Transcript manpro 5 - WordPress.com

(Modul 5)
Mengorganisir berarti : mengatur unsur-unsur sumber daya seperti tenaga kerja,
material, dana, dll. dalam suatu gerak langkah yang sinkron untuk mencapai tujuan
organisasi.
 Dalam organisasi disusun dan diletakkan dasar-dasar pedoman dan petunjuk
kegiatan, jalur pelaporan, serta pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing
bagian organisasi.
 Setiap organisasi memiliki tujuan yang berbeda sehingga susunan organisasinya juga
berbeda satu dengan yang lainnya.
 Proses mengorganisir proyek, berturut-turut :
1. Melakukan Identifikasi dan Klasifikasi Pekerjaan
Contoh : menyiapkan gambar desain, membeli matrial, konstruksi
2. Mengelompokkan Pekerjaan
Contoh : mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan ke dalam unit-unit kerja
3. Menyiapkan Pihak yang Akan Menangani Pekerjaan
Contoh : memilih keterampilan dan keahlian sesuai dengan kebutuhan
4. Mengetahui Wewenang dan Tanggung Jawab, serta Melakukan Pekerjaan
Penting untuk menghindari tumpang tindih dan duplikasi
5. Menyusun Mekanisme Koordinasi
Diperlukan dalam rangka sinkronisasi pekerjaan

[email protected]
2


Struktur Organisasi menggambarkan hubungan formal dalam penyelenggaraan
organisasi :
1. Macam pokok-pokok kegiatan organisasi (pemasaran, manufaktur, dll.)
2. Pembagian kelompok atau subsistem
3. Hirarki wewenang dan tanggungjawab bagi kelompok dan pimpinan
4. Pengaturan kerjasama, jalur pelaporan dan komunikasi meliputi jalur
vertikal dan horisontal
Bentuk struktur formal :
1. Struktur Organisasi Fungsional
Disusun berdasarkan fungsi-fungsi yang dibutuhkan, cocok untuk organisasi
yang memiliki kegiatan operasional rutin dan stabil.
2. Struktur Organisasi Produk dan Area
Pada lapisan pertama disusun berdasarkan setiap jenis produk yang dibuat
atau tempat kegiatan (area), dan masing-masing organisasi tersebut juga
mempunyai struktur fungsional pada lapisan kedua.
3. Struktur Organisasi Matriks
Memungkinkan terbentuknya jalur formal vertikal dan juga horisontal.
[email protected]
3

Dalam menyusun organisasi proyek di samping harus memenuhi persyaratan umum
sebagaimana layaknya organisasi formal, juga harus memungkinkan diterapkannya
konsep manajemen proyek, sehingga harus memperhatikan unsur-unsur berikut :
a. arus horisontal di samping vertikal
b. penanggungjawab tunggal penyelenggaraan proyek
c. pendekatan sistem dalam perencanaan dan implementasi

Jenis struktur organisasi proyek yang memenuhi hal-hal di atas :
1. Organisasi Proyek Fungsional (OPF) dan Organisasi Proyek Koordinator
(OPK)
Pada OPF, lingkup kegiatan proyek diserahkan dan menjadi bagian kegiatan
fungsional dari suatu bagian fungsional yang telah ada. Sedangkan pada OPK,
selain adanya ‘penitipan’ pekerjaan proyek kepada unit kegiatan fungsional yang
ada, ditunjuk pula seorang koordinator proyek.
2. Organisasi Proyek Murni (Task Force/Gugus Tugas)
Penanganan proyek ditangani oleh sebuah tim (departemen/divisi) tersendiri yang
kedudukannya sejajar dengan departemen atau divisi lain.
3. Organisasi Proyek Matriks
Menggabung dua unsur dasar (o. fungsional dan o. proyek), setiap bagian terikat
dengan dept. fungsionalnya dan juga terikat dengan Pimpro dalam menangani
proyek.
[email protected]
4

Dalam memilih struktur organisasi proyek yang akan diterapkan perlu
memperhatikan kemandirian proyek.
OP. Fungsional

