Transcript ruang lingkup manajemen strategi
• • • • • Pengertian Manajemen Strategi Karakteristik Manajemen Strategi Tingkatan Organisasi dan Strategi Manajemen Strategi dan Perencanaan Keunggulan dan Manfaat Manajemen Strategi
PENGERTIAN MANAJEMEN STRATEGI
Pengertian Manajemen : Mencapai (Terry).
sesuatu dengan atau melalui orang lain Fungsi Manajemen : Penggerakan, Perencanaan, Pengawasan.
Pengorganisasian, Tingkatan Manajemen : Top, midle dan lower manajemen.
PENGERTIAN STRATEGI
Secara etimologis berarti pengaturan cara/ teknik/ taktik/ memenangkan peperangan.
kiat untuk Pengaturan cara dan taktik yang dirancang secara sistematik dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yang terarah pada tujuan stratejik organisasi (manajemen).
PENGERTIAN MANAJEMEN STRATEGI
Serangkaian keputusan dan tindakan mendasar yang dibuat oleh manajemen puncak dan diimplementasikan oleh seluruh jajaran organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi (Siagian).
Suatu proses dimana manajemen puncak menentukan arah jangka panjang dan kinerja organisasi melalui formulasi yang cermat, implementasi yang tepat, dan evaluasi yang terus menerus atas strategi yang telah ditetapkan (Jatmiko)
KEUNGGULAN MANAJEMEN STRATEGI
Profitabilitas Produktifitas Teknologi Kompetitif Sumber daya manusia Iklim kerja Etika & tanggung jawab sosial
MANFAAT MANAJEMEN STRATEGI
Organisasi jadi dinamis Pengendali sumber daya Memperkecil perbedaan/ pertentangan Sarana pengkomunikasian gagasan, kreatifitas, prakarsa, inovasi dan informasi Mendorong perilaku proaktif Partisipasi dan ikut memiliki
ARTI PENTING MANAJEMEN STRATEGI
Dapat mendorong melaksanakan tugas pekerjaan dengan lebih baik Mampu faktor mengindentifikasi yang dapat faktor menimbulkan perubahan besar dalam organisasi Dapat memperkirakan kemungkinan diterimanya usulan yang akan diajukan
PROSES MANAJEMEN STRATEGI
Formulasi strategi
Implementasi strategi
Pengendalian & evaluasi strategi
PROSES MANAJEMEN STRATEGI
Analisis lingkungan
Perumusan visi, misi dan sasaran
Analisis dan pemilihan strategi
Implementasi strategi
Pengendalian dan evaluasi strategi
ANALISIS LINGKUNGAN
Analisis Lingkungan internal : Menghasilkan identifikasi dan kelemahan organisasi.
kekuatan Analisis Lingkungan eksternal : Menghasilkan identifikasi peluang dan ancaman bagi organisasi.
TUJUAN ANALISIS LINGKUNGAN Agar organisasi memanfaatkan mampu informasi perubahan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif di masa depan.
ANALISIS LINGKUNGAN INTERNAL
Lingkungan adalah suatu kekuatan, kondisi, keadaan, peristiwa yang saling berhubungan dimana organisasi mempunyai atau tidak mempunyai kemampuan untuk mengendalikannya.
Lingkungan internal adalah suatu kekuatan, keadaan, peristiwa yang saling berhubungan dimana organisasi mempunyai kemampuan atau sedikit mengendalikan.
kemampuan untuk
PROSES ANALISIS
Membentuk suatu komite yg melibatkan wakil manajer & karyawan utk melakukan analisis & menentukan kekuatan & kelemahan organisasi.
Membandingkan dgn hasil analisis eksternal.
Kesimpulan atau keputusan
KEKUATAN ORGANISASI
Sumber daya & keahlian yg dimiliki organisasi lebih baik dari para pesaing.
Sumber daya memungkinkan & skil yg organisasi dimiliki mampu memberikan kepuasan kepada konsumen lebih baik dari para pesaing.
