Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos

1

Objetivo

2 3

Definición Fases del procedimiento

4

Manual de procedimientos

5

Procedimientos hacendarios

Contenido

O

BJETIVO

Los participantes conocerán los conceptos básicos de los procedimientos administrativos, que les permitirá elaborar el Manual de Procedimientos de su unidad administrativa y modernizarlos respecto a los que se realizan actualmente.

D

EFINICIÓN

Manual de Procedimientos

Es un instrumento que señala en forma clara la secuencia de las operaciones que deben realizarse para cumplir las funciones dentro de una organización.

Definición

Procedimiento

(“Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso”)

Entrada

(Incluye los recursos)

Proceso

(“conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, ...”)

Salida Producto

(“Resultado de un proceso”)

Oportunidades de seguimiento y medición

(Antes, durante y después del proceso) La importancia de establecer un procedimiento dentro de una organización, facilita que todo el personal tenga claro que hacer y lo haga de la misma forma.

F

ASES DEL

P

ROCEDIMIENTO

La metodología para la descripción de los procedimientos de acuerdo con la realidad operativa y con las normas establecidas, contempla cinco fases, las cuales son: Primera: Definición de objetivos Segunda: Recolección de información Tercera: Análisis de la información Cuarta: Diseño del procedimiento Quinta: Diseño de formatos

Primera fase: Definición de objetivos

El punto de partida cuando se investiga uno o varios procedimientos, ya sea para implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con precisión los aspectos siguientes:

Delimitación del Procedimiento:

• ¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar?

• • ¿Dónde se inicia?

¿Dónde termina?

Tiene un objetivo Está delimitado Secuencia lógica Tiene un responsable

Segunda fase: Recolección de información

Para recabar la información, es necesario acudir a diversas fuentes, conocer las actividades de las unidades administrativas; a los funcionarios y empleados quienes pueden aportar la información para el análisis, el diseño e implantación de procedimientos; con la finalidad de tener un panorama real de las condiciones, medios y personal que operan los procesos.

Consiste en recabar los documentos y datos que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitirán conocer los procedimientos, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.

Segunda fase: Recolección de información

Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria son:

1. Investigación documental

Consiste en la selección y el análisis de documentos que contienen datos de interés vinculados con los procedimientos, e información relevante para el estudio. Para el caso de procedimientos administrativos del sector público, es indispensable iniciar la investigación documental, con leyes, reglamentos, resoluciones y circulares relacionadas con el procedimiento.

acuerdos,

Segunda fase: Recolección de información

Adicionalmente recabar todas las formas (formatos) que intervienen en el procedimiento que se está estudiando, debidamente requisitadas, y seguir el flujo de la información, determinando siempre dónde se originan, cuál es el trámite que siguen y dónde se registra, archivan o destruyen.

Segunda fase: Recolección de información

2. Entrevista directa

Permite adquirir información más completa sobre las prácticas administrativas: consiste en reunirse con una o varias personas y preguntarles sobre la forma en que realizan una atribución, que se vincula con el procedimiento, puesto que el entrevistador al tener una percepción directa con el entrevistado, puede además de recibir respuestas, percibir actitudes.

Segunda fase: Recolección de información

3. Observación de campo

Consiste en acudir al lugar o área de trabajo donde se desarrollan los procedimientos y observar todo lo que sucede en el ejecución del mismo, recabar la información del procedimiento desde el principio hasta el final a través de todas las unidades administrativas o personas que en él intervienen. Asimismo, permite definir y detectar con mayor precisión las circunstancias, problemas y descubre datos valiosos que normalmente se omiten dentro de las entrevistas.

Tercera fase: Análisis de la información

En esta etapa se analiza cada uno de los elementos de la información o grupos de datos que se integraron durante el acopio de la información, con el propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa actual.

Para analizar la información recabada, es conveniente responder a los siguientes cuestionamientos:

Tercera fase: Análisis de la información

¿Qué trabajo se hace?

¿Quién lo hace?

¿Cómo se hace?

Se cuestiona la naturaleza o tipo de labores que se realizan en la unidad administrativa.

Se refiere a las unidades administrativas o puestos que intervienen en el procedimiento, y el factor humano, ya sea como individuos o como grupos.

