Seminário sobre Gestão Financeira – Auditoria Externa

Banco Interamericano de Desenvolvimento Representação no Brasil Setor Fiduciário Brasília - DF 2010

Temas do Seminário

Novo enfoque fiduciário, objetivos, políticas e guías Relatórios financeiros de projetos.

Auditorias externas.

Relatórios de Auditoria.

Procedimentos de Desembolsos 2

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Os objetivos da Reforma Fiduciária Efetividade

• Enfoque Baseado em Risco e Orientado para Resultados • Maior juizo profissional • Alto nível de assessoramento técnico durante a programação e em todo o ciclo do projeto

Eficiência

•

Melhor uso dos recursos do Banco

e as habilidades de pessoal •

Redução dos custos de transação

(Banco e cliente) • Simplificação de procedimentos

Enfoque no cliente

• Fortalecimento dos

sistemas fiduciários do país

•

Uso

, quando for apropriado, dos sistemas fiduciários do País •

Eliminar duplicidade de esforços e

sistemas paralelos •

Fortalecimento Institucional

dos Organismos Executores 4

Implementação do Novo Enfoque de Gestão Fiduciária

Com o objetivo de ajustar a função fiduciária ao novo modelo de negócios do Banco, em 30 de julio de 2009, o Comitê de Políticas Operativas aprovou o documento

Política de Gestão Financeira para Projetos

Financiados pelo BID (OP- 273-1). •

Política de Gestão Financeira para Projetos

se aplica a todas as operações financiadas pelo Banco e a operações não reembolsáveis, incluindo cooperações técnicas, operações do FUMIN e fundos sob sua administração .

Para uma adequada aplicação desta Política, estão disponíveis as

Guias Desembolsos e a Guia de Relatórios Financeiros e Auditoria Externa,

para uso interno e externo do Banco. 5

Implementação do Novo Enfoque de Gestão Fiduciária

• A nova Política e Guia de Relatórios Financeiros e de Auditoria Externa substitui totalmente as seguintes políticas, normas e procedimentos relacionados com a Auditoria Externa dos Projetos e Relatórios Financeiros Auditados: • • AF-100 AF-300 Política do Banco para Auditoria Externa de Entidades y Projetos.

Guias para Preparação de Relatórios Financeiros e Requerimentos de • Auditoria.

AF-400 Termos de Referência – Auditoria Externa de Projetos Financiados pelo • Banco.

AF-500 Termos de referencia Revisão ex post dos Processos de Aquisições e da Documentação de Suporte dos Desembolsos. A Guia de Relatórios Financeiros e Auditoria Externa se aplica aos Relatórios Financeiros Auditados com obrigatoriedade de apresentação após 30 de abril/2010 6

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Relatórios Financeiros de Projetos

 O formato, conteúdo, periodicidade e prazos para a apresentação dos relatórios financeiros serão determinados durante a etapa de desenho dos projetos e estarão formalmente estabelecidos no Contrato de empréstimo.  Poderão ser ajustados durante a execução da operação , de acordo com as necessidades de informações, atualizações da análise de risco, ou outras circunstâncias no sentido de permitir uma adequada administração do projeto e uma oportuna rendição de contas ao Banco.  Os relatórios financeiros devem apresentar uma posição financeira estruturada das transações, saldos e uso de fundos de acordo com as disposições e Normas estabelecidas pelos Organismos Internacionais Reguladores de Contabilidade e levando em consideração as Políticas de Gestão Financeira do Banco.

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Normas Contábeis

 Como podem ser distintas as práticas contabeis aplicadas nos diferentes países, considera-se essencial que as mesmas contemplem pelo menos os seguintes princípios : a.

Os relatórios financeiros devem apresentar objeto de rendição de contas. fidedignamente a posição financeira e os câmbios nas operações que são b.

