Transcript Curso de formación de Microsoft Power Point

[Nombre de su empresa] presenta:
Curso de formación de
®
Microsoft Office
®
PowerPoint 2007
Ponerse rápidamente al día
Contenido del curso
• Descripción general: Introducción práctica
• Lección 1: Oriéntese: qué ha cambiado y por qué
• Lección 2: Trabajar en PowerPoint
• Lección 3: Un nuevo formato de archivo
Las dos primeras lecciones incluyen una lista de tareas
propuestas y todas ellas incluyen un serie de preguntas de
prueba.
Ponerse rápidamente al día
Descripción general: Introducción práctica
Cuando abra por primera vez
PowerPoint 2007, verá que la interfaz
de usuario ha cambiado. Los
comandos de PowerPoint tienen una
nueva estructura.
Este nuevo diseño permite encontrar y
usar más fácilmente las características
que necesita y crear excelentes
presentaciones.
Este curso le dará una idea general de
lo que ha cambiado y por qué. Cuando
conozca las novedades, ya no querrá
dar marcha atrás.
Ponerse rápidamente al día
Objetivos del curso
• Conozca la nueva interfaz de usuario y aprenda a utilizarla
con plena confianza.
• Aprenda a realizar las operaciones que suele hacer para
crear y preparar una presentación.
• Aprenda a utilizar el nuevo formato de archivo de
PowerPoint como mejor le convenga.
Ponerse rápidamente al día
Lección 1
Oriéntese: qué ha cambiado y por
qué
Oriéntese: qué ha cambiado y por qué
El cambio más notable
en PowerPoint 2007
está en la parte
superior de la ventana.
En lugar de menús y
barras de
herramientas, hay una
banda grande a lo largo
de la pantalla.
Esta banda se denomina Cinta de opciones y contiene
muchos comandos visuales organizados en grupos.
El cinta de opciones es ahora el centro de control para
crear una presentación.
Ponerse rápidamente al día
La cinta de opciones
¿Por qué se ha
cambiado el sistema
de comandos
antiguo?
Porque el nuevo
sistema se adapta
mejor al modo en que
trabaja en
PowerPoint.
Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en
Reproducir.
Los estudios realizados demuestran que los usuarios
prefieren determinados comandos frente a otros que
suelen utilizar una y otra vez. Por tanto, esos comandos
ahora son más visibles y están más a mano; ya no tiene
que buscarlos en menús o barras de herramientas ocultos.
Ponerse rápidamente al día
La cinta de opciones
¿Por qué se ha
cambiado el sistema
de comandos
antiguo?
Porque el nuevo
sistema se adapta
mejor al modo en que
trabaja en
PowerPoint.
Los estudios realizados demuestran que los usuarios
prefieren determinados comandos frente a otros que
suelen utilizar una y otra vez.
Por tanto, estos comandos ahora están más visible y
más a mano; no tiene que buscarlos en menús o barras
de herramientas ocultos.
Ponerse rápidamente al día
Fichas: dedicadas a las tareas principales
La cinta de opciones
está formada por
varias fichas:la ficha
Inicio y otras.
Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en
Reproducir.
Entre las otras fichas se incluyen las fichas Insertar,
Diseño, Animaciones, Presentación con
diapositivas, Revisión y Ver.
La animación ofrece una introducción a estas fichas.
Ponerse rápidamente al día
Fichas: dedicadas a las tareas principales
La cinta de opciones
está formada por
varias fichas: la ficha
Inicio y otras.
Entre las otras fichas se incluyen las fichas Insertar,
Diseño, Animaciones, Presentación con
diapositivas, Revisión y Ver.
En la imagen se muestra el contenido de tres de ellas:
Insertar, Diseño y Animaciones.
Ponerse rápidamente al día
Mostrar las galerías
PowerPoint ofrece a
menudo muchas
opciones para algo en
concreto, como estilos
para una forma o tipos
de efectos de WordArt
o de animación.
Suponga, por ejemplo, que desea agregar efectos de
transición a una diapositiva. En ese caso:
1
Algunos tipos de efectos de transición aparecen en la
cinta de opciones.
2
Para ver la galería completa de opciones, haga clic en
la flecha Más .
Ponerse rápidamente al día
Mostrar las galerías
PowerPoint ofrece a
menudo muchas
opciones para algo en
concreto, como estilos
para una forma o tipos
de efectos de WordArt
o de animación.
