Transcript Funciones

Excel Paradocentes IRFE
INTRODUCCIÓN
Generalidades de Excel
Panorámica Microsoft
XP
VISTA
Windows
7
8
Microsoft
Word
Office
2003
2007
Excel
2010
2013
PowerPoint
Versiones de Excel
2003
2007
2010, 2013
¿Qué es y para qué sirve?
• Hoja de cálculo:
– Trabajar con números de forma simple
– Realizar desde simples sumas hasta
complejos cálculos
– Representar datos de forma gráfica
• Recálculo automático:
– Al cambiar cualquier dato, todo se
modifica automáticamente
– Realizar simulaciones
Comencemos
• Iniciar Excel:
– Desde el botón Inicio
– Desde un ícono en el escritorio
– Desde un ícono en la barra de tareas
– Desde un archivo Excel existente
• Cerrar Excel:
– Desde la x ubicada arriba, der.
– Desde el botón de Office arriba izq.
La pantalla inicial
• Ubicar en la pantalla:
– La barra de título
– La barra de acceso rápido
• Personalizable
– La banda de opciones
• Acceso por teclado ALT
• Ocultar para ocupar menos espacio
La pantalla inicial
– El botón de Office
• Operaciones con archivos
• Opciones de Excel
– La barra de fórmulas
– La barra de etiquetas
– Las barras de desplazamiento
– La ayuda
La pantalla inicial
Conceptos de Excel
• Libro: archivo de Excel (.xlsx, .xls)
• Un libro está compuesto de Hojas
– Por defecto 3, pueden ser hasta 255
• Hoja: formada por columnas y filas
– 16.384 columnas y 1.048.576 filas
• Columnas: A, B, C, … AA, AB, AC
• Filas: desde 1 hasta 1.048.576
Conceptos de Excel
• Celda: intersección de fila y columna
– A3, B7, G121, BD38, etc.
– Celda activa: remarcada
• Fila activa, columna activa
• Rango: bloque rectangular de 1 o
más celdas que Excel trata como
una unidad
– G1:H15, B3:E10
Seleccionar
• Celdas: clic
• Rango de celdas: mouse + shift o
mouse + ctrl
• Columna: en la letra
• Fila: en el número
• Hoja entera: en la esquina
Rangos
Cortar, copiar, pegar
• Con el portapapeles
• Con el teclado (CTRL+C, CTRL+V)
• Con el mouse
• Pegado especial
– Sin formato
– Valores, fórmulas, etc.
• Mover celdas
Borrar celdas
• Utilizando la tecla SUPR
– Borra sólo el contenido de la celda)
• O bien
Movimientos hoja/libro
• Mouse
• Teclado
– Flechas de desplazamiento
– Av Pág, Re Pág
– Celda A1: CTRL + Inicio
• Barra de Nombres
• Barra de etiquetas, entre hojas
Agregar hojas al libro
Inserta automáticamente.
Botón derecho en hoja
existente, y aparecen
opciones, verlas.
Mover o copiar hojas
Haciendo click con el
botón derecho sobre la
hoja que se desee copiar
o mover y seleccionando
la opción Mover o copiar.
Luego se selecciona al
lugar donde se desea
mover y si se desea hacer
una copia:
Cambiar nombre a hoja
Corresponde
a
la
definición de un nombre
personalizado para una
hoja en particular, con el
fin de diferenciarla de las
otras existentes.
Eliminar hojas
Corresponde a quitar o
remover una hoja de
cálculo, incluyendo todo su
contenido y formato, del
libro sobre el cual se está
trabajando.
Esta acción no se puede
deshacer.
Otras acciones con hojas
•
•
•
•
Color de etiqueta
Ocultar
Mostrar
Seleccionar todas las hojas
Guardar el libro
En el caso de que sea la primera vez que se guarde el
documento, se pedirá un nombre para asignar.
Guardar el libro
• Entre los formatos ofrecidos las
opciones más comunes son:
– XLSX: Libro de Excel. Compatible solo
con la versión 2007.
