Transcript Upravljanje projektnim ciklusom 2

Upravljanje projektnim ciklusom
Projekt jednako razvoj (www.pjr.hr)
Ivan Serdarušić
Knin, 18.-20.10.2011.
P | J| R
C O N SU LTI N G
1.
Upute za prijavitelje
P | J| R
C O N SU LTI N G
Guidelines for Applicants
• Najvažniji dokument natječaja
• U njemu su definirani svi kriteriji važni za izradu
projektnih prijedloga i način selekcije projekata
• Potrebno je dobro pročitati i konzultirati dokument
tokom čitavog procesa izrade projekta i prijave na
natječaj
• Sve počinje sa jesam li prihvatljiv prijavitelj / partner...
(vlastita procjena)
P | J| R
C O N SU LTI N G
Guidelines for Applicants
• Ciljevi natječaja
• Potencijalne ciljne skupine
• Prihvatljivost aktivnosti (relevantnost)
• Obrazac za ocjenjivanje – moguće provjeriti svoj
prijedlog
• Upute za slanje (rok, način pakiranja, izgled
omotnice)
P | J| R
C O N SU LTI N G
Sadržaj Uputa
1.1 Osnova za dodjelu nepovratnih sredstava
1.2 Ciljevi i prioriteti programa
1.3 Raspodjela financijskih sredstava što ih dodjeljuje ugovaratelj
2.1 Kriteriji prihvatljivosti
2.1.1 Prihvatljivi podnositelji zahtjeva: tko se može prijaviti ?
2.1.2 Partnerstva i prihvatljivi partneri
2.1.3 Prihvatljive aktivnosti: aktivnosti za koje se može podnijeti
prijava
2.1.4 Prihvatljivost troškova: troškovi koji se mogu financirati u
okviru nepovratnih sredstava
P | J| R
C O N SU LTI N G
Sadržaj Uputa
2.2 Kako se prijaviti i popratne procedure
2.2.1 Obrazac prijave
2.2.2 Gdje i kako poslati prijave
2.2.3 Rok za podnošenje prijava
2.2.4 Dodatne informacije o prijavi
2.3 Ocjena i odabir prijava
2.4 Podnošenje popratne dokumentacije za privremeno izabrane prijave
2.5 Obavijest o odluci ugovaratelja
2.5.1 Sadržaj odluke
2.5.2 Indikativna vremenska tablica
2.6 Uvjeti za provedbu aktivnosti nakon donošenja odluke ugovaratelja o
dodjeli nepovratnih sredstava
P | J| R
C O N SU LTI N G
Praćenje Uputa
 Provedbene agencije - objava
 Internet promjene (Corrigendum of GfA)
 Moguće mijenjanje uvjeta natječaja, roka i sl.
 Q&A
 Besplatne radionice
P | J| R
C O N SU LTI N G
2.
Prijavni obrazac
P | J| R
C O N SU LTI N G
Ključni koraci
1. Upoznati se s Uputama za prijavitelje (preporuka:
potražite na jeziku koji vam odgovara, ali engleska je
službena verzija)
2. Proučiti prihvatljivost prijavitelja i partnera (preporuka:
utvrditi jesam li prihvatljiv kao partner / prijavitelj)
3. Proučiti ciljeve natječaja i ciljnu skupinu te prihvatljive
aktivnosti projekata (preporuka: razmišljati inovativno)
4. Pregled projektne dokumentacije koja je potrebna za
prijavu (preporuka: jednom tjedno otvorite web-stranicu
s natječajem
P | J| R
C O N SU LTI N G
Ključni koraci