Suponga, por ejemplo, que desea agregar efectos de
transición a una diapositiva. En ese caso:
3
Elija uno de los efectos de la galería para verlo en la
diapositiva. A continuación, haga clic para aplicarlo.
Ponerse rápidamente al día
Usar opciones avanzadas
Obviamente, hay más
comandos y opciones
que encajan en un
grupo.
Sólo se muestran los
comandos que se
utilizan con más
frecuencia.
Cuando no vea una opción que desea utilizar en un
grupo, como el grupo Fuente aquí mostrado:
1
Haga clic en la flecha diagonal, denominada Iniciador
de cuadros de diálogo, situada en la esquina inferior.
2
Se abre un cuadro de diálogo con más opciones para
elegir.
Ponerse rápidamente al día
Usar opciones avanzadas
La flecha aparece en
el grupo cuando
trabaja con la
diapositiva que podría
requerir comandos de
ese grupo.
Por ejemplo, cuando hace clic en el interior de un marcador
de posición de texto en la diapositiva, la flecha aparece en
todos los grupos de la ficha Inicio que contienen
comandos relacionados con las operaciones con texto.
Sugerencia: puede ver la pantalla a tamaño
completo ocultando temporalmente los comandos
de la cinta de opciones. Sólo tiene que hacer
doble clic en el nombre de la ficha mostrada.
Ponerse rápidamente al día
La barra de herramientas de acceso rápido
[Autor: el archivo .swf va aquí insertado; elimine
este marcador de posición antes de insertar
el archivo .swf.]
Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en
Reproducir.
Para estas acciones, utilice la Barra de herramientas de
acceso rápido. Es el pequeño grupo de botones de la
izquierda, encima de la cinta de opciones. Contiene
comandos para acciones generales como Guardar,
Deshacer y Repetir o Rehacer..
Ponerse rápidamente al día
Cuando trabaje en
una presentación,
realizará algunas
acciones generales o
repetitivas que no
están relacionadas
con una fase
determinada del
proceso.
La barra de herramientas de acceso rápido
Cuando trabaje en
una presentación,
realizará algunas
acciones generales o
repetitivas que no
están relacionadas
con una fase
determinada del
proceso.
Para estas acciones, utilice la Barra de herramientas de
acceso rápido. Es el pequeño grupo de botones de la
izquierda, encima de la cinta de opciones.
Contiene comandos para estos tipos de acciones
generales, como Guardar, Deshacer y Repetir o
Rehacer..
Ponerse rápidamente al día
Cambiar de vista
Como tendrá que
cambiar a menudo de
vista en PowerPoint,
le resultará muy
sencillo hacerlo
mediante los botones.
Eso no ha cambiado.
Los botones para las vistas Normal, Clasificador de
diapositivas y Presentación con diapositivas siguen
estando allí.
Pero ahora forman parte de una nueva barra de
herramientas que incluye un control deslizante de zoom
y un botón que ajusta el tamaño de la diapositiva a la
ventana cuando la acerca o la aleja.
Ponerse rápidamente al día
Cambiar de vista
Como tendrá que
cambiar a menudo de
vista en PowerPoint,
le resultará muy
sencillo hacerlo
mediante los botones.
Eso no ha cambiado.
En la imagen se muestran los cambios:
1
Los botones de vista son los mismos, pero se han movido
de la parte inferior izquierda de la ventana a la parte
derecha.
2
Arrastre el control deslizante de zoom para ampliar o
reducir la vista de la diapositiva. O haga clic en los botones
menos (-) y más (+).
Ponerse rápidamente al día
Cambiar de vista
Como tendrá que
cambiar a menudo de
vista en PowerPoint,
le resultará muy
sencillo hacerlo
mediante los botones.
Eso no ha cambiado.
En la imagen se muestran los cambios:
3
Haga clic en este botón para reajustar la diapositiva a la
ventana después de aplicar un zoom.
Ponerse rápidamente al día
Métodos abreviados de teclado
Si utiliza el teclado más
que el mouse cuando
trabaja en PowerPoint, le
agradará saber que el
diseño de la cinta de
opciones incluye nuevos
métodos abreviados que
tienen un nuevo nombre:
sugerencias de teclas.