– XLS: Libro de Excel. Compatible con la
versión 2007 y desde la 97 a la 2003.
– HTML: Formato de página Web.
– XML: Formato de datos XML.
Guardar como, Tipo
Herramientas de guardar
Otras operaciones
• Cerrar (el libro, sin salir de Excel)
• Nuevo:
– En blanco, o usar plantillas
• Abrir
– Desde una unidad
– Desde la lista de recientes
– Como de sólo lectura (pide nuevo
nombre al guardarlo)
• Fijar el libro en los libros recientes
Tipos de datos: constantes
Textos (A-Z)
Numéricos (0-9)
Fechas y horas
dd-mm-aaaa
hh:mm:ss,
dd/mm/aaaa
hh:mm:ss
Todos estos son valores constantes, se introducen
directamente en una celda.
Introducir/Modificar datos
• Introducir:
– Tecla Intro
– Flechas de desplazamiento
– Tic de aceptación en barra de fórmulas
• Modificar:
– En la barra de fórmulas
• Observar barra de estado, que cambia de
Listo – Introducir - Modificar
Tipos de datos: fórmulas
• Fórmula: secuencia formada por :
– Valores constantes
– Referencias a otras celdas
– Nombres
– Funciones
– Operadores
• Se escribe en la barra de fórmulas y
debe comenzar por =
Operadores
• Aritméticos ^ * / + – Se resuelven con la prioridad indicada,
deben usarse ( ) para lograr otro orden
• Comparación = <> < > <= >=
– Tienen todo la misma prioridad
• Texto &
– Concatenar celdas que tengan texto
• Referencia : ,
;
Principales operadores
SIMBOLO DEL OPERADOR
OPERACIÓN QUE REALIZA
+
SUMA
-
RESTA
*
MULTIPLICA
/
DIVIDE
^
EXPONENCIACIÓN
&
UNIÓN / CONCATENAR
=
Comparación IGUAL QUE
>
Comparación MAYOR QUE
<
Comparación MENOR QUE
>=
Comparación MAYOR IGUAL QUE
<=
Comparación MENOR IGUAL QUE
<>
Comparación DISTINTO
Funciones
• Función: fórmula preestablecida por
Excel, que acepta valores, realiza
cálculos y devuelve resultado.
Funciones
=SUMA(A1;B1) equivale a =A1+B1
=SUMA(A1:B3) equivale a
=A1+A2+A3+B1+B2+B3
Sin el signo =, Excel no reconoce
fórmulas ni funciones
Funciones
• Tienen una sintaxis específica que
de no respetarse, arroja error.
• Los argumentos:
– Van entre paréntesis, sin espacios
previos ni posteriores
– Pueden ser valores constantes
(número o texto), fórmulas o funciones
– Deben separarse por punto y coma “;”
FORMATEANDO
CELDAS
Muy necesario, muy útil
Formato de celda
Ver cada una de las pestañas:
• Número
• Fuente
• Alineación
• Bordes
• Relleno
• Proteger
Formatos rápidos
Proteger celdas
• Además de proteger un libro con
contraseña, pueden protegerse
celdas para que no se modifiquen.
1. Desbloquear las celdas que se
pueden manipular
2. Proteger la hoja.
• Esta protección funciona por Hojas
Agregar comentarios
Puede añadir pequeñas anotaciones a cada celda,
solo visibles al posicionarse sobre la celda
comentada.
Para ingresar, se debe hacer clic con el botón
derecho del mouse sobre la celda y seleccionar la
opción Insertar comentario.
Hipervínculos
• Seleccionar la celda con
el botón derecho del
mouse e ir a la opción
Hipervínculo, o bien ir a
la pestaña Insertar y
seleccionar
Hipervínculo.
• Pueden agregarse
hipervínculos a otros
archivos o sitios Web
existentes, o bien a otras
hojas del libro.
Series
Las series son listas de datos ordenados, creadas a
partir de un factor o patrón común, rellenando el
resto de los componentes de forma automática.