5. Odabir i dogovor o partnerstvu na projektu (preporuka:
uvijek imati partnere)
6. Sastavljanje tima za izradu projekta (preporuka:
konzultirati iskusnije)
7. Korištenje alata u izradi logičke matrice (preporuka:
uvijek prvo napraviti LF, a onda raspisati projekt)
8. Slanje projektne prijave na natječaj (preporuka: paziti
na tekst omotnice i rok)
P | J| R
C O N SU LTI N G
Projektna prijava
• Logička matrica (3 stranice)
• Prijavni obrazac (40-65 stranica)
• Koncept projekta (5 stranica)
• Proračun projekta (10 stranica)
• Original + 3 kopije + CD
P | J| R
C O N SU LTI N G
Sadržaj AF






CONCEPT NOTE
FULL APPLICATION FORM
LOGICAL FRAMEWORK
BUDGET FOR THE ACTION
EXPERIENCE OF SIMILAR ACTIONS
THE APPLICANT
P | J| R
C O N SU LTI N G
Sadržaj AF
 PARTNERS OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN




THE ACTION
ASSOCIATES OF THE APPLICANT PARTICIPATING
IN THE ACTION
CHECKLIST
DECLARATION BY THE APPLICANT
ASSESSMENT GRID
P | J| R
C O N SU LTI N G
Sadržaj – dio o prijavitelju
 EXPERIENCE OF SIMILAR ACTIONS
 IDENTITY
 PROFILE
 Target group(s)
 CAPACITY TO MANAGE AND IMPLEMENT ACTIONS
 Experience by Geographical area (country or region)
 Resources: Financial data & Financing Source(s)
 Number of staff (full-time equivalent)
 LIST OF THE MANAGEMENT BOARD/COMMITTEE
P | J| R
C O N SU LTI N G
Sadržaj – partneri itd.
 PARTNERS OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN THE







ACTION
DESCRIPTION OF THE PARTNERS
PARTNERSHIP STATEMENT
ASSOCIATES OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN
THE ACTION
CHECKLIST
DECLARATION BY THE APPLICANT
ASSESSMENT GRID
Iskustvo i financijski kapacitet nose 20/100 bodova
(min 12)
P | J| R
C O N SU LTI N G
Checklist
P | J| R
C O N SU LTI N G
Vježba 1: iskustvo prijavitelja
Odaberite jednu aktivnost / projekt iz vlastitog iskustva
prethodne 3 godine koja ocrtava vašu sposobnost
upravljanja
Upišite:
 Naziv aktivnosti i sektor u koji spada te lokaciju
 Ukupni trošak, te udio financiranja donora
 Trajanje aktivnosti i kratki opis ciljeva i rezultata aktivnosti
 Ove tablice koristiti će za procjenu imate li dostatno i
stabilno iskustvo upravljanja aktivnostima u istom sektoru i
usporedive veličine onoj koja se traži projektnim prijedlogom
P | J| R
C O N SU LTI N G
Vježba 1: iskustvo prijavitelja
Project title:
Location of the
action
…
Sector (see section 2.2 of section II):
Cost of the action
(EUR)
…
lead manager or partner
Donors to the action
(name)[1]
…
…
Amount contributed
(by donor)
…
Dates (from dd/mm/yyyy
to dd/mm/yyyy)
…
Objectives and results of the action
P | J| R
C O N SU LTI N G
Dio o partnerima - savjeti
 Original potpisi partnera na vrijeme!