Todas as transações financeiras devem ser contabilizadas nos períodos que correspondam, de tal forma que os administradores possam levar controles adequados das operações e render as contas de forma apropriada. 9

Normas Contábeis

Os “ padrões" internacionais de contabilidade e informação financeira , conhecidos como "normas", estão regulados por: a. As NICSP, também, conhecidas por suas siglas en inglés como

International Public Sector Accounting Standard (IPSAS).

b. As Normas Internacionais de Contabilidade ( NIC ), ou "IAS" (

International Accounting Standards

), por sua sigla em ingles. c. As interpretações das NIC, denominadas SIC (

Standards Interpretations Committee

). d. As Normas Internacionais de Informação Financeira ( NIIF ), cuja sigla em ingles , é "IFRS“ (

International Financial Reporting Standards

). Estas são as mesmas NIC, só que desde o ano 2001 o Conselho de Normas de Contabilidade começou a denominar as novas edições como NIIF. e. As interpretações das NIIF, denominadas IFRIC (

Internacional Financial Reporting Interpretation Committee

), foram traduzidas como CINIIF (Comite de Interpretações das NIIF). 10

Normas Contábeis e Moeda de apresentação

 As normas adotadas devem ser especificadas na nota explicativa , no caso dos relatórios financeiros auditados.  O Banco poderá aceitar as Normas nacionais de contabilidade quando estas não se desviarem substancialmente dos padrões internacionais mencionados. Entretanto, estes desvios deverão estar adequadamente explicados nas Notas explicativas dos relatórios financeiros.  Os relatórios financeiros deveriam ser apresentados na mesma moeda utilizada pelo mutuário ou pelo organismo executor em seus registros contábeis ou na moeda do financiamento. Se em moeda local, deverão ser convertidos para a moeda da operação. Deve-se esclarecer na nota explicativa dos relatórios financeiros, o método de conversão utilizado. 11

Elementos integrantes dos Relatórios Financeiros

•

Demonstrativo de Fontes e Aplicação de Fundos

•

Demonstrativo de evolução e situación relacionada com a utilização dos recursos – Demonstrativo de investimentos.

•

Notas explicativas

•

Declaração da Gerência do Projeto

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Elementos integrantes dos Relatórios Financeiros

1. DEMONSTRATIVO DE FONTES E APLICAÇÃO DE RECURSOS :    Deve relacionar as diversas fontes de recursos Indicar os investimentos realizados por categoria ou componente do projeto.

Mostrar os saldos de recursos pendentes de utilização por fonte.

2. DEMONSTRATIVO DE INVESTIMENTOS REALIZADOS   Deve ser consistente com o quadro de fontes e aplicação de recursos Revelar por categoria ou componente do projeto e por fonte, os saldos no início, movimentos realizados no período e saldos no final do período.

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Elementos integrantes dos Relatórios Financeiros

3. NOTAS EXPLICATIVAS Deverão ser utilizadas para divulgar informações relevantes ao usuário do Relatório financeiro. Devem ser apresentadas em formato sistemático, com referências cruzadas em relação aos quadros de uso/aplicação de recursos e de investimentos realizados.

Principais temas:        Descrição do Projeto; principais políticas adotadas; unidade monetária Conciliação de saldos de efetivo e demonstrativo de investimentos Conciliação de Adiantamentos ou Fundo Rotativo e desembolsos BID Situação dos recursos de Aporte Local Ajuste de períodos anteriores Aquisição de bens e serviços - controle de inventário Contingências, eventos subseqüentes e outros 14

Elementos integrantes dos Relatórios Financeiros

4. DECLARAÇÃO DA GERÊNCIA DO PROJETO  Esta Declaração debe revelar:   Que os gastos realizados com recursos do empréstimo foram efetuados conforme os propósitos especificados no Contrato ou Convênio.

Que foram aplicadas eficazmente as medidas de controle interno apropriadas aos riscos identificados na gestão dos recursos.

 Esta Declaração deverá ser firmada pela máxima autoridade executiva da Entidade ou da Unidade Executora e pelo Contador responsável pelas demonstrações financeiras.

