Transcript Información - Victory Digital Storage Corp

Tabla de Contenido
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tema
Slides
¿Quiénes somos? ………………………………………………………… 4
Misión …………………………………………………………………………….. 5
Visión ……………………………………………………………………………. 6
Diagrama de manejo de documentos …………………………… 7
Entrevista ……………………………………………………………………. 8
Recogido de documentos ……………………………………………. 9-10
Preparación del documento ……………………………………….. 11
Conversión ……………………………………………………………………. 12
Archivos Electrónicos …………………………………………………. 13-15
Tabla de Contenido
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tema
Alternativas de Entrega …………………………………………….
Almacenamiento…………………………………………………………..
Privacidad …………………………………………………………………..
Publicación 1075 ……………………………………………………..
Regla 1005 …………………………………………………………….
Ley HIPAA …………………………………………………………………
Destrucción ………………………………………………………………...
¿Cómo puedo ahorrar?………………………………………………
Nuestro propósito, al final, con nuestros clientes ……..
Slides
16-17
18-21
22
23-24
25
26-27
28-30
31-36
37-42
¿Quiénes Somos?
UNA EMPRESA NETAMENTE
PUERTORRIQUEÑA QUE TIENE EL CONCEPTO DE
CONVERTIR DOCUMENTOS FÍSICOS, A
DOCUMENTOS DIGITALES, CON CUMPLIMIENTO DE
LAS LEYES ESTATALES Y FEDERALES. SIEMPRE A
LA VANGUARDIA DE LA TECNOLOGÍA, DE
MANERA COSTO EFECTIVA Y SIMPLE.
Misión
SER PROVEEDOR, A EMPRESAS E INDIVIDUOS, DE
UNA VIA EFICAZ PARA EL MANEJO DE
DOCUMENTACIÓN FÍSICA, MEDIANTE LA
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS. ESTE PROCESO
FACILITARÁ EL MÉTODO DE ALMACENAJE DE
DOCUMENTOS; PARA QUE ASÍ NUESTROS CLIENTES
PUEDAN AHORRA TIEMPO, DINERO Y ESPACIO.
Visión
SER UNA EMPRESA QUE REALICE Y OFREZCA LOS
MEJORES SERVICOS Y CONFIDENCIALIDAD EN EL
MANEJO DE DOCUMENTOS FÍSICOS; UTILIZANDO
LOS RECURSOS DE LA MANERA MAS COSTO
EFECTIVA. ADEMÁS, CREAMOS CONCIENCIA AL
UTILIZAR MENOS MATERIALES QUE AFECTAN
NUESTRO MEDIO AMBIENTE.
Diagrama de Manejo de Documentos
ENTREVISTA
RECOGIDO DE DOCUMENTOS
DESTRUCCIÓN
PREPARACIÓN DE
DOCUMENTOS
ENTREGA DE
DOCUMENTOS DIGITALES
CONVERSIÓN
Entrevista:
EN ESTA ENTREVISTA RECOPILAREMOS LOS SIGUIENTES DATOS:
• NOMBRE DE SU EMPRESA 0 INDIVIDUO
• SU FUNCIÓN PRINCIPAL
• ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE DOCUMENTACIÓN
• NECESIDADES PARTICULARES
• EL RESULTADO QUE QUIERE OBTENER
• LA MANERA MAS EFICAZ PARA ORGANIZAR SUS
DOCUMENTOS
Recogido de Documentos
• LAS CAJAS DE ALMACENAMIENTO PODRÁN SER
SUMINSITRADAS POR VDS.
• CADA CAJA SERÁ DEBIDAMENTE IDENTIFICADA
CON UN CONTROL DE CADA DOCUMENTO, QUE
SERÁ TRANSPORTADO PARA PROCESAMIENTO
Y ALMACENAMIENTO.
• CADA CAJA SERÁ ORGANIZADA,
ALMACENADA Y SELLADA POR UN
REPRESENTANTE DE AMBAS EMPRESAS.