Se refiere a los métodos y técnicas aplicadas para realizar el trabajo y la forma en que han sido adoptados y los formatos, instrumentos y equipos que utilizan.

Tercera fase: Análisis de la información

¿Cuándo se hace?

¿Dónde se hace?

¿Por qué se hace?

Esta información considera la estacionalidad y secuencia del trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.

Revisa la ubicación geográfica, el domicilio de las oficinas en cuanto a su funcionalidad y distribución interna del espacio con relación a las actividades del personal.

Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento; también se pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento.

Cuarta fase: Diseño del procedimiento

Una vez que todas las actividades se han sometido al análisis correspondiente, es necesario considerar algunas opciones para mejorarlo o diseñarlo; llevando a cabo la siguiente técnica:

Eliminar

Cualquier operación, paso, detalle que no justifique plenamente su razón de ser, deberán eliminarse.

Combinar

Si no puede eliminarse algo, entonces el siguiente punto es combinar algún paso del procedimiento con otro a efecto de simplificar el trámite. Cuando se combina generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una operación, etc.

Cambiar

Se debe revisar si alguna modificación que pueda hacerse en el orden, el lugar o el puesto que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo.

Cuarta fase: Diseño del procedimiento

Los procedimientos pueden reducirse combinando la secuencia de las operaciones, modificando el lugar o sustituyendo al puesto que realiza determinada actividad.

Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias, el resultado más práctico se logra mejorando el procedimiento, rediseñando una forma, un registro, un informe; encontrando un método mejor.

Por ejemplo: un sistema de archivo puede ser mejorado, si se sustituye el sistema actual de archivo de documentos originales por un archivo de microfilmación, cuando el problema básico es el espacio requerido o la seguridad de los documentos originales.

Quinta fase: Diseño de formatos

Brinda un modo de dar, obtener y procesar información de manera completa y uniforme, en un orden conveniente, lógico y sencillo.

Es importante que, al mejorar o diseñar un procedimiento, se revisen los formatos que intervienen en él, para lo cual es necesario tener en cuenta los mismos factores necesarios para su diseño, siendo estos: a) Definir el propósito del formato b) Determinar la clase de información que debe incluir c) Disponer el orden de la información y las partes del formato d) Determinar las necesidades de espacio para la información e) Determinar el destino original y la cantidad de copias

Quinta fase: Diseño de formatos

Un formato que se ha diseñado tomando en cuenta los factores anteriormente señalados, deberá: Proporcionar el medio más fácil para el registro de datos Ser práctico en su manejo Facilitar la consulta de los datos después de que han sido registrados Resaltar los datos más importantes Ayudar a reducir la tendencia de error en el registro o uso de datos Omitir datos inútiles

Formatos

Economizar papel y gastos de impresión Ser fácilmente identificable

M

ANUAL DE

P

ROCEDIMIENTOS

Es un documento de apoyo administrativo, en el que se consignan en forma metódica las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una o varias unidades administrativas.

Manual de Procedimientos

Están considerados como elementos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y control administrativo de la organización y sirven para registrar y transmitir la información, respecto a: los antecedentes, organización, política y procedimientos de una institución para la mejor ejecución del trabajo.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Elementos del Manual de Procedimientos

1.-

Identificación

2.-

Contenido

3.-

Introducción

4.-

Objetivo

5.-

Políticas o normas de operación

6.-

Presentación de los procedimientos

7.-

Diagrama de flujo o flujograma

8.-

Catálogo de formatos

1. Identificación (cubierta o portada)

Este apartado se refiere a la portada o primera página del manual, misma que deberá tener los siguientes datos:

Fecha de implantación

Imagen institucional del municipio Título y extensión del manual de procedimientos, señalando si es general o específico Nombre del municipio

2. Contenido

Aquí se presentan los capítulos que integran al manual o los títulos principales que comprenden la estructura del documento, en caso de constituirse por varios procedimientos, es importante seguir el orden que a continuación se describe: 1 Introducción 2 Objetivo 3 5 Presentación de los procedimientos 4 Índice de procedimientos Desarrollo de procedimientos 6 Anexos

3. Introducción

Este apartado se refiere a la explicación que se dirige al lector acerca del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él.

