Capítulo 12 Gestión de las adquisiciones del proyecto

Fuentes: • Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 • PMBOK, Quinta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Objetivos de aprendizaje

 Comprender la importancia de la gestión de las adquisiciones del proyecto y el uso creciente de la subcontratación para proyectos de tecnología de la información  Describir el trabajo involucrado en la planificación de las compras y adquisiciones para los proyectos, el contenido de un plan de gestión de las adquisiciones y la declaración del contrato de trabajo, y los cálculos involucrados en el análisis de

compra

o

realización directa

 Conocer aspectos que están involucrados en la planificación de contratación, incluidos la creación de varios documentos de compra y criterios de evaluación para los proveedores

Objetivos de aprendizaje

(continúa)  Comprender el proceso de solicitar respuestas del proveedor y la diferencia entre las propuestas y las ofertas  Describir el proceso de selección del proveedor y reconocer los diferentes enfoques para la evaluación de las propuestas o la selección de proveedores  Ver la importancia de una buena administración del contrato  Describir el proceso de cierre del contrato  Conocer sobre tipos de software disponibles para ayudar en la gestión de las adquisiciones del proyecto

Términos

 Adquisición Adquirir bienes y / o servicios de una fuente externa  Otros términos  Compra  Arriendo  Arriendo con opción de compra (leasing)  Contratación externa (outsourcing)

¿Por qué hacer outsourcing?

 Para reducir los costos fijos y recurrentes  Para permitir a la organización del cliente centrarse en su negocio principal  Para acceder a conocimientos y tecnologías  Para proporcionar flexibilidad  Para aumentar la rendición de cuentas

Contratos



Contrato

Acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el proveedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestación válida  Los contratos pueden aclarar las responsabilidades y agudizar el enfoque en resultados clave de un proyecto  Debido a que los contratos son jurídicamente vinculantes, hay mayor responsabilidad para la entrega del trabajo como se indica en el contrato  Una tendencia reciente en outsourcing los contratos es el aumento de tamaño de

Procesos de la gestión de las adquisiciones

 La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo  Procesos 

Planificar la gestión de las Adquisiciones

Determinar qué comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo 

Efectuar las Adquisiciones

Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contrato 

Controlar las Adquisiciones

Gestionar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos, gestionar los cambios (debidamente documentado) 

Cerrar las Adquisiciones

Completar y aprobar cada contrato, incluida la solución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto

Planificar la gestión de las adquisiciones

 Documentar las políticas relacionadas con las adquisiciones  Determinar qué adquirir, cómo, cuándo, cuánto, a quién, condiciones, recursos, riesgos  Identificar las necesidades del proyecto que se pueden cumplir mejor mediante el uso de productos o servicios por fuera del equipo del proyecto

Herramientas y técnicas para planear las adquisiciones

 Análisis de Fabricación Propia o Compra Parte del proceso de Planificar la gestión de las Adquisiciones Puede usarse para determinar si el equipo del proyecto puede producir un producto o servicio determinado, o puede comprarlo  Análisis financiero  Expertos (internos y/o externos) Pueden hacer aportes valiosos en las decisiones de las adquisiciones

Ejemplo

Se necesita un artículo en un proyecto  Opción 1: Alquilar Costo: $800/día,  Opción 2: Comprar Costo de adquisición: $12.000 Costo operativo: $400/día ¿Cuál opción tomar?

