Transcript MANUAL DE LEGALIZACION DE CONTRATOS

Diligenciamiento del Contrato
Contratos Devueltos
TIPS para la Legalización de
Contrato
Causales de Devolución
Verificación de documentos
Anexos
El Asesor puede proceder a reportar la venta con:
El formato LISIM diligenciado y firmado por el cliente.
Con la copia de la cedula del cliente.
 En el caso que el cliente salga rechazado y no se realice la venta, el
asesor debe enviar a Administración de Ventas el LISIM y la cédula del
cliente informando que se trata de un contrato rechazado.
Si por algún motivo el cliente después de firmado el contrato decide no
continuar, se debe anular y enviar el contrato y documentación entregada
por el cliente al área de Administración de Ventas.
 Si el cliente es aprobado, se continúa con el procedimiento.
 En la hoja principal del contrato, se registran inicialmente los datos del
cliente, los cuales deben coincidir con los datos registrados en el documento
de identidad.
 El número telefónico del contacto que se solicita en el contrato no puede
ser igual a los números telefónicos del cliente.
 Si la dirección de Facturacion es la misma de instalación, se deberá
registrar la misma dirección en el campo de instalación y en el de
facturación.
Si la dirección de facturación es una dirección sin nomenclatura, se deberá
tramitar la aprobación con el área de distribución en el Departamento de
facturación y recaudo e informar a Admón. Ventas.
En el plan de programación solo se puede marcar un plan básico. En el caso
de marcar doble por error, se debe dejar la anotación en el campo de
observaciones o comentarios importantes.
Si el cliente toma plan finca o plan profesional independiente, se deberán
registrar los datos de la dirección y contacto, de forma completa en el campo
destinado para este fin.
Se deben registrar la cantidad de equipos entregados al cliente y la
modalidad de pago ya sea en arriendo o comodato.
Se debe tener especial cuidado al diligenciar el pago inicial debido a que el
costo debe ser el real. Para el caso de clientes con promoción que afectan el
valor de suscripción, la promoción se debe especificar en el campo
observaciones o Comentarios importantes como por ejemplo: Convertidos,
Carulla, Alianza ETB, Fin de año. etc.
Se deben especificar los datos completos cuando el pago se realice con
Orden de Compra o Tarjeta de crédito. Para tarjeta de crédito debe firmar
el tarjeta habiente ya sea un tercero o el mismo cliente.
 En ningún caso se permite que el pago inicial, sea cobrado en la
Primera factura.
Los datos mas importantes son las firmas nombre y numero de cedula del
cliente, se deben registrar cada dato en la casilla para su fin, no se puede
registrar el numero de cedula e el campo firma y lo mismo sucede con los
demás campos.
En la segunda hoja, se deben registrar los datos del debito automático,
teniendo en cuenta la estandarización y características para cada tipo de
cuenta según el documento adjunto. Un poco más adelante se recordará esta
estandarización (Ver ANEXOS).
Para las firmas, si el cliente es el mismo tarjetahabiente deberá firmar en
los dos campos de lo contrario será invalido el debito.
La tercera hoja es el Anexo H y Bienvenido a DIRECTV. En el se describen
las condiciones generales del servicio, tanto de tiempo como de uso. El
cliente debe diligenciarlo y firmarlo en el momento de la compra y firma del
contrato. El Asesor de igual forma debe firmar este documento.
En el campo de Plan contratado, se debe registrar el plan que toma el
cliente en el momento de la suscripción, independientemente de la
promoción vigente.
En el precio mensual, se debe registrar el valor full, sin importar que el
cliente tenga una promoción que cubra varios meses como por ejemplo:
Promoción Sorpresa, Premium HBO o MOVIE CITY, etc. Esto también hace que
el cliente comprenda el beneficio que recibe.
Menú inicio
Calidad Del Documento
El contrato no puede presentar enmendaduras como:
Datos Sobrepisados, datos entre paréntesis, corrector liquido.
No puede estar roto así este con cinta pegante, ni mojado o presentar
manchas de líquidos.
El contrato debe tener los datos completos y estos deben coincidir con lo
ingresado en el sistema, de lo contrario será devuelto.
Las firmas deben coincidir en todos los documentos del contrato y sus
anexos.