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Relatórios Financeiros Intermediários

• A necessidade, periodicidade e prazo requeridos para os relatórios intermediários serão estabelecidos durante a preparação da operação e ajustados durante sua execução, de acordo com as exigências de informações, dos resultados de análise de risco, ou outras circunstâncias que possam afetar a administração do projeto ou a rendição de contas. • Estes relatórios são desenhados para acompanhar a execução e progresso da operação durante o exercício e não necessariamente exigem uma auditoria, exceto quando os níveis de risco ou Plano de Supervisão indiquem esta necessidade.

• O Banco recomenda que estes relatórios reflitam as atividades da operação, os gastos realizados e as fontes de financiamento utilizadas, incluindo os fundos do Banco e os aportes de contrapartida local. 16

Relatórios Financeiros da Entidade e Sistemas Nacionais

• Este requerimento será considerado na medida que permita informação útil sobre os sistemas de administração financeira e controle da Entidade e principalmente,que contribua ao processo de supervisão e acompanhamento do projeto. • Em operações de Apoio Orçamentário ou Equivalentes , em princípio, não se exige a preparação de relatórios financeiros convencionais, porém o Banco se reserva o direito de solicitar ou não, rendições de contas auditadas sobre a aplicação destes fundos. • Quando se identifiquem debilidades que possam limitar o uso dos Sistemas Nacionais , deverão ser apresentados planos de aperfeiçoamento para corrigir estas deficiências e dessa forma, possibilitar sua utilização para a gestão financiera e geração dos relatórios financeiros do projeto.

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Responsabilidade, Periodicidade e Prazo Relat. Financeiros

• Devem apresentar-se ao Banco e aos Auditores Independentes firmados pela Máxima Autoridade Executiva (MAE) da Entidade ou do Organismo Executor do projeto e pelo Contador responsável por sua preparação.

• O Banco determinará a frequência, prazo dos relatórios financeiros e datas de entrega ou apresentação, de acordo com o nível de risco estabelecido para a operação. • O prazo para apresentação de outros relatórios financeiros não auditados será estabelecido segundo as circunstâncias, sem exceder 60 d í as , a partir da data de fechamento estabelecida com o Executor.

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Auditoria externa Auditoria externa

Normas de auditoría aceitáveis para o Banco Natureza e alcance dos trabalhos de auditoria Auditores independentes elegíveis Oportuna seleção e contratação de auditores Custos da auditoria – Banco, Contrapartida ou combinação de ambos Entidades superiores de fiscalização 20

Responsabilidade em assuntos de Auditoria

Mutuário ou Organismo Executor • • Tem a responsabilidade de apresentar ao Banco os relatórios financeiros, sejam eles auditados o não, conforme as datas de compromisso incluídas no Contrato de Empréstimo. Assegurar que o relatório de auditoria recebido cumpre com os requerimentos previstos nos Termos de Referência (TdR) • que formam parte do contrato de auditoria.

Autorizar os auditores para que apresentem ao Banco qualquer informação financeira que este solicite sobre o Projeto, Mutuário ou Executor.

Auditor Externo • Assegurar a qualidade dos relatórios de auditoria é responsabilidade fundamental do Auditor Independente no processo de cumprimento das NIAs ou equivalentes. 21

Auditoria externa e outros Serviços relacionados:

Trabalhos de Asseguração Natureza e alcance Auditoria de relatórios financeiros Acordos de revisão Serviços de asseguração diferente de auditoria e revisão Serviços relacionados Serviços relacionados (procedimentos sob acordo ) NORMAS Produtos ISA 100 a 800 ISRE 2400 y 2410 ISAE 3000 ISRS 4400 y 4410 Parecer sobre EFAS Revisão de EFAs e informação interna, asseguração negativa Informe de asseguramento completo ou limitado Relatório de revisão por procedimento estabelecido 22

Natureza e alcance da Auditoria

1. AUDITORIA DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS  São requeridas para todos os projetos do Banco.

 O produto é um Relatório de Auditoria que incorpora um parecer com opinião sobre a razoabilidade das demonstrações financeira do projeto, em relação as Normas de Contabilidade aceitas segundo Acordos e requisitos de Administração Financeira.

