Transcript Mulighetenes Oppland Sikret sone i P360

Sikret sone i P360
Informasjon til brukere av Sikret sone i
P360
Mulighetenes Oppland
Innlogging sikret sone
Åpne P360 Sikret sone:
Trykk Yes:
Alternativ lenke:
https://citrix.oppland.org
Logg inn med vanlig
brukernavn og passord:
Klikk på Desktops:
Mulighetenes Oppland
Hva skal i Sikret sone i P360?
Dokumenter med sensitive personopplysninger (SPO),
jf personopplysningsloven § 2 pkt 8;
a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning
b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling
c) helseforhold
d) seksuelle forhold
e) medlemskap i fagforeninger
Mulighetenes Oppland
Utdyping av pkt. b og c


Pkt. b, Mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling
– Disiplinærstraff mot en elev som har forbrutt seg mot skolens regler,
defineres ikke som sensitiv personopplysning og omfattes ikke
Pkt. c, Helseforhold
– Særskilt inntak, alle typer dokumenter
– Årsaker til elevers fravær, ulykkestilfelle med skade på person
– Skoleskyss ved spesielle behov
– Vurdering tannbehandling
– Personaldokumenter med helseopplysninger
Mulighetenes Oppland
Riktig bruk

Det er kun dokumenter med sensitive
personopplysninger som skal i Sikret sone
– Velg riktig tilgangsgruppe


Alle andre dokumenter skal i Intern sone
Du har ikke tilgang til dokumenter på tvers av soner
– Du ser alle dokumenter i Sikret sone, men kan ikke åpne
eller redigere de som tilhører Intern sone
– I Intern sone ser du kun de dokumentene som er registrert
i Intern sone
Mulighetenes Oppland
Riktig bruk forts.


Vi anbefaler likevel at når det inngående dokumentet
er registrert i Sikret sone i P360 besvares
dokumentet i Sikret sone selv om svaret ikke er
sensitivt
Saksbehandler må gi beskjed til Arkivet snarest
dersom dokumenter er registrert i feil sone
Mulighetenes Oppland
Hvem skal ha tilgang til Sikret sone i P360

Det er tjenstlige behov som styrer hvem som skal ha
tilgang til Sikret sone
– Produksjon av dokumenter
– Behov for tilgang til dokumenter


Nærmeste leder gir beskjed til Grethe Stenberg,
Arkivet eller Mona Ring Nyheim, IKT om hvem som
trenger tilgang
Tilgangen styres av tilgangsgrupper (SPO-xxx)
Mulighetenes Oppland
Til fordeling

Til fordeling i Sikret sone i P360 vises også for
saksbehandlere, men må ikke benyttes av
saksbehandlere, det er kun leder evt. stedfortreder
som skal fordele dokumenter
Mulighetenes Oppland
Hvordan ser du at du er i Sikret sone?
Mulighetenes Oppland
Logge på Sikret sone


Du må logge på Sikret sone i P360 hver dag for å
sjekke om du har ubesvarte dokumenter eller andre
oppgaver
Du ser ikke dine ubesvarte dokumenter eller andre
oppgaver som er registrert i Sikret sone i Intern sone
Mulighetenes Oppland
Funksjonalitet som i Intern sone







Opprette dokument
Kontaktregisteret er felles for både Sikret og Intern sone –
OBS! viktig å søke om kontakten finnes allerede
Fordele dokumenter (kun leder/evt. stedfortreder)
Søke
Sende på arbeidsflyt – godkjenning eller gjennomgang
Ekspedere dokument
Utskrift - kun Follow-me print
Mulighetenes Oppland
Funksjonalitet forts.

Saker
– Felles saker for Intern sone og Sikret sone i P360
– En arkivsak kan ha dokumenter både i Intern sone og Sikret sone
– På saksnivå er hovedregelen tilgangsgruppe Public

Dokumenter
– Alle dokumenter må ha SPO-tilgangsgruppe
– Public er ikke tilgjengelig i Sikret sone på dokumentnivå

Kontaktregisteret
Felles for både Intern sone og Sikret sone
Mulighetenes Oppland
Felles arkivsak for både Intern sone og Sikret sone
Grønt er Intern sone
Rødt er Sikret sone
Dok. i Public
Mulighetenes Oppland
Dok i
tilgangsgruppe
Dok. i SPOtilgangsgruppe
Arbeidsflyt

Arbeidsflyt
– Lik funksjonalitet som i Intern sone
– De som mottar dokument til gjennomgang eller
godkjenning må godkjenne eller avslå i Sikret sone i P360
– Dersom du skal inn i dokumentet for å endre, gjøres det i
Sikret sone i P360
Mulighetenes Oppland
E-post

E-post
– Det er ikke tilgang til e-post i Sikret sone i P360
• Ikke mulig å sende et dokument fra Sikret sone på e-post
• Ikke mulig å lagre innkommen e-post i Sikret sone
– Dersom det skulle komme et sensitivt dokument på e-post,
må det skrives ut og leveres arkivet for journalføring og
skanning i Sikret sone
Mulighetenes Oppland
Flytte/kopiere dokumenter

Det er mulig å kopiere og flytte dokumenter i Sikret
sone i P360, det er ikke mulig å flytte eller kopiere
dokumenter mellom Intern sone og Sikret sone
Mulighetenes Oppland
Utskrift

Det er ikke tillatt å skrive ut dokumenter uten
Follow-me-print funksjonalitet på skrivere
Dette på grunn av sikkerhetsmessige krav, ref.
Datatilsynet
Mulighetenes Oppland
Journalføring og skanning av inngående
dokumenter




Inngående dokumenter journalføres på
skole/karrieresenter/Fylkesarkivet og Fylkesbiblioteket
Dokumentet sendes i posten til Arkivet i
Sentraladministrasjonen for skanning av
sikkerhetsmessige grunner, ref. Datatilsynet
Dokumenter med sensitive personopplysninger skal
skannes på egen godkjent skanner – det finnes i dag kun i
Sentraladministrasjonen
Løsningen tillater ikke å skanne på kopimaskin eller
vanlige skannere
Mulighetenes Oppland
Oppsummering

Journalføring av dokumenter
– Utføres på samme måte som i Intern sone

Skanning
– Dokumentene skannes på egen godkjent skanner
– Skanning skal kun skje i Sentraladministrasjonen

Kontrolloppgaver
– Dokumenter i Sikret sone, må kontrolleres i Sikret sone
Mulighetenes Oppland