientes con clientes o proveedores:
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35
EL CUADRANTE PARA LA
ADMINISTRACION DEL TIEMPO
DE STEPHEN R. COVEY
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36
LO URGENTE Y LO IMPORTANTE
IMPORTANTE
NO IMPORTANTE
URGENTE
NO URGENTE
Area que ocupan las crisis, los
problemas
apremiantes,
las
tareas que se vencen.
Espacio para la prevención, la
planificación, para reconocer y
aprovechar nuevas oportunidades,
construir relaciones constructivas.
Campo de las interrupciones, de
las reuniones improductivas y no
esenciales. Cosas de poco
impacto, no atendidas que se
vuelven impostergables.
Campo de las trivialidades y de la
pérdida de tiempo. Distracciones
no
controladas.
Socialización
intrascendente.
Generalmente, si usted no se ha ocupado de lo IMPORTANTE NO URGENTE, ahora estará lleno
de apremios IMPORTANTES URGENTES ó NO IMPORTANTES URGENTES.
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37
EVALUACION PERSONAL EN LA MATRIZ DE COVEY
NO URGENTE
URGENTE
IMPORTANTE
NO IMPORTANTE
%
%
%
%
Distribuya 100 % entre los cuatro cuadrantes, según sus actividades diarias promedio caigan en
cada uno de los cuadrantes.
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38
EL DIAGNOSTICO DE LAS
CAUSAS DE PERDIDA DE
TIEMPO SEGUN
ALEC MACKENZIE
“ LA TRAMPA DEL TIEMPO ”
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39
CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPO POR
FALTA DE PLANEACION
No.
CONCEPTO
1.
Dedico tiempo a la planeación de mi actividad.
2.
Poseo objetivos claros.
3.
Tengo clara prioridad entre mis objetivos.
4.
Mantengo estable la prioridad de mis objetivos.
5.
Termino todas las tareas que emprendo.
6.
Excepcionalmente tengo que apagar fuegos.
7.
Siempre fijo plazos para terminar mis tareas.
8.
No intento hacer demasiadas cosas al mismo tiempo.
NORMAL
DEFICIENTE
MUY
DEFICIENTE
Principales debilidades:
1.
2.
3.
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40
CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPO POR
FALTA DE ORGANIZACION
No.
CONCEPTO
1.
Conozco claramente mis funciones y responsabilidades.
2.
He recibido políticas claras para mi actuación.
3.
Tengo autoridad para cumplir mis responsabilidades.
4.
No existe duplicidad de esfuerzos en mi equipo
5.
Mantengo organizado mi escritorio y lugar de trabajo.
6.
Sé perfectamente cómo se hacen las cosas.
7.
Existen procedimientos establecidos para actuar.
8.
No necesito ocuparme detalles rutinarios.
NORMAL
DEFICIENTE
MUY
DEFICIENTE
Principales debilidades:
1.
2.
3.
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41
CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPO POR
FALTA DE INTEGRACION
No.
CONCEPTO
1.
Tengo recursos suficientes para cumplir mi responsabilidad.
2.
Mis subordinados son adecuados y están capacitados.
3.
Poseo personal suficiente.
4.
Existe comunicación entre el equipo al que pertenezco.
5.
Mis subordinados forman un equipo de trabajo.
6.
Existe comunicación entre mis subordinados.
7.
Formamos un equipo mi jefe y yo.
8.
Existe un equipo entre los mandos de la empresa.
NORMAL
DEFICIENTE
MUY
DEFICIENTE
Principales debilidades:
1.
2.
3.
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42
CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPO POR
FALTA DE DIRECCION
No.
NORMAL
CONCEPTO
1.
Existe liderazgo en el equipo al que pertenezco.
2.
Ejerzo liderazgo adecuado en mis subordinados.
3.
Tengo personal preparado para recibir delegación.
4.
Tengo habilidad para delegar adecuadamente.
5.
Me mantengo motivado.
6.
Existe buena motivación entre mis subordinados.
7.
Soy flexible para enfrentarme al cambio.
8.
Mis subordinados son flexibles a los cambios.
DEFICIENTE
MUY
DEFICIENTE
Principales debilidades:
1.