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Natureza e alcance da Auditoria

2. ACORDOS DE REVISÃO  Este tipo de trabalho não constitui uma auditoria e está dirigido para estabelecer uma correta preparação dos Demonstrativos Financeiros e/ou relatórios intermediários.

 Em geral procura verificar se um Demonstrativo Financeiro cumpre com um marco específico de preparação de informação financeira.

 Podem ser efetuados pelos auditores principais ou por outros auditores.

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Natureza e alcance da Auditoria

2. ACORDOS DE REVISÃO (cont.)  Não se aplicam procedimentos de auditoria. A revisão proporciona um nível moderado de segurança de que a informação revisada está livre de erros materiais.

 É expressado na forma de segurança negativa. 25

Natureza e alcance da Auditoria

3. SERVIÇOS DE ASSEGURAÇÃO DIFERENTES DA AUDITORIA E DOS ACORDOS DE REVISÃO  É utilizado para obter segurança sobre um comportamento esperado. No caso BID, assegurar um adequado e efetivo sistema de controle interno, o cumprimento de cláusulas contratuais, o adequado desempenho de um projeto por resultados…  Os parâmetros de auditoria são distintos de uma auditoria de demonstrações financeiras, mas devem conduzir a uma conclusão profissional.

 Segurança positiva ou negativa.

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Natureza e alcance da Auditoria

4. SERVIÇOS RELACIONADOS – PROCEDIMENTOS POR ACORDO  Diferente dos serviços descritos anteriormente. O produto consiste em um relatório em que se menciona um acordo específico de procedimentos e as observações do Auditor relacionadas com a situação de cumprimento cada um destes procedimentos.

 O auditor não emite opinião. A avaliação e as conclusões serão de responsabilidade dos usuários.

 Caso BID: revisão de ex post de desembolsos e procedimentos de aquisições dos projetos 27

Elegibilidade de Firmas de Auditoria Independentes: Elegibilidade Estrutura organizacional Pessoal Atividades da firma Qualidade dos clientes Políticas-proced. internos Reputação Avaliação controle qualid

ade 28

Auditorias multi anuais

 O auditor deve ser indicado ou ratificado para antes do final do período. cada ano fiscal ou para períodos multi anuais, com a devida antecipação,  As condições de contratação devem ser revisadas tomando-se em conta os aspectos legais e constitucionais dos países, que possa impedir a renovação ou a continuação desta modalidade.  Os contratos de serviços de auditoria incluirão uma cláusula de terminação antecipada por desempenho inadequado ou por por falta de cumprimento dos requisitos de elegibilidade. 29

Entidade Superior de Auditoria

O Banco privilegiará a utilização das ESF como Sistema Nacional de Controle Externo, sempre que cumpram com os seguintes requerimentos básicos: • Sua situação dentro da organização administrativa do Estado assegura uma completa independência de atuação, de critério e de informação com respeito ao Poder Executivo.

• Ter capacidade para efetuar a auditoría de acordo com as NIAs ou equivalentes, e aos requerimentos del Banco. • Poder cumprir com os prazos estabelecidos empréstimos. nos Contratos de 30

Periodicidade da Auditoria

• O Banco solicita que as auditorias externas das operações sejam realizadas anualmente , salvo se for fixado um período diferente, segundo as necessidades de cada projeto e seu correspondente Plano de Supervisão. • O mutuário ou Organismo Executor é responsável pelo aporte dos fundos necessários para cobrir o custo da auditoria externa , e estos recursos deverão ser reservados, salvaguardados e registrados apropriadamente, durante o Período de Fechamento ou Rendição Final de Contas. • O Banco poderia aceitar uma periodicidade maior ou menor de 12 meses para a apresentação dos relatórios financeiros auditados. 31

Prazo

• O Banco normalmente requer que os relatórios financeiros auditados sejam apresentados dentro de um prazo não maior a 120 dias da operação ou a partir da data do último desembolso. a partir do fechamento do exercício fiscal do mutuário ou Organismo Executor 32