Introducción

La Tesorería Municipal de XXX elaboró el presente manual de procedimientos, documento administrativo que presenta descriptiva y gráficamente la secuencia en que se realizan las operaciones y actividades hacendarias en las diferentes unidades de trabajo, para la prestación de un servicio o la generación de un producto.

Su aplicación facilita el trabajo de diagnóstico, análisis y diseño de procesos, pues permite apreciar de manera objetiva la interrelación, secuencia y pasos de un sistema en cualquiera de las etapas mencionadas, además de servir en la interpretación y presentación de los procedimientos que se llevan a cabo en la función hacendaria.

Expreso mi más sincero agradecimiento al personal involucrado en el servicio público del municipio de XXX, por llevar a cabo la realización del presente Municipal.

manual de procedimientos y su actualización será responsabilidad exclusiva de los servidores públicos de la Tesorería

Presidente Municipal Constitucional de XXX

Incluye información de cómo se usará, así como un mensaje del titular de la dependencia.

Es recomendable que, al formular la introducción, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento.

4. Objetivo

Expresa el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del Manual, deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara en párrafos breves.

OBJETIVO (ejemplo)

Auxiliar a los funcionarios y empleados de la ___________ de XXXXX en el desempeño de sus funciones y actividades que tienen encomendadas en el área de responsabilidad, derivadas de las atribuciones conferidas en la Ley Orgánica de la Administración Pública… artículo _____

5. Políticas o normas de operación

Es este apartado se mencionan las normas generales de conducta de la organización.

La política y procedimientos deben tener un propósito bien definido. La política dice “que hacer” y los procedimientos dicen a detalle y paso a paso “cómo hacerlo”.

5. Políticas o normas de operación

Definirán expresamente qué hacer o a qué criterios se debe ajustar para actuar ante casos que no se presentan habitualmente, o que son imprevistos en el procedimiento.

En ocasiones se establecen algunas sanciones de carácter administrativo que serán aplicadas a quien no cumpla las políticas de operación del procedimiento. Ejemplo:

Políticas de operación

    Se ajustarán a las disposiciones del Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México.

Sus trámites serán sencillos y deberán realizarse de manera pronta y expedita.

Se cuidará que alcancen sus finalidades y efectos legales.

Surtirán efecto a partir del día hábil siguiente de la fecha que fueron practicadas.

6. Presentación de los procedimientos

Pág

Se refiere a la definición de los procedimientos, y constituye la parte fundamental o sustancial del manual ya que éstos se describen y presentan gráficamente por medio de diagramas de flujo.

En el índice de procedimientos, se señalan todos los procedimientos que lo integran, y tiene por objeto su pronta y ágil localización.

I.

PROCEDIMIENTOS 1.

Recepción de Correspondencia de Entrada en las Unidades de Correspondencia Objetivo del Procedimiento Alcance Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formas 2. Recepción de Correspondencia de Salida en las Unidades de Correspondencia Objetivo del Procedimiento Alcance Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formas 3. Recepción y Trámite de Documentos para Archivos de Trámite y/o Transferencia en las Unidades Administrativas del Servicio de Administración Tributaria 14 14 14 19 22 23 25 7 7 7 7 11 13 14 15 16 24

6. Presentación de los procedimientos

Ejemplo: Procedimientos de obras públicas

Índice

Recepción de obra pública Autorización de ejecución de obra Formación de comités Licitación de proveedores Contratación Supervisión avances físicos y financieros Entrega de obras Informes

Descripción del procedimiento

Es la narración cronológica y secuencial de cada una de las actividades que hay que realizar dentro de un procedimiento, explicando quién, qué, cómo, dónde y cuándo se hacen.

Cuando la descripción del procedimiento sea general, debe indicarse para cada unidad administrativa el responsable de su ejecución.

7. Diagrama de flujo o flujograma

Con el propósito de esquematizar y sistematizar el procedimiento, se utiliza el diagrama de flujo, representado por medio de símbolos convencionales que identifican la secuencia de las operaciones y los documentos de una determinada actividad y, desde luego, la forma como se interrelacionan las diferentes unidades administrativas de la dependencia y como intervienen cada una de ellas.

7. Diagrama de flujo o flujograma

Definición

Es la representación gráfica de la secuencia de los proceso.

procedimientos, de manera secuencial, para que se complete un Los procedimientos se describen en función de actividades o tareas, (cuando se sigue una simbología estandarizada, los actores son los departamentos o puestos dentro de una sola área).