KEMANDIRIAN
OP. Murni
Untuk menerapkan Struktur Organisasi Proyek Matriks, penentuan status
kemandirian suatu proyek sangat tergantung pada faktor obyektif dan subyektif.
Kemandirian Proyek
dalam Struktur OPM
Faktor Obyektif
• Volume Kegiatan
• Kompleksitas Kegiatan
• Jenis Kegiatan
• Lokasi Kegiatan
• Ketersediaan SDM & Alat
[email protected]
Faktor Subyektif
• Kebijakan Pimpinan
- Strategi Usaha
- Spesialisasi
- Penyerapan
Teknologi
• Kultur Organisasi
5
 Kesimpulan
:
Organisasi Proyek Fungsional sangat terbatas, sehingga alternatif lainnya
adalah Organisasi Proyek Murni atau Organisasi Proyek Matriks, tergantung
pada sifat-sifat dominan seperti terlihat berikut ini :
OPMi
• Pengelolaan proyek yang secara potensial lebih efektif dalam
mencapai sasaran jadwal dan mutu
• Pengelolaan proyek yang secara potensial lebih efisien
dalam penggunaan sumber daya
• Proyek besar dan terkait erat dengan nama (prestasi)
perusahaan
• Peningkatan kualitas personil
• Kemampuan menangani multi proyek
• Pengembangan jenjang karir
• Identitas tim dan komitmen personil untuk dapat mencapai
target
• Potensi timbulnya konflik antarpeserta maupun antar individu
OPM
x
x
x
x
x
x
x
x
Sifat-sifat OP. Murni dan OP. Matriks untuk Berbagai Fenomena
[email protected]
6
 Jika
pada suatu wantu yang bersamaan, sebuah perusahaan Engineering
Manufaktur-Konstruksi atau pemilik proyek harus menangani beberapa proyek
sekaligus (multiple project), maka masalah yang biasanya timbul adalah alokasi
sumber daya yang terbatas, ditinjau dari sisi kepentingan perusahaan secara
menyeluruh.
 Untuk itu diperlukan seorang Koordinator Pelaksana yang fungsi utamanya adalah
mengatur penggunaan sumber daya yang dibutuhkan dan diperebutkan oleh
proyek-proyek yang sedang berjalan
 Secara umum tanggung jawab Koordinator Pelaksana adalah :
◦ Mengusahakan terpenuhinya kebutuhan sumber daya untuk proyek-proyek yang
berada di bawah koordinasinya.
◦ Mengatur penggunaan sumber daya tersebut, yang berarti jumlah, jadwal, maupun
prioritasnya disesuaikan dengan keperluan masing-masing proyek berdasarkan
kepentingan perusahaan.
◦ Memantau dan mengawasi pelaksanaan proyek agar di samping memenuhi
kontrak EPK (engineering, pengadaan, dan konstruksi), juga sejalan dengan
kebijakan perusahaan.
◦ Bersama-sama dengan departemen fungsional membina pengembangan dan
peningkatan keahlian atau profesi tenaga-tenaga proyek.
[email protected]
7

Jika ditinjau secara luas, Tim Proyek adalah semua pihak yang
berkepentingan dan terlibat dalam penyelenggaraan dan hasil
proyek, disebut juga Stake Holder.
Pihak III
Pihak II
Pimpinan
Perusahaan
Subkontraktor
Rekanan
Konsultan
[email protected]
Pihak I
Bidang
Fungsional
Pimpro
Anggota
Tim Inti
Pemilik
Bidang
Fungsional
Pemakai
Penyandang
Dana
8
 Komponen
Tim Inti Proyek Terdiri Atas :
 Manajer proyek sebagai kepala tim inti
 Tim inti yang bertugas penuh (full time) untuk proyek, biasa disebut
staf pimpro atau personil kantor proyek
 Bidang fungsional hanya sebagai pendukung proyek
 Pimpro
dan Tim Inti Mempunyai Arus Kegiatan :
 Vertikal ke atas, pelaporan kepada pimpinan perusahan
 Horisontal, koordinasi dengan bidang-bidang fungsional (intern)
dan dengan pihak lain di luar tim inti (pemilik, subkontraktor,
konsultan, rekanan, dll.)
 Vertikal ke bawah, memimpin, memberi petunjuk, dan
mengkoordinasi tim inti dalam kegiatan-kegiatan perencanaan,
pengendalian, dan implementasi proyek
[email protected]
9