Transcript La Gestion Administrative des Projets

Pôle 4
Gestion administrative des projets
Proposition de définition AFNOR (ISO 10006)
Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble
d'activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de
début et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif
conforme à des exigences spécifiques telles que des contraintes de
délais, de coûts et de ressources.
Pôle 4 : Gestion administrative des projets
Accompagnement administratif des projets,
dans tous types d’organisations
Ancrage dans le réel : situations d’organisations,
observées, réalisées, ou simulées
en PFMP ou en centre de formation
permettant de rencontrer tout ou partie
des situations professionnelles du pôle 4
Référentiel de certification
:
Les activités constitutives du métier
Pôle 4 : Gestion administrative
des projets
Classe 4.1 : Suivi opérationnel du projet
Classe 4.2 : Évaluation du projet
Diffusion descriptif du projet,
bases documentaires +
budgets + formalités + suivi
de planning, de réunions +
suivi logistique, +
signalement des
dysfonctionnements
Participation à l’élaboration des
synthèses, des rapports
d’évaluation et de la clôture
administrative du projet.
Processus de projet
Comparaison de situations de travail
Pôle
3 - GESTION
ADMINISTRATIVE INTERNE
4- GESTION ADMINISTRATIVE
DES PROJETS
Classe de
situations
3.2 gestion des modes de
travail
41 Suivi opérationnel du projet
Situation de
travail
3.2.1 Organisation et suivi de
réunion
4.1.7 Suivi des réunions liées au
projet
Compétences
Organiser la logistique
administrative d’une réunion
Positionner une réunion dans le
déroulement d’un projet
Critère
d’évaluation
Efficacité dans l’organisation et Adaptation des réunions aux
le suivi de la réunion
étapes et objectifs du projet
Résultats
attendus
La réunion se déroule dans les Les réunions permettent
conditions attendues avec les d’atteindre les objectifs de travail
supports demandés et les
formalisés dans le projet
comptes rendus sont adressés
Comparaison de situations de travail
Pôle
3 - GESTION
ADMINISTRATIVE INTERNE
4- GESTION ADMINISTRATIVE
DES PROJETS
Classe de
situations
3.3 gestion des espaces de
travail et des ressources
41 Suivi opérationnel du projet
Situation de
travail
3.3.4. Participation au suivi du
budget de fonctionnement du
service
4.1.3. Production d’états
budgétaires liés au projet
Compétences
Mettre à jour un état budgétaire
et signaler les écarts
Chiffrer et présenter des
données budgétaires
Critère
d’évaluation
Rigueur du suivi de la situation
budgétaire
Fiabilité de l’état budgétaire
Résultats
attendus
Les éléments budgétaires du
service sont actualisés
Toutes les informations
budgétaires relatives au projet
sont collectées et reportées, les
calculs sont réalisés.
Organisation pédagogique du pôle 4
Qui ?
 Les professeurs de gestion, administration, lettres sont partie
prenante sur le pôle 4
 Un travail en équipe est indispensable
Quand ?
 Dès la classe de seconde (sans complexité ni aléa).
 En classes de 1ère et Terminale (projets plus élaborés)
 Intégration de la gestion administrative des projets dans le PPF
et en fonction des opportunités
Gestion administrative de projets :
Activité planifiée d’accompagnement administratif
Méthodologie du suivi administratif
(Obligation de moyen et non de résultat)
411 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet
412 Organisation de la base documentaire
413 Production d’états budgétaires liés au projet
414 Traitement des formalités et des autorisations
415 Suivi du planning de réalisation du projet
416 Mise en relation des acteurs du projet
417 Suivi des réunions liées au projet
418 Suivi logistique du projet
419 Signalement et suivi des dysfonctionnements du projet
421 Participation à l’élaboration des documents de synthèse
422 Participation au rapport d’évaluation
423 Clôture administrative du projet
EXEMPLES DE PROJET
 Projet réalisé en classe en partenariat avec le
CDI : Participation au salon du livre
 Projet réalisé au sein du lycée :
Organisation de la remise des diplômes
 Projet réalisé en PFMP :
Concours des maisons fleuries
PROJET EN PARTENARIAT AVEC LE CDI
ET L’ASSOCIATION ANIMA’DOCS
Temps forts du projet :
• Préparation des invitations, information aux membres de l’équipe péd.
• Préparation de différents plannings
• Préparation des lieux
• Accueil des visiteurs
• Réalisation et exploitation de questionnaires de satisfaction
Activités
administratives
Suivi opérationnel du projet
Résultats attendus
• Présentation du programme
4.1.1 Mise en forme • Conception de l’affiche
et diffusion du
• Envoi aux élus et aux chefs
descriptif du projet
d’établissement de la lettre d’invitation et
d’accompagnement du programme
Le descriptif du projet,
mis en forme dans le
respect du modèle, est
diffusé aux acteurs
concernés.
4.1.2 Organisation
de la base
documentaire
La base documentaire
est structurée et mise
à jour.
Centralisation et organisation des fichiers
Toutes les informations
budgétaires relatives
4.1.3 Production
Réalisation d’un tableau récapitulatif
au projet sont
d’états budgétaires (recettes/dépenses) après transmission des
collectées et
liés au projet
pièces par la documentaliste
reportées, les calculs
sont réalisés.
Activités
administratives
4.1.4 Traitement des
formalités et des
autorisations
Suivi opérationnel du projet
Les formalités sont
accomplies et les
Demande d’autorisation de sortie des autorisations
nécessaires au projet
classes
sont obtenues dans les
délais.
4.1.5 Suivi du planning
Préparation de la liste de contrôle
de réalisation du
(opérations à réaliser)
projet
4.1.8 Suivi logistique
du projet
Résultats attendus
Contact avec la Communauté de
Communes et la Mairie pour la
réservation de la salle et du matériel
L’avancement du projet
est contrôlé.
La logistique matérielle
du projet est assurée.
Activités
administratives
Évaluation du projet
• Conception et présentation de questionnaires
4.2.1 Participation à
de satisfaction (intervenants,
l’élaboration des
accompagnateurs)
documents de
• Dépouillement et synthèse des réponses
synthèse
collectées
Résultats
attendus
Les documents de
synthèse, mis en
forme, permettent
l’analyse et
l’évaluation du
projet
PROJET PROPOSÉ AU LYCÉE
REMISE DES DIPLOMES
en collaboration avec la seconde ARCU
•Préparation de la remise des diplômes
•Suivi de la participation
•Accueil des participants
Activités administratives
Suivi opérationnel du projet
Résultats attendus
Le descriptif du projet, mis en
forme dans le respect du
modèle, est diffusé aux
acteurs concernés.
4.1.1 Mise en forme et
diffusion du descriptif du
projet