Esta novedad ofrece dos grandes ventajas:
• Ahora hay métodos abreviados para cada botón, lo
que no ocurría con los comandos de menú de las
versiones anteriores.
• Estos métodos abreviados a menudo requieren menor
combinación de teclas.
Ponerse rápidamente al día
Métodos abreviados de teclado
Si utiliza el teclado más
que el mouse cuando
trabaja en PowerPoint. le
agradará saber que el
diseño de la cinta de
opciones incluye nuevos
métodos abreviados que
tienen un nuevo nombre:
sugerencias de teclas.
Así es como se utilizan los nuevos métodos abreviados
de teclado:
1 Empiece presionando la tecla ALT.
2
Las sugerencias de teclas aparecen en pequeños
cuadrados grandes en distintas partes de la cinta de
opciones. Presione una de las teclas para obtener más
información sobre los comandos y botones.
Ponerse rápidamente al día
Métodos abreviados de teclado
Si utiliza el teclado más
que el mouse cuando
trabaja en PowerPoint, le
agradará saber que el
diseño de la cinta de
opciones incluye nuevos
métodos abreviados que
tienen un nuevo nombre:
sugerencias de teclas.
Así es como se utilizan los nuevos métodos abreviados
de teclado:
3
Presione una de las sugerencias de teclas de un grupo
para completar la secuencia.
Ponerse rápidamente al día
Métodos abreviados de teclado
¿Dónde están los antiguos métodos abreviados?
• Los antiguos métodos abreviados de teclado que comienzan con
CTRL permanecen intactos y los puede seguir utilizando como
antes.
– Por ejemplo, el método abreviado CTRL+C sigue copiando
contenido en el Portapapeles y el método abreviado CTRL+V
sigue pegando el contenido en el Portapapeles.
• Los antiguos métodos abreviados ALT+ que permitían el acceso a
menús y comandos también permanecen intactos. Sin embargo,
deberá conocer la secuencia de teclas completa para usarlos.
Ponerse rápidamente al día
Sugerencias para la práctica
1. Escribir texto, darle formato y corregir una lista.
2. Agregar una diapositiva.
3. Ver más opciones y fichas.
4. Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.
5. Cambiar de vista y aplicar zoom.
6. Ocultar la cinta de opciones.
7. Ejercicio adicional: Agregar encabezados y pies de página.
Práctica en línea (requiere PowerPoint 2007)
Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 1
Desea utilizar los botones Copiar y Pegar para trabajar con
texto. ¿En qué parte de la cinta de opciones se encuentran?
(Elija una respuesta).
1. En la ficha Insertar .
2. En la ficha Inicio .
3. En la barra de herramientas de acceso rápido.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 1: Respuesta
En la ficha Inicio .
Puede utilizar igualmente los antiguos métodos abreviados, CTRL+X
para cortar, CTRL+C para copiar y CTRL+V para pegar.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 2
¿En qué grupo de la ficha Inicio buscaría el botón
Interlineado? (Elija una respuesta).
1. En el grupo Fuente .
2. En el grupo Párrafo .
3. En el grupo Diapositivas .
Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 2: Respuesta
En el grupo Párrafo .
Este botón está agrupado con otros que sirven para aplicar formato a
los párrafos, como Viñetas, Numeración y Columnas.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 3
¿Cómo se puede ocultar parte de la cinta de opciones? (Elija
una respuesta).
1. Haciendo clic en el botón Cerrar en la esquina superior
derecha de la cinta de opciones.
2. Haciendo doble clic en el nombre de alguna ficha.
3. Haciendo doble clic en la ficha que se muestra.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 3: Respuesta
Haciendo doble clic en el nombre de alguna de las fichas que se
muestran.
De esta forma se ocultan los grupos de la cinta de opciones. Para volver
a mostrar la cinta de opciones completa, haga clic en cualquier ficha.
Ponerse rápidamente al día
Lección 2
Trabajar en PowerPoint
Trabajar en PowerPoint
¿Listo para empezar a
trabajar?
Aquí encontrará las
instrucciones básicas
para hacer lo que
solía hacer al crear
una presentación.
Aprenderá a iniciar una nueva presentación en
PowerPoint 2007 y a aplicar un fondo y un conjunto de
colores a las diapositivas.
También aprenderá a utilizar las fichas y herramientas
de la cinta de opciones para insertar elementos en las
diapositivas, darles el estilo que desee y, después,
preparar la presentación para imprimirla.