(Ej. Si se inicia una serie a partir de celdas con los
valores 1 y 2, se creará una enumeración
automática del largo que se indique). Verificar!
Cambios de estructura
• Alto de fila
– Botón derecho en la fila
– Mouse
– Autoajustar
• Ancho de columna
– Botón derecho en la columna
– Mouse
– Autoajustar
Cambios de estructura
• Ocultar/Mostrar filas y/o columnas
– Al ocultar la primera fila o la primera
columna, es más difícil volverlas a
mostrar.
• Insertar filas/columnas/celdas
• Eliminar filas/columnas/celdas
• Combinar celdas: en formato de
celdas, alineación
Ejercitación
FÓRMULAS Y
FUNCIONES
Sólo las más usadas…
Recordemos
• Función
– Fórmula predefinida en Excel que opera
con uno o más valores y devuelve un
resultado.
• Sintaxis
nombre_funcion (argumento1;argumento2;…argumentoN)
• Debe comenzar por el signo =
Funciones
SUMA(A1;D8)
; se usa para separar argumentos
SUMA (A1:D8)
:identifica un rango
Ejercicio:
Generar un rango de datos desde A1
hasta D8 y verificar lo anterior.
Funciones
• Las fórmulas pueden contener más
de una función:
=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
• Excel cuenta con 329 funciones,
organizadas en 10 categorías.
– Verlas desde la barra de fórmulas
– Verlas desde la pestaña Fórmulas,
Biblioteca de funciones
Para introducir fórmulas
• Pestaña Fórmulas, Insertar función.
• O bien, con el botón fx de la barra de
fórmulas
– Se abre cuadro de diálogo
• Si nos sabemos la función, sólo la
escribimos directamente.
• Pregunta: ¿Qué funciones
conoce/se sabe de memoria?
Botón Autosuma
• Suma, Promedio (media aritmética,
contar números, máximo y mínimo)
Ejercitación
• Realizar el Ejercicio N° 1.
• Realizar el Ejercicio N° 2.
Referencias
• Referencias a una o más celda.
• 3 tipos de referencias:
– Relativa
– Absoluta
– Mixta
Relativa/Absoluta/Mixta
• Relativa: referencias de filas y columnas
cambian si se copia la fórmula en otra
celda. Opción por defecto.
• Absoluta: referencias de filas y
columnas no cambian si se copia la
fórmula en otra celda.
– La celda se fija con el símbolo $
(escribir a mano o bien con la tecla F4)
• Mixta: se fijan las columnas o las filas
Referencia a otras hojas
• Escribir referencias a celdas que se
encuentran en otras hojas del mismo
libro
• Ejemplo: Hoja2!A2, se está
referenciando a la celda A2 de la
Hoja A2.
Ejercitación
• Realizar el Ejercicio N° 3.
• Realizar el Ejercicio N° 4.
Funciones más usadas
• De fecha y hora
– AHORA () devuelve la fecha y la hora
actual
– HOY() devuelve la fecha actual
• De texto
– CONCATENAR(texto1;texto2;textoN)
– MAYUSC(texto)
– MINUSC(texto)
– NOMPROPIO(texto)
Funciones más usadas
• CONTAR.SI(rango;criterio)
• Ejemplo:
– En una encuesta, contar cuántas
personas opinaron “SI” y calcular %.
(CONTAR.SI(), CONTARA())
• Y una infinidad de funciones más,
revisar las más importantes según
su criterio.
Funciones más usadas
• SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero
;valor_si_falso)
• Ejemplo:
– Si Nota final >= 4,0 llenar columna con
“Aprobado”
– Si nota final < 4,0, llenar columna con
“Reprobado”
Ejercitación
• Realizar el Ejercicio N° 5.
• Realizar el Ejercicio N° 6.
• Realizar el Ejercicio N° 7.
