Transcript Letöltés - Molnár

Csanádi Árpád Általános Iskola, Sportiskola Középiskola és Pedagógiai Intézet
1143 Budapest, Őrnagy utca 5-7.
OM azonosító: 200346
Az intézmények ügyvitele, ügyiratkezelése, nyilvántartásai
saját intézményi tapasztalat felhasználásával
Készítette: Molnár-Bruder Géza
2013. Január 20.
Amiről az előadásban szó lesz:
Az intézmények ügyvitele, ügyiratkezelése, nyilvántartásai
A nevelési-oktatási intézményekben is fontos jogi érdek fűződik az írásbeliséghez, a döntések
szakszerű megszerkesztéséhez, dokumentálásához, megőrzéséhez és helyes kezeléséhez.
1. A nevelési-oktatási intézmények dokumentumainak nyilvánossága
2. Az iratkezelés és az ügyintézés szabályai
3. A kötelezően használt nyomtatványok
4. A tantárgyfelosztás és az órarend
5. A jegyzőkönyv
6. A tanügyi nyilvántartások vezetése
7. Diákigazolvány
20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet
a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési
intézmények névhasználatáról
A 2012.9.1. és 2012.12.31. között hatályos szöveg
1. A nevelési-oktatási intézmények dokumentumainak nyilvánossága
•
Az óvoda, az iskola és a kollégium a pedagógiai programjának legalább egy példányát oly módon köteles
elhelyezni, hogy azt a szülők és a tanulók szabadon megtekinthessék.
•
Az óvoda, iskola, kollégium vezetője vagy az általa kijelölt pedagógus köteles a szülők, tanulók részére
tájékoztatást adni a pedagógiai programról.
•
Az SZMSZ-t, a házirendet és a pedagógiai programot a nevelési-oktatási intézmény honlapján, annak hiányában
a helyben szokásos módon nyilvánosságra kell hozni.
•
A házirend egy példányát az óvodába, iskolába, kollégiumba történő beiratkozáskor a szülőnek, a tanulónak át
kell adni, továbbá annak érdemi változása esetén arról a szülőt, a tanulót tájékoztatni kell.
•
A szülőket a megelőző tanév végén tájékoztatni kell azokról a tankönyvekről, tanulmányi segédletekről,
taneszközökről, ruházati és más felszerelésekről, amelyekre a következő tanévben a nevelő és oktató munkához
szükség lesz. Tájékoztatni kell őket továbbá az iskolától kölcsönözhető tankönyvekről, taneszközökről és más
felszerelésekről, valamint arról is, hogy az iskola milyen segítséget tud nyújtani a szülői kiadások
csökkentéséhez.
•
A fenti kérdések SZMSZ-ben történő szabályozásánál az iskolaszéket, óvodaszéket, kollégiumi széket, vagy ha
az nem működik, az iskolai, óvodai, kollégiumi szülői szervezetet, közösséget és az iskolai kollégiumi
diákönkormányzatot véleményezési jog illeti meg.
•
Ugyancsak fontos, hogy a nevelőtestületi ülésekről, az ott hozott döntésekről olyan jegyzőkönyvek és
nyilvántartások készüljenek, amelyek valósághűen rögzítették azok tartalmát.
szülők
Dokumentum
2. Az iratkezelés és az ügyintézés szabályai
A testületi döntések, az alapdokumentumok mellett az egyedi ügyek ügyintézése és az iratok kezelése, valamint
a tanügyi nyilvántartások vezetése is fontos feladat. Az intézményvezető felelőssége, hogy e feladat
megszervezéséről, megfelelő színvonalon való végzéséről gondoskodjon.
Az ügyintézés az irat nyilvántartásba vételével (iktatással) kezdődik, és az érdemi döntések meghozatalával,
illetve a válaszok elkészítésével és az iratok őrzésének (irattárazásának) biztosításával fejeződik be.
Nyilvánvalóan vannak olyan iratok, amelyek bizonyos idő után elveszítik jelentőségüket, őrzésükhöz nem fűződik
érdek, ezért selejtezhetők.
A nevelési-oktatási intézménybe érkezett vagy az intézményen belül keletkezett iratok kezelésének rendjét az
iratkezelési szabályzatban, ha a nevelési-oktatási intézmény ennek készítésére nem kötelezett, adatkezelési
szabályzatban kell meghatározni.
•
A nevelési-oktatási intézménybe érkezett és az intézményben keletkezett iratokat iktatni kell.
•
A személyesen benyújtott iratok átvételét igazolni kell.
A nevelési-oktatási intézmény által kiadmányozott iratnak tartalmaznia kell:
•
•
•
•
•
•
a nevelési-oktatási intézmény nevét, székhelyét,
az iktatószámot,
az ügyintéző megnevezését,
az ügyintézés helyét és idejét,
az irat aláírójának nevét, beosztását és
a nevelési-oktatási intézmény körbélyegzőjének lenyomatát.