Ponerse rápidamente al día
Iniciar una nueva presentación
Las nuevas
presentaciones
comienzan con el
botón de Microsoft
Office, situado en la
parte superior izquierda
de la ventana.
Así es cómo empieza
el proceso.
1
Haga clic en el botón de Microsoft Office
.
2
Haga clic en Nuevo en el menú que se abre.
3
Seleccione una opción en la ventana Nueva
presentación . Puede empezar con una diapositiva en
blanco o crear la presentación a partir de una plantilla o
presentación existente.
Ponerse rápidamente al día
Elegir un tema
Los temas proporcionan
el el aspecto y estilo del
diseño de la
presentación.
Elija un tema para la
presentación nada más
empezar para poder ver
el aspecto que tendrá
todo el contenido.
La ficha Diseño es el lugar donde se encuentran los
temas.
Se mostrará una galería bajo Temas. Cada tema tiene
un nombre, que se muestra en la información en
pantalla.
Ponerse rápidamente al día
Elegir un tema
Puede obtener una
vista previa del
aspecto que tendrá el
tema antes de
aplicarlo.
Si observa el efecto
antes de aplicarlo,
evitará tener que
deshacer la operación
si no le gusta.
1
Coloque el puntero sobre una miniatura de tema (la que
se muestra aquí se denomina Flujo).
2
La vista previa temporal aparecerá en la diapositiva.
3
Puede hacer clic en la flecha Más situada a la derecha
del grupo Temas para obtener más opciones e
información.
Ponerse rápidamente al día
Adaptar el tema
El tema que elige es
un diseño completo.
Pero ¿dónde está la
gracia si no puede
hacer algunos
retoques?
La ficha Diseño contiene otras galerías en caso de que
desee modificar el tema.
Cada una de ellas proporciona una vista previa en la
diapositiva cuando se coloca el puntero de mouse sobre
las opciones de la galería.
Ponerse rápidamente al día
Adaptar el tema
Así es cómo puede
retocar el tema.
1
Utilice las galerías Colores, Fuentes y Efectos ,
ubicadas todas ellas en la ficha Diseño .
2
Observe otros estilos de fondo. Las opciones utilizan
los colores del tema.
Ponerse rápidamente al día
Adaptar el tema
Así es cómo puede
retocar el tema.
3
Elija una miniatura para obtener una vista previa de otro
fondo.
4
Para aplicar su propio fondo, como una fotografía, haga
clic en Dar formato a fondo.
Ponerse rápidamente al día
Agregar diapositivas y elegir diseños
Cuando inserte una
diapositiva, puede
elegir una que aplique
automáticamente un
diseño.
También puede elegir
un diseño antes de
insertar la diapositiva.
Para elegir un diseño antes de insertar una diapositiva:
1
2
En la ficha Inicio , haga clic en Nueva diapositiva
(debajo del icono de la diapositiva). Se mostrarán las
opciones de diseño.
Haga clic en un diseño para insertar una diapositiva con
ese diseño.
Ponerse rápidamente al día
Agregar diapositivas y elegir diseños
Los diseños de
PowerPoint 2007 son
más robustos que
antes.
Varios de ellos
incluyen marcadores
de posición de
“contenido”, que
puede usar para el
texto o los gráficos.
Un ejemplo es el diseño Título y objetos . En el medio
de su único marcador de posición incluye este conjunto
de iconos:
Ponerse rápidamente al día
Agregar diapositivas y elegir diseños
Los diseños de
PowerPoint 2007 son
más robustos que
antes.
Varios de ellos
incluyen marcadores
de posición de
“contenido”, que
puede usar para el
texto o los gráficos.
Haga clic en alguno de los iconos para insertar ese tipo de
contenido: una tabla, un gráfico, un gráfico SmartArt™, una
imagen de un archivo, una imagen prediseñada o un
archivo de vídeo.
Ponerse rápidamente al día
Insertar una imagen
Es hora de insertar una
imagen: una foto o una
imagen prediseñada,
por ejemplo.
Puede hacerlo
directamente desde la
diapositiva, dentro de
un marcador de
posición de contenido.
1
Para insertar una imagen propia, haga clic en el icono
Insertar imagen desde archivo .
2
Para insertar una imagen prediseñada, haga clic en el
icono Imágenes prediseñadas .
