Учет движения контингента в «1С:Колледж»

Вебинар 06.11.2013

Уфа-Москва Компания «Онлайн» и фирма «1С»

• • • • • • • • •

Программа вебинара

Регламент вебинара (3 минуты) О решении «1С:Колледж». Отличия обычной версии от версии «ПРОФ» Учет движения контингента – Модель (5 минут) – Справочники «Студенты», «Учебные группы» – (5 минут) Средство регистрации изменения состояния – Приказ о движении (10 минут) • Способы и приемы заполнения документа • Регистрация приказа • Печатные формы – Виды приказа (15 минут) • Зачисление и Перевод из другого учебного заведения • • Отчисление Перевод из группы в группу • Перевод на следующий курс, регистр сведений «Курсы учебных групп» • • Академический отпуск (заявление, уход, учет, возврат) Выпуск • • Изменение финансирования Начальный ввод информации – Анализ движения контингента • • • Списки учебных групп Анализ состава Анализ динамики состава (10 минут) – Приказ о смене ФИО (5 минут) Подготовка и выдача справок об обучении Работа с архивными данными (5 минут) (5 минут) Подготовка и выдача архивных справок (5 минут) Типовые ошибки при работе с подсистемой «Движение контингента» Покупка и сопровождение программы (10 минут) Ответы на вопросы (17 минут) (10 минут) 1 час 40 минут (5 минут)

Регламент

• • • Микрофон не нужен В чате письменно можно задавать вопросы, в конце мероприятия я их озвучу и отвечу Вебинар будет записан и выложен в интернет, участникам будет разослано письмо со ссылкой на запись

1С:Колледж и 1С:Колледж ПРОФ

готовые решения для автоматизации учета, контроля, анализа и планирования в учебном заведении на технологической платформе «1С:Предприятие 8.2»

Система разработана при поддержке Фонда содействия развитию ( малых форм предприятий в научно технической сфере www.fasie.ru

).

Назначение

• • • • программные продукты позволят учебному заведению: комплексно автоматизировать управление бизнес-процессами, в частности работу приемной комиссии, оперативное управление учебно-методическим процессом, студенческим контингентом; предоставить возможность накопления информации для анализа и дальнейшего принятия эффективных управленческих решений, что повысит качество предоставляемых услуг; обеспечить «прозрачность» управления как основным бизнес процессом (учебным процессом), так и вспомогательными процессами; предоставить учащимся и их родителям — основным клиентам учебного заведения — дополнительные информационные сервисы, что повысит их лояльность и упрочит положение учебного заведения в конкурентной среде.

Автоматизированные рабочие места (АРМ)

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Директор Председатель приемной комиссии Секретарь приемной комиссии Заведующий отделением и его секретарь Заведующий учебной частью и его секретарь Методист Заведующий кафедрой (ПЦК, ЦМК) Куратор Зам. директора по воспитательной работе Секретарь зам. директора по воспитательной работе Специалист отдела кадров Зам. директора по производственному обучению Секретарь зам. директора по производственному обучению Заместитель директора по методической работе Староста Председатель стипендиальной комиссии Бухгалтер по расчетам со студентами Ответственный за качество

Преподаватель Комендант общежития Информационный киоск

П Р О Ф

• Комплексная система для управления на всех уровнях управленческой деятельности от работы приемной комиссии до выпуска студента.

В единой информационной базе:

– Абитуриенты, студенты, сотрудники – Территории и аудитории – – Государственные стандарты, учебные планы, рабочие программы и тематические планы Расписания и замены – – – – Планирование нагрузки и выполнение Приказы о движении, справки и отчеты Ведомости, направления на пересдачу, отчеты и сводные ведомости Учет посещаемости – – – – Планирование и учет прохождения практик Планирование мероприятий Приказы о поощрениях и наказаниях Рейтинги

УЧЕТ

– – – – – – Дипломы и академические справки Методические материалы Стипендия и расчеты за платные услуги

Сведения о проживающих в общежитиях Электронный журнал …..