Preparación del Documento
SE PREPARA CADA EXPEDIENTE SEGUN
LAS NECESIDADES ÚNICAS DE CADA
CLIENTE.
Conversión
• SE DIGITALIZARÁ CADA DOCUMENTO
PROVISTO POR EL CLIENTE, MANTENIENDO
LA ORGANIZACIÓN Y CONFIDENCIALIDAD DE
LOS MISMOS.
• SE ORGANIZARÁ LA PRESENTACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS SEGÚN SOLICITADO POR EL
CLIENTE. ESTOS SE CONVIERTEN AHORA EN
ARCHIVOS ELECTRÓNICOS.
Archivos Electrónicos
ESTOS SERÁN MANEJADOS POR PERSONAL
AUTORIZADO, EL CUAL SERÁ RESPONSABLE
DE RECIBIR Y ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS.
CADA PROYECTO DEBERÁ CONTENER UNA
HOJA DE CONTROL CON LA SIGUIENTE
INFORMACIÓN:
1. FECHA DE RECIBO
2. NOMBRE DEL CLIENTE Y/O NÚMERO DE
CONTROL
3. NÚMERO DE DOCUMENTOS Y/O CAJAS
4. MOVIMIENTO DEL ARCHIVO
5. FECHA DE ENTREGA; METODO DE
DISPOSICIÓN Y/O ENTREGA
Alternativas de Entrega
1. SE LE PROVEERAN DOS COPIAS EN CD
O DVD (POR CONTRATO), EN FORMATO
PDF, EL CUAL RESULTA EN UNA
BUSQUEDA ACCESIBLE Y SIMPLE DE
TODOS LOS DOCUMENTOS GRABADOS EN
ELLOS.
2. TRANSFERENCIA DIRECTA DE
NUESTRO SERVIDOR VIA INTERNET
CON MEDIDAS DE SEGURIDAD.
Almacenamiento
TIPOS DE ALMACENAJE
VDS ALMACENARÁ SUS EXPEDIENTES POR
NO MAYOR DE 90 DIAS EN SU CENTRO DE
ALMACENAMIENTO, AL CUAL USTED
TENDRA ACCESO POR INTERNET BAJO
MEDIDAS DE SEGURIDAD. OPCION SOLO PARA
CLIENTES DE MEDIANO Y ALTO VOLUMEN DE
DIGITALIZACIÓN.
LOS CLIENTES DE BAJO VOLUMEN DE
DIGITALIZACIÓN SOLO SE LE
ALMACENARAN SUS EXPEDIENTES POR NO
MAYOR DE 30 DIAS EN NUESTRO
SERVIDOR.
TENDRÁN LA OPCIÓN DESPUÉS DE LOS 30
O 90 DÍAS (SEGÚN SEA EL CASO) DE:
• OBTENER UNA LICENCIA PARA ACCESO A
NUESTRO SERVIDOR PARA LA BÚSQUEDA
DE SUS DOCUMENTOS. DICHA LICENCIA
SERÁ EN BASE A SUS NECESIDADES DE
BÚSQUEDA.
Privacidad
EL CENTRO DE ALMACENAMIENTO
CUENTA CON UN SISTEMA DE SEGURIDAD EL
CUAL ES EVALUADO PERIODICAMENTE
CUMPLIENDO CON LAS REGULACIONES
FEDERALES PARA MANTENER SU SEGURIDAD
Y CONFIDENCIALIDAD.
PUBLICACION 1075
Esta publicación proporciona una guía para asegurar que las políticas, prácticas, controles y salvaguardias
de los empleados, por los organismos receptores o agentes y contratistas, se han protegidos adecuadamente en
confidencialidad de la información que se recibe de parte del IRS.
