Transcript Powerpoint - Digitaliseringsstyrelsen

Sagsgang til håndtering af
virksomheders anmodning om
fritagelse fra Digital Post
http://www.digst.dk/Loesninger-og-infrastruktur/Digital-Post/Kom-godt-i-gang/Fritagelse
Fritagelse fra obligatorisk Digital Post
• Fra 1. november 2013 bliver det obligatorisk for virksomheder
at have en digital postkasse på Virk.dk
• Fra 1. november 2014 forventes det at det bliver obligatorisk
for borgere at have en digital postkasse på Borger.dk
• Både virksomheder og borgere kan anmode om fritagelse ved
henvendelse i borgerservice i deres kommune:
• Virksomheder kan anmode fra 1. september 2013. Denne
præsentation gennemgår sagsbehandlingen af sådanne
anmodninger
• Borgere kan anmode fra 2014. Procedure- og it-understøttelse for
denne opgave er ikke fastlagt endnu. Når de er klar, vil der blive
udarbejdet vejledninger til håndtering af denne opgave
Vigtige fakta om fritagelse
•
”Lov om Offentlig Digital Post” betyder, at alle juridiske enheder med
et CVR-nummer fra 1. november 2013 er forpligtet til at have en
digital postkasse, hvor de kan modtage post fra offentlige
myndigheder. Juridiske enheder med CVR-nummer er typisk
erhvervsvirksomheder, men kan også være foreninger og øvrige
organisationer, herunder offentlige myndigheder.
•
Loven giver de berørte virksomheder mulighed for at anmode om
fritagelse ved personligt fremmøde i borgerservice i den kommune,
hvor virksomheden har hjemstedsadresse.
•
Virksomheden kan kun blive fritaget, hvis det ikke er muligt at få
etableret en internetforbindelse på mindst 512 kbit/s (0,5Mbit/s) via
fastnet eller trådløst net for max. 3.000 kr. Det forventes, at færre
end 1.000 virksomheder vil være berettiget til fritagelse fra
Digital Post, men det er selvsagt umuligt at sige, hvor mange der vil
anmode om fritagelse.
•
[INDSÆT evt. info om hvor du beskriver situationen i din kommune].
Eksempel: Som udgangspunkt vil ingen virksomheder i
Frederiksberg Kommune kunne få fritagelse
Vigtige fakta om fritagelse
• Hvem kan anmode om fritagelse?
• Det kan en tegningsberettiget repræsentant for virksomheden. Fx
en direktør for et selskab, en ejer af en enkeltmandsvirksomhed
eller en formand for en forening.
• Anmodningen sker via blanketten FD 005. Blanketten afleveres
personligt i borgerservice:
• Den tegningsberettigede kan selv aflevere blanketten, eller den
tegningsberettigede kan give fuldmagt til en tredjepart til at
aflevere blanketten. Fuldmagtshaveren kan fx være en
medarbejder i virksomheden, eller det kan være en person eller et
firma uden for virksomheden (fx en advokat eller et
advokatfirma).
Vigtige fakta om fritagelse
• Hvordan kan virksomheder undersøge, om det er muligt at
få internetforbindelse på virksomhedens adresse?
• Man går ind på følgende link:
• http://erhvervsstyrelsen.dk/soeg_bredbaand
• Her klikkes på "Søg på bredbånd". Man kommer nu ind på en
hjemmeside, hvor man kan finde teleudbyderne i et givent
område. Her angiver virksomheden sit postnummer under
"Dækning". Derefter vises udbydere af bredbånd i området, og
hvad oprettelsesprisen er. Virksomheden skal herefter kontakte
teleudbyderne og spørge, om de kan levere 512 kbit/s (0,5
Mbit/s) på virksomhedens adresse.
Oversigt over
arbejdsgang ved
sagsbehandling af
anmodning om
fritagelse
Er blanketten FD 005 udfyldt?
