Transcript kod siri kes

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
BAGAIMANA
MENGWUJUDKAN SISTEM
NOMBOR
RUJUKAN FAIL ?
Oleh:
Jabatan Perkidmatan Awam
Malaysia
1
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
SISTEM NOMBOR RUJUKAN
FAIL MAMPU
Ruj. 1 Nama Ringkas Organisasi
Peringkat Ibu Pejabat
JPJ.IP
Ruj. 2 Nama Ringkas Organisasi
Peringkat Negeri/Bahagian
Daerah/Cawangan
JPJ.K
Ruj. 3 Nama Ringkas Bahagian/Unit
JPJ.K:PSM
Ruj. 4 Taraf/Klasifikasi Keselamatan
(S)(R)(RB)
Ruj. 5 Kod Organisasi Terlibat (No.)
170
2
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
Sambungan….
Ruj. 6
Kod Perkara Utama (No.)
Ruj. 7
Kod Pecahan Perkara Utama
(Sub - subjek) (No.)
Ruj. 8
Kod Pecahan Kecil Perkara
Utama (Sub - sub subjek )(No.)
Ruj. 9
Kod Siri Kes (No.)
2
2/1
2/1/1
-1
-2
3
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
PERHATIAN :
1. Tidak semestinya semua kod
mesti digunakan. Ikut keperluan
agensi.
2. Kod rujukan pecahan perkara
( Sub subjek ) dan kod pecahan
kecil perkara (Sub sub subjek)
diberikan oleh organisasi
berkenaan
4
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
3. Hendaklah didaftarkan
4. Hanya jika benar-benar perlu baru
lah digunakan
5. Menentukan subjek yang benarbenar tepat dan membayangkan
maksud kandungan fail dapat
mengelakkan pecahan kecil
perkara digunakan.
5
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
6. Bagi kod siri kes pengasingan
antara kod pecahan kecil perkara
dan kod siri kes hendaklah
menggunakan tanda ( - ). Kod siri
kes digunakan bagi fail yang
mempunyai perkara yg sama tetapi
mempunyai perbezaan dari segi
nama, tempat, tahun dan sebagai
nya. E.g. Fail peribadi, Bajet dll
6
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
Contoh Kod Nama Ringkas Organisasi
atau Bahagian
JPM
BK
Nama ringkas
organisasi
Nama Ringkas
Bahagian
Kewangan
Ruj : JPM: BK/…../……
7
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
Contoh Kod Organisisi itu sendiri
INTAN
BL
Nama ringkas
organisasi
Nama ringkas
bahagian
(INTAN WIL
UTARA)
(Bhg. Latihan
108
Kod Organisasi
INTAN
Ruj : INTURA:BL/108/……
8
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
Rujukan Fail Organisasi Peringkat Negeri
INTAN
Nama
ringkas
organisasi
(INTAN)
SWK
Nama ringkas
organisasi
peringkat
negeri
BL
Nama ringkas
bahagian
108
Kod Organisasi
INTAN
(BHG LATIHAN)
(SARAWAK)
Ruj : INTAN.SWK:BL/108/……
9
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
Rujukan Fail Bertaraf Keselamatan
INTAN
(S)
(RB)
BL
108
(R)
Nama
ringkas
organisasi
Nama
ringkas
bahagian
Taraf Keselamatan
Sulit (S),
Rahsia Besar (RB),
Rahsia ( R )
Kod
organisasi
INTAN
Ruj : INTAN.SWK:BL(S)/108/……
10
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
KOD ORGANISASI AGENSI LAIN
Kod untuk fail dibuka oleh agensi INTAN atas urusan khusus
dengan agensi lain iaitu Kem. Kewangan
INTAN
Nama
ringkas
organisasi
SWK
Nama ringkas
organisasi
peringkat negeri
(SARAWAK)
BL
Nama ringkas
Bahagian Latihan
10
Kod organisasi
Kementerian Kewangan
Ruj : INTAN.SWK:BL/10/……
11
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
Contoh Kod Perkara Utama –
Perkara Utama : ADUAN
No. Rujukan : 2
INTAN
BKP
(S)
Nama
ringkas
organisasi
Nama