ПЛАНИРОВАНИЕ АНАЛИЗ КОНТРОЛЬ

Подсистемы конфигурации

Спра вочники Прием ная комис сия Деканат (отде ление) Учебная часть Воспитат ельная работа Произ водст венное обуче ние Кадро вый учет Методи ческая работа Расчеты со студен тами Общежит ие Сервис и админи стриро вание Электронный журнал Информационный киоск Рассылка смс-сообщений Интеграция с Системами Контроля Управления Доступом

Позиционирование ПРОФ-версии

• • • • ПРОФ – версия для учебных заведений, предъявляющих повышенные требования к автоматизации Всё что требует законодательство и на наш взгляд доступно и нужно в учебном заведении будет в обычной версии Расширения функций, мало востребованные функции, «экзотические» варианты использования, интеграция с «железом» и проч. – в «ПРОФ» Весь функционал обычной версии всегда будет полностью в версии «ПРОФ»

Отличия ПРОФ-версии

Возможности

Приемная комиссия Деканат (Отделение) Учебная часть Рабочие программы Воспитательная работа Производственное обучение Методическая работа Кадровый учет Расчеты со студентами Общежитие Электронный журнал Отправка смс с помощью gsm-терминала Интеграция со СКУД Информационный киоск

1С:Колледж

● ● ● ● ● ● ● ●

1С:Колледж ПРОФ

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Дополнительная информация

• • Сайты – – – http://1 с-колледж.рф/ http://www.1c-college.ru/ http://solutions.1c.ru/ Информация – – Записи вебинаров Презентации – – Альбом выходных форм Информация о внедрениях – Онлайн-демонстрация

Движение контингента

• • Данная подсистема служит для оперативного учета движения контингента и ведения необходимого делопроизводства по списочному составу отделения. Входит в раздел «Деканат» Автоматизированы следующие функции: – Формирование приказов о движении контингента как индивидуально, так и списком; – Анализ контингента и формирование отчетности (списки, статистика); – Предоставление студентам и организациям необходимых справок (об обучении, справка-вызов, справка-подтверждение).

Модель жизненного цикла студентов

• • Студент характеризуется 4 состояниями - статусами Количество возможных переходов ограничено

Понятие студента в системе

Справочник «Студенты» Условно-постоянная информация об объекте, как студенте учебного заведения Документ «Анкета абитуриента» Дополнительная информация о студенте Справочник «Физические лица» Условно-постоянная информация об объекте, как физическом лице Регистр сведений «Движение контингента» Информация о состоянии студента в учебном заведении: - Статус - Учебная группа - Вид финансирования

Справочник «Студенты»

• Служит для хранения списка студентов и основной информации о них

Справочник «Физические лица»

• Служит для хранения основной информации о физических лицах: дата и место рождения, контактная информация, официальные данные

•

Документ «Анкета абитуриента»

В рамках учета контингента используется для хранения дополнительных редко используемых анкетных сведений

Справочник «Учебные группы»

Статус устанавливается вручную!!!

И влияет только на отборы.

Наименования учебных групп

• Поддерживаются 2 подхода: 1. Неизменное название в течение существования учебной группы. Как в демопримере: Р-01/2009 2. Изменение названия при переводе на другой курс (в том числе автоматически). Например, Р-101 => Р-201 => Р-301 С точки зрения ISO 9001 требований идентификации и прослеживания первый способ лучше. Но в любом случае при ведении в электронном виде это один элемент справочника в течении жизненного цикла группы. Нюансы: Отчисляя студента из группы Р-201 на 3-м курсе просматривая отчеты при 2-м варианте мы увидим, что он отчислен из группы Р-301. И это правильно, это та же самая группа.

Регистр сведений «Движение контингента»

• • Предназначен для хранения информации о состоянии студентов, совокупности сведений о: – статусе – учебной группе – виде финансирования Регистр периодический, поэтому возможно хранение истории изменений состояний.

• • • •

Документ «Приказ о движении контингента»

Документ «Приказ о движении контингента» служит для фиксации в программе факта изменения состояния студента. Может быть оформлен индивидуально или на список.