• Hvis blanketten FD 005 er udfyldt - start sagsbehandlingen
• Hvis nej:
•
Oplys om reglerne for fritagelse
•
Spørg, om virksomheden har undersøgt, om virksomheden er berettiget til
fritagelse. Oplys evt. om dækningen i din kommune
•
Hvis fremmødte stadig fastholder at ville anmode om fritagelse, så udleverer
du FD 005 Anmodning om fritagelse fra Digital Post for virksomheder
•
Udlever evt. også: ”Vejledning om fritagelse af virksomheder mv., der har et
CVR-nummer, for tilslutning til den fællesoffentlige digitale postløsning
Digital Post”. (Det kan være nyttigt at have printede eksemplarer klar)
Når FD 005 er udfyldt
• Spørg, om fremmødte, er:
• tegningsberettiget repræsentant for virksomheden
• eller tredjemand (fuldmagtshaver)
• På de næset slides gennemgås først sagsbehandlingen hvis
fremmødte er tegningsberettiget og derefter
sagsbehandlingen hvis fremmødte er fuldmagtshaver
Tegningsberettiget repræsentant
• Har den fremmødte gyldig legitimation?
• Fremmødte dokumenterer sin identitet, som den fremgår af den
udfyldte blanket, fx ved forevisning af sundhedskort, pas eller
kørekort
• Den pågældende skal ikke forevise dokumentation for at være
tegningsberettiget for virksomheden
• Hvis den fremmødte ikke har gyldig legitimation, afviser du
anmodningen og beder den fremmødte om at bringe dette forhold i
orden, før anmodningen kan sagsbehandles. Hvis fremmødte har
gyldig legitimation, går du videre med sagsbehandlingen
Tegningsberettiget repræsentant
• Er FD 005 korrekt udfyldt? - Hvis den fremmødte er en
tegningsberettiget repræsentant for virksomheden, udfyldes
kun den nederste del ”erklæring og underskrift” på første side
af FD 005
Tegningsberettiget repræsentant
• Du undersøger, om følgende oplysninger er korrekt angivet:
•
Navnet på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Det skal være
samme navn, som optræder i CVR-registret
•
CVR-nummeret på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Dette
tjekkes ved indtaste CVR-nummeret i fritagelsesmodulet i Digital Post
Administrationsportalen og se, om det virksomhedsnavn, som fremgår heraf,
stemmer overens med det virksomhedsnavn, der er angivet i blanketten
•
Fornavn og efternavn på den fremmødte. Oplys om, at det skal være
samme navne, som optræder i Folkeregistret. Du behøver dog ikke tjekke,
om dette er tilfældet
•
Der skal være opgivet en dato for udfyldningen af blanketten
•
Den fremmødte persons underskrift
Fuldmagtshaver
• Har den fremmødte gyldig legitimation?
•
Fremmødte dokumenterer sin identitet, som den fremgår af den udfyldte blanket,
f.eks. ved forevisning af sundhedskort, pas eller kørekort
•
Hvis fuldmagtshaver er en virksomhed (fx en advokatvirksomhed), skal den
fremmødte person tillige forevise dokumentation for sit tilhørsforhold til denne
virksomhed. Følgende dokumentation accepteres:
•
Visitkort eller adgangskort til virksomheden, hvis dette indeholder:
•
Navn på den fremmødte person (fx en advokat) og
•
virksomhedens navn, som det fremtræder i CVR-registret. Du behøver dog
ikke tjekke, om dette er tilfældet.
•
Hvis den fremmødte ikke har gyldig legitimation, afviser du anmodningen og
beder den fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen kan
sagsbehandles. Hvis fremmødte har gyldig legitimation, går du videre med
sagsbehandlingen.
Fuldmagtshaver
• Er FD 005 korrekt udfyldt? - Hvis den fremmødte er
fuldmagtshaver, udfyldes kun anden side af FD 005
• Side to af FD 005 består af to dele:
• Første del, som udfyldes af en tegningsberettiget repræsentant for
den virksomhed, der søger fritagelse. Første del skal i sagens natur
være udfyldt før fuldmagtshaverens personlige fremmøde. Den
relevante sektion er markeret med blåt på næste slide.
• Anden del, som udfyldes af fuldmagtshaver. Se 5.2 bilag I. Den
relevante sektion er markeret med grønt på næste slide.
