Transcript Jenis Pendahuluan Diri - Institut Perakaunan Negara

Disedia Oleh:
Seksyen Pengurusan Perakaunan Pinjaman
Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat &
Agensi, Jabatan Akauntan Negara Malaysia
1
SKOP TAKLIMAT:
-
Perundangan/Peraturan Berkuatkuasa
Takrifan
Kuasa Melulus
Jenis Pendahuluan Diri
Syarat & Kelayakan
Senarai Semak Permohonan
Catatan Pelarasan Akaun
 Kumpulanwang
Amanah Kerajaan
 Ditubuhkan
di bawah Seksyen 10 Akta
Prosedur Kewangan 1957
 Untuk
maksud tertentu melalui
resolusi yang dilulus oleh Dewan
Rakyat
 Bercorak
kumpulanwang pusingan
Memberi pendahuluan kewangan kepada
pegawai dalam perkhidmatan awam
Kerajaan Persekutuan :

Untuk elaun sara hidup dan
perbelanjaan bagi perjalanan atas
tugas rasmi, kursus dan berpindah
 Bagi
maksud lain yang boleh
diluluskan dengan tertentu oleh
Perbendaharaan
KELULUSAN : PEGAWAI PENGAWAL (KEW 325)
KSU dan Ketua Jabatan disenaraikan sebagai Pegawai Pengawal dalam Buku Anggaran
Belanjawan Tahunan.
- Boleh secara bertulis melantik seorang pegawai kanan untuk luluskan
•Bagi pegawai Persekutuan di Sabah & Sarawak :Pegawai Pengawal boleh wakilkan kepada Ketua Jabatan Persekutuan Sabah & Sarawak
853201 - Pengangkutan orang & perbelanjaan sara
hidup (dalam negeri)
853202 - Pengangkutan orang & perbelanjaan sara
hidup (luar negeri)
853204 - Deposit Sewa Luar Negara
853213 - Pendahuluan sewa rumah luar negeri
(Surat Perbendaharaan: KK/BP(s)11/780/3/76 sk 1/20080(8)
Bertarikh 4 Ogos 2008)
*853205 - Bayaran terlebih emolumen - ansuran 18
bulan atau kurang (Kew 106)( AP 327(b) )
KELULUSAN : PERBENDAHARAAN (KEW 106)





853203 - Perbelanjaan perubatan luar
negara
*853205 - Bayaran terlebih emolumenAnsuran Lebih 18 bulan (AP 327(b) )
853207 - Perbelanjaan di bawah AP59
853208 - Kehilangan wang awam
853209 - Tunggakan Caruman KWSP
KELULUSAN : PERBENDAHARAAN (KEW 106)





853214 - Pendahuluan Yuran Sekolah
853215 - Perbelanjaan di bawah AP55
(Perbelanjaan Darurat)
853216 – Pendahuluan Cagaran Sekolah
853296 – Jabatan Perkhidmatan Awam
853299 – Pendahuluan Diri Pelbagai
Penerangan Lanjut


AP 327 (b) - Bagi mendapatkan balik gaji
atau elaun yang terlebih bayar
Pegawai Pengawal boleh membenarkan
ansuran bulanan dengan secepat mungkin
dan tidak lewat dari lapan belas (18)
bulan atau sebelum pegawai itu
meninggalkan perkhidmatan Kerajaan
mengikut mana yang lebih awal.
 Lebih 18 bulan, dengan kelulusan Ketua
Setiausaha Perbendaharaan atau Pihak
Berkuasa Kewangan Negeri.
 Jika
pulangan diluluskan, suatu
permohonan Pendahuluan Diri
hendaklah dibuat dari Kumpulan Wang
Amanah Pendahuluan Diri (Pegawai
Awam) atas nama penerima bayaran
yang berkenaan bagi melaraskan
akaun yang berkenaan.
 Ansuran
bulanan itu hendaklah
dikredit kepada Akaun Pendahuluan.