Solución

Establecer una ecuación en la que las dos opciones, alquilar y comprar, son iguales 800[$/día] * d [día] = 12.000[$] + $400 [$/día] * d [día]  d = 30 Si se necesita el artículo más de 30 días, es más económico comprarlo que arrendarlo

d

número de días a utilizar el artículo

Tipos de contratos

 Hay diferentes tipos de contratos, que serán más o menos apropiados en diferentes situaciones  Contrato de precio fijo o suma global Precio total fijo para un producto bien definido    Contratos de precio fijo cerrado FFP Contratos de precio fijo más honorarios con incentivos FPIF Contratos de precio fijo con ajuste económico de precio FP-EPA 

Contrato de costo reembolsable

Pago (reembolso) al proveedor de sus costos reales, más un honorario que, por lo general, representa la ganancia del proveedor    Contrato de costo más honorarios fijos CPFF Contrato de costo más honorarios con incentivos CPIF Contrato de costo más honorarios por cumplimiento de objetivos CPAF 

Contrato por tiempo y material T&M

Tipo híbrido de acuerdo contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costos reembolsables como de los contratos de precio fijo

Punto de asunción Total

Punto de Asunción Total Point of Total Assumption PTA Costo en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso adicional del costo del contrato Los contratistas no quieren llegar al punto de asunción total, porque les duele económicamente, así que tienen un incentivo para prevenir los sobrecostos Cálculo del PTA:

PTA = (precio máximo - precio objetivo) / relación_comprador_proveedor + costo objetivo

Contrato de costo reembolsable

 Costo más honorarios fijos. Cost Plus Fixed Fee

CPFF

Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el trabajo del contrato y recibe honorarios fijos calculados como un porcentaje de los costos estimados al inicio del proyecto. El monto de los honorarios no varía con los costos reales a menos que se modifique el alcance del proyecto  Costo más honorarios con incentivos Cost Plus Incentive Fee

CPIF

Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el trabajo del contrato, recibe un honorario predeterminado y una bonificación de incentivo, dependiendo del logro de ciertos objetivos de rendimiento establecidos en el contrato  Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos Cost Plus Award Fee

CPAF

Al proveedor se le reembolsan todos los costos legítimos, pero la mayor parte de los honorarios es obtenida basándose sólo en la satisfacción de cierto criterio de desempeño definido e incorporado dentro del contrato

Tipos de Contrato vs Riesgo

Alto Costo más porcentaje del costo (CPPC)* Bajo Riesgo del Comprador Costo más honorarios fijos (CPFF) Costo más honorarios con incentivos (CPIF) Riesgo del Proveedor Incentivo de precio fijo (FPI) Bajo Precio fijo cerrado (FFP) Alto *CPPC

Cost Plus Percentaje Cost.

Se paga una cuota que se eleva a medida que aumentan los costos del contratista.

Cláusulas del contrato

 Los contratos deben incluir cláusulas específicas para tener en cuenta temas únicos del proyecto  Puede exigir pagos diferentes para experiencia laboral y educacional diferente  Una

cláusula de terminación

es una cláusula contractual que permite al comprador o proveedor terminar el contrato

Plan de gestión de las adquisiciones

 Describe cómo serán gestionados los procesos de adquisición, desde la elaboración de documentación para realizar compras externas hasta el cierre de las adquisiciones  El contenido varía en función de las necesidades del proyecto

Enunciado del trabajo (SOW*)



Enunciado del trabajo

relativo a la Adquisición (SOW)  Descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto  Define los artículos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del proyecto  Es un tipo de declaración de alcance  Un buen SOW da a los participantes en una licitación una mayor comprensión de las expectativas del comprador

* SOW S

tatement

O

f

W

ork

Plantilla de SOW*

I.

II.

III.

IV.

V.

VI.

VII.

Enunciado del trabajo:

Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo

Ubicación del trabajo:

Describe donde será realizado el trabajo y la ubicación de hardware y software

Periodo de realización:

Especifica cuando se espera que comience y termine el trabajo, horas de trabajo, número de horas por semana, cuando debe ser realizado el trabajo e información relacionada con el cronograma.