2.
3.
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43
CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPO POR
FALTA DE CONTROL
No.
NORMAL
CONCEPTO
1.
Existen indicadores para medir el avance.
2.
Se actúa para corregir desviaciones.
3.
Se cumplen los indicadores de desempeño.
4.
Los controles de actuación son eficientes.
5.
Existe suficiente información para el control.
6.
Su jefe tiene habilidad para el control.
7.
Poseo habilidad para el control.
DEFICIENTE
MUY
DEFICIENTE
Principales debilidades:
1.
2.
3.
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44
CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPO POR
FALTA DE COMUNICACION
No.
NORMAL
CONCEPTO
1.
Existe control sobre la socialización excesiva.
2.
Existe comunicación entre mi jefe y yo.
3.
Existe comunicación con mis compañeros.
4.
Hay comunicación con sus subordinados.
5.
Tengo habilidad para la comunicación.
6.
Existe control para que las juntas no sean excesivas.
7.
La eficiencia de las juntas de trabajo es.
DEFICIENTE
MUY
DEFICIENTE
Principales debilidades:
1.
2.
3.
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45
CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPO POR
FALTA DE TOMA DE DECISIONES
No.
CONCEPTO
1.
La habilidad de mi jefe para tomar decisiones es.
2.
Mi habilidad para tomar decisiones es.
3.
La información que tengo para tomar decisiones es.
4.
Las calidad de las decisiones que toman comités es.
5.
La oportunidad y prudencia de las decisiones es.
6.
Poseo políticas para la toma de decisiones.
7.
Poseo facultamiento para tomar decisiones.
NORMAL
DEFICIENTE
MUY
DEFICIENTE
Principales debilidades:
1.
2.
3.
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46
RESUMEN DE CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPO
Escriba en la tabla siguiente las 3 causas detectadas en PLANEACION, ORGANIZACIÓN,
INTEGRACION, DIRECCION, CONTROL, COMUNICACIÓN Y TOMA DE DECISIONES.
1.
12.
2.
13.
3.
14
4.
15.
5.
16.
6.
17.
7.
18.
8.
19.
9.
20
10.
21.
11.
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47
EL PRINCIPIO DE PARETO
APLICADO A A LA
ADMINISTRACION DEL TIEMPO
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48
WILFRIDO PARETO Y LA ADMINISTRACION
PRODUCTIVA DEL TIEMPO
Wilfrido Pareto (1848 – 1923) en 1897, declaró que el 80 % de lo que una persona
logra en su actividad y en su vida, surge del 20 % de lo que emplea en ello.
Por lo anterior, consideraba que era clave el identificar qué son aquellas actividades
o situaciones de las que depende la mayoría de nuestros logros.
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49
LA DETERMINACION DEL PARETO DE FACTORES DE MAYOR
CONTRIBUCION A RESULTADOS
Sírvase anotar 10 actividades que suela hacer en su vida diaria laboral y pondérelas para saber
cuáles son las que contribuyen más al logro de los resultados que debe conseguir:
No.
ACTIVIDAD
CONTRIBUCION A
RESULTADOS
%
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
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50
LOS PRINCIPIOS BASICOS DE
LA ADMINISTRACION DEL
TIEMPO DE ALAIN LAKEIN
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51
CAUSAS MAS FRECUENTES DE
LOS DESPERDICIADORES DE TIEMPO
Frecuencia: 3 = mucho
2 = frecuentemente 1 = a veces
0 = nunca me pasa.
Falta de asertividad (incapacidad para decir no).
Esperando decisiones del nivel superior.
Hábito de aplazar las cosas dificultosas.
Falta de políticas claras para tomar decisiones.
No elaborar planes de trabajo.
Falta de sistema para evitar interrupciones.
No determinar prioridades y respetarlas.
Manejo inadecuado de puerta abierta.
Sobreestimar las propias capacidades.
Demasiado perfeccionismo.
Subestimar las capacidades de los demás.
Inconstancia. Hábito de no terminar las cosas.
Falta de motivación o depresión.
Tensión o preocupaciones (stress).
Falta de capacitación propia.
Hacer primero lo que nos gusta o lo fácil.
Falta de capacitación en los subordinados.