El diagrama debe correr de izquierda a derecha, cada columna indica una secuencia temporal.

8. Catálogo de formatos

Un formato es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con información variable que se usan en los procedimientos; pueden constar de uno o varios ejemplares que pueden tener destinos y usos diferentes.

Es necesario contar con un catálogo de cada una de las formas que se utilizan en los procedimientos

8. Catálogo de formatos

Junto con los formatos, que se utilizan, se deben incluir sus respectivos instructivos de llenado.

Un apartado que es importante es el de “Anexos“, en él se incluirán los documentos que proporcionen datos necesarios para operar el manual, por ejemplo normatividad o base legal.

Validación del procedimiento

Una vez finalizada la elaboración, se debe incluir un apartado para que el documento se someta a la autorización de los miembros de la dependencia o unidad administrativa.

Se incluirá al final del documento una hoja donde se deben anotar los nombres de los funcionarios que con su firma han de dar validez al documento.

La validación es un aspecto importante toda vez que con ese hecho se otorga vigencia al manual de procedimientos.

Simbología para la diagramación

Simbología para la diagramación

Simbología para la diagramación

Simbología para la diagramación

Simbología para la diagramación

P

ROCEDIMIENTOS

H

ACENDARIOS

I.

II.

Justificación Objetivo

III. Metodología

IV. Base legal

V.

Estructura

1.

2.

3.

Identificación Descripción genérica Descripción de productos 4.

Descripción de actividades VI. Diagrama de flujo VII. Formatos e instructivos del procedimiento

Metodología

Investigación de gabienete Se obtuvo información sobre el marco jurídico y los fundamentos administrativos del procedimiento; así como los textos que describen las actividades y que muestra el desarrollo de este evento administrativo.

Investigación de campo Se acudió a varios municipios con el propósito de observar en campo las actividades planteadas en el procedimiento; así como su operatividad.

Integración de la información Se obtuvieron copias de los formatos oficiales utilizados en el procedimiento y se aplicaron medidas correctivas al formato con la información obtenida en campo.

Metodología

Diagramación Se diagrama el procedimiento en cuestión efectuando análisis de lógica y congruencia de acuerdo a los lineamientos de la “Guía Técnica Procedimientos Administrativos”.

Digitalización Utilizando la aplicación informática desarrollada por el Instituto Hacendario del Estado de México, se elaboró el diagrama del procedimiento en multimedia.

INICIO 2 1

Metodología

1. Investigación de gabinete 2. Investigación de campo 3. Integración de información 4. Diagramación 5. Revisión 6. Digitalización

3 4 5 6 FIN

Estructura

Identificación Descripción genérica Descripción de productos Descripción de actividades •Inicio •Área •Instrucción •Puestos psrticipantes •Finalización •Fecha Se liga el objetivo del procedimiento con el fin de la organización (lo que se pretende alcanzar) Se enuncian los documentos que se estarán generando durante el procedimiento.

•Secuencia •Actividad •Responsible •Documento soporte de la operación •Documento generado en cada operación

Procedimiento:

Entrega-Recepción

Estructura

Procedimiento:

Entrega-Recepción

Estructura

Procedimientos hacendarios

Procedimientos Administrativo de Ejecución (PAE) Contestar pliego de observaciones Procedimiento de información catastral Corte de caja Difundir la información financiera y programática Adquisición de bienes y servicios por licitación Entrega - Recepción Integrados en disco interactivo para fácil acceso y actualizados al 2010.

Procedimientos hacendarios

PAGIM 2010 Elaborara anteproyecto de la Ley de Ingresos Fiscalizar el cumplimiento de obligaciones Elaborar el proyecto de Presupuesto de Egresos Enajenaciones Operar sistemas de contabilidad Obtener recursos financieros En proceso de elaboración y en algunos casos, en etapa de revisión.

GRACIAS POR SU ASISTENCIA Y PARTICIPACION EXPOSITOR: LIC. REINALDO BERNAL OCAMPO JEFE DE ÁREA DE LA COORDINACIÓN DE NORMAS, PROCEDIMIENTOS Y EVALUACIÓN CORREO ELECTRÓNICO: [email protected]

Tel. (01 722) 236-05-40 Ext. 1230