SUMBER DAYA ORGANISASI
Sumber daya fisik (nampak) : Contoh : uang, mesin, perlengkapan, & manusia.
gedung, Sumber daya nonfisik (tdk nampak) : Contoh : budaya organisasi, hubungan baik dgn stakeholder (pemasok, kreditur), citra yg baik.
MAKNA STRATEGIS KEKUATAN & KELEMAHAN Kekuatan mempunyai makna strategis apabila memberikan keunggulan kompetitif dan memberikan kemampuan kepada organisasi mempertahankan posisinya.
Kelemahan : dengan diketahuinya letak kelemahan, organisasi dapat melakukan alokasi ulang terhadap sumber daya yang masih lemah.
Sumberdaya Organisasi Kebijakan dan Strategi Hasil dan Dampak Kekuatan Utama Yang dapat Dilakukan Dengan baik Kelemahan Dasar
Pertanyaan kunci:
1.
2.
3.
4.
5.
Bagaimana kinerja organisasi selama ini ? (penjelasan keberhasilan baik kuantitas dan kualitasnya) (deskripsi dan penilaian) Sumber daya apa saja yang dimiliki dan dapat mendukung keberhasilan informasi, penilaian) organisasi peralatan, ?
(penjelasan jaringan kerja, kuantitas dan kualitasnya tentang staf, tenaga ahli, relawan, dana, pengalaman keberhasilan, perangkat organisasi, dsb). (deskripsi dan Sistem management, Kebijakan dan strategi apa yang dijalankan untuk mendayagunakan sumberdaya tersebut?
(deskripsi dan penilaian) Apakah kekuatan-kekuatan yang dimiliki organisasi ?
Apakah kelemahan-kelemahan yang dimiliki organisasi ?
LEMBAR ANALISA DAN PENILAIAN LINGKUNGAN INTERNAL ORGANISASI Kinerja (Hasil dan Dampak) Uraian Sumber daya Kebijakan yg Dilakukan Kekuatan Utama Kelemahan Dasar
na
ANALISIS LINGKUNGAN EKSTERNAL
Lingkungan eksternal adalah suatu kekuatan, keadaan, peristiwa yg saling berhubungan dimana organisasi tidak mempunyai kemampuan atau sedikit kemampuan untuk mengendalikan.
Analisis lingkungan eksternal disebut analisis peluang & ancaman organisasi, karena perubahan lingkungan eksternal merupakan sumber utama ancaman & pelunag organisasi baik dimasa sekarang maupun di masa mendatang.
LINGKUNGAN EKSTERNAL
Lingkungan eksternal makro (lingkungan umum): Meliputi : faktor ekonomi, demografi, politik, hukum, teknologi, sosial budaya, dan ekologi.
Lingkungan eksternal mikro (lingkungan tugas) : Meliputi : posisi pesaing, pemasok, pelanggan/pembeli, pasar tenaga kerja, ancaman produk pengganti, ancaman produk baru.
PROSES ANALISIS
Membentuk komite
Menentukan faktor lingkungan eksternal
Mengambil kesimpulan kunci keputusan/
ANALISIS PELUANG & ANCAMAN
Ancaman adalah lingkungan yg tidak menguntungkan yg dapat merugikan posisi organisasi.
Peluang adalah suatu kecenderungan lingkungan yg menguntungkan yg dapat meningkatkan kinerja suatu organisasi.
Isu/masalah utama dan kecenderungan nya Akar penyebab yang mempengaruhi isu/masalah utama Aktor-aktor kunci yang berpengaruh Dampak negatif/ancaman serius Dampak positif/peluang emas
Pertanyaan Diskusi:
1.
2.
Apa kecenderungan umum mengenai situasi dan kondisi sosial,ekonomi, politik, budaya, lingkungan yang menjadi masalah dasar ?
Apakah akar penyebabnya ? termasuk kebijakan-kebijakan yang baik ditingkat lokal, nasional, dan internasional yang mempengaruhinya ?
3.
Siapakah pelaku-pelaku yang turut mempengaruhi masalah tersebut ?
4.
Adakah pengalaman-pengalaman yang berguna untuk mengatasi masalah-masalah tersebut baik pengalaman lokal, nasional dan internasional ? Siapakah pelaku-pelakunya ?