Csanádi Árpád Általános Iskola, Középiskola, Sportiskola és Pedagógiai Intézet által
kiadványozott iratminta.
A nevelési-oktatási intézmény által hozott határozatot meg kell indokolni. A határozatnak a rendelkező részben
és az előzőekben foglaltakon kívül tartalmaznia kell:
•
•
•
•
a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését,
amennyiben a döntés mérlegelés alapján történt, az erre történő utalást,
a mérlegelésnél figyelembe vett szempontokat és
az eljárást megindító kérelem benyújtására történő figyelmeztetést.
Az iratokat úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének a
napja megállapítható legyen.
• Az elintézett iratokat irattárba kell helyezni
• Az iratok selejtezését a nevelési-oktatási intézmény vezetője rendeli el és ellenőrzi.
3. A kötelezően használt nyomtatványok
A nevelési-oktatási intézmény által használt nyomtatvány lehet
• nyomdai úton előállított, lapjaiban sorszámozott, szétválaszthatatlanul összefűzött papíralapú nyomtatvány,
• nyomdai úton előállított papíralapú nyomtatvány,
• elektronikus okirat, elektronikus úton előállított, az intézmény SZMSZ-ében meghatározott rend szerint
hitelesített nyomtatvány.
Az elektronikus okirat az oktatásért felelős miniszter által jóváhagyott rendszer alkalmazásával elektronikus úton
előállított, az intézmény SZMSZ-ében meghatározott rend szerint elektronikus aláírással ellátott, elektronikusan
tárolt irat.
Az óvoda által használt nyomtatvány
•
•
•
•
•
a felvételi előjegyzési napló,
a felvételi és mulasztási napló,
az óvodai csoportnapló,
az óvodai törzskönyv,
a tankötelezettség megállapításához szükséges szakvélemény (a továbbiakban: óvodai szakvélemény).
(nyomtatványok vezetésére vonatkozó részletes szabályokat a
20/2012. (VIII. 31.) EMMIrendelet 89-93. §-sai szabályozzák)
Az iskola által használt nyomtatvány
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
a beírási napló,
a bizonyítvány,
a nemzetiségi bizonyítvány,
az érettségi bizonyítvány, az érettségi tanúsítvány,
a szakmai vizsga letételét tanúsító bizonyítvány,
a törzslap külíve, belíve,
a nemzetiségi törzslap külíve, belíve,
a törzslap külíve, belíve érettségi vizsgához, az érettségi
törzslap kivonata,
a törzslap külíve, belíve szakmai vizsgához,
az értesítő (ellenőrző),
az osztálynapló,
a csoportnapló,
az egyéb foglalkozási napló,
a jegyzőkönyv a tanulmányok alatti vizsgához,
az osztályozóív tanulmányok alatti vizsgához,
az érettségi vizsga vizsgaszabályzatában meghatározott nyomtatványok,
az órarend,
a tantárgyfelosztás,
a továbbtanulók nyilvántartása,
az egyéni és csoportos foglalkozási napló az alapfokú művészeti iskolában,
az egyéni és csoportos foglalkozási napló a zeneművészeti szakközépiskolában,
az étkeztetési nyilvántartás,
a közösségi szolgálati jelentkezési lap,
a tanulói jogviszony igazoló lapja,
a tanúsítvány a Hídprogram elvégzéséről.
(nyomtatványok vezetésére vonatkozó részletes szabályokat a 20/2012. (VIII. 31.) EMMI
rendelet 95-104. §-sai szabályozzák)
4. A tantárgyfelosztás és az órarend
Az iskola a pedagógiai munka tervezéséhez tantárgyfelosztást készít.
A tantárgyfelosztás tartalmazza:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
a tanév évszámát,
az iskola nevét,
a pedagógus tantárgyfelosztási sorszámát, nevét, végzettségét, szakképzettségét és
az általa tanított tantárgyakat,
az osztályok, csoportok megjelölését és óratervi óráik számát,
a pedagógus által ellátott óratervi órák számát osztályonként és tantárgyanként,
a pedagógus összes óratervi órájának számát,
pedagógusonként a kötelező óraszámba beszámítható egyéb feladatok óraszámát,
pedagógusonként az összes óratervi óra és a kötelező óraszámba beszámítható egyéb
feladatok óraszámát,
pedagógusonként az összes óraszámból a tartós helyettesítések számát,
az egyes pedagógusok kötelező óraszámát,
pedagógusonként a kötelező óraszám feletti többletórák számát,
az órakedvezményre jogosító jogcímeket,
az e)-k) pontok szerinti külön-külön összesített óraszámot,
a fenntartó által engedélyezett pedagógus-álláshelyek számát tartalmazza
A tantárgyfelosztást jóváhagyás céljából minden év augusztus 15-ig meg kell küldeni a
fenntartónak.
