Transcript panduan pengurusan mesyuarat dan urusan jawatankuasa

PANDUAN
PENGURUSAN
MESYUARAT DAN
URUSAN
JAWATANKUASAJAWATANKUASA
KERAJAAN
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN
AWAM BIL. 2 TAHUN 1991
ISI KANDUNGAN
TUJUAN
LATAR BELAKANG
TANGGUNGJAWAB URUSETIA
TUJUAN
Membantu pihak pengurusan
dan urusetia jawatankuasajawatankuasa Kerajaan
menjalankan tanggungjawab
yang ditugaskan dengan lebih
cekap dan berkesan.
LATAR BELAKANG
Rancang
pelaksanaan
dasar/ program
Selesaikan masalah
(Ada keputusan)
Peroleh nasihat
dari pihak pakar &
berpengalaman
Selaras &
menyatukan
pelaksanaan
program
TANGGUNGJAWAB
URUSETIA
Pramesyuarat
Semasa
mesyuarat
Selepas
mesyuarat
TINDAKAN PRA-MESYUARAT
Tentukan
agenda, tarikh,
masa, tempat
Tempah bilik
mesyuarat
Tentukan kertas
kerja/ agenda
Tentukan
kehadiran
(RSVP)
Persediaan
kemudahan bilik
mesyuarat
Hantar surat
jemputan
Perbincangan pra
mesyuarat
Maklum ahli mesyuarat
etika mesyuarat
TINDAKAN SEMASA MESYUARAT
Senarai kehadiran
mesyuarat
Perkara penting
yang dibincang
dalam mesyuarat
Catatan Minit
Mesyuarat
Tindakan susulan
yang perlu diambil
Keputusankeputusan dibuat
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
Sedia
• Draf minit dikemukakan pada Pengerusi
untuk persetujuan dalam tempoh 3 HARI
Format
• Format disusun mengikut susunan agenda
mesyuarat
Susun
Nama
• Catatan nama ahli mesyuarat hendaklah
disusun ikut kekananan
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
Catatan
Maklum
balas
Laporan
• Minit direkod padat, tepat dan jelas
• Pihak yang diberi tanggungjawab laksanakan
keputusan mesyuarat kena beri maklum balas.
Urursetia kena buat pengesanan.
• Maklumbalas yang diterima hendaklah diedar kepada
ahli mesyuarat.
PENUTUP
• Panduan ini menggariskan normanorma kerja yang minimum bagi
perkara penting dalam pengendalian
mesyuarat.
• Diharapkan ia dapat menjamin
keberkesanan urusetia melaksanakan
tugas dengan betul dan tepat.
Q&A
Ada
soalan???
AKTIVITI LDP
• Bahagi kepada 6 kumpulan
• Setiap kumpulan dikehendaki