PP Bilangan 8 Tahun Tahun 2009
Walau apa pun peruntukan mana-mana Arahan
Perbendaharaan (AP) yang lain, pembayaran
sesuatu bil yang dikemukakan dengan
sempurnanya oleh seseorang bagi barang atau
perkhidmatan yang dipesan dan dibekalkan
dengan suci hati kepada kerajaan tidak boleh
ditahan oleh sebab apa-apa keraguan sama ada
pertanggungan itu telah dilakukan dengan
sepatutnya oleh pegawai kerajaan yang
bertanggungjawab.
Jika KSP/PKN berpuas hati bahawa suatu tanggungan
kontrak telah dilakukan, tetapi berpendapat bahawa
seseorang pegawai mungkin telah bersalah pada
melakukannya, bil itu hendaklah dibayar dengan
segera dan dipertanggungkan pada mula-mulanya
kepada Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri
(Pegawai Awam) atas nama pegawai yang berkenaan,
atau jika nama pegawai yang berkenaan itu tidak
dapat ditentukan dengan serta merta, atas nama
jawatan Pegawai Pengawal yang berkenaan
sementara menantikan keputusan penyelesaian
perkara tersebut.


Pegawai Pengawal hendaklah menyediakan
satu laporan bertulis bagi menghuraikan
sebab-sebab yang mendorongnya menyimpang
daripada cara yang biasa dan mengemukakan
kepada KSP/PKN tidak lewat dari 60 hari
daripada tarikh pendahuluan diri diluluskan.
Pelarasan pendahuluan diri hendaklah
dilakukan dengan segera tetapi tidak lewat
daripada 60 hari setelah mendapat kelulusan
KSP/PKN
 AP
3, 315 - 328
 PP 13/2008 dan SPP 3/2011
 AP3 –Takrifan Kehilangan termasuk
kehilangan Wang Awam dan Aset Awam
disebabkan oleh kecurian, kebakaran,
kemalangan, bencana alam, kesusutan,
penipuan, kecuaian pegawai,kekurangan,
bayaran terlebih, pembayaran tanpa
kuasa, hutang yang tidak boleh dapat
balik, hasil yang tidak boleh didapatkan
dan perbelanjaan yang sia-sia
 keadaan
yang luar biasa untuk
kepentingan perkhidmatan awam
bahawa:
- perbelanjaan patut dilakukan dengan
segera;
- tiada peruntukan bagi perbelanjaan
tersebut; dan
- masa tidak mengizinkan untuk dapat
kebenaran cara biasa
 melalui
Pegawai Pengawal dengan segera
menyampaikan kepada KSP/PKN satu
laporan bertulis menghuraikan sebab
menyimpang daripada cara yang biasa
 Dalam hal seumpama ini, pembayaran pada
mulanya dipertanggungkan kepada
Kumpulanwang Pendahuluan Diri (Pegawai
Awam) atas nama pegawai itu sendiri.
 Kemudian dapatkan Kelulusan KSP/PKN
sebelum pelarasan pendahuluan diri
tersebut dilakukan.
 853201
– Dalam Negara
 853202 – Luar Negara
 SPP 2/1993 – Perwakilan Kuasa
Meluluskan PD
- Para 6.1 dibatalkan oleh SPP6/1994
 PP
3/2003 (Pindaan oleh SPP 8/2010)
 PP 3/2005
 Lain-lain pekeliling berkaitan yang
berkuatkuasa
Layak dipohon bagi tujuan:
 Menjalankan
tugas rasmi di luar Ibu
Pejabat sama ada di dalam atau di luar
negara
 Menghadiri
kursus
 Berpindah/bertukar
Unsur yang terlibat:
 Elaun Makan
 Bayaran Sewa Hotel
Kelulusan amaun:
 100% - luar negara
 90% - dalam negara
 Untuk hari bertugas rasmi sahaja
Had minima permohonan:
Kumpulan Pengurusan Tertinggi
/Kumpulan Pengurusan & Profesional
RM500.00
Kumpulan Sokongan (Kategori > 17)
RM300.00
Permohonan yang kurang dari
had minima adalah tidak dibenarkan
KECUALI
Kumpulan Sokongan Kategori < 17
Tiada Had Minima
Senarai semak:
• Sediakan Daftar Pendahuluan Diri
• Borang Pendahuluan dibuat dalam 4 salinan
• Permohonan dikemukakan 7 hari sebelum
bertolak
• Semak had minima permohonan
• Pendahuluan lama telah diselesaikan
• Kemaskini Daftar selepas kelulusan diterima
dan kutipan balik dibuat
Pembayaran Balik:
• Bayaran Balik dibuat melalui tuntutan perjalanan
atau serahan tunai
• Tuntutan dikemukakan tidak lewat 10hb bulan
berikutnya
• Memotong sekali gus dari gaji pegawai sehingga
selesai sekiranya pendahuluan tidak dijelaskan
dalam tempoh yang ditetapkan
• Denda 10% setahun akan dikenakan bagi
pendahuluan yang tidak diselesaikan
Penyelenggaraan Buku Daftar:
SPP Bil. 2 Tahun 1993 (Para 4.1)
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
Rujukan Fail Jabatan
Nama Pegawai yang
memohon
Amaun Pendahuluan Diri
Tarikh diluluskan
Tarikh pergi
Tarikh balik/sampai
Penyelenggaraan Buku Daftar:
SPP Bil. 2 Tahun 1993 (Para 4.1)
vii.
Tarikh dan amaun tuntutan
dikemukakan
viii. Tarikh dan nombor rujukan
baucar atau jurnal
ix. Tarikh dan amaun tuntutan
dibayar
x.
Amaun denda dikenakan;
jika berkaitan (10% setahun)
xi. Catatan
Penyediaan Laporan:
1. Laporan Bulanan
- Sediakan Laporan Pendahuluan Diri yang belum selesai
berdasarkan Buku Daftar Pendahuluan Diri.
- Edarkan laporan tersebut ke PTJ yang berkenaan untuk
penyelarasan.
2. Laporan Suku Tahun
-
Sediakan Laporan Berkala Pendahuluan Diri yang belum
diselesaikan bagi tujuan Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Kewangan dan Akaun untuk dikemukakan
kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan
3. Laporan Setengah Tahun
-
Sediakan Penyata yang menunjukkan ringkasan
mengenai kedudukan Pendahuluan diri yang
diluluskan dan hasil pengutipannya untuk dikemukakan
kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan
Akaun Amanah Pendahuluan Diri