Cronograma de entregables:

Lista los entregables, los describe en detalle y especifica cuando serán terminados

Estándares aplicables:

Especifica estándares relevantes para la realización del trabajo

Criterios de aceptación:

Describe como el comprador determinará si el trabajo es aceptable

Requerimientos especiales:

Especifica requerimientos especiales como certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal, requerimientos de viajes, etc

* SOW S

tatement

O

f

W

ork

Términos



Propuesta

Documento preparado por un proveedor cuando existen diferentes enfoques para satisfacer las necesidades del comprador



Oferta o cotización

Documento preparado por los proveedores proporcionando los precios de los artículos que ha definido el comprador

Planificar la contratación

Implica la preparación de varios documentos, necesarios para que los potenciales proveedores preparen sus respuestas y para establecer los criterios de evaluación para la adjudicación del contrato  Solicitud de propuesta Request For Proposals RFP Se utiliza para solicitar propuestas de posibles proveedores de productos o servicio  Solicitud de presupuesto Requests For Quotes RFQ Se utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles proveedores de productos o servicios comunes o estándar

Plantilla de solicitud de propuesta

I. II. III. IV. V. VI. VII. Propósito del RFP* Antecedentes de la organización Requerimientos básicos Entorno de hardware y software Descripción del proceso de solicitud de propuestas Estado del trabajo e información del cronograma Posibles apéndices A. Descripción general del sistema actual B. Requerimientos del sistema C. Volumen y tamaño de datos D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP* E. Ejemplo del contrato *

RFP R

equest

F

or

P

roposal

Solicitar respuestas de proveedores

 Incluye:  Decidir a quién(es) invitar  Preparar documentación pertinente  Indicar qué se espera como respuesta   Propuestas Ofertas  Las organizaciones pueden anunciar la adquisición de bienes y servicios de varias maneras  Ir al proveedor preferido  Buscar varios proveedores potenciales  Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedores  Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a aclarar las expectativas del comprador)

Selección de proveedores

Selección de proveedores o selección de fuente  Involucra:  Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores  Escoger la mejor  Negociar el contrato (si hay lugar para ello)  Adjudicar el contrato

Criterios de selección de Proveedores

   Se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud de adquisiciones En muchas oportunidades se limita al precio de compra Otros criterios (lista parcial) :  Comprensión de la necesidad            Costo total Capacidad técnica Riesgo Garantía Capacidad financiera Capacidad de producción Tamaño y tipo de negocio Desempeño pasado de los proveedores Referencias Derechos de propiedad intelectual Derechos de propiedad exclusiva

Criterios de evaluación de propuestas

 Importante establecer los criterios de evaluación, y las preferencias, antes de hacer una solicitud formal de Solicitud de propuesta o Solicitud de presupuesto (RFP o RFQ)  Tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en el papel  Evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento en el pasado y el enfoque de la gestión  Pedir/Exigir una presentación técnica, como parte de una propuesta

Ejemplo de hoja de evaluación de propuestas

Criterio Peso Enfoque técnico Enfoque a la gestión Rendimiento pasado Precio 30% 30% 20% 20%

Total

100%

Propuesta 1

Evaluación Puntaje

Propuesta 2

Evaluación Puntaje

Propuesta 3

Evaluación Puntaje

Planificar la gestión de las adquisiciones

4.2

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 5.2

Recopilar Requisitos Plan de dirección del proyecto Documentación de requerimientos

Gestión de Adquisiciones del Proyecto

11.2

Identificar Riesgos Registro de riesgos Requerimientos de recursos de actividades 6.4

Estimar los Recursos de las Actividades 6.6

Desarrollar el Cronograma Cronograma del proyecto 7.2

Estimar Costos Estimados de costos de actividades 13.1

Identificar a los Interesados Registro de interesados Empresa/ Organización Factores ambientales de la Empresa Activos de procesos de la organización

12.1

Planificar la gestión de las Adquisiciones

Decisiones de hacer-o-comprar Plan de gestión de las adquisiciones Enunciado del trabajo de la adquisición Criterios de selección de proveedores 12.2

Efectuar Adquisiciones Documentos del proyecto actualizados Solicitud de cambios Documentos de adquisiciones 12.3