 Na vrijeme i podaci koji se stavljaju u dio o partneru
(uvijek provjeriti)
 Uzeti od partnera statut (akt o osnivanju) i upis u registar /
statistika, OIB
 Partneru svakako dostaviti kopiju projektne prijave po
slanju finalne verzije na natječaj
P | J| R
C O N SU LTI N G
Financijski i operativni kapacitet
 Donosi maksimalno 20 bodova u ocjenjivanju, potrebno je
dobiti ovdje minimalno 12 bodova za prolaz u sljedeći
korak evaluacije
 Pitanja koja se postavljaju: imaju li prijavitelji, te ako je
primjenjivo i partneri, dovoljno iskustva u upravljanju
projektnim ciklusom, posjeduje li prijavitelj, te ako je
primjenjivo i partneri, zadovoljavajuću razinu tehničke
stručnosti (prvenstveno poznavanja tema kojima će se
projekt baviti, ima li prijavitelj, te ako je primjenjivo i
partneri, dovoljno menadžerskih kapaciteta, ima li prijavitelj
stabilan i dostatan izvor financiranja
P | J| R
C O N SU LTI N G
Odnos logičke matrice s
projektnom prijavom

1.4 Summary – direktan je prijepis teksta iz logičke matrice: opći i specifični ciljevi,
rezultati i aktivnosti, partneri, ciljna skupina i krajnji korisnici
Total duration of the action
<… months>
Objectives of the action
<Overall objective(s)>
<Specific objective>
Partner(s)
Target group(s)[1]
Final beneficiaries[2]
Estimated results
Main activities
P | J| R
C O N SU LTI N G
Naša logička matrica - projekt
 Opći cilj: definirat će se nakon što se naš projekt uklopi u
neki konkretni natječaj
 Specifični cilj: Uspostava trajne vidljivosti ruralnog turizma
ŠK županije i izgradnja održivih kapaciteta za ruralni razvoj
turizma
 Rezultati:
1. Prepoznatljivi imidž ŠK županije izgrađen i promoviran
2. Pripremljeni novi prepoznatljivi turistički proizvodi radi
rasta i razvoja imidža županije
P | J| R
C O N SU LTI N G
Naša logička matrica - projekt
 Rezultat 1:
Prepoznatljivi imidž ŠK županije izgrađen i promoviran
AKTIVNOSTI:
1.1. Razvoj i zajedničko definiranje imidža županije
1.2 Popularizacija imidža županije prema van
1.3 Povećavanje receptivnosti domaće ponude turističkih
agencija
P | J| R
C O N SU LTI N G
Naša logička matrica - projekt
 Rezultat 2:
Pripremljeni novi prepoznatljivi turistički proizvodi radi rasta i
razvoja imidža županije
AKTIVNOSTI:
2.1. Istraživanje potencijala ruralne turističke ponude u
županiji
2.2 Identifikacija novih ruralnih turističkih proizvoda
2.3 Rad na povećanju poduzetničke turističke sposobnosti
ruralnog stanovništva
P | J| R
C O N SU LTI N G
P | J| R
C O N SU LTI N G
Koncept projekta
 Izraditi na kraju, paralelno ili na početku?
 Prijavljuje se u prvoj fazi i traži se:
1. Relevantnost u odnosu na:
- poziv
- sektore, regije, države
- krajnje korisnike
2. Opis aktivnosti i ciljnih skupina
 Limitirana veličina (5 stranica) i potrebno je vrlo dobro
(dojmljivo) obrazložiti projekt
 Bodovi relevantnosti (30) prenose se u drugi korak!
P | J| R
C O N SU LTI N G
Ciljevi i relevantnost
1.5 Objectives – opis općih i specifičnih ciljeva projekta (1 str)
1.6 Relevance (3 str):
 analiza problema,
 opis ciljne skupine i krajnjih korisnika,
 opis specifičnih problema ciljne skupine,
 kako će projekt doprinijeti rješavanju problema ciljne
skupine,
 relevantnost projekta za ciljeve navedene u Uputama za
prijavitelje
Relevantnost nosi 30 bodova u konceptu – bodovi se prenose u
ocjenjivanje cjelokupnog projektnog prijedloga!
P | J| R
C O N SU LTI N G
Detaljne aktivnosti
• Opisati očekivane rezultate - kako će projekt
•
•
•
•
poboljšati situaciju ciljne skupine / krajnjih korisnika,
njihove tehničke i upravljačke kapacitete
Specificirati i kvantificirati rezultate
Predvidjeti i popisati sve publikacije
Opisati efekt multiplikatora
Lista aktivnosti i outputa - detaljno, obrazložiti svaku
aktivnost, zašto ju se predlaže, s kakvim konkretnim
outputima će rezultirati
P | J| R
C O N SU LTI N G
Vježba 2: detaljne aktivnosti
Naziv rezultata
Opis rezultata
Indikatori uspjeha rezultata
Naslov aktivnosti
Opis aktivnosti
Konkretni output koji prozlaze iz aktivnosti
Odgovoran za provedbu aktivnosti i uloge ostalih
Lokacija aktivnosti
Vrijeme u projektu kada se aktivnost zbiva (mjeseci oddo)
Troškovi (npr. vrijeme rada, oprema, vanjske usluge
itd.)