3
La imagen se colocará dentro del borde del marcador de
posición.
Ponerse rápidamente al día
Insertar una imagen
Es hora de insertar una
imagen: una foto o una
imagen prediseñada,
por ejemplo.
Puede hacerlo
directamente desde la
diapositiva, dentro de
un marcador de
posición de contenido.
4
Después de insertar la imagen, tal vez desee ajustar su
tamaño o aplicarle efectos especiales. En primer lugar,
seleccione la imagen en la diapositiva.
5
Herramientas de imagen aparece en la cinta de
opciones. Haga clic en la ficha Formato y utilice los
botones y las opciones para trabajar con la imagen.
Ponerse rápidamente al día
Insertar una imagen
Es práctico insertar
una imagen desde la
propia diapositiva.
Es un método especialmente útil si hay varios
marcadores de posición en la diapositiva, ya que
cuando se insertan imágenes con los iconos de
diapositiva, la imagen se coloca dentro del marcador de
posición que contiene el icono.
Ponerse rápidamente al día
Insertar una imagen
Por último, no se
olvide de la ficha
Insertar .
También puede utilizar la ficha Insertar para insertar
una imagen, así como otros muchos elementos de las
diapositivas.
La única diferencia al usar este método es que algunas
veces PowerPoint tiene que adivinar en qué marcador
de posición se incluirá la imagen.
Ponerse rápidamente al día
Insertar un título de cuadro de texto
Para el título de la
imagen, inserte un
cuadro de texto.
Para ello, utilice la
ficha Insertar .
Cuando inserte el cuadro de texto, aparecerá la opción
Herramientas de dibujo .
1 Haga clic en la ficha Formato .
2
Muestre la galería de formas y elija un estilo.
3
En la diapositiva se muestra una vista previa del estilo,
aplicado al cuadro de texto.
Ponerse rápidamente al día
Insertar un organigrama
Como se explicó
anteriormente, puede
insertar una imagen y
otros gráficos
mediante los iconos
del diseño Título y
objetos .
Entre estos iconos se incluye uno para los gráficos
SmartArt. Estos gráficos proporcionan diseños para
organigramas y otros diagramas de PowerPoint 2007.
Ponerse rápidamente al día
Insertar un organigrama
Como se explicó
anteriormente, puede
insertar una imagen y
otros gráficos
mediante los iconos
del diseño Título y
objetos .
Cuando haga clic en el icono Gráfico SmartArt …
...verá una galería completa de diseños gráficos
disponibles.
Ponerse rápidamente al día
Insertar un organigrama
En la imagen se
muestran algunas
características
prácticas para trabajar
con un nuevo
organigrama.
1
Cuando inserte el organigrama, éste adoptará los colores
del tema aplicado.
2
Aparecerá un panel de texto junto al diagrama en el que
puede escribir texto.
3
El texto que escribe en el panel de texto se asigna a las
formas del diagrama y aparece en el diagrama conforme lo
escribe.
Ponerse rápidamente al día
Insertar un organigrama
Ahora puede trabajar también en la dirección contraria, es decir, convertir
una lista con viñetas existente en una diapositiva en un gráfico.
Sólo tiene que usar el botón Convertir a SmartArt
en la ficha Inicio .
Busque SmartArt en la ficha Insertar si prefiere insertar el diagrama de
esa forma.
Ponerse rápidamente al día
Aplicar una animación sencilla
Para aplicar una
animación sencilla al
organigrama, vaya a la
ficha Animaciones .
1
Con el diagrama seleccionado, haga clic en la flecha
situada junto al cuadro Animar para obtener una lista de
efectos.
2
Seleccione una opción para la presentación de los
elementos del organigrama en la diapositiva.
3
Cuando elija una opción, PowerPoint le mostrará una vista
previa del efecto de animación.
Ponerse rápidamente al día
Configurar la presentación, corregir la ortografía y revisar
Ha llegado el momento
de dar los últimos
retoques a la
presentación.
Los comandos para las
tareas de acabado se
encuentran en las fichas
Presentación con
diapositivas y Revisión.
Narración, configuración y otras opciones: utilice la
ficha Presentación con diapositivas para crear la
narración y reproducirla en la presentación.