Documentos Anexos
Persona Natural
Persona Jurídica
LISIM
LISIM persona Jurídica
Contrato
Contrato
Soporte de Pago
Soporte de pago u Orden de compra
Documento Identidad
Cámara y Comercio o Resolución
Formato de Año anticipado
Documento de Identidad Rep. legal.
Formato Alianza
Formato para cliente comercial
Documento de promoción (Según sea el
caso)
Cotización
Check List de Documentos
Documento de promoción (Según sea el caso)
Check List de Documentos
Documentos Anexos Persona Natural/Jurídica
Soporte de Pago: Este documento se anexa cuando es pago en efectivo, los
agentes comerciales lo deben anexar únicamente cuando se trate de año
anticipado. Los asesores directos y agentes que no tienen modalidad cruce de
comisiones deben anexarlo en todos los casos. El pago se debe realizar en las
cuentas de suscripción únicamente, ya que el pago podría no quedar aplicado
generando valor adicional en la factura del cliente.
NO se permiten
transferencias dado que no se puede ingresar la referencia como IBS o Número
de Cedula del cliente.
Formato LISIM: Este documento lo debe diligenciar directamente el cliente y
en la parte inferior debe registrar su nombre, firma y cédula.
Debito automático: Debe ser diligenciado correctamente mencionando la
entidad bancaria y sin dejar espacios entre los números de la cuenta. Si
el tarjeta habiente es una tercera persona se debe anexar la
fotocopia de cédula de esta persona.
Documentos Anexos Persona Natural/Juridica
Documento de Identidad: Se debe anexar copia ampliada al 150%, para que
los datos como nombres, apellidos y número de identificación se puedan
observar claramente.
Formato de Año Anticipado: Es indispensable cuando el cliente toma la
opción de año anticipado. Este documento debe estar firmado por el cliente.
Formato Alianza: Este documento se debe anexar y diligenciar en el caso que
el cliente tome alguna de las alianzas comerciales (ETB, Emcali, Carulla, entre
otros). Para el caso de las alianzas con grandes cadenas como Carulla,
Olímpica, Éxito, es ideal se envíe copia del original del documento soporte
dado que este es en papel químico y con el tiempo desaparecen los datos.
Documentos Anexos Persona Jurídica
Orden de Compra: Si el pago no se realiza en efectivo o con tarjeta de
crédito, se debe enviar en original una orden de compra expedida por la
empresa que toma la afiliación.
Formato Lisim Persona Jurídica: Es indispensable que el representante legal
o la persona encargada sea quien diligencie el formato y en la parte inferior se
registre, nombre, firma y cédula del representante legal.
Formato Cliente Comercial; Este documento es fundamental para verificar
datos de instalación, facturación y la persona encargada del área que realizara
los pagos de mensualidad.
Cotización: Se deberá anexar la cotización entregada y enviada a la empresa,
la cual debe estar firmada por el Gerente regional y Jefe de Ventas.
Documentos Anexos Persona Jurídica
Cámara y Comercio: Para los clientes comerciales es indispensable anexar el
documento de cámara y comercio. Este documento debe tener una fecha de
expedición no mayor a 90 días.
Para el caso de batallones, parroquias, entidades sin animo de lucro, el
documento a anexar debe ser la Resolución que otorga el estado.
Para que el asesor tenga presente siempre los documentos que se deben
anexar al contrato de suscripción, contará y deberá diligenciar un check List
que contiene toda esta información. (Ver ANEXOS).
El contrato diligenciado completamente, con las firmas respectivas
y los anexos correspondientes, se debe enviar a ASSENDA. Los
contratos se deben enviar con una relación y debe ser dentro de las
fechas establecidas por Administración de Ventas.
Al contrato no encontrarse completo,
considerara contrato inconsistente.
no se tramitará y se
El tiempo para la legalización del contrato es de 1 mes. El cual se
cuenta a partir de la fecha del reporte de la venta. Tiempo que No
se extiende bajo ningún motivo en el caso de ser devuelto.
 Se establece un tiempo máximo de 2 días horario bancario para que el
Asesor y/o Agente Comercial consignen los dineros de suscripción según sea
el caso.
Bajo ninguna circunstancia se cargaran valores de suscripción a la 1ra
factura del cliente, a excepción de las personas jurídicas que ingresan con
orden de compra.