P | J| R
C O N SU LTI N G
Vremenski plan aktivnosti
1.9 Duration and indicative action plan for implementing
the action
• Trajanje projekta u mjesecima (piše se i na početku
•
•
•
•
aplikacije u dijelu 1.4 Summary)
Ne upisuje se datum početka projekta (to će biti
datum potpisa ugovora o financiranju projekta
bespovratnim sredstvima
Trajanje pojedinih aktivnosti – realna procjena
Aktivnosti moraju biti u korelaciji s detaljnim
aktivnostima iz poglavlja 1.7
Upisuje se odgovoran za provedbu
P | J| R
C O N SU LTI N G
Vježba 3: vremenski plan (Gantt
chart)
Year 1
Semester 1
Activity
Month 1
Example
example
2
3
Semester 2
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Implementing body
Example
Preparation Activity 1
(title)
Local partner 1
Execution Activity 1 (title)
Local partner 1
Preparation Activity 2
(title)
Local partner 2
Etc.
P | J| R
C O N SU LTI N G
Metodologija
1.8 Methodology (4 stranice)
 Nadogradnja projekta na prethodne napore / akcije /
strategije
 Ukoliko je projekt preporuka ranijih evaluacija
 Povezanost s programima Europske unije i kako se
uklapa
 Procedure za follow-up i internu / eksternu evaluaciju
 Pojedinačne uloge različitih dionika, partnera, ciljnih
skupina
 Organizacijska struktura za provedbu projekta
 Sredstva za provedbu (oprema, materijali itd.)
 Stavovi dionika prema ciljevima projekta
P | J| R
C O N SU LTI N G
Održivost
1.10 Sustainability (3 stranice):
 Preduvjeti i pretpostavke provedbe projekta
 Analiza rizika i plan rješavanja ostvarenih rizika
 Održivost nakon kraja provedbe projekta:
 financijska održivost (financiranje aktivnosti koje će
uslijediti nakon završetka, troškovi održavanja, izvori tog
financiranja)
 institucijska održivost (koje strukture će dozvoliti nastavak
rezultata, pitanje vlasništva)
 politička održivost (poboljšanje legislative, strategije,
planova, metoda)
 Okolišna održivost (utjecaj na okoliš, izbjegavanje
negativnih efekata na okoliš)
P | J| R
C O N SU LTI N G
Vježba 4: analiza rizika
AKTIVNOST
RIZIK
VJEROJATNOST,
UTJECAJ,
UKUPNO
MJERA
PREVENCIJE
MJERA
KOREKCIJE
P | J| R
C O N SU LTI N G
3.
Proračun projekta
P | J| R
C O N SU LTI N G
Proračun projekta
 Resursi potrebni za provedbu aktivnosti projekta
 Obrazac sadrži 3 dijela / lista
 1. dio: detaljni proračun (po godinama)
 2. dio: obrazloženje troška i same cijene
 3. dio: izvori financiranja
P | J| R
C O N SU LTI N G
Troškovi moraju biti
 Prihvatljivi (prema 2.1.4 Uputa)
 Potrebni za provedbu projekta i vezani na aktivnosti
 Izbjegavati “lump-sums”, dakle treba detaljno razbiti




sve troškove
Izraženi u eurima
Visina troška treba se temeljiti na realnim cijenama
Iznosi su bez PDV-a
Eventualne doprinose u naravi ne upisuje se u
proračun
P | J| R
C O N SU LTI N G
Sheet 1
 6 glavnih kategorija (budget headings, I nivo) i podkategorije (II nivo)
 Glavne kategorije i podkategorije se ne smiju mijenjati / dodavati nove
 Sve proračunske stavke moraju biti numerirane
 Potrebno je napraviti pod-redove za svaku proračunsku stavku gdje
ima više različitih nabava, npr:
3. Oprema
3.1. Kupovina ili najam vozila
3.2 Namještaj, kompjutorska oprema
3.2.1 Laptop
3.2.2 Printer
3.2.3 Destkop kompjutor
P | J| R
C O N SU LTI N G
Kategorije troškova
 HR / per diems
 Travel costs
 Supplies
 Local office – samo ako se otvara novi ured samo za projekt
 Podugovaranje vanjskih troškova (usluga)
 Trošak revizije - potreban samo ako je iznos granta veći od 100.000
eura
 Administrativni troškovi - ne mogu iznositi više od 7% ukupnih
prihvatljivih troškova, to su indirektni troškovi koji nisu pokriveni ni
jednom drugom proračunskom stavkom (troškovi hladnog pogona,
uredskog materijala itd.)