Controlar las Adquisiciones 12.4

Cerrar las Adquisiciones Documentos del proyecto 4.5

Realizar el Control Integrado de Cambios 13.1

Identificar a los Interesados 11.2

Identificar Riesgos

Planificar la gestión de las adquisiciones

Entradas

1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentación de Requisitos 3. Registro de Riesgos 4. Requisitos de Recursos de la Actividad 5. Cronograma del Proyecto 6. Estimaciones de Costos de las Actividades 7. Registro de Interesados 8. Factores Ambientales de la Empresa 9. Activos de los Procesos de la Organización

Herramientas y técnicas

1. Análisis de Hacer o Comprar 2. Juicio de Expertos 3. Investigaciones del Mercado 4. Reuniones

Salidas

1. Plan de Gestión de las Adquisiciones 2. Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición 3. Documentos de la Adquisición 4. Criterios de Selección de Proveedores 5. Decisiones de Hacer o Comprar 6. Solicitudes de Cambio 7. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que:   Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

Seleccionar proveedores

 Usualmente las organizaciones hacen una evaluación inicial de propuestas y después crean una lista más corta de proveedores potenciales para su futura evaluación  Los proveedores en la lista corta usualmente realizan una oferta final (Best And Final Offer

BAFO

)  La salida final es un contrato firmado por el comprador y el proveedor(es) seleccionado(s)

Efectuar las adquisiciones

Documentos del proyecto Empresa/ Organización Vendedores

Gestión de Adquisiciones del Proyecto

12.1

Planificar la gestión de las Adquisiciones Plan de gestión de las adquisiciones Documentos de adquisiciones Criterios de selección de proveedores Decisiones de hacer-o-comprar Enunciado del trabajo de la adquisición Documentos del proyecto actualizados Documentos del proyecto Activos de procesos de la organización Propuestas de vendedores

12.2

Efectuar Adquisiciones

Plan de dirección del proyecto actualizado Calendarios de recursos Solicitud de cambios Acuerdos 12.3

Controlar las Adquisiciones Vendedores seleccionados 4.1

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Documentos del proyecto 4.2

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 6.4

Estimar los Recursos de las Actividades 6.5

Estimar la Duración de las Actividades 6.6

Desarrollar el Cronograma 7.3

Determinar el Presupuesto 9.3

Desarrollar el Equipo del Proyecto 4.5

Realizar el Control Integrado de Cambios

Efectuar las adquisiciones

Entradas

1. Plan de Gestión de las Adquisiciones 2. Documentos de la Adquisición 3. Criterios de Selección de Proveedores 4. Propuestas de los Vendedores 5. Documentos del Proyecto 6. Decisiones de Hacer o Comprar 7. Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición 8. Activos de los Procesos de la Organización

Herramientas y técnicas

1. Conferencias de Oferentes 2. Técnicas de Evaluación de Propuestas 3. Estimaciones Independientes 4. Juicio de Expertos 5. Publicidad 6. Técnicas Analíticas 7. Negociación de Adquisiciones

Salidas

1. Vendedores Seleccionados 2. Contrato 3. Calendarios de Recursos 4. Solicitudes de Cambio 5. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que:  Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución  Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

Controlar las adquisiciones

 Asegurar que el desempeño del proveedores cumple con los requisitos contractuales  Los contratos son relaciones jurídicas, por lo que es importante que los profesionales del derecho y la contratación se involucren en la realización y la administración de los contratos

Sugerencias para el control de cambios en contratos

 Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados, aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma manera que fue aprobada la parte original del plan  La evaluación de cualquier cambio debe incluir un análisis de impacto, ¿cómo el cambio va a afectar el alcance, tiempo, costo y calidad de los productos o servicios que se prestan?  Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros del equipo del proyecto también deben documentar todas las reuniones importantes y las llamadas telefónicas