Falta de sistema para dar seguimiento a las
cosas.
Manejo inadecuado de trabajo en grupo (juntitis)
Comprometerse a varias cosas al mismo tiempo
por sobrevaloración personal o desorganización.
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52
LOS PRINCIPIOS BASICOS PARA
LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO
Frecuencia de uso: 3 = mucho
2 = frecuentemente 1 = a veces
0 = nunca me pasa.
1. Concentrarse en actividades de previsión.
12. Establecer un sistema de comunicación con el jefe.
2. El tiempo empleado en planear se ahorra en ejecutar.
13.Definir claramente nuestras funciones y responsabilidades y
comunicarlas.
3. No empezar un día sin un plan de trabajo.
14.Estimar
realistamente
posibilidades.
4. Llevar una agenda diaria de trabajo y cumplirla.
15. Si no se sabe hacer algo, en vez de diferirlo, pedir consejo.
5. Dar prioridad a las actividades que rinden más.
16. Utilizar todos los recursos de la tecnología a nuestro alcance
6. Eficiente delegación con supervisión adecuada.
17. Si se tiene que hacer algo, investigar si ya alguien lo ha hecho
antes, conseguirlo y aprovecharlo
7. Capacitar continuamente al subordinado.
18. Socializar en el tiempo adecuado y el tiempo adecuado.
8. Buscar más la efectividad que la laboriosidad.
19.Mejora de habilidades para el análisis y toma de decisiones.
9. Dar prioridad a lo importante urgente.
20. Mejora de habilidades para el análisis y manejo del stress.
10. Empezar por lo difícil o desagradable, lo fácil es fácil.
21. Tener un archivo actualizado y ordenado.
11. Aclarar políticas de decisión con el jefe.
22. Mantener limpieza y orden en nuestro lugar de trabajo.
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nuestro
tiempo,
recursos
y
53
LA DELEGACION DE
AUTORIDAD
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54
LA IMPORTANCIA DE LA DELEGACION
“ La administración se define generalmente como el procedimiento para lograr que
las cosas se hagan a través de las personas. Esencialmente la delagación consiste
en dar a las personas qué hacer. Así, por definición, las dos están íntimamente
relacionadas. Debemos concluir que el ejecutivo que no delega, no administra. Por
supuesto, dado que existen diferentes grados de eficacia, una definición más precisa
sería que quien no delega con eficacia, no administra eficazmente.
Conclusión, de todas las habilidades de un ejecutivo, la de delegar eficazmente es
una de las más indispensables “.
LA TRAMPA DEL TIEMPO. R. Alec Mackenzie. Ed. American Management
Asociation.
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55
¿ ADMINISTRA USTED O HACE LAS COSAS ?
Anotar “ a “ en administración y “o “ en operación.
1.
Visitar a un cuentahabiente en compañía de uno de sus colaboradores, para demostrarle el
interés de su empresa en él.
2.
Decidir la funciones de un puesto.
3.
Autorizar la solicitud de uno de sus colaboradores para un gasto presupuestado.
4.
Revisar los informes mensuales para determinar el avance en el logro de objetivos.
5.
Decidir cuál será el presupuesto de egresos de su área de responsabilidad.
6.
Entrevistar a un solicitante de empleo, enviado a usted por un amigo.
7.
Asistir a una junta de industriales para conocer adelantos técnicos aparecidos.
8.
Reunirse con el contador externo para decidir el plan de participación de utilidades.
9.
Explicara uno de sus colaboradores la razón de su aumento de salario.
10.
Consultar con uno de sus colaboradores lo que piensa acerca de una idea aplicable al área de
responsabilidad de él.
11.
Atender al ejecutivo de uno de sus proveedores principales, con el cual mantiene una
negociación.
12.
Dictar una conferencia sobre su empresa a los miembros de la Cámara de Comercio local.
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56
¿ ADMINISTRA USTED O HACE LAS COSAS ?
RESPUESTAS
1.
O = Consiste en vender o hacer relaciones públicas, no en administrar (obtener resultados a través de
otros), por más importante que sea la visita.
2.
A = Es desarrollar la estructura de la organización.
3.