Menú inicio
A continuación algunas recomendaciones adicionales en el diligenciamiento
del contrato y algunos documentos para evitar su devolución.
Se debe registrar el mismo
número de contrato que se
legaliza en el reporte de la
venta.
La información del suscriptor
debe coincidir exactamente
con los datos del documento
de identidad.
La dirección de
facturación debe ser la
misma que la registrada
en el sistema. Debe
estar completa. Tener
cuidado en el registro de
la información para
evitar inconsistencias.
Contrato
Los datos deben estar
diligenciados en su totalidad.
La firma debe quedar en el
campo correspondiente.
Formato debito automático
La información del titular de
la suscripción debe coincidir
exactamente con los datos
del documento de identidad.
Deben ser diligenciados en su
totalidad.
La información del titular del
debito automático debe
coincidir exactamente con los
datos del documento de
identidad. Deben ser
diligenciados en su totalidad.
Diligenciar solo uno de los
campos “Información cuenta
corriente/ahorros” o
“Información tarjeta de
crédito” no ambas. Tener en
cuenta estandarización de la
cuentas para D.A. Lo mejor es
solicitar el extracto bancario
y/o plástico de tarjeta según
corresponda para verificar los
datos.
Formato debito automático
La firma del titular de la
suscripción debe coincidir con
la registrada en todos los
documentos. La firma del
titular del debito automático
debe coincidir
preferiblemente con la
registrada en el documento
de identidad. Si el titular de la
suscripción y del debito son la
misma persona, las dos firmas
deben ser iguales.
Anexo H
La información debe registrar
según lo capturado y ofrecido
al cliente. Muy importante
que registre el valor de la
mensualidad, teniendo en
cuenta promociones y tarifas
actuales.
Los datos deben estar
diligenciados en su
totalidad. La firma debe
quedar en el campo
correspondiente.
Formato Lisim
La información del suscriptor
debe coincidir exactamente
con los datos del documento
de identidad.
Los datos debe diligenciarse
en su totalidad
Formato Lisim
La información del
suscriptor debe coincidir
exactamente con los
datos del documento de
identidad.
Los datos deben
estar
diligenciados en
su totalidad. La
firma debe
quedar en el
campo
correspondiente.
Formato Alianza
Los datos debe ser
diligenciados en su
totalidad.
Los datos deben
estar
diligenciados en
su totalidad. La
firma debe
quedar en el
campo
correspondiente.
POLITICA DE VERIFICACIÓN DE CÉDULAS
La fuerza de venta directa y de Agentes Comerciales, deben validar lo
siguiente:
La cédula de ciudadanía debe corresponder a la persona que está firmando
el contrato. En las nuevas cédulas las fotos son recientes y esto se puede
validar fácilmente.
Las ventas con Débito Automático a tarjeta de crédito, el asesor debe
solicitar al cliente la tarjeta física y validar que el número registrado en el
formato de autorización de débito, sea el mismo de la tarjeta.
Verificar que la firma registrada en el contrato, coincida con la del
formato de Débito Automático, cuando el débito corresponda a la persona
que está realizando la compra y figure como suscriptor.
Se considera como cédula ilegible lo siguiente:
 Número de identificación borroso (uno o más números de identificación
ilegibles).
 Nombre y/o apellidos borrosos (una o más letras de nombres y/o apellidos
ilegibles).
 Fotos que no estén bien definidas (dibujadas, sobrepuestas, oscuras,
borrosas)
 Datos incompletos o borrosos de fecha de nacimiento, fecha de expedición
y grupo sanguíneo.
 Los números que aparecen debajo del código de barras estén borrosos,
ilegibles o que no figuren.
 Fondos de seguridad no visibles en la fotocopia.
EJEMPLOS
EJEMPLOS CEDULAS ILEGIBLES
EJEMPLOS CEDULAS ILEGIBLES
PARA TENER EN CUENTA
Clasificacion de
Cedulas
Mujeres
Hombres
NUIP
Rangos de Numeracion
20.000.000 A 69.999.999
1 A 19.999.999 - 70.000.000 A 100.000.000
1.XXX.XXX.XXX
VERIFICACIÓN DE CONTRASEÑAS
TIPO 1
Actualmente existen 2 tipos de contraseñas
******
*************
TIPO 2
Estas contraseñas son validas si:
 Tienen sello de la registraduría.