Sugerencias para el control de cambios en contratos

(continúa)  Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse en contacto para asegurarse de que el nuevo sistema satisface las necesidades del negocio y del trabajo, en un entorno operativo  Tener planes de respaldo  Usar herramientas y técnicas, tales como  Tener un sistema de control de cambios del contrato  El comprador puede llevar a cabo revisiones de desempeño, inspecciones y auditorías, …

Controlar las adquisiciones

4.2

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 4.3

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 4.5

Realizar el Control Integrado de Cambios 4.4

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

Gestión de Adquisiciones del Proyecto

Plan de dirección del proyecto actualizado 12.1

Planificar la gestión de las Adquisiciones Documentos de adquisiciones Acuerdos 12.2

Efectuar Adquisiciones Documentos del proyecto Plan de dirección del proyecto Datos sobre el desempeño del trabajo Solicitud de cambios aprobados Informes sobre el desempeño del trabajo Documentos del proyecto actualizados

12.3

Controlar las Adquisiciones

Solicitud de cambios 4.5

Realizar el Control Integrado de Cambios Activos de procesos de la organización actualizados Empresa/ Organización Información sobre el desempeño del trabajo

Controlar las adquisiciones

Entradas

1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentos de la Adquisición 3. Contrato 4. Solicitudes de Cambio Aprobadas 5. Informes sobre el Desempeño del Trabajo 6. Datos sobre el Desempeño del Trabajo

Herramientas y técnicas

1. Sistema de Control de Cambios del Contrato 2. Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones 3. Inspecciones y Auditorías 4. Informes de Desempeño 5. Sistemas de Pago 6. Administración de Reclamaciones 7. Sistema de Gestión de Registros

Salidas

1. Información sobre el Desempeño del Trabajo 2. Solicitudes de Cambio 3. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 4. Actualizaciones a los documentos del Proyecto 5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que:   Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

Buenas prácticas

Lista de las buenas prácticas para aplicarla con los compradores de servicios externos (

según la empresa Accenture

) 1.

Obtener resultados pronto y frecuentemente 2.

Contratar un socio, no sólo un proveedor 3.

Más que un contrato, establecer una relación de negocios 4.

Intercambiar influencias/ganancias 5.

Gobernar activamente 6.

Asignar un ejecutivo dedicado 7.

Enfocarse incansablemente en los objetivos primarios

Cerrar las adquisiciones

 Completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema abierto  El equipo del proyecto debe:  Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma satisfactoria  Actualizar los registros de los resultados finales  Archivar la información para uso futuro  El contrato siempre debe incluir los requisitos para la aceptación formal y cierre

Herramientas para ayudar en el cierre del contrato

 Auditorías de adquisiciones  Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones  Sistema de gestión de documentos relacionados con las adquisiciones  Documentos organizados  Localización fácil y sencilla de los documentos  Archivo adecuado de los documentos

Cerrar las adquisiciones

4.2

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Gestión de Adquisiciones del Proyecto

12.1

Planificar la gestión de las Adquisiciones Documentos de adquisiciones Plan de dirección del proyecto

12.4

Cerrar las Adquisiciones

Activos de procesos de la organización actualizados Empresa/ Organización Adquisiciones cerradas

Cerrar las adquisiciones

Entradas

1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentos de la Adquisición

Herramientas y técnicas

1. Auditorías de la Adquisición 2. Negociaciones sobre Adquisiciones 3. Sistema de Gestión de Registros

Salidas

1. Adquisiciones Cerradas 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que:   Pertenece al grupo del Proceso de Cierre Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

Software para la gestión de las adquisiciones

 Los procesadores de palabra ayudan a escribir propuestas y contratos  Las hojas de cálculo ayudan en la evaluación de proveedores  Las bases de datos ayudan a guardar información de proveedores  El software para presentaciones ayuda a mostrar información  El software de adquisición electrónica realiza electrónicamente muchas funciones de la adquisición  En Internet se puede encontrar información sobre proveedores