Возможна регистрация в книге регистрации приказов.

Печатные формы: – Приказ – Выписка к приказу

Работа с документом

Аналитика Способ заполнения Порядковый номер приказа в программе Вид приказа Если приказы не составляются один на несколько учебных групп сразу, применяется сквозная нумерация «всех» приказов и не применяются различные префиксы и суффиксы для разных видов, отделений, форм обучения и т.д., то можно использовать просто порядковый номер Регистрационный номер приказа (отдельный справочник). Включается опцией в «настройке учета».

• • • • • • • • • • •

Виды приказов «Движение контингента»

Зачисление; Перевод из другого учебного заведения; Отчисление; Восстановление; Академический отпуск; Восстановление из академического отпуска; Перевод в другую группу (в том числе и на другую специальность и/или отделение); Перевод на другой курс; Выпуск; Изменение вида финансирования.

Могут менять 1,2 или 3 характеристики состояния и даже не менять их вовсе!

Начальный ввод информации.

Заполнение табличной части

Вид приказа Подбор

Зачисление Перевод из другого учебного заведения Абитуриенты, Студенты Студенты Студенты с отбором по статусу «Студент», из полного списка Отчисление Восстановление Академический отпуск Восстановление из академического отпуска Перевод в другую группу Перевод на другой курс Выпуск Начальный ввод информации Изменение вида финансирования Студенты с отбором по статусу «Отчислен» Студенты с отбором по статусу «Студент», из полного списка Студенты с отбором по статусу «В академическом отпуске», из полного списка Студенты с отбором по статусу «Студент», из полного списка Студенты с отбором по статусу «Студент», из полного списка Студенты с отбором по статусу «Студент», из полного списка Студенты Студенты с отбором по статусу «Студент», из полного списка

+ Возможность автозаполнения табличной части составом учебной группы.

Зачисление и перевод из другого учебного заведения

• • Изменяются все 3 характеристики: – – Статус=«Студент» Вид финансирования устанавливается – Учебная группа задается При использовании подсистемы «Приемная комиссия» заполнение на основе «Рейтинга абитуриентов» или подбор из «Анкет абитуриентов». Иначе «ручное» создание элементов справочника «Студента» и включение этих элементов в документ.

Перевод из группы в группу

• • Обязательно изменяется только «Учебная группа» Может быть изменен вид финансирования

Перевод на следующий курс

• • • Характеристики студента не меняются Изменения фиксируются для учебной группы в регистре сведений «Курсы учебных групп» Перехода состояний согласно модели жизненного цикла нет. Вид введен как «привычный» для упрощения работы сотрудников учебных заведений

Академический отпуск

Уход в академический отпуск Заявление студента Приказ о движении контингента Вид: «Академический отпуск» Возврат из академического отпуска Приказ о движении контингента Вид: «Восстановление из академического отпуска» • • • Меняется только «Статус» Дополнительный учет согласно приказа Министерства образования и науки РФ от 13.06.2013 №455 в регистре накопления «Студенты в академическом отпуске» Отчет: «Студенты в академическом отпуске» (6 вариантов)

Отчисление

• Изменение только статуса на «Отчислен»

Восстановление

• Могут измениться все 3 характеристики

• Изменение только «статуса» на «Выпущен»

Выпуск

Изменение финансирования

• Изменение только «вида финансирования»

Начальный ввод информации

• • • Служебный вид для начала работы Отличия от «зачисления»: – В «архивные сведения» вводится «номер» и «дата» приказа о зачислении Для регистрации накопленных оценок (для диплома) используем документ «Академическая справка входящая» (в том числе и для вида «Перевод из другого учебного заведения»)

Анализ контингента

15 основных отчетов. 44 преднастроенных варианта использования. Большинство отчетов может быть настроено пользователем.

Возможность самостоятельной настройки печатных форм и отчетов

• • 18 сентября 2013 г. Проводили вебинар «Адаптация «1С:Колледж» под потребности учебного заведения без программирования». Запись выложена на страничке демонстрационных материалов по 1С:Колледж: http://1c-college.ru/1c_college/demonstration_material.php

По материалам вебинара сделаны отдельные ролики. Размещены на странице частых вопросов: http://1c-college.ru/support/faq/

Приказ о смене ФИО

Удобное и привычное средство регистрации.