 Tienen firma del funcionario que realizo el proceso de certificación.
Por ahora y hasta nueva orden podemos recibir las contraseñas con o sin sello
con un documento adicional como: licencia de conducción, carnet de EPS,
pasaporte, carnet estudiantil para el caso de extranjeros.
En caso que la contraseña no esté certificada se debe validar por otros
medios que la persona sea la propietaria de la identificación, así:
 El contrato debe ser firmado en presencia del asesor.
 No debe haber inconsistencias en las firmas de cada documento.
 Si tiene acceso a internet validar documento entregado.
Menú inicio
Se considera contrato devuelto, todo contrato y/o documento que presente
inconsistencia en su diligenciamiento e información.
 Administración de ventas envía un informe semanalmente, el cual
contiene los datos de inconsistencias de dos días hábiles vencidos anteriores
al día del envío del mismo. Ej. Si se envía un día Lunes solo traerá
información hasta el día miércoles de la semana anterior.
 Las soluciones de las inconsistencias por contratos devueltos deben
enviarse escaneadas (si se trata de la corrección de contrato y/o anexo H, se
debe enviar adicionalmente los soportes físicos) a la regional para que a su
vez estos sean enviados al área de Administración de ventas, para la solución
del contrato devuelto. Por ningún motivo se deben enviar soluciones de
contratos devueltos a Assenda.
 El no detectarse inconsistencias en un contrato, no exime al Asesor y/o
Agente de la responsabilidad sobre la venta en caso de un reclamo.
 Si el contrato es devuelto, se debe tener en cuenta la fecha de reporte de
la venta y el envío de solución de inconsistencias para el pago de comisión,
pues como ya se había mencionado se tiene 1 mes para legalizar la venta
después de reportada.
 En lo casos que el contrato sea devuelto por dirección de facturación no
se requiere el envío de ningún documento, solo con la confirmación vía email de la dirección es suficiente.
 Si la dirección no tiene nomenclatura, se debe contar con la autorización
de distribución (Área de Facturación y Recaudo), para la solución de la
inconsistencia. La autorización solo debe ser solicitada por las secretarias de
las regionales. El tiempo de respuesta a dicha solicitud será de un día hábil
en caso de ser cierre y dos días hábiles si no es cierre.
 En el caso que el asesor detecte un error en el diligenciamiento del
contrato o en el reporte de la venta y llame a la línea a corregirlo, deberá
de igual forma notificarlo a Administración de Ventas para que de esta
manera ASSENDA no genere una inconsistencia.
Menú inicio
A continuación se describen las causales de devolución con su respectiva
definición:
CAUSAL DEVOLUCION
DETALLE DEVOLUCION
Definición
Solución
00. Contrato
Falta Tipo Documental
El documento no se recibe
Enviar documento
00. Contrato
Nombres y/o numero de cedula
correctos?
Lo datos registrados en el sistema
y/o contrato no coinciden con el
documento de identidad
Cambiar contrato y/o informar a Admon. Ventas para la
corrección en el sistema
Enviar dirección correcta con nomenclatura completa,
barrio, ciudad y departamento. Si la dirección no tiene
nomenclatura primero debe ser aprobada por
distribuciones. Se debe enviar correo con la autorización
para cerrar la inconsistencia. Si se realiza la corrección por
AI y/o servicio al cliente se debe informar a Admon. Ventas
para cerrar la inconsistencia.
Cambiar documento
00. Contrato
Dirección errada total de
facturación?
La dirección de facturación
capturada desde Smart Dealer es
diferente a la del contrato y/o es
una dirección sin nomenclatura no
aprobada.
00. Contrato
Documento con tachones o
enmendaduras en el contrato?
Documento no valido
Firma coincide o existe?
Documento sin firmas en el campo
correspondiente o no coincide con Se debe enviar documento con la firma correcta y/o en el
la firma de los otros documentos del campo correcto que coincida con la registrada en los demás
contrato (Anexo H, Lisim, etc.)
documentos.
00. Contrato
00. Contrato
Existe firma o sello de televentas?
00. Contrato
Documento original?