Tuntutan melebihi pendahuluan diri:
Baucar bayaran tuntutan perjalanan
 DT Vot
RM1200
 KT Amanah (853201/853202)
RM1000
 KT Akaun Bank – Pemohon
RM200

Tuntutan sama dengan pendahuluan diri:
Pelarasan jurnal sahaja
 DT Vot
RM1000
 KT Amanah (853201/853202)
RM1000
DAN
Tuntutan kurang dari pendahuluan diri
Pelarasan jurnal
DT Vot
RM900
KT Amanah (853201/853202)
RM900
Penyata Pemungut bagi bayaran balik lebihan
(pemohon perlu mengembalikan dengan sertamerta) melalui PTJ
DT
KT
Terimaan
RM100
Amanah (853201/853202)
RM100
Pelarasan jurnal bagi pengwujudan pinjaman
 DT Amanah (853205)
 KT Vot Gaji / Emolumen (1XXXX)
 KT Akaun Hasil – (81101 jika berkaitan)
(catatan ke dalam akaun hasil sekiranya
emolumen yang terlibat melibatkan peruntukan
tahun sebelum)

Potongan gaji dilakukan bagi menjelaskan pendahuluan
yang diambil seperti yang telah diluluskan oleh
PERBENDAHARAAN melalui Arahan Potongan Gaji SG 20
kod 4189
DT Terimaan
KT Amanah (853205)
Cara Pembayaran Balik selepas keputusan Perbendaharaan:-
Pegawai Tidak Dikenakan Tindakan Surcaj
Sediakan pelarasan jurnal seperti berikut:
DT Vot
KT Amanah (853207)
Pegawai Dikenakan Tindakan Surcaj sepenuhnya
Sediakan penyata pemungut seperti berikut:
DT Terimaan
KT
Amanah (853207)
Cara Pembayaran Balik selepas keputusan Perbendaharaan:-
Pegawai Dikenakan Tindakan Surcaj Sebahagian
Amaun
Sediakan pelarasan jurnal seperti berikut:
DT Vot
KT Amanah (853207)
Sediakan penyata pemungut seperti berikut:
DT Terimaan
KT
Amanah (853207)