Ortografía, referencias y comentarios: en la ficha
Revisión , revise la ortografía, utilice el servicio
Referencia y sinónimos, y use los comentarios para
revisar la presentación.
Ponerse rápidamente al día
Configurar la presentación, corregir la ortografía y revisar
¿Cómo se corrige la
ortografía?
Como lo ha hecho
siempre.
1
En la ficha Revisión , haga clic en Ortografía.
2
Seleccione las opciones que suele utilizar.
Ponerse rápidamente al día
Imprimir, distribuir y configurar opciones del programa
Ahora toca definir las
opciones de vista
previa, impresión y
distribución de la
presentación.
En primer lugar, haga
clic en el botón de
Microsoft Office.
A continuación:
1
Elija Imprimir para abrir Vista preliminar.
2
Haga clic en Opciones de PowerPoint para cambiar la
configuración de todo el programa como la vista
predeterminada o la activación o desactivación del
corrector ortográfico.
Ponerse rápidamente al día
Sugerencias para la práctica
1. Elegir un tema y personalizarlo.
2. Insertar una imagen.
3. Insertar un cuadro de texto.
4. Colocar el texto y alinear los elementos de la diapositiva.
5. Desactivar algunas características “automáticas”.
6. Crear un organigrama y aplicarle una animación.
7. Atar los cabos sueltos.
Práctica en línea (requiere PowerPoint 2007)
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 1
Ha aplicado un tema a las diapositivas pero le gustaría usar
un estilo de fuente distinto. ¿Qué debe hacer? (Elija una
respuesta).
1. Ir al patrón de diapositivas y cambiar las fuentes.
2. Seleccionar todas las diapositivas. En la ficha Diseño , hacer
clic en Fuentes y elegir un conjunto de estilos de fuente
distinto para el título y el texto del cuerpo.
3. En la ficha Diseño , hacer clic en Fuentes y elegir un
conjunto de estilos distinto para el título y el texto del cuerpo.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 1: Respuesta
En la ficha Diseño , hacer clic en Fuentes y elegir un conjunto de
estilos de fuente distinto para el título y el texto del cuerpo.
Este cambio se aplicará a todas las diapositivas; no es necesario que
las seleccione primero.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 2
Ha terminado con la presentación y desea ejecutar el
corrector ortográfico. ¿En qué lugar de la cinta de opciones
está? (Elija una respuesta).
1. En la ficha Revisión .
2. En la ficha Inicio .
3. En la ficha Presentación con diapositivas .
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 2: Respuesta
En la ficha Revisión .
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 3
Si desea cambiar una configuración que se aplica a la
totalidad de PowerPoint, como desactivar o activar el
corrector ortográfico, ¿qué es lo que debe hacer en primer
lugar? (Elija una respuesta).
1. Hacer clic en el botón de Microsoft Office y elegir Preparar.
2. Hacer clic en el botón de Microsoft Office y luego en
Opciones de PowerPoint.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 3: Respuesta
Hacer clic en el botón de Microsoft Office y luego en Opciones de
PowerPoint.
Con este procedimiento tendrá acceso a los distintos tipos de opciones
del sistema de PowerPoint.
Ponerse rápidamente al día
Lección 3
Un nuevo formato de archivo
Un nuevo formato de archivo
Uno de los grandes
cambios de
PowerPoint 2007 es
su nuevo formato de
archivo.
¿De qué forma le
afecta? este cambio?
El nuevo formato proporciona varias ventajas, como
un tamaño de archivo menor y mayor seguridad de la
información de las presentaciones.
En esta lección, se explicarán estas ventajas y
descubrirá cómo afecta el formato de archivo al uso
compartido de las presentaciones entre PowerPoint
2007 y versiones anteriores.
Ponerse rápidamente al día
Ventajas del nuevo formato
El formato es parte de
los nuevos formatos
de XML abierto de
Office.
Se basa en el
lenguaje de
programación XML y
proporciona múltiples
ventajas.
• Presentaciones más seguras
• Tamaño de archivo reducido
• Mayor seguridad de la información
• Recuperación mejorada de archivos dañados
• Integración más sencilla
Ponerse rápidamente al día
Cuál es el aspecto del nuevo formato
PowerPoint guardará
automáticamente una
nueva presentación
en el nuevo formato.
Puede ver el formato en que se guarda el archivo
abriendo el cuadro de diálogo Guardar como .