Las políticas de seguridad de la empresa deben guiar la finalidad, alcance, responsabilidades, y la gestión
de compromiso y aplicar todas las leyes controles de seguridad. En este documento se contienen los administrativos,
operativos y la seguridad técnica que los controles deben aplicar en una condición de la recepción de la FTI.
Las directrices expuestas en este documento se aplican a todos los FTI, sin importar la cantidad o los
medios de comunicación en la que se registra. FTI en forma electrónica debe tener los mismos niveles de protección
otorgada al documento en papel o cualquier otro medio que contiene la FTI. Políticas de seguridad y procedimientos sistémico, de procedimiento o manual - debe reducir al mínimo elusión.
Un interés común que existe es nuestra responsabilidad de asegurar que la IFA sea revelada solamente a
personas autorizadas y que se utiliza sólo con autorizados por la ley o regulación. El IRS está seguro de su diligencia en
esta materia y cree que la Publicación 1075 será de utilidad. Los que cumplan estas normas, reúnen los requisitos de
salvaguardia del IRC Sección 6103 (p) (4) y hace que nuestros esfuerzos sean benéficos. Los requisitos a través de la
publicación 1075 se aplican a todos los segmentos organizacionales de una agencia que recibe la FTI. Es
responsabilidad de la agencia garantizar todas las funciones dentro de su organismo, incluyendo los centros de datos
consolidados y contratistas (donde sea permitido por las leyes federales), con acceso a la IFA, entender y poner en
práctica la publicación de 1075 Requisitos.
ESTA PUBLICACION OFRECE DETALLES DE
COMO SE DEBE MANEJAR, GUARDAR,
IDENTIFICAR Y LA SEGURIDAD DE
DOCUMENTOS QUE CONTENGAN INFORMACION
DE IMPUESTOS DE CORPORACIONES,
INDIVIDUOS O CUALQUIER OTRO.
REGLA 1005
El contenido de un récord público u otro documento que esté bajo la custodia de
una entidad u oficina puede ser probado mediante copia certificada del original, expedida por
funcionario autorizado, o copia declarada correcta o fiel por un testigo que la haya
comparado con el original. Si ello no es posible, a pesar del ejercicio de diligencias
razonables por parte del proponente, otra evidencia secundaria del contenido del original
será admisible.
El inciso del Artículo 386 del Código de Enjuiciamiento Civil se refiere a escritos
bajo la custodia de un funcionario público como excepción a la Regla de la Mejor Evidencia;
el inciso se refiere a copias certificadas. La regla, similar a la 1005 de las Reglas
Federales, tiene su fundamento en razones de conveniencia, además de confiabilidad.
Resultaría muy inconveniente retirar los originales del lugar en que están archivados bajo la
custodia del funcionario público. Nótese que no se permite indiscriminadamente la admisión
de evidencia secundaria en general, sino específicamente copia certificada del original
expedida por el funcionario autorizado; con ello se asegura la confiabilidad de la evidencia
que se ha de presentar ante el tribunal.
LEY HIPAA
Comprensión de Privacidad de Información en Salud
La Regla de Privacidad HIPAA provee protecciones federales para
obtener información de salud personal en poder de las entidades cubiertas y da
a los pacientes una serie de derechos con respecto a esa información. Al
mismo tiempo, la Regla de Privacidad está equilibrada de forma que permite la
divulgación de información personal de salud necesaria para la atención al
paciente y otros propósitos importantes. La Regla de Seguridad especifíca una
serie de medidas de seguridad administrativas, físicas y técnicas para las
entidades cubiertas a utilizar para asegurar la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de información electrónica de salud protegida.
LEY HIPAA (Continuación…)
1. Para los consumidores: La mayoría de nosotros creemos que nuestra información médica y
otra es privada y debe ser protegida, y queremos saber quién tiene esta información. La Regla
de Privacidad, una ley federal, le otorga derechos sobre su información de salud y establece
las normas y límites sobre quién puede ver y recibir información sobre su salud. La Regla de
Privacidad se aplica a todas las formas de la información personal de salud protegida, tanto de
manera electrónica, escrita u oral. La Regla de Seguridad, una ley federal que protege la
información de salud en forma electrónica, requiere que las entidades cubiertas por HIPAA
deben garantizar que la información electrónica de salud esta protegida.