Funciones más usadas
• De búsqueda
– BUSCARH(valor
buscado;matriz_buscar_en;indicador_fi
las;ordenado)
– BUSCARV(valor
buscado;matriz_buscar_en;indicador_c
olumnas;ordenado)
• Busca un valor en la primera fila o
columna y devuelve el resultado
Ejemplo
Búsqueda y Referencia
Vendedor
Código artículo
Cantidad artículos
Juan
Pamela
Marcelo
Pablo
María José
Alejandra
Macarena
Julio
1
1
2
3
4
4
5
5
10
14
28
16
22
8
6
5
109
Total general
Código
Artículo
1
2
3
4
5
Polera
Pantalones
Chaqueta
Traje de Baño
Zapatillas
Descripcion
Cantidad de Poleras
Ejercitación
• Realizar el Ejercicio N° 8.
IMPRESIÓN Y
CONFIGURACIÓN
Evitando las sorpresas…
Impresión
• Vista preliminar
– Visualizar la hoja antes de imprimirla
• Vista Diseño de página
– Muestra los saltos de página,
márgenes, encabezado, pie de página
y el formato completo de la hoja.
• Configurar la página
– Definir tamaño de papel, márgenes,
orientación, escala, etc.
Impresión
GRÁFICOS
Representando nuestros
datos
Gráficos en Excel
• Son la representación gráfica de
nuestros datos y facilitan su
interpretación
• Se pueden crear gráficos
– Como gráfico incrustado en la misma
hoja
– Como hoja de gráfico
Planificar el gráfico
• Antes de crear un gráfico es fundamental
considerar cual será su utilidad, y definir su
objetivo.
Elementos de los gráficos
Elementos de los gráficos
1.El área del gráfico
2.El área de trazado
3.Los puntos de datos de la serie de
datos que se trazan en el gráfico.
4.Los ejes horizontal (categorías) y vertical
(valores) en los que se trazan los datos del
gráfico.
5.La leyenda del gráfico.
6.Un título de eje y de gráfico que puede
agregar al gráfico.
7.Una etiqueta de datos que puede usar para
identificar los detalles de un punto de datos
de una serie de datos.
Crear un gráfico
• Gráficos de la pestaña Insertar
– Recomendable tener seleccionado el
rango de celdas que participarán en el
gráfico, y Excel podrá generarlo
automáticamente. Caso contrario el
gráfico se creará en blanco.
Tipos de gráficos
Herramientas
Herramientas
• Diseño
– Cambiar tipo
– Cambiar entre filas y columnas
– Diseño
– Estilos
– Ubicación
Herramientas
• Presentación
• Formato
Modificar gráficos
• Añadir una serie
Ejercitación
• Realizar Ejercicio N° 9.
Imágenes
• Igual que en otras aplicaciones
Office, se pueden insertar imágenes:
– Desde archivo
– Prediseñadas
– Autoformas
– SmartArt
– WordArt
Vistas
•
•
•
•
Normal
Diseño de página
Saltos de página
Dividir
– Aparecen dos barras para ajustar la
división, las áreas se moverán de
manera independiente
• Inmovilizar paneles
FILTROS Y
AUTOFILTROS
Simplificando el análisis
Filtro automático
• Los filtros nos permiten encontrar y
organizar la información de mejor
forma.
• Ir a EJERCICIO 5 y aplicar autofiltro.
Practicar filtrando los datos.
Autofiltro
Ordenar
• Ascendente
• Descendente
• Según criterios (EJERCICIO 1)
Tablas o listas
• Crear tabla
– Indicar rango de datos, encabezados
• Pulsar en icono Formulario
– Botón de Office, Opciones de Excel,
Personalizar, Comandos que no están
en la cinta de opciones, Formulario,
Agregar
Formato condicional
• Dependiendo del valor de la celda,
Excel aplica formatos distintos sobre
las celdas.
Formato condicional
• >= 4,0 verde, <4,0 rojo
Ejercitación
• Aplique formato condicional a los
ejercicios 1, 6 y 7 que ya ha
realizado.
• Realizar el Ejercicio N° 10 que se
encuentra en el archivo que se le
entregó.