Observe el cuadro Guardar como tipo : para las
nuevas presentaciones, el nuevo formato de archivo
está ahí de forma predeterminada. Se denomina
Presentación de PowerPoint. (En versiones
anteriores, se llamaba Presentación).
Ponerse rápidamente al día
Abrir una presentación en una versión anterior
Acaba de guardar una
presentación en el
nuevo formato.
Pero su compañera,
que necesita trabajar
en ella, utiliza una
versión anterior de
PowerPoint.
¿Podrá abrir ella el archivo de PowerPoint 2007? Sí.
Supongamos que su compañera trabaja con PowerPoint
2000. Cuando abra la presentación, se le preguntará si
desea descargar un convertidor que le permita abrir la
presentación.
Ponerse rápidamente al día
Abrir una presentación en una versión anterior
Acaba de guardar una
presentación en el
nuevo formato.
Pero su compañera,
que necesita trabajar
en ella, utiliza una
versión anterior de
PowerPoint.
La presentación que ella ve puede que no tenga
exactamente el mismo aspecto que la que ha creado
usted si contiene características de PowerPoint 2007
que ella no tiene.
Pero podrá abrirla, editarla y guardarla en el formato de
PowerPoint 2007.
Ponerse rápidamente al día
Abrir una presentación en una versión anterior
Notas:
• El nombre oficial del convertidor es Módulo de compatibilidad de
Microsoft Office para formatos de archivos de 2007 Office
Word, Excel y PowerPoint, y Microsoft lo ofrece gratuitamente.
• Este módulo de compatibilidad sólo funciona con Microsoft Office
2003 SP1, Office XP SP3 y Office 2000 SP3. Sólo funciona en los
siguientes sistemas operativos: Microsoft Windows Server® 2003,
Windows XP SP1 y Windows 2000 SP4.
Ponerse rápidamente al día
Abrir y guardar presentaciones existentes
¿Qué ocurre con
todas las
presentaciones que
ha creado en
versiones anteriores
de PowerPoint?
No hay ningún problema para abrir y modificar una
presentación antigua en PowerPoint 2007.
Lo que deberá decidir es si desea conservar la
presentación en su formato original o guardarla en el
nuevo formato. PowerPoint le ayudará a tomar la
decisión.
Ponerse rápidamente al día
Abrir y guardar presentaciones existentes
Comprobar la
compatibilidad
Cuando abra la
presentación,
PowerPoint 2007
advertirá que está en
el formato antiguo.
Conforme trabaja, PowerPoint toma nota de los elementos
que agrega al archivo que tal vez no funcionen del mismo
modo en el antiguo formato.
Después, al hacer clic en Guardar, PowerPoint muestra el
cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad . En
él se indica qué ocurrirá con esos elementos si guarda el
archivo en su formato original, PowerPoint 97-2003 (.ppt).
Ponerse rápidamente al día
Guardar en el formato antiguo
¿En qué caso debería
guardar en el formato
antiguo?
En caso de que alguien
necesitara trabajar en
el archivo y no tuviera
PowerPoint 2007 ni el
módulo de
compatibilidad.
Como indica el comprobador de compatibilidad en la
diapositiva anterior, guardar en el formato antiguo tiene
algunas implicaciones para la persona que abre el
archivo en PowerPoint 2003.
Por ejemplo, un nuevo gráfico SmartArt se convertiría
en un objeto, como una imagen, y no se podría editar.
Ponerse rápidamente al día
Guardar en el formato antiguo
En esta imagen se
ilustran las diferencias
en el tratamiento de
los gráficos SmartArt
en PowerPoint 2007 y
cuando el archivo se
guarda en una versión
anterior.
1
2
PowerPoint 2007: ofrece todas las características de
edición, por lo que puede seleccionar y cambiar formas
individuales y utilizar todas las herramientas de
SmartArt.
PowerPoint 2003: sólo puede seleccionar el gráfico
completo y realizar operaciones como agregar un color
de relleno o cambiar su tamaño.
Ponerse rápidamente al día
Guardar en el formato antiguo
Intercambio de
formatos
Si la persona que trabaja
en una versión anterior
de PowerPoint realiza
algunos retoques
básicos en el gráfico,
éste conservará todas
sus propiedades de
PowerPoint 2007.
Esto significa que cuando se vuelva a abrir en
PowerPoint 2007, podrá modificarse completamente.