Fuldmagtshaver
• I blå sektion tjekker du:
•
Navnet på fuldmagtshaver. Dette kan enten være et personnavn eller et
virksomhedsnavn:
•
Hvis der er tale om en person, skal der opgives fornavn og efternavn.
Du oplyser, at det skal være de samme navne, som optræder i
Folkeregistret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet
•
Hvis der er tale om en virksomhed, skal virksomhedens navn opgives.
Du oplyser, at det skal være samme navn, som optræder i CVR-registret. Du
behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet
•
Hvis der er tale om en virksomhed, skal virksomhedens CVR-nummer
opgives. Du behøver dog ikke tjekke CVR-registret
•
Adresse på fuldmagtshaver
Fuldmagtshaver
•
Navnet på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Det skal være
samme navn, som optræder i CVR registreret.
•
CVR-nummeret på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Dette
tjekkes ved indtaste CVR-nummeret i Digital Post Administrationsportalen.
•
Fornavn og efternavn på den person (fuldmagtsgiveren), som giver
fuldmagt til fuldmagtshaveren. Fuldmagtsgiveren skal være tegningsberettiget
for den virksomhed, der ønskes fritaget, og det skal være samme navne, som
optræder i Folkeregistret. Du skal ikke tjekke, om navnet er korrekt, og om
personen er tegningsberettiget for virksomheden, men blot tjekke, at personen
har angivet fornavn og efternavn og skrevet under i blanketten på at være
tegningsberettiget.
•
Der skal være opgivet en dato for udfyldningen af denne del af blanketten.
Indleveringen af blanketten kan godt ske på en senere dato.
•
Underskriften fra den person, som giver fuldmagt til fuldmagtshaveren.
•
Hvis denne del af FD 005 ikke er korrekt udfyldt, afviser du anmodningen og
beder fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen
sagsbehandles yderligere.
Fuldmagtshaver
•
I grøn sektion tjekker du:
•
Navnet på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Det skal
være det samme navn, som optræder i CVR-registret. Dette tjekkes
under registrering af en evt. fritagelse.
•
Fornavn og efternavn på den fremmødte fuldmagtshaver eller
person fra den fuldmagtshavende virksomhed (fx en advokat fra
en advokatvirksomhed). Det skal være samme navne, som optræder i
Folkeregistret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet.
•
Der skal være opgivet en dato for udfyldningen af denne del af
blanketten.
•
Fuldmagtshavers underskrift eller underskrift fra den
fremmødte person fra den fuldmagtshavende virksomhed.
Tildel eller afvis fritagelse
• Tildel fritagelse
• Hvis DF 005 er korrekt udfyldt, og fremmødte fastholder, at
virksomheden har undersøgt, om den kan få bredbånd,
tildeles fritagelse
• Afslå fritagelse
• Hvis den virksomhed, som ønskes fritaget, ikke under
strafansvar kan erklære at leve op til fritagelseskriteriet,
kan virksomheden ikke opnå fritagelse
Fritagelse tildeles
• Udfyld de dele af FD 005, der er forbeholdt kommunen
• Fritagelse registreres i Digital Post. Gennemgås på senere
slides.
• Aflever afgørelseskvittering og vigtige meddelelser:
• Print en afgørelseskvittering i forbindelse med registreringen af
fritagelsen i Digital Post og udlever denne.
• Udlever afgørelseskvitteringen på anden måde efter
kommunalbestyrelsens nærmere bestemmelse. Se bilag II i
vejledningen Vejledning til sagsbehandling af ansøgninger om
fritagelse af virksomheder fra tilslutning til Digital Post.
Fritagelse tildeles
• Husk at informere den fremmødte om følgende:
•
Fritagelsen gælder fra registreringsdatoen til d. 1. november i det 2. kalenderår
efter registreringen. Den eksakte udløbsdato for fritagelsen står i
afgørelseskvitteringen.
•
Forud for den 1. november, i det år hvor virksomhedens fritagelse udløber, vil
virksomheden modtage besked om udløb af fritagelsesperioden. Det er endnu
ikke besluttet, hvordan denne underretning vil ske.
