Transcript Avainvapaaehtoisen polku 31052013 RedNet

Avainvapaaehtoisten polku
Projekti 2013-2014
Projektin tarkoitus
• Selkeyttää ja parantaa Suomen Punaisen Ristin
avainvapaaehtoisten polkua kehittämällä ja
yhtenäistämällä tukemisen tapoja vapaaehtoisen
polkua seuraten.
• Varmistaa tuen laatu ja jatkuvuus niin
keskustoimiston kuin piirienkin osalta
selkeytämällä tarpeet, sekä kirkastamalla
työntekijöiden vastuualueet ja tehtäväjaot.
• Opas vapaaehtoisten tukemiseen toimii
työskentelyn ohjenuorana.
Avainvapaaehtoisten polku
2013-2014
Tavoitteet
• Vapaaehtoisten tukemisen oppaan sisältämien
prosessien parantaminen sopimalla yhteisistä
toimintatavoista ja vastuista
• Oppaan julkaisu sähköisesti
• Keskeisten avainvapaaehtoisten polkujen
kuvaaminen
• Perehdytyspaketit verkkoon kaikille
avainvapaaehtoisille 2013
• Vuonna 2014 järjestää
täydennyskoulutustapahtuma osastojen
vastuuhenkilöille. Jatkossa kerran 3:ssa vuodessa.
• Oppaan kirjoittaminen osastoille? Muuta?
Avainvapaaehtoisten polku
2013-2014
Työskentelytapa
• Oman kohderyhmän/vastuualueen tarkastelu
yhteisen prosessin pohjalta.
• Vapaaehtoisten tukemisen toimenpiteiden
tarkastelu ja tarkentaminen perustuen
vapaaehtoisten tukemisen oppaaseen.
• Yhtenäisten käytäntöjen vahvistaminen ja tuen
takaaminen kaikille avainvapaaehtoisryhmille.
• Yhdessä työstämistä ja välitehtäviä oman
viiteryhmän kanssa. Esim. yksi piirin työntekijä ja
yksi vapaaehtoinen.
Avainvapaaehtoisten polku
2013-2014
Päivän ohjelma
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Vapaaehtoisten tukemisen vastuumatriisin esittely
Avainhenkilöiden tehtäväkuvat ja muutostarpeet
Lounas
Etappi 1: Rekrytointi, Kati Ketola
Etappi 2: Vastaanotto, Örn Witting
Kahvit ja pullat
Etappi 3: Perehdytys, Ulla Rantanen
Etappi 4: Viestintä, Anna Vuorinen
Etappi 5: Koulutus, Sole Noranta
Palaute, yhteenveto ja jatkotyöskentelystä sopiminen
Avainvapaaehtoisten polku
2013-2014
Vapaaehtoisen polun vastuumatriisi
Vastuumatriisin esittely
• Vastuumatriisi
• Osaston avainhenkilöt, keitä/mitä ryhmiä he
tukevat?
• Avainhenkilöiden tehtäväkuvat ja niihin
kohdistuvat muutostarpeet.
Avainvapaaehtoisten polku
2013-2014
Minkälainen tilanne osastoissa on
perehdytyksen suhteen?
• Osastot merkitsevät jäsenmestarien yhteystiedot
rekisteriin, mutta perehdytyksen suhteen heihin ei
ole oltu yhteydessä. Kaikissa osastoissa ei ole.
• Osastojen käytännöt vaihtelevat suuresti.
Palautetta on tullut, että potentiaaliset toimijat
eivät pääse mukaan tai mikäli pääsevät, eivät saa
perehdytystä.
Avainvapaaehtoisten polku
2013-2014
Miten vapaaehtoiset perehdytetään
tehtäviinsä?
Kuka vastaa etapista osastossa?
• Vaihtelee. Ei selvästi vastuutettu kenellekään. Tehtävä
sopisi esim. jäsenmestarille, jonka tehtäväkuvaa voisi
laajentaa niin, että se kattaa sekä aktiiviset että
passiiviset, uudet ja vanhat osaston toimijat.
Mikä heidän roolinsa on osastossa?
• Roolia voisi laajentaa niin, että jäsenmestari huolehtii,
että osaston kaikki osastoon liittyneet/ilmoittautuneet
toivotetaan tervetulleeksi, saavat yhteyshenkilön ja
perehdytyksen sekä Punaiseen Ristiin että tehtävään.