Si el gráfico se modifica de algún modo en la versión
anterior (por ejemplo, se decolora), se convertirá en un
objeto y, por tanto, no se podrá editar cuando se vuelva
a abrir en PowerPoint 2007.
Ponerse rápidamente al día
Actualizaciones automáticas en antiguas presentaciones
Tal vez haya pasado
por esta experiencia
aparentemente
extraña.
Abre una presentación antigua en PowerPoint
2007, no le agrega ninguna característica de
PowerPoint 2007 y cuando la guarda, el comprobador
de compatibilidad le indica que una característica de
PowerPoint 2007 no se podrá editar si guarda en el
formato antiguo.
Qué raro, ¿no?
Ponerse rápidamente al día
Actualizaciones automáticas en antiguas presentaciones
Esto ocurre porque
PowerPoint 2007
actualiza
automáticamente
algunos tipos de
formato y elementos
para que su aspecto
en PowerPoint sea el
mejor posible.
Un ejemplo de ello es WordArt.
Si la presentación antigua contiene elementos de
WordArt, esos elementos se actualizan para que utilicen
los efectos más recientes, nuevos en PowerPoint 2007.
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Actualizaciones automáticas en antiguas presentaciones
En la imagen se
muestra la diferencia.
1
Logotipo de WordArt creado en PowerPoint 2003.
2
El mismo logotipo cuando se abre en PowerPoint
2007:mejora instantáneamente su aspecto
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El comando Convertir para una conversión rápida
Un modo de guardar
una presentación
antigua en el nuevo
formato es aplicar el
comando Convertir
en PowerPoint 2007.
Con ello lo que se consigue es que PowerPoint haga
una sustitución “in situ” del archivo de presentación
antiguo, convirtiéndolo al nuevo formato. El archivo ya
no existirá en el antiguo formato.
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El comando Convertir para una conversión rápida
Para usar el comando,
abra la presentación y,
a continuación, haga
clic en el botón de
Microsoft Office.
A continuación:
1
Haga clic en Convertir para convertirlo al nuevo formato
de archivo.
2
Aparecerá un mensaje en el que se explica lo que hará
el comando Convertir Haga clic en Aceptar para
completar el comando.
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Prueba 3, pregunta 1
¿Cuáles de estas ventajas proporciona el nuevo formato de
archivo? (Elija una respuesta).
1. Mayor seguridad de la información.
2. Tamaño de archivo reducido y recuperación mejorada de
archivos dañados.
3. Integración más sencilla.
4. Todas las anteriores.
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Prueba 3, pregunta 1: Respuesta
Todas las anteriores.
Éstas son las ventajas principales del nuevo formato de archivo de
PowerPoint.
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Prueba 3, pregunta 2
Ha guardado una presentación de PowerPoint 2007 en el
nuevo formato y desea que un compañero que va a trabajar
con ella en PowerPoint 2003 pueda modificarla
completamente. ¿Qué es lo fundamental que necesita su
compañero para poder abrir y trabajar en la presentación en
su nuevo formato? (Elija una respuesta).
1. El Comprobador de compatibilidad.
2. El Módulo de compatibilidad.
3. El comando Convertir .
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Prueba 3, pregunta 2: Respuesta
El Módulo de compatibilidad.
Una de las cosas que su compañero tendrá que instalar es el Módulo de
compatibilidad de Microsoft Office para los formatos de archivos de
2007 Office Word, Excel y PowerPoint. PowerPoint pedirá a su
compañero que instale el convertidor cuando intente abrir el archivo.
Otros requisitos son la versiones adecuadas de Microsoft Office system
y Microsoft Windows, con los últimos Service Packs y actualizaciones.
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Prueba 3, pregunta 3
Va a abrir un archivo de PowerPoint y ve estos dos nombres
de archivo: Informe anual.ppt e Informe anual.pptx. ¿Cuál
utiliza el nuevo formato de PowerPoint 2007? (Elija una
respuesta).
1. Informe anual.pptx.
2. Informe anual.ppt.
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Prueba 3, pregunta 3: Respuesta
Informe anual.pptx.
La x del final indica que se trata de una presentación guardada con el
nuevo formato basado en XML.
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Tarjeta de referencia rápida
Si desea conocer el resumen de las tareas incluidas en
este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida.
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