5.
Apakah ancaman-ancaman (dampak negatif) ditimbulkan waktu lalu, sekarang dan masa mendatang ?
yang 6.
Apakah peluang-peluang (dampak positif) yang ditimbulkan pada waktu lalu, sekarang dan masa mendatang ?
7.
Hal mendasar apa yang harus dilakukan agar ancaman (dampak negatif) dapat diatasi ?
Isu Masalah LEMBAR ANALISA DAN PENILAIAN LINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASI Akar Penyebab Pelaku yg Berpengaruh Ancaman yg ditimbulkan Pengalaman yg Berguna Peluang y g dpt Dimanfaatkan
V-M-N
ALUR PIKIR
PLI PLE KAFI KAFE
FORMAT IDENTIFIKASI LINGKUNGAN STRATEJIK
INTERNAL
Kekuatan 1. SDM 2. Lokasi 3. Budaya kerja Kelemahan 1. Prasana & Sarana 2. Pendanaan/anggar 3.
EKSTERNAL
Peluang 1. Kondisi eko masy.
2.Sosial budaya masy 3.
Tantangan 1.Tuntutan perush.
2.Sekolah terpadu 3.
FORMAT KAFI
1 2 3 1 2 3
NO. FAKTOR INTERNAL
KEKUATAN SDM Lokasi Budaya kerja
BOBOT RATING SKOR KESIMPULAN
40 25 35 100 4 2 3 160 50 105 I III II KELEMAHAN Prasarana & sarana Anggaran/ pendanaan Sistem organisasi TOTAL 20 50 30 100 2 4 3 40 200 90 III I II
FORMAT KAFE
NO
1.
2.
3.
1.
2.
3.
FAKTOR EKSTRENAL BOBOT
PELUANG Kondisi eko masy Kondisi sosbud masy Kebijakan pem.
50 10 40 100 ANCAMAN Tuntutan perush.
Muncul Seklh terpadu Ekologi TOTAL 30 40 30 100
RATING
4 1 3 3 4 2
SKOR
200 10 120 90 160 60
KESIMPULAN
I III II II I III
KAFE
Peluang (Opportuni ties) Berdasar ranking 1.
2.
3.
Tantangan (Threats) Berdasar ranking 1.
2.
3.
KAFI
ANALISIS SWOT
Kekuatan (Strength) Berdasar ranking 1.
2.
3.
Asumsi strategi SO (kekuatan vs peluang) Pakai kekuatan utk memanfaatkan peluang 1. ……….
2. …………dst Kelemahan (Weakness)
Berdasar ranking 1.
2.
3.
Asumsi strategi (WO) (kelemahan vs Peluang) Tanggulangi kelemahan dgn memanfaatkan peluang 1. ……………… 2. ……………...dst
Asumsi strategi ST (kekuatan vs tantangan) Pakai kekuatan utk menghadapi tantangan 1. …………….
2. …………… dst Asumsi strategi WT (kelemahan vs tantangan) Perkecil kelemahan dan hindari tantangan 1. ……… 2. …….. dst
URUTAN ASUMSI STRATEGI PILIHAN
Asums i strate gi Uruta n piliha i n asums strate gi
RENCANA STRATEJIK
Rencana stratejik meliputi penetapan tujuan, sasaran dan strateji organisasi yang berisi kebijakan, program dan kegiatan.
Rencana stratejik merupakan kelanjutan dari tahap manajemen stratejik sebelumnya yaitu Faktor Kunci Keberhasilan.
Faktor kunci keberhasilan dirinci menjadi beberapa tujuan, dan tiap-tiap tujuan dirinci menjadi beberapa sasaran, dan masing-masing sasaran memiliki beberapa strateji yg dituangkan dlm kebijakan, program & kegiatan.
PENGERTIAN RENCANA STRATEJIK
Suatu proses yg berorientasi pada hasil yg ingin dicapai selama 1 tahun sampai 5 tahun dgn memperhitungkan potensi, peluang & kendala yg ada atau mungkin timbul (Inpres No. 7 tahun 1999).