ringkas
bahagian
Taraf
keselamatan
Sulit
108 / 2
Kod Aduan
Ruj : INTAN:BKP(S)/108/2/……
12
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
Contoh Kod Pecahan Perkara Utama
( Sub Subjek)
No. Rujukan Fail pertama
Huruf A : Aduan
Pecahan Perkara Utama : Aduan Awam
INTAN
BKP
(S)
Nama
ringkas
organisasi
Nama
ringkas
bahagian
Taraf
Keselamatan
Sulit
Ruj : INTAN:BKP(S)/108/2/1
108 / 2 /
Kod
Aduan
1
Kod
Aduan
Awam
( Kod diberi oleh
organisasi )
13
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
Contoh Kod Pecahan Perkara Utama
(Sub Subjek)
No. Rujukan Fail Kedua
Huruf A : Aduan
Pecahan perkara utama: Aduan Agensi Lain
INTAN
BKP
(S)
Nama
ringkas
organisasi
Nama
ringkas
bahagian
Taraf
keselamatan
Sulit
Ruj : INTAN:BKP(S)/108/2/2
108 / 2 /
2
Kod
Kod
Aduan Aduan
Agensi
Lain
14
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
Contoh Kod Perkara Utama
Huruf B: Belanjawan
INTAN
BK
(R)
Nama
ringkas
organisasi
Nama
ringkas
bahagian
Taraf
keselamatan
Rahsia
108 / 81
Kod
Belanjawan
Ruj : INTAN:BK(R)/108/81
15
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
Kod Siri Kes Bagi Fail Kakitangan
• No rujukan anggota menggunakan Kod Siri
Kes ditulis selepas Kod Perkara Utama bagi
kakitangan “431”
• Kod Siri Kes berturutan 1 hingga ke satu
angka melambangkan jumlah anggota dalam
organisasi
• Empat nombor akhir Kad Pengenalan
anggota boleh menggantikan Kod Siri Kes
16
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
Contoh Fail Menggunakan
Kod Siri Kes
Huruf K: Kakitangan – Fail Peribadi
INTAN
BKP
108 / 431
-
1
Kod
Nama
Taraf
Fail pertama
ringkas keselamatan Perjawatan
bagi
bahagian
kakitangan
pertama
Ruj : INTAN.SWK:BKP/108/431-1 – AHMAD ABD AZIZ
Nama
ringkas
organisasi
17
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
Contoh Fail Menggunakan
Kod Siri Kes
Huruf K: Kakitangan
INTAN
Nama
ringkas
organisasi
108 / 431
BKP
Nama
ringkas
bahagian
Taraf
keselamatan
Kod
Perjawatan
-
2
Fail pertama
bagi
kakitangan
kedua
Ruj : INTAN.SWK:BKP/108/431-2 – ISMAIL BIN SAHARI
18
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
Contoh Fail Menggunakan
Kod Siri – 4 Angka Akhir No. KP
Huruf K: Kakitangan – Fail Peribadi
INTAN
Nama
ringkas
organisasi
BKP
Nama
ringkas
bahagian
Taraf
keselamatan
108 / 431
-
Kod
Perjawatan
Fail kakitangan
menggunakan
no. KP
5741
Ruj : INTAN:BKP/108/431-5741 – AHMAD ABD AZIZ
19
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
Contoh Fail Menggunakan Kod Siri –
Mengikut tahun
Huruf B: Belanjawan
INTAN
Nama
ringkas
organisasi
BK
(S)
Nama
ringkas
bahagian
Taraf
keselamatan
108 / 81
-
2006
Kod
Kod
Belanjawan Tahun
Ruj : INTAN:BK/108/81 – 2006 – BELANJAWAN 2006
20
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
PENUTUP
1.
2.
3.
4.
5.
Pastikan kulit fail yang dibuka betul
Pastikan tajuk fail tepat
Pastikan no rujukan digunakan betul
Pastikan fail ditutup mengikut prosedur
Pastikan fail sambungan dibuka tajuk dan
nombor rujukan sama seperti yang asal
6. Elakkan surat keluar diedar tidak bersama
fail dan tanpa direkod dalam Buku Daftar
Pergerakan Fail atau Kad Pergerakan Fail.
21
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
INTAN Wilayah Utara
Jabatan Perkidmatan Awam Malaysia
22