5. A jegyzőkönyv
A
jegyzőkönyvnek
tartalmaznia
kell
elkészítésének helyét, idejét, a jelenlevők
Jegyzőkönyvet kell készíteni, ha jogszabály
előírja, továbbá ha a nevelési-oktatási intézmény
nevelőtestülete, szakmai munkaközössége a
nevelési-oktatási
intézmény
működésére,
a
gyermekekre, a tanulókra vagy a nevelői-oktatói
munkára vonatkozó kérdésben határoz (dönt,
véleményez, javaslatot tesz), illetőleg, ha a
jegyzőkönyv
készítését
rendkívüli
esemény
indokolja, s elkészítését a nevelési-oktatási
intézmény vezetője elrendelte.
felsorolását, az ügy megjelölését, az ügyre
vonatkozó
lényeges
megállapításokat,
így
különösen az elhangzott nyilatkozatokat, a
hozott döntéseket, továbbá a jegyzőkönyv
készítőjének aláírását. A jegyzőkönyvet a
jegyzőkönyv készítője, továbbá az eljárás során
végig jelen levő alkalmazott írja alá.
6. A tanügyi nyilvántartások vezetése
•
•
•
•
•
•
A pedagógus csak a nevelői-oktatói munkával összefüggő feladatokhoz nélkülözhetetlen ügyviteli
tevékenységet köteles elvégezni.
Az osztályfőnök vezeti az osztálynaplót, a törzslapot, kiállítja a bizonyítványt, vezeti a továbbtanulással
összefüggő nyilvántartást.
A törzslap személyi és tanév végi adatainak a bizonyítvánnyal való egyeztetéséért az osztályfőnök és az
iskola igazgatója által kijelölt két összeolvasó pedagógus, illetve a pedagógus és iskolatitkár felelős.
A törzslapra és a bizonyítványba a tanulókkal kapcsolatos határozatokat, valamint a továbbtanulásra
vonatkozó bejegyzéseket a megfelelő záradékkal kell feltüntetni. Az iskola által vezetett törzslap közokirat.
A hibás bejegyzéseket a tanügyi nyilvántartásokban áthúzással kell érvényteleníteni, oly módon, hogy az
olvasható maradjon, és a hibás bejegyzést helyesbíteni kell. A javítást aláírással, keltezéssel és az iskola
körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.
Névváltozás esetén – a volt tanuló kérelmére, az engedélyező-okirat alapján – a megváltozott nevet a
törzslapra be kell jegyezni, az iskolai bizonyítványt, beleértve az alapvizsgáról, az érettségi vizsgáról és a
szakmai vizsgáról kiállított bizonyítványt, ki kell cserélni. A bejegyzést és a cserét a bizonyítványt kiállító
iskola, illetve jogutódja, jogutód nélkül megszűnt iskola esetén az végzi, akinél a megszűnt iskola iratait
elhelyezték.
7. Diákigazolvány
A tanulót a tanulói jogviszonyának fennállása alatt különböző kedvezmények illetik meg. Ezek igénybevételére
vonatkozó jogosultságát diákigazolvánnyal igazolhatja.
Az iskola a tanuló kérelmére diákigazolvány kiadását kezdeményezi a KIR adatkezelőjénél. A
diákigazolvány elkészítéséről a KIR adatkezelője gondoskodik. A diákigazolvány közokirat.
A diákigazolvány elektronikus adattárolásra és adatellenőrzésre alkalmas eszközzel ellátott igazolvány. A
diákigazolvány elkészítésére irányuló eljárásban a köznevelési intézmény a központi adatszolgáltatásra alkalmas
rendszeren keresztül, elektronikus úton terjeszti elő a diákigazolvány elkészítésére irányuló kérelmet, és tesz
jogszabályban meghatározott más eljárási cselekményeket.
A KIR adatkezelője a köznevelési intézmény útján közli a tanulóval a diákigazolvány kiállítására irányuló eljárás
során hozott hatósági döntéseket. A KIR adatkezelője a diákigazolvány igényléséhez és előállításához szükséges
személyes adatokat, a köznevelési intézmény adatait, a diákigazolvány egyedi azonosítóját, a kiadott érvényesítő
matrica sorszámát, valamint a jogosultság ellenőrzéséhez és nyilvántartásához szükséges további, személyes
adatnak nem minősülő adatot tartalmazó nyilvántartást vezet.
A KIR adatkezelője, a diákigazolvány elkészítésében közreműködők a diákigazolvány elkészítése körében
tudomására jutott személyes adatot a diákigazolvány érvényességének megszűnését követő öt évig kezelhetik.
Köszönöm a figyelmet.