 Rezerva (contingency) može biti maksimalno 5% ukupnih prihvatljivih
troškova (ako postoje građevinski radovi i slične visoko
rizične aktivnosti)
P | J| R
C O N SU LTI N G
Sheet 2
 Treba jasno objasniti svaki trošak
 Lijeva kolona tablice (Expenses)- mora biti identična onoj u
Sheet 1
 Srednja kolona tablice (Clarification of a budget line) je opis
troška i uvijek se potrebno referirati na naziv aktivnosti iz
aplikacije
 Desna kolona tablice (Justification of expenses, estimation) je
opis cijene i uvijek se treba pozvati na konkretne iznose /
ponudu (u slučaju većih usluga/radova/opreme sugerira se
potražiti ponudu)
P | J| R
C O N SU LTI N G
Sheet 3
 Tablica u kojoj se navode izvori financiranja projekta
 Applicant’s financial contribution - iznos sufinanciranja prijavitelja i






partnera (ako ih ima)
Svakoga treba navesti zasebno s iznosom i postotkom sufinanciranja
Navodi se traženi iznos granta (Commission/EDF contribution sought in
this application)
Percentage of total – formatirati kolonu u postotke i 2 decimalna
mjesta
Upisuje se redom: ukupni trošak projekta, pa postoci sufinanciranja, i
onda formule izračunaju iznose
Zaokruživanje decimala u Excel-u nije prihvatljivo
Ove iznose prepisati u prvi dio aplikacije (ne smije biti odudaranja)
P | J| R
C O N SU LTI N G
Vježba 5: ubacite aktivnosti
projekta u proračun
1.1. Razvoj i zajedničko definiranje imidža županije
1.2 Popularizacija imidža županije prema van
1.3 Povećavanje receptivnosti domaće ponude turističkih
agencija
2.1. Istraživanje potencijala ruralne turističke ponude u
županiji
2.2 Identifikacija novih ruralnih turističkih proizvoda
2.3 Rad na povećanju poduzetničke turističke sposobnosti
ruralnog stanovništva
P | J| R
C O N SU LTI N G
Procjena veličine projektnog tima
•
•
•
•
•
•
•
Projektni tim i tehnički tim
Osoblje partnera?
Idealno: Project manager, Project assistant & Financial
officer plus tehničko osoblje
Procjena s obzirom na ukupni iznos projekta
Vanjski suradnici / stručnjaci (podugovaranje)
Pretjerivanje s vremenskim inputom ili potcjenjivanje?
Paziti na sufinanciranje (kad su javni djelatnici)!
P | J| R
C O N SU LTI N G
Najčešće pogreške u prijavi
• Kasna dostava projekta (loše vremensko planiranje u izradi)
• Nepotpune prijave (nepotpisane izjave, izjave koje nisu
originalno potpisane, dijelovi na hrvatskom jeziku itd.)
• Vrlo slab engleski jezik, nedovoljno jasno pisani projekti
• Projekti čiji ciljevi nisu relevantni za cilj natječaja
• Slaba održivost rezultata projekta
P | J| R
C O N SU LTI N G
4.
Ocjenjivanje projektnih prijedloga
P | J| R
C O N SU LTI N G
1. korak: admin provjera
P | J| R
C O N SU LTI N G
Evaluacija i odabir projekata za
financiranje
 3 faze u ocjenjivanju pristiglih projektnih prijedloga:
1. Administrativna provjera i ocjenjivanje sažetka
2. Ocjenjivanje potpunog projektnog prijedloga
3. Potvrda prihvatljivosti prijavitelja i partnera
 Svaki korak odobrava Delegacija EU (decentralizirani sustav
provedbe) i nakon svakog koraka prijavitelji primaju
obavijest s informacijom o prolasku
 Odbor za ocjenjivanje
P | J| R
C O N SU LTI N G
1. korak: koncept
1. Relevance of the action
Sub-score
1.1 How relevant is the proposal to the objectives and priorities of the Call for Proposals?*
5x2**
1.2 How relevant to the particular needs and constraints of the target country(ies) or region(s)
is the proposal? (including synergy with other EU initiatives and avoidance of duplication)
5x2**
1.3 How clearly defined and strategically chosen are those involved (final beneficiaries, target
groups)? Have their needs been clearly defined and does the proposal address them
appropriately?