На самом деле история хранится в регистре сведений «Фамилия, имя, отчество физического лица»

Подготовка и выдача справок об обучении

• • • Без регистрации в программе (отчет) Одиночная регистрация (документ) Групповая подготовка с помощью мастера

• •

Архивные данные

Сведения необходимые для формирования архивной справки об обучении Автоматом «Приказами о движении контингента» или вручную (запись или документ «Ввод архивных сведений») по «старым» студентам

•

Архивные справки

Автоматически заполняется при вводе ФИО и даты рождения (при наличии информации) Есть возможность корректировки текста в особых случаях га закладке «Текст»

Типовые ошибки

• • • • • • Нарушение порядка следования событий Запись без проведения Изменение курса при переводе на другой курс Добавление студента в справочник и его поиск с установленным отбором Создание элемента справочника «Студенты» без элемента справочника «Физические лица» Специальность студента не меняется автоматически

Поддержка

  Зарегистрированные пользователи программного продукта имеют право на получение обновлений, консультаций по телефону и электронной почте. Для регистрации необходимо заполнить регистрационную анкету и выслать ее в фирму «1С».

За консультациями по конфигурации «1С:Колледж» необходимо обращаться на линию консультаций компании «Онлайн» по телефону (347) 282-96-81 (многоканальный) или (лучше!) по электронной почте [email protected]

. Линия консультаций работает с 11:30 до 19:30 по московскому времени, кроме суббот, воскресений и праздничных дней.

Обновления

Программа активно развивается.

Обновление конфигурации пользователь самостоятельно скачивает с сайта www.users.v8.1c.ru

Для доступа к сайту необходимо наличие действующей подписки на диск Информационно Технологического Сопровождения (ИТС).

Посмотреть что такое ИТС можно на http://its.1c.ru/ В комплекте идёт купон на 6 месяцев, потом нужно подписаться на платных условиях. Уточнить их лучше у фирмы-партнера, где вы приобретаете программу.

Купить «1С:Колледж»

• • • • • Стоимость 1С:Колледж – 48 000 руб.

Стоимость 1С:Колледж ПРОФ – 78 000 руб.

Наибольший эффект использования программы будет при многопользовательском режиме. Для использования"1С:Колледж" на нескольких компьютерах, потребуется приобрести дополнительные лицензии Стоимость клиентской лицензии (руб.): – 1 рабочее место – 5 200 руб. – 5 рабочих мест – 18 000 руб. – 10 рабочих мест – 34 500 руб. Приобрести "1С:Колледж" можно у партнеров фирмы «1С» в вашем регионе, которые ознакомят вас с возможностями программы, проведут ее настройку, обучат пользователей, обеспечат поддержку и сопровождение

Внедрения

• • Продано более 390 коробок Десятки внедрений (перечисляю некоторые из тех с кем общался лично): – – – – – – – – – – – – – – – – – – – Ижевский политехнический техникум Челябинский колледж информатики, информационных технологий и экономики Сургутский профессиональный колледж Донской строительный колледж Тольяттинский машиностроительный колледж Новосибирский техникум железнодорожного транспорта-филиал СГУПС Омская банковская школа (колледж) Банка России Рубцовский машиностроительный техникум Рязанский Государственный Технологический Колледж Учалинский горно-металлургический колледж Сызранский медицинский колледж Пермский политехнический колледж имени Н.Г. Славянова Кемеровский профессионально-технический колледж Стерлитамакский педагогический колледж Салаватский медицинский колледж Профессиональный колледж г. Новокузнецка Государственный колледж технологии и управления "Колледжный комплекс" Московской области Ноябрьский колледж профессиональных и информационных технологий Уфимский филиал Московской государственной академии водного транспорта

Ваши вопросы?

Спасибо.

Игорь Вдовин [email protected]

www.1c-college.ru