Avainvapaaehtoisten polku
2013-2014
Jäsenmestarin tehtävä
perehdytyksessä
•
•
•
•
•
Vastaa siitä, että osasto järjestää itse, osastojen yhteistyönä tai
yhteistyössä piirin kanssa Yhteisen lipun alla - vapaaehtoisena
Punaisessa Ristissä –kurssin kolmen kuukauden kuluessa, sekä kutsuu
kaikki osaston uudet tulokkaat koulutukseen.
Huolehtii, että toimijat saavat osastossa yhteyshenkilön, joka
perehdyttää tulijan toimintamuotoon.
Mikäli jostakin syystä osasto ei pysty vastaanottamaan uusia
jäseniä/vapaaehtoisia, hän ilmoittaa asiasta viipymättä piiriin.
Jäsenmestari seuraa tulijoiden pääsemistä mukaan toimintaan ja pitää
hallituksen ajan tasalla asiasta.
Huolehtii, että osastossa on saatavilla perehdytysmateriaalia ja muut
avainhenkilöt tuntevat osaston perehdytyskäytännöt
Avainvapaaehtoisten polku
2013-2014
Tukiverkko
• Osasto: hallitus
• varaa tarvittavat välineet ja budjetin, sekä seuraa
aktiivisesti uusien tulijoiden mukaan pääsyä.
• Piirit:järjestösihteerit tai päälliköt/tj.
• pitää säännöllisesti yhteyttä ja perehdyttää uudet
jäsenmestarit esimerkiksi ohjaamalla heidät
perehdytysaineistoon ja kannustaa
täydennyskoulutukseen.
• kannustaa pieniä osastoja järjestämään
perehdytystilaisuuksia yhteistyössä ja auttaa
järjestämään tarvittaessa kouluttajan.
• huolehtii, että osastolla on käytössään tarpeeksi
vapaaehtoisen oppaita uusille jaettavaksi.
Avainvapaaehtoisten polku
2013-2014
Tukiverkko
• Keskustoimisto: VANU, järjestökehityssuunn.
• ylläpitää perehdytysaineistoja, kuten perehdytyspassia,
Yhteisen lipun alla –koulutuksen materiaaleja ja
vapaaehtoisen opasta sekä tuottaa muita tarvittavia
materiaaleja, kuten perehdytyksen tsekkilista.
• Joka kolmas vuosi järjestetään valtakunnallinen
koulutustilaisuus jäsenmestareille.
• Kaikki vapaaehtoiskouluttajat koulutetaan vetämään
Yhteisen lipun alla –kurssia.
• Toimittaa jäsenlistat uusista jäsenistä?
Avainvapaaehtoisten polku
2013-2014
Vastuualueet ja henkilöt polun eri etapeilla ja
järjestöportailla
osasto/?
piiri/
keskustoimisto/Kati
Erityiset
tarpeet
Kohderyhmä/tuki eri
järjestöportailla
PUHEENJOHTAJAT
osasto/?
piiri/järjestöpäällikkö/tj
keskustoimisto Erja/Ulla
SIHTEERIT
osasto/?
piiri/järjestöpäällikkö/tj
keskustoimisto Erja/Ulla
RAHASTONHOITAJAT
osasto/?
piiri/järjestöpäällikkö/tj
keskustoimisto Sarianne
REKRYTOINTI
Yhteiset
tarpeet
TILIN- JA TOIMINNANTARKASTAJAT
osasto/?
piiri/järjestöpäällikkö/tj
keskustoimisto Jani
EA-RYHMÄNJOHTAJAT
osasto/?
piiri/järjestöpäällikkö/tj
keskustoimisto Niina
ENSIAPUPÄIVYSTYSYHDYSHENKILÖ
T
osasto/?
piiri/järjestöpäällikkö/tj
keskustoimisto Niina
JÄSENMESTARIT
osasto/?
piiri/järjestöpäällikkö/tj
keskustoimisto Kati
Avainvapaaehtoisten polku
2013-2014
Tehtäväkohtainen perehdytys
• Osasto: toiminnan yhdyshenkilö
• Huolehtii, että omat vapaaehtoiset saavat
perehdytyksen toimintaan
• Piiri: toimialavastaava
• kaikki avainhenkilöt saavat tehtävän vaatiman
perehdytyksen
• Kaikki toimintamuotojen vapaaehtoiset saavat tehtävän
vaatiman perehdytyksen
• Ktsto: Avainhenkilöryhmästä vastaava huolehtii
• Tehtävään liittyvistä perehdytysmateriaaleista ja
tavoista, sisällyttää promokoulutukseen
tehtäväkohtaiset perehdytysasiat
Avainvapaaehtoisten polku
2013-2014