Langkah awal yg harus dilakukan oleh instansi pemerintah agar mampu menjawab tuntutan lingkungan stratejik lokal, nasional & global dan tetap berada dlm tatanan sistem administrasi NKRI (Suryani,2004).
Sebuah proses untuk menentukan arah dan capaian perkembangan organisasi kedepan yang didasarkan atas analisa (penilaian) keadaan masa lalu dan sekarang ( Ravik Karsidi, 2006).
MANFAAT PERENCANAN STRATEGIS
Maksud (tujuan dasar) organisasi menjadi lebih jelas Apa yang ingin dicapai semakin realistik dan mengarah pada tujuan Arah dan tujuan organisasi terkomunikasikan dengan baik diantara anggota Rasa memiliki terhadap organisasi semakin berkembang Semakin efektif dalam mendayagunakan sumberdaya yang ada Memiliki kejelasan perkembangan/capaian dalam menilai setiap Komunikasi semakin intensif dan memudahkan dalam mengembangkan mekanisme dan instrumen-instrumen yang dibutuhkan
HASIL PERENCANAAN STRATEGIS
Rumusan kesepakatan tentang mandat/maksud utama organisasi Rumusan kesepakatan tentang misi organisasi Rumusan kesepakatan tentang visi organisasi Rumusan kesepakatan tetang isu dasar dan isu strategis yang akan menjadi fokus perhatian organisasi dan tujuan akhir akhir (goal) yang ingin dicapai Rumusan tentang strategi-strategi (tujuan strategis dan program strategis) organisasi untuk mencapai tujuan akhir Rumusan tentang rencana-rencana tindakan (workplan) yang akan dilaksanakan organisasi
1.
2.
3.
4.
5.
Proses membuat keputusan dan tindakan penting yang akan memandu agar organisasi dapat menentukan:
apa yang harus dikerjakan ?; dan mengapa
organisasi
harus mengerjakannya ?
Fokus utamanya
utama (concern)
adalah organisasi.
pengidentifikasian isu-isu mendasar dan pemecahannya yang menjadi perhatian
Lebih
menekankan pada penilaian (assesment) terhadap lingkungan/faktor luar (external) dan dalam (internal)
organisasi Lebih mendorong pengumpulan
versi (usulan) yang diidealkan dalam bentuk visi keberhasilan
Lebih
berorientasi kepada tindakan
PERSIAPAN
Analisa Kebutuhan
Membangun Komitmen PERUMUSAN ASPEK DASAR ORGANISASI
Analisa stakeholders
Perumusan mandat organisasi
Perumusan MISI, VISI, Nilai PERUMUSAN ASPEK STRATEGIS ORGANISASI
Analisa lingkungan eksternal
Analisa lingkungan internal
Perumusan issue strategis
Penyusunan strategi PERUMUSAN ASPEK PRAKTIS/OPERASIONAL ORGANISASI
Rencana Kerja (Workplan)
Rancana Anggaran dan Pembeayaan
UNSUR RENCANA STRATEJIK
Visi
Misi
Tujuan
Sasaran
Strategi
VISI
Gambaran ttg masa depan yg realistik dan ingin tertentu.
diwujudkan dlm kurun waktu Gambaran masa depan yg dipilih & hendak diwujudkan pd suatu saat yg ditentukan.
Kondisi ideal tentang masa depan yg realistik, dapat dipercaya, meyakinkan serta mengandung daya tarik.
Ciri-ciri Pernyataan Visi yang efektif:
Mengilhami kerja-kerja organisasi; Menjadi titik dasar organisasi bergerak kedepan Membantu bekerja; mengarahkan kemana arah organisasi Membantu mengambil keputusan tantang apa yang akan dan tidak akan dilakukan organisasi; Memungkin organisasi menyusun petunjuk kerja yang benar; Membantu organisasi dalam menilai clan mengukur perkembangan dalam waktu yang panjang; Rumusan singkat, tegas, dan lugas; Mudah dipahami siapapun.