Venta con contrato de papelquimico
sin firma (solo aplica para
televentas). En lo casos que se
encuentre esta tipología para ventas
de otro agente la causal asociada es
Firma coincide o existe?
Se debe enviar el documento con firma o sello
Solo se encuentra la copia azul y no
el original
Enviar original
CAUSAL DEVOLUCION
02. Anexo H / Bienvenida DIRECTV
DETALLE DEVOLUCION
Definición
Solución
Falta Tipo Documental
El documento no se recibe
Enviar documento
02. Anexo H / Bienvenida DIRECTV
Firma coincide o existe?
Documento sin firmas en el campo
correspondiente o no coincide con la Se debe enviar documento con la firma correcta y/o en el
firma de los otros documentos del
campo correcto que coincida con la registrada en los demás
contrato (Contrato, Lisim, etc.)
documentos.
02. Anexo H / Bienvenida DIRECTV
Documento legible?
El documento no es legible
Enviar documento legible
02. Anexo H / Bienvenida DIRECTV
Documento con tachones o
enmendaduras?
Documento no valido
Cambiar documento
03. Formato Relacion IBS Clientes
Comerciales
Falta Tipo Documental
El documento no se recibe
Enviar documento
04. Documento de Identificacion
Falta Tipo Documental
El documento no se recibe
Enviar documento
04. Documento de Identificacion
Documento legible?
El documento no es legible
Enviar documento legible. Tener en cuenta la politica de
cédulas ilegibles. (Directflash 019-011).
04. Documento de Identificacion
Falta documento soporte?
Enviar documento con la condiciones correctas (Ver
No se recibe documento o es ilegible Directvflash 019-011)
05. Formato Debito Automatico
Falta Tipo Documental
El documento no se recibe
05. Formato Debito Automatico
Existen datos del titular de Débito?
El campo del titular del debito no esta
diligenciado o es incorrecto con
respecto al documento de identidad Enviar formato de debito con datos correctos.
05. Formato Debito Automatico
Error en número de documento de
identidad del titular del debito?
El número de documento del titular
del debito es incorrecto con respecto
al documento de identidad
Enviar formato de debito con datos correctos.
Enviar documento
CAUSAL DEVOLUCION
DETALLE DEVOLUCION
Definición
Solución
Error número de cuenta/tarjeta?
El debito no cumple con los
parametros de la estandarización de
los debitos y/o es diferente a lo
registrado en el sistema.
Enviar formato de debito con datos correctos.
05. Formato Debito Automatico
El banco corresponde?
No se diligencia o no es clara la
información del banco. Tener en
cuentra estandarización de debitos. Enviar formato de debito con datos correctos.
05. Formato Debito Automatico
Selección invalida de bancos, tipo de No se diligencia o no es claro si es
cuenta, y sistema?
cuenta de ahorros, corriente o TDC. Enviar formato de debito con datos correctos.
05. Formato Debito Automatico
05. Formato Debito Automatico
Falta criterio bébito automático?
Diligencia los campos de cuenta
corriente y/o ahorros y/o no se
aclara que tipo de cuenta es.
05. Formato Debito Automatico
Error información débito
automático?
La información registrada en el
sistema no coincide con el formato
recibido.
05. Formato Debito Automatico
Firma coincide o existe?
Documento sin firmas en el campo
correspondiente o no coincide con la Se debe enviar documento con la firma correcta y/o en el
firma de los otros documentos del campo correcto que coincida con la registrada en los demás
contrato (Anexo H, Lisim, etc.)
documentos.
05. Formato Debito Automatico
Documento con tachones o
enmendaduras en el formato de
Débito Automático?
Documento no valido
Cambiar documento
06. Formato Lisim
Falta Tipo Documental
El documento no se recibe
Enviar documento
Firma coincide o existe?
Documento sin firmas en el campo
correspondiente o no coincide con la Se debe enviar documento con la firma correcta y/o en el
firma de los otros documentos del campo correcto que coincida con la registrada en los demás
contrato (Anexo H, Contrato etc.)
documentos.
06. Formato Lisim
Enviar formato de debito con datos correctos.
Enviar formato de debito con datos correctos.
CAUSAL DEVOLUCION
DETALLE DEVOLUCION
Definición
Solución
06. Formato Lisim
Documento con tachones o
enmendaduras en el formato Lisim?