5
1.4 Does the proposal contain specific added-value elements, such as environmental issues,
promotion of gender equality and equal opportunities, needs of disabled people, rights of
minorities and rights of indigenous peoples, or innovation and best practices [and the other
additional elements indicated under 1.2. of these guidelines]?
5
2. Design of the action
Sub-score
2.1 How coherent is the overall design of the action?
In particular, does it reflect the analysis of the problems involved, take into account external
factors and relevant stakeholders?
5x2**
2.2 Is the action feasible and consistent in relation to the objectives and expected results?
5x2**
TOTAL SCORE
30
20
50
P | J| R
C O N SU LTI N G
2.korak: kvaliteta prijave
 Meritorni korak procesa
 Bodovi za relevantnost se prenose iz ocjene koncepta (max.
30)
 pred-prag bodova:
Financijski i operativni kapacitet (min. 12 od 20)
 Ukupno max. 100 bodova
 Rangiranje prema ukupnom broju bodova
P | J| R
C O N SU LTI N G
3.korak: prihvatljivost
 Dostava dodatnih dokumenata
 Rok obično 10 dana
 Provjera dostavljenih papira
 Paziti na partnere
 Nakon ovog koraka evaluacija je gotova i donesena je
odluka s kime se sve predlaže potpisivanje ugovora
 Dugotrajan proces evaluacije (4-12 mjeseci)
P | J| R
C O N SU LTI N G
Proces potpisivanja ugovora
 Nakon posljednjeg koraka (potvrde prihvatljivosti) i




odobrenja izvještaja o radu Odbora za ocjenjivanje od
strane DEU, Ugovorno tijelo pristupa procesu “čišćenja”
proračuna
Ovaj dio procesa može još potrajati 1-2 mjeseca
Pripremaju se ugovori za potpis
Svaki ugovor prvo DEU ovjerava potpisom, a potpisuju ga
ovlašteni zastupnik prijavitelja i Ugovornog tijela
Potpisom ugovora počinje provedba projekta
P | J| R
C O N SU LTI N G
Savjeti za prijavu projekata
• Investiranje u pripremu projekta
• Razvoj kvalitetnih i inovativnih projektnih ideja
• Održiva partnerstva (povezivanje s iskusnijima, bilo zbog
pripreme projektnog prijedloga, bilo zbog provedbe)
• Pouzdani izvori su-financiranja
• Proračun realan i temeljen na istraživanju cijena sa tržišta
P | J| R
C O N SU LTI N G
Pitanja?
P | J| R
C O N SU LTI N G
Napomena
Projekt je financiran
sredstvima Europske unije
Delegacija Europske unije
U Hrvatskoj
Tel: 01 4896 500
Fax: 01 4896 555
Europska komisija je izvršno tijelo EU.
Europska unija se sastoji od 27 država
članica koje su odlučile postepeno povezati
svoje znanje, resurse i sudbine. Zajedno,
tijekom razdoblja proširenja u trajanju od 50
godina, izgradile su zonu stabilnosti,
demokracije i održivog razvoja, i pri tome
očuvale kulturalnu raznolikost, toleranciju i
osobne slobode. Europska unija je
posvećena dijeljenju svojih postignuća i
svojih vrijednosti sa zemljama i narodima
izvan vlastitih granica.
P | J| R
C O N SU LTI N G
Hvala na pažnji !
Ivan Serdarušić, stručnjak za razvoj i provedbu EU projekata
P | J| R
C O N SU LTI N G
Projekt Jednako Razvoj d.o.o.
Web: www.pjr.hr
E-mail: [email protected]
Tel: 098 193 68 34