MISI
Misi adl tugas utama yg harus dilakukan organisasi dlm mencapai tujuan organisasi.
Misi adl pernyataan mengenai hal-hal yg harus dicapai organisasi di masa mendatang olehsemua pihak yg berkepentingan dlm organisasi.
Misi harus jelas menyatakan kepedulian organisasi terhadap kepentingan pelanggan maupun stakeholder.
PERNYATAAN MISI YANG EFEKTIF
1.
2.
3.
Dapat memberikan petunjuk (direction) Ringkas/singkat dan bermakna Mudah dipahami dan dapat dikomunikasikan kepada siapapun 4.
Mengandung motivasi dan membantu orang lain sepat memahami tujuan dasar organisasi 5.
Mengidentifikasikan organisasi pada tujuan utama 6. Mengekspresikan nilai-nilai/prinsip organisasi
TUJUAN (GOALS)
Tujuan adl sesuatu sampai lima tahun.
(apa) yg akan dicapai/dihasilkan dlm jangka waktu satu Tujuan merupakan bagian integral dari proses manajemen tindakan.
(when).
stratejik Untuk itu yg di tujuan dalamnya mengandung usaha utk melaksanakan suatu haruslah menegaskan tentang apa (what) yg secara khusus (spesifik) harus dicapai dan kapan Tujuan dapat menjadi tolok ukur untuk menilai kinerja organisasi.
KRITERIA TUJUAN
Harus serasi & mengklarifikasi misi, visi dan nilai org.
Pencapaian tujuan berkontribusi pemenuhan misi dan program org.
Tujuan cenderung tidak berubah.
Tujuan berjangka panjang (min 3 tahun) Harus dapat mengatasi kesenjangan antara tingkat pelayanan saat ini dgn yg diinginkan.
Menggambarkan hasil program yg diinginkan.
Menggambarkan arah yg jelas dari organisasi, program & sub program.
Harus menantang namun realistik & dapat dicapai.
CONTOH TUJUAN YG TIDAK MEMENUHI KRITERIA Melanjutkan melayani pelanggan (tdk menantang).
Memproses isian registrasi (tdk jelas maksudnya) Memproses kenaikan pangkat 200 pegawai pada tahun 2000 (sangat spesifik, jangka pendek).
Tujuan yg memenuhi kriteria : Meningkatkan pelayanan perijinan dgn tepat-cepat murah.
Mempercepat pengolahan isian registrasi kelahiran.
Memproses kenaikan pangkat pegawai sebanyak 25 % dari total pegawai pada setiap pelita.
SASARAN (OBJECTIVES)
Merupakan penggambaran hal yg ingin diwujudkan melalui tindakan-tindakan yg diambil organisasi guna mencapai tujuan.
Merupakan bagian integral tak terpisahkan dari proses perencanaan stratejik.
Sasaran fokusnya pada action, yaitu kegiatan yg bersifat spesifik, terinci, dapat diukur dan dapat diwujudkan.
Harus menyatakan alokasi anggaran sumber sumber yg akan mendukung pelaksanaan kegiatan.
CIRI-CIRI SASARAN
Specifik Measurable (dapat diukur) Aggressive & attainable (agresif & dpt dicapai) Result oriented (berorientasi hasil) Timebound (kerangka waktu singkat : harian, mingguan, bulanan )
PROSES PERUMUSAN SASARAN
Review misi & tujuan
Tetapkan hasil yg diinginkan
Tetapkan kerangka waktu bagi pencapaian hasil
Membangun akuntabilitas
CONTOH TUJUAN & SASARAN
Tujuan : Meningkatkan kemampuan membaca bagi siswa dewasa tahun X.
Sasaran : 1.
periode I, meningkatnya jlh siswa dewasa yg mampu membaca diatas tingkat 6 hingga 25 %.
2.
periode II, meningkatnya jlh siswa dewasa yg mampu membaca diatas tingkat 6 hingga 30 % 3.
periode III, meningkatnya jlh siswa dewasa yg mampu membaca diatas tingkat 6 hingga 35 %.