2. Para Entidades Cubiertas: La privacidad y normas de seguridad se aplican sólo a las
entidades cubiertas. Los individuos, organizaciones y agencias que cumplen con la definición de
una entidad cubierta bajo HIPAA deben cumplir con los requisitos de las Normas para proteger
la privacidad y seguridad de información de salud y deben proporcionar a las personas con
ciertos derechos con respecto a su información de salud. Si una entidad no es una entidad
cubierta, no tiene que cumplir con la Regla de Privacidad o las reglas de seguridad. Una
entidad de cubierta puede ser un profesional de la salud, un Plan de Salud y un Centro de
Información de Salud.
Destrucción
Destrucción (OPCIONAL)
• UNA VEZ COMPLETADO EL PROCESO DE
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS, NO ES
NECESARIO ALMACENARLOS, ESTOS PUEDEN
SER DESTRUIDOS SEGÚN LOS ACUERDOS
ESTABLECIDOS PREVIAMENTE CON CADA
CLIENTE.
• LA DESTRUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS SERÁ
DE MANERA SEGURA, CONFIABLE Y
RESPONSABLE.
• AL MOMENTO DE LA DESTRUCCIÓN DE LOS
DOCUMENTOS, SE LE ENTREGARÁ AL CLIENTE
UN CERTIFICADO QUE INCLUIRÁ UN LISTADO
DETALLADO DE LOS DOCUMENTOS
DESTRUIDOS; CUMPLIENDO CON LAS
REGULACIONES ESTATALES Y FEDERALES QUE
RIGEN CADA INDUSTRIA EN PARTICULAR O
GENERAL.
¿Cómo Puedo Ahorrar?
EJEMPLO AHORRO EN NÓMINA
• Un (1) empleado dedicado a digitalizar por:
• Trabajo de digitalización por página (solo un (1) lado) :
COMPARE SEGÚN LA
INFORMACION PREVISTA EN
ESTA TABLA DE COMPUTOS.
EMPLEADO DE DURACIÓN
CON PLAN MÉDICO
• SIN CONTAR OTROS PAGOS Y EL PATRONO INCURRE EL SOLO CON:
$223.00 x 6 MESES = $ 1,338.00
TOTAL DE GASTOS POR ESE EMPLEADO PUEDE SER DE APROX. $8,156.75
Proyecto 1:
Si usted compara la inversión del empleado por 6 meses a 40
hrs semanales a salario mínimo sea a tiempo completo, servicios
profesionales o temporeros, más la inversión de un “scanner”
especializado para esta función habría una ganancia o ahorro
para usted de mas de $5,000.00.
Este ahorro podría utilizarse en otra área de su
empresa para aumentar la producción de su
actividad principal de negocio.
Nuestro propósito
al final,
con nuestros
clientes es que:
• AHORREN EN ESPACIO DE
ALMACENAMIENTO.
• AHORREN EN NÓMINA, A SU VEZ TIEMPO.
• AHORREN GASTOS OPERACIONALES, DE
EQUIPO Y MATERIALES.
•AUMENTEN LA PRODUCCIÓN DEL
EMPLEADO EXISTENTE. YA QUE A ESTE SE
LE HARA MÁS FACIL ENCONTRAR LOS
DOCUMENTOS PARA AGILIZAR SU
TRABAJO Y DAR UN MEJOR SERVICIO A
SUS CLIENTES.
• QUE LOS DOCUMENTOS SE HAN
MANEJADOS CON LA MAYOR
CONFIDENCIALIDAD Y CONOCIMIENTO DE
LAS LEYES FEDERALES Y ESTATALES.
Gracias por su
atención