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Relatórios de Auditoria

Relatórios Financeiros Relatórios financeiros auditados, que incluem o Parecer do auditor, junto com outros relatórios especificados nos termos de referência preparados para a auditoría. Relatórios Adicionais O Banco pode exigir a apresentação de relatórios ou pareceres de auditoria adicionais. O alcance e detalhe do trabalho estará detalhado nos termos de referência dessa auditoria. Relatórios de Controle Interno Deverão ser registradas: (i) Deficiências dos sistemas de administração financeira e controles internos; (ii) Práticas de contabilidade impróprias; (iii) Questões que exigem o cumprimento geral de obrigações maiores e (iv) Qualquer outro assunto, a juizo do auditor. 34

Relatórios de Auditoria Estrutura do Relatório

O Banco considera os relatórios de auditoría um instrumento gerencial, que contém informação essencial para a tomada de decisões. A estrutura do relatório de auditoría será acordada entre o Banco e o Mutuário ou o Organismo Executor, e estará descrita nos termos de referência da auditoría contratada. Ver modelo de Relatório no Anexo 1 da Guia.

Divulgação da Informação

O Banco defende o princípio da divulgação pública de informação sobre finanças públicas, como um meio de promover a transparência na gestão dos recursos públicos. 35

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Procedimentos de Desembolsos

PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS:

a .

São utilizados para desembolsar fundos de qualquer tipo de financiamento, economia e destinados contratualmente, levando em eficiência.

para os fins previstos consideração aspectos de b. Um projeto pode utilizar um ou mais procedimentos, dependendo das necessidades de liquidez e sempre com o propósito de assegurar oportunamente ao Executor, os recursos necessários para uma adequada execução do projeto.

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Procedimentos de Desembolsos

SOLICITAÇÕES DE DESEMBOLSO:

     Poderão ser apresentadas após o cumprimento das condições prévias ao primeiro desembolso.

Serão aprovadas através de revisões gerencias com base em juízo profissional e provas analíticas.

Como regra geral, a revisão da documentação de suporte será realizada a considerando as Esta revisão posteriori ao efetivo desembolso, condições de risco do projeto.

não confirma, certifica ou sempre substitui a responsabilidade fiduciária do Executor, em relação ao Projeto.

Deverão ser numeradas cronologicamente, independentemente do método utilizado, e aprovadas por funcionário autorizado pelo Mutuário/Executor, previamente registrado no Banco.

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Procedimentos de Desembolsos

• Os procedimentos de desembolsos são: a.

b. Reembolso de pagamentos ao Executor

: realizado para pagamentos aceitáveis do projeto, atendidos com recursos diferentes do Adiantamento.

c. Pagamento Direto

: o Banco efetua pagamentos a terceiros – fornecedores ou prestadores de serviços – em nome da

d.

Adiantamento de Fundos

: corresponde a um adiantamento de recursos de acordo com as necessidades de liquidez do projeto, sustentada por um programa de gastos.

Unidade Executora.

Reembolso contra Garantia de Carta de Crédito

: reembolso ao Banco Comercial de pagamentos efetuados a fornecedor de bens ou serviços de origem externa.

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Procedimentos de desembolsos

Adiantamento de Fundos Aplicável de forma obrigatória para as novas operações em etapa de desenho e com 1 °de janeiro de 2010 Missão de Análise finalizada após Fundo Rotativo Aplicável para a carteira de projetos que já estavam e execução em 1° de janeiro de 2010 e vale até o final de sua execução.

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Procedimentos de Desembolsos



ADIANTAMENTO DE RECURSOS:

Documentação requerida: • • Formulário da Solicitação de Desembolso Plano Financeiro – deve corresponder ao período do pedido  Documentação adicional: • • Descrição dos compromissos Relatório de avanço físico financeiro  Exigência adicional: apresentação de um relatório semestral de Conciliação de Fundos em 30.junho e 31.dezembro, este último, devidamente auditado.

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Procedimentos de Desembolsos Periodicidade de um pedido de Adiantamento de Recursos

 A freqüência e período de tempo de um Adiantamento de Recursos serão determinados em função da programação financeira do Projeto durante sua etapa de desenho e ajustados na execução. Em princípio, será semestral.