Présentation et description du projet à
l’administration et à la classe d'ARCU
4.1.2 Organisation de la base
documentaire

Récupération de la base de données élèves La base documentaire est
pour la gestion du publipostage
structurée et mise à jour.
4.1.3 Production d’états
budgétaires liés au projet
4.1.4 Traitement des formalités
et des autorisations

Détermination du budget nécessaire pour la
réception

Demande d’autorisation administrative
d'utiliser la salle polyvalente pour accueillir
les élèves
Autorisation de diffusion des photos sur le
site du lycée professionnel

Toutes les informations
budgétaires relatives au
projet sont collectées et
reportées, les calculs sont
réalisés.
Les formalités sont
accomplies et les
autorisations nécessaires au
projet sont obtenues dans les
délais

4.1.5 Suivi du planning de

réalisation du projet

4.1.8 Suivi logistique du
projet
L'avancement du projet
est contrôlé.
Transmission des informations aux
acteurs (classe de seconde ARCU)
Communication des informations au
proviseur adjoint (courriels)
Les échanges entre les
acteurs du projet sont
opérationnels et fiables.

Positionnement des dates en fonction
des contraintes des acteurs
Les réunions permettent
d'atteindre les objectifs
de travail, formalisés
dans le projet.

Contact avec l’administration pour la
réservation des locaux, tables, chaises
Commande de boissons et sucreries
auprès des fournisseurs habituels
4.1.6 Mise en relation des

acteurs du projet
4.1.7 Suivi des réunions
liées au projet
Programmation et planification des
différentes actions
Établir une liste des tâches.