Documento no valido
Cambiar documento
06. Formato Lisim
Documento legible?
El documento no es legible
Enviar documento legible
06. Formato Lisim
08. Desprendibles Redencion de
Puntos
Datos completos?
Lo datos estan incompletos
Se debe enviar documento con los datos completos
Falta Tipo Documental
El documento no se recibe
Enviar documento
09. Factura Otro Operador
10. Documento Soporte Documento
Identificacion
11. Autorizacion Unificacion de
Facturas
Falta Tipo Documental
El documento no se recibe
Enviar documento
Falta Tipo Documental
El documento no se recibe
Enviar documento
Falta Tipo Documental
El documento no se recibe
Enviar documento
Firma coincide o existe?
Documento sin firmas en el campo
correspondiente o no coincide con la Se debe enviar documento con la firma correcta y/o en el
firma de los otros documentos del
campo correcto que coincida con la registrada en los demás
contrato (Anexo H, Lisim, etc.)
documentos.
Documento con tachones o
enmendaduras en el formato de
unificacion de facturas?
Documento no valido
Cambiar documento
Documento legible?
El documento no es legible
Enviar documento legible
Falta Tipo Documental
El documento no se recibe
Enviar documento
12. Formato Alianza Internet
Firma coincide o existe?
Documento sin firmas en el campo
correspondiente o no coincide con la Se debe enviar documento con la firma correcta y/o en el
firma de los otros documentos del
campo correcto que coincida con la registrada en los demás
contrato (Anexo H, Lisim, etc.)
documentos.
12. Formato Alianza Internet
Documento legible?
El documento no es legible
12. Formato Alianza Internet
Documento con tachones o
enmendaduras en el formato Alianza
Internet?
Documento no valido
11. Autorizacion Unificacion de
Facturas
11. Autorizacion Unificacion de
Facturas
11. Autorizacion Unificacion de
Facturas
12. Formato Alianza Internet
Enviar documento legible
Cambiar documento
CAUSAL DEVOLUCION
13. Formato Año anticipado
13. Formato Año anticipado
13. Formato Año anticipado
13. Formato Año anticipado
13. Formato Año anticipado
14. Formato de Informacion Clientes
Comerciales
14. Formato de Informacion Clientes
Comerciales
14. Formato de Informacion Clientes
Comerciales
14. Formato de Informacion Clientes
Comerciales
15. Camara de Comercio / RUT /
Resolucion
15. Camara de Comercio / RUT /
Resolucion
18. Orden de Compra
19. Extracto Bancario
Consignacion
Menú inicio
DETALLE DEVOLUCION
Falta Tipo Documental
Definición
El documento no se recibe
Enviar documento
Documento sin firmas en el campo
correspondiente o no coincide con la
firma de los otros documentos del
contrato (Anexo H, Lisim, etc.)
El documento no es legible
Se debe enviar documento con la firma correcta y/o en el
campo correcto que coincida con la registrada en los demás
documentos.
Enviar documento legible
Documento no valido
Cambiar documento
Datos completos?
Lo datos estan incompletos
Se debe enviar documento con los datos completos
Falta Tipo Documental
El documento no se recibe
Enviar documento
Firma coincide o existe?
Documento sin firmas en el campo
correspondiente o no coincide con la Se debe enviar documento con la firma correcta y/o en el
firma de los otros documentos del
campo correcto que coincida con la registrada en los demás
contrato (Anexo H, Lisim, etc.)
documentos.
Firma coincide o existe?
Documento legible?
Documento con tachones o
enmendaduras en el formato Año
anticipado?
Datos completos?
Lo datos estan incompletos
Documento con tachones o
enmendaduras en el formato Clientes
Comerciales?
Documento no valido
Solución
Se debe enviar documento con los datos completos
Cambiar documento
La cámara de comericio o RUT están
vigentes?
Camara de comercio no puede tener
más de 90 días de expedición. La fecha
de referencia para la verificación, es la
fecha en que se envia el contrato para
legalizar.
Enviar Camara de comercio vigente
Falta Tipo Documental
Falta Tipo Documental
Falta Tipo Documental
Falta Tipo Documental
El documento no se recibe
El documento no se recibe
El documento no se recibe
El documento no se recibe
Enviar documento
Enviar documento
Enviar documento
Enviar documento