 A prestação de contas dos gastos elegíveis para comprovação dos Adiantamentos deve ser apresentada após a utilização de pelo menos 80% do montante desembolsado.

 Essas prestações de contas devem ser apresentadas e aprovadas pelo Banco, prévio a apresentação de novo pedido de adiantamento.

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Procedimentos de Desembolsos – Adiantamento de Recursos

 

Manutenção de valor

O Adiantamento de Recursos deverá ser mantido no valor equivalente da moeda do Projeto declarada no contrato de empréstimo, e nenhum ajuste poderá ser feito por mudanças de taxa de cambio.

Eventuais diferenças positivas por motivo de variação de taxa de câmbio ou recebimento de ganhos financeiros decorrentes do depósito em conta corrente especial, devidamente demonstradas na prestação final de contas, serão utilizadas no Projeto à conta do aporte local.



Registros e Contabilidade

Deve ser depositado em conta corrente especial separada.

sendo Não possível, deve ser contabilmente controlado na conta geral do Mutuário, através de sub contas.

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Adiantamento de Fundos: prazo final para comprovação

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Procedimentos de Desembolsos

ORIGEM DOS BENS E SERVIÇOS:  Os recursos do Banco somente podem ser utilizados para o pagamento de bens e serviços provenientes de países que sejam elegíveis, conforme as condições do contrato e as normas do fundo fiduciário correspondente.

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Procedimentos de Desembolsos

GASTOS ELEGÍVEIS:      São os necessários para a execução do Projeto e que estão de acordo com os seus objetivos.

Cumprem com as contratos e políticas e documentos legais do Projeto: convênios.

Estão adequadamente registrados e documentados.

À solicitação do Mutuário, o Banco poderá financiar impostos e taxas associadas, que representem um maior custo no processo de aquisições e serviços: impostos de importação, taxas consulares, portuárias ou impostos de valor agregado.

Cargos ou comissões aplicados nas contas bancárias do Projeto: não são aceitáveis para financiamento com recursos do Banco.

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Procedimentos de Desembolsos

MOEDAS DE FINANCIAMENTO APROVADAS: ALTERNATIVAS

    Moedas convertíveis – moedas que formam parte do Fundo que financia a operação.

Facilidade de moeda local: a moeda do operação.

País beneficiário da Fixa: uma moeda Uma específica, distinta da do País.

combinação das anteriores.

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Procedimentos de Desembolsos

MOEDAS DE DESEMBOLSO: ALTERNATIVAS

 Os empréstimos aprovados dentro da Facilidade de Moeda Local poderão ser solicitados no montante exato de moeda local ou em US dólares.

 Os aprovados em outras modalidades: os desembolsos efetuados pelo montante exato da moeda convertível.

serão  Caso Pagamento direto a Fornecedor ou Prestador de Serviços: o Banco aceitará realizar desembolsos no exato montante da moeda solicitada para pagamento. Neste caso, o pedido de desembolsos que deverá conter, além do montante real será desembolsado em unidades da moeda solicitada, uma estimativa do valor que deverá imputado na operação, expressado na moeda contábil da operação.

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Procedimentos de Desembolsos de Moedas e Câmbio



Conversão

Para efeito dos pedidos de desembolsos e rendições de contas, os gastos devem estar expressados na moeda operação.

contábil da  Para os gastos em moeda local, a equivalência na moeda da operação poderá ser realizada utilizando-se: a. A Taxa de Câmbio vigente no momento da conversão da moeda da b. A Taxa de operação em moeda local.

câmbio vigente na data do pagamento – dia do pagamento, média do mês, etc., conforme estabelecido.

 O procedimento de aplicação da taxa de câmbio deve ser objeto de acordo entre o Banco e o estabelecido no Contrato ou no Mutuário e ficar previamente Convênio de financiamento.

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Expositores • Monica Merlo – Especialista Fiduciária • Carlos Lago Bouza – Esp. Fiduciário em Aquisições • Mario de A. Ferreira – Consultor Financeiro

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