O = Dado que es gasto presupuestado, debería delegarse y auditarse periódicamente.
4.
A = Esto es medición y evaluación.
5.
A = Esto es planeación. Desarrollo de un presupuesto.
6.
O = Es una función de personal delegable. La decisión de contratar o no sí es una función ejecutiva.
7.
O = Es una actividad de capacitación del ejecutivo, pero no es lograr resultados a través de otros.
8.
O = Es una función delegable a finanzas. La decisión final sí es una función ejecutiva.
9.
A = esto es motivación.
10.
A = Es comunicación y motivación con el fin de asegurar su colaboración futura.
11.
O = Es una actividad que corresponde al área de compras o adquisiciones. En todo caso, fijar políticas
de negociación y resolver conflictos, sí son funciones ejecutivas.
12.
O = Es una función de relaciones públicas que puede ser importante para la imagen del ejecutivo o de la
empresa, pero definitivamente no es una función administrativa.
LA TRAMPA DEL TIEMPO. R. Alec Mackenzie. Ed. American Management Asociation.
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PROPORCION DE TRABAJO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO
EN DISTINTOS NIVELES DE LA ORGANIZACION
LA TRAMPA DEL TIEMPO. R. Alec Mackensie. Ed. American Management Asociation.
DIRECTIVO
EJECUTIVO
ALTO
ADMINISTRACION
OPERACION
delegación
Hacer las cosas
EJECUTIVO
MEDIO
SUPERVISOR
10 %
20 %
30 %
40 %
50 %
60 %
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70 %
80 %
90 %
100 %
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BARRERAS A LA DELEGACION
EN EL DELEGADOR
EN EL DELEGADO
EN LA SITUACION
1. Preferencia por la operación.
2. Falacia de yo lo puedo hacer
mejor.
3. Falta de experiencia en puestos
de jefatura.
4. Temor a ser rechazado por los
subordinados si se separa de ellos.
5. Intolerancia al riesgo y al error.
6.Falta de confianza en el
subordinado.
7.Perfeccionismo que lleva al
hipercontrol.
8. Falta de habilidad organizativa.
9. Falta de habilidad para explicar y
capacitar.
10. Falta de habilidad para diseñar
controles y darles seguimiento.
1. Falta de conocimientos.
2.Falta
de
experiencia
o
habilidades.
3. Rehuir la responsabilidad.
4. Dependencia exagerada del jefe.
5. desorganización.
6. Carga de trabajo excesiva y no
poder recibir más.
7.Falta
de
madurez
y
responsabilidad.
8. Recibir delegación de autoridad
pero no los recursos.
9. Jefe intolerante y violento en sus
reacciones.
1. Falta de cultura proclive a la
delegación.
2. Cultura organizacional inclinada
a la exhibición personal.
3. Cultura de intolerancia a los
errores.
4. Cultura de quien no trabaja con
las manos, no está trabajando.
5. Falta de personal.
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59
CAUSAS DE LA DELEGACION INVERTIDA
( DEL SUBORDINADO AL JEFE )
Frecuencia de uso: 3 = mucho
2 = frecuentemente 1 = a veces
0 = nunca me pasa.
1.
El subordinado desea evitar riesgos y responsabilidades.
2.
El subordinado teme a las críticas del jefe.
3.
El subordinado carece de confianza en sus conocimientos y
habilidades.
4.
El subordinado carece de la información, recursos o poder
de decisión.
5.
El jefe desea que lo necesiten. Le gusta sentirse
indispensable.
6.
El jefe es incapaz de negar su ayuda y el subordinado lo
aprovecha.
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60
CALIFIQUESE USTED MISMO COMO DELEGADOR
1.
Llevo trabajo a casa regularmente:
2.
Trabajo más horas que la mayoría de mis subordinados:
3.
Invierte tiempo en hacer cosas que otros deberían hacer:
4.
Cuando vuelve a la oficina después de una ausencia encuentra su charola de entrada
demasiado repleta.
5.
Sigue usted manejando situaciones, problemas o actividades que correspondían a su
puesto anterior:
6.
Se ve interrumpido por frecuentes consultas o preguntas sobre proyectos en marcha:
7.