4.1.9 Signalement et suivi 
des dysfonctionnements

du projet
Analyse des dysfonctionnements dans
l'organisation de la manifestation
Mise en forme d'un compte-rendu
La logistique matérielle
du projet est assurée.
Les dysfonctionnements
sont identifiés et transmis
aux acteurs concernés.
Activités
administratives
Évaluation du projet
4.2.1 Participation à

l’élaboration des
documents de synthèse
4.2.2 Participation au
rapport d’évaluation


4.2.3 Clôture

administrative du projet
Compétences
Les documents de
Établissement de tableaux graphiques pour synthèse, mis en forme,
statistique sur la participation
permettent l’analyse et
l’évaluation du projet.
Étude des dysfonctionnements
Réactualisation de la liste de tâches
L’évaluation du projet
intègre des mesures
correctives quant au
suivi administratif du
projet.
Préparation du bilan et intérêt de la
manifestation
Toutes les étapes
administratives du projet
sont vérifiées, achevées
et le dossier est archivé.
PROJET RÉALISÉ EN PFMP
Temps forts du projet :
• Préparation du concours (campagne de communication)
• Demande de lots, recherche de sponsors
• Suivi des inscriptions
• Promulgation des résultats
Activités
Suivi opérationnel du projet
administratives
4.1.1 Mise en
forme et
• Préparation du cahier des charges et de la
diffusion du
description du projet pour présentation à la réunion
descriptif du
du conseil municipal
projet
4.1.2
• Classement et organisation des fichiers dans
Organisation de
l’arborescence
la base
• Gestion électronique des documents
documentaire
Résultats attendus
Le descriptif du projet, mis
en forme dans le respect
du modèle, est diffusé aux
acteurs concernés.
La base documentaire est
structurée et mise à jour.
4.1.3 Production Suivi du budget accordé par le conseil municipal :
d’états
• Réalisation de tableaux graphiques (recettes et
budgétaires liés
des dépenses
au projet
Toutes les informations
budgétaires relatives au
projet sont collectées et
reportées, les calculs sont
réalisés.
Formalités liées aux photos et films réalisés dans le
4.1.4 Traitement
cadre du concours :
des formalités et
Réalisation d’un imprimé : Autorisation de diffusion
des
des photos et films sur le site de la mairie
autorisations
Les formalités sont
accomplies et les
autorisations nécessaires
au projet sont obtenues
dans les délais.
4.1.5 Suivi du
Planification des temps forts du projet :
• Établissement d’une check-list des activités à
planning de
réaliser
réalisation du projet
L’avancement du projet
est contrôlé.
• Affichage des informations liées au concours
4.1.6 Mise en
en mairie,
Les échanges entre les
relation des acteurs • Diffusion du programme du concours dans les acteurs du projet sont
boites aux lettres des habitants de la commune opérationnels et fiables.
du projet
• Diffusion des résultats – remise des prix
4.1.7 Suivi des
• Positionnement des dates pour le vote du jury Les réunions permettent
d’atteindre les objectifs
en fonction des contraintes des conseillers,
réunions liées au
de travail, formalisés
membres du jury
projet
dans le projet.
• Préparation de la salle du conseil
4.1.8 Suivi
• Récupération des lots
logistique du projet
La logistique matérielle
du projet est assurée.
4.1.9 Signalement
et suivi des
dysfonctionnements du projet
Les dysfonctionnements
sont identifiés et
transmis aux acteurs
concernés.
• Préparation de la salle pour la remise des lots
• Étude des dysfonctionnements énoncés dans
le compte rendu de la réunion du conseil
municipal de l’année précédente
Activités
administratives
4.2.1 Participation à
l’élaboration des
documents de
synthèse
Évaluation du projet
Résultats attendus
Les documents de
Synthèse sur les
synthèse, mis en
participants – les lots
Préparation des listes forme, permettent
obtenus – les résultats – la
l’analyse et l’évaluation
promulgation des résultats
du projet
4.2.2 Participation au Étude des
rapport d’évaluation dysfonctionnements
élaboration d’un
diagnostic
réactualisation des
check-lists
L’évaluation du projet
intègre des mesures
correctives quant au
suivi administratif du
projet.
4.2.3 Clôture
administrative du
projet
Tableau – graphique
taux de participation
Intérêt pour la
manifestation
Toutes les étapes
administratives du
projet sont vérifiées,
achevées et le dossier
est archivé
Préparation du bilan pour
la prochaine réunion du
conseil municipal