STRATEGI
Suatu pernyataan mengenai arah & tindakan yg diinginkan oleh organisasi di waktu yg akan datang.
Strategi meliputi : kebijakan, program dan kegiatan utk melaksanakan misi organisasi.
Strategi mencakup bagaimana sasaran kinerja harus dipenuhi, bagaimana suatu organisasi akan memperbaiki kinerja pelayanan dan bagaimana su atu organisasi akan melaksanakan misinya.
KEBIJAKAN
Agar strategi dpt diterapkan perlu komitmen pimpinan terutama dlm menentukan kebijakan organisasi.
Strategi menentukan garis besar/ dasar-dasar pokok pedoman pencapaian tujuan & sasaran organisasi.
Untuk mencapai tujuan & sasaran organisasi maka strategi memerlukan persepsi & tekanan khusus dlm bentuk kebijakan.
Kebijakan adl pedoman pelaksanaan tindakan tindakan tertentu.
PROGRAM
Merupakan upaya utk implementasi strategi.
Proses penentuan jumlah & jenis sumber daya yg diperlukan dlm pelaksanaan rencana.
Penjabaran riil ttg langkah-langkah yg diambil utk menjabarkan kebijakan.
Dpt Bersifat jangka panjang/menengah/tahunan Didasarkan pada visi, misi, tujuan, sasaran & kebijakan yg telah ditetapkan.
KEGIATAN
Merupakan penjabaran dari program kerja operasional yg telah dibuat organisasi.
Berdimensi waktu tdk lebih dari 1 tahun.
Menjadi bahan utk evaluasi & perbaiki program kerja .
Merupakan cerminan dari strategi konkrit organisasi utk diimplementasikan dgn sebaik-baiknya dlm rangka pencapaian tujuan & sasaran.
PENGUKURAN KINERJA
Pengukuran kinerja merupakan alat manajemen untuk menilai keberhasilan maupun kegagalan pelaksanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.
Indikator kinerja adl ukuran kuantitatif/ kualitatif untuk dapat menggambarkan tingkat pencapaian sasaran dan tujuan organisasi baik pada tahap perencanaan, pelaksanaan maupun setelah kegiatan selesai.
INDIKATOR KINERJA
Input (masukan) : segala sesuatu yg dibutuhkan agar pelaksanaan kegiatan dapat menghasilkan keluaran yg ditentukan, misal : dana, SDM, informasi, kebijakan, dll.
Output (keluaran) : sesuatu yg diharapkan langsung dicapai dari kegiatan yg berupa fisik & nonfisik.
Outcomes (hasil) : segala sesuatu yg mencerminkan berfungsinya keluaran kegiatan pd jangka menengah.
Benefit (manfaat) : sesuatu yg terkait dgn tujuan akhir dari pelaksanaan kegiatan.
Impact (dampak) : pengaruh yg ditimbulkan (+/-) pada setiap tingkatan indikator asumsi yg telah diterapkan.
CONTOH INDIKATOR KINERJA
Kegiatan: Penyediaan ObatGenerik utk Puskesmas Indikator Kinerja : 1. Masukan : jumlah dana yg dibutuhkan.
2. Keluaran 3. Hasil 4. Manfaat 5. Dampak : jumlah obat generic yg tersedia.
: kualitas pengobatan lebih baik.
: tingkat kesembuhan pasien.
: tingkat kesehatan masyarakat.
IMPLEMENTASI STRATEGI Pelaksanaan tindakan atau aktifitas dari strategi yang dikembangkan dalam proses formulasi strategi.
SISTEM PELAKSANAAN, PEMANTAUAN & PENGAWASAN Sistem pelaksanaan : cara (strategi) mencapai tujuan & sasaran. Strategi diperinci menjadi kebijakan, program operasional & kegiatan.
Pemantauan : proses utk mengetahui adanya kesesuaian/ penyimpangan antara pelaksanaan dgn rencana organiasi.
dlm rangka mencapai tujuan/sasaran Pengawasan : utk menemukan apakah informasi mengenai jalannya kegiatan/program dan keuangan telah dilakukan secara akurat & dapat dipercaya.
LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LAKIP)