Invierte tiempo en detalles rutinarios que podría hacer otra persona:
8.
Tiene necesidad de “ estar en todo “, si no padece stress.
9.
Si no hace “ cosas “ , siente que no hace nada.
10.
Cuando los plazos o cuotas no se cumplen, usted se mete a salvar al equipo.
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61
COMO DEBE DELEGARSE
1.
Capacitar, adiestrar y motivar al subordinado.
2.
Delegar paulatinamente (enseñar a venir con decisiones y no por decisiones).
3.
Comunicar exactamente qué se quiere, por qué y para qué se quiere.
4.
Proveer al delegado de los recursos e información necesarios.
5.
Adquirir tolerancia a los errores.
6.
Compartir la responsabilidad.
7.
Tomar conciencia de que administrar no es hacer cosas.
8.
Dedicarse a prioridades como jefe.
9.
Diseñar controles y seguirlos para no incurrir en supervisión detallada.
10.
Crear en el subordinado la conciencia de que hacer cosas de mayor significado es
crecer, no la oportunidad de pedir mayor salario cada vez.
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62
EL CONTROL DE LAS
LLAMADAS TELEFONICAS
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63
LAS LLAMADAS QUE SE HACEN
1.
Haga una lista de las llamadas que tiene que hacer y un orden de prioridades.
2.
Reservar una hora del día para llamar; haga una lista de las llamadas por hacer.
3.
Si un número no comunicara, inténtelo después de otras llamadas.
4.
Prepare la lista de cosas que tiene que comunicar en cada llamada y asegúrese
de tratarlos todos.
5.
Empiece por las llamadas difíciles o no agradables.
6.
Dé preferencia a las llamadas importantes y urgentes.
7.
Use un teléfono con altavoz para poder trabajar mientras el teléfono marca o no le
contesta la persona deseada.
8.
Coloque un reloj frente a usted para ser más consciente del tiempo de la llamada.
9.
Use los contestadores, dejando mensajes precisos.
10.
Utilice las conferencias telefónicas debidamente planeadas por escrito.
11.
Pregunte a su interlocutor si es un momento adecuado para llamar.
12.
Substituya en todo lo posible el teléfono por el correo electrónico.
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64
LAS LLAMADAS QUE SE RECIBEN
1.
Reserve tiempo para recibir y devolver llamadas.
2.
Si dispone de un contestador o buzón de voz, deje un mensaje informando cuándo
estará en su despacho o la hora en que se podrá llamarlo.
3.
Tenga un teléfono que indique el número de la persona que llama.
4.
Identifíquese al contestar y asegúrese de que tiene registrado el número de quien
llama.
5.
Diga francamente cuándo no es un momento propicio para llamarle y pida un número
de teléfono para devolver la llamada.
6.
Capacite a su secretaria para filtrar sus llamadas.
7.
Tenga un reloj visible que le ayude a controlar el tiempo.
8.
Pregunte cuánto puede tardar la conversación y con base en ello, decida si debe
pedir que le vuelvan a llamar en otra hora.
9.
Utilice frases para abreviar las llamadas: ¿hay algo más que debamos hablar ahora?
¿tengo otra llamada, podemos abreviar? Tengo que cortar, me surgió algo urgente.
10.
Escuche antes de hablar.
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65
RESUMEN GENERAL DEL
CURSO
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66
RESUMEN GENERAL DEL CURSO
Regresando a las páginas anteriores del curso, sírvase anotar las diez ideas más importantes que
usted adquirió para mejorar su habilidad para administrar eficientemente su tiempo:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
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67
BIBLIOGRAFIA
LOS SIETE HABITOS DE LA GENTE EFICAZ. Stephen R. Covey. Editorial PAIDOS.
LA TRAMPA DEL TIEMPO. R. Alec Mackenzie. Editorial AMERICAN MANAGEMENT
ASSOCIATIONS.
ADMINISTRACION DEL TIEMPO. Mauro Rodríguez Estrada. Editorial MANUAL MODERNO.
LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO. Tim Hindle. Editorial GRIJALVO.
LA GESTION DEL TIEMPO. Jeff Davidson. Editorial PRENTICE HALL.
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Muchas gracias por su preferencia e interés.
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