•
Fritagelsen kan til enhver tid inddrages, hvis Erhvervsstyrelsen konstaterer, at
forudsætningerne for fritagelsen ikke var til stede på anmodningstidspunktet.
•
Myndigheder kan sende post til virksomhedens digitale postkasse, når
udløbsdatoen er overskredet, med mindre virksomheden har ansøgt om og
opnået forlængelse af fritagelsen.
•
Det er virksomheden selv, der har ansvaret for at forny fritagelsen.
•
Om der ligger uåbnet post i den fritagne virksomheds digitale postkasse på
registreringstidspunktet.
Fritagelse tildeles – registrering i Digital Post
• Hvis en virksomhed har opnået fritagelse, skal fritagelsen
registreres elektronisk i Digital Post
• For at kunne registrere fritagelsen elektronisk i Digital Post skal
du have en medarbejdersignatur og være oprettet som bruger
med rollen ”Myndighedsmedarbejder” i Digital Post
Administrationsportalen
• Du logger på Administrationsportalen via dette link:
• https://ekstranet.e-boks.dk
• Du logger ind via din medarbejdersignatur og får adgang til
”Administrationsportalen”
Fritagelse tildeles – registrering i Digital Post
Fritagelse tildeles – registrering i Digital Post
Rød markering: Vælg ”Virksomhed (CVR-nr.)”
Blå markering: Skriv CVR-nummeret på den virksomhed, der skal
fritages – i dette eksempel er Digitaliseringsstyrelsens CVR-nummer
indtastet
Grøn markering: Hvis der er tale om fritagelse via fuldmagt, sættes
der flueben her
Klik Næste
Fritagelse tildeles – registrering i Digital Post
Rød markering: Det virksomhedsnavn, der er knyttet til det CVRnummer, som blev opgivet i trin ét, vises. Tjek, at dette navn
stemmer overens med det navn, der er angivet i FD 005. Hvis der
er uåbnet post i virksomhedens digitale postkasse på
fritagelsestidspunktet, vil ”Uåbnet post” være sat til ”Ja”. Det vil
først være efter 1. november 2013, at dette kan blive aktuelt
Blå markering: Hvis der er tale om fritagelse via fuldmagt, vil der
stå ”Ja” her
Grøn markering: Under ”fritagelse” vises, om der findes en
nuværende fritagelse eller ej. Du markerer ”Opret midlertidig
fritagelse”
Klik Næste
Fritagelse tildeles – registrering i Digital Post
Rød markering: Under ”Fritagelse” viser
datoen, hvor fritagelsen udløber.
Fritagelsen bliver registret, når du klikker på
knappen ”Godkend".
Fritagelse tildeles – registrering i Digital Post
Print en kvittering ved at klikke på
”Kvittering”
Markeret med rød
Fritagelse tildeles – registrering i Digital Post
Eksempel på kvitteringsside
Fritagelse tildeles – lokal arkivering
• Hvis fritagelse tildeles, gemmer du den underskrevne blanket
FD 005
• Det er vigtigt, at den underskrevne blanket arkiveres, så den
senere let kan genfindes. Dette vil være vigtigt i forbindelse
med Erhvervsstyrelsens kontrol med fritagelserne, hvor
Erhvervsstyrelsen kan anmode om en kopi af blanketten fx til
brug for en evt. politianmeldelse
• Det er op til den enkelte kommune at fastlægge lokale
procedurer, der sikrer dette. [INDSÆT LOKAL PROCEDURE]
Fritagelse tildeles – Om uåbnet post
•
Efter 1. november 2013 vil de virksomheder, der ikke allerede selv har
oprettet en digital postkasse på Virk.dk, blive tildelt en sådan
automatisk. Derefter vil virksomheden begynde at modtage post fra
det offentlige digitalt
•
Hvis virksomheden opnår fritagelse efter 1. november, vil der derfor
kunne ligge uåbnet post i den digitale postkasse
•
Virksomheder der bliver fritaget vil kunne få tilsendt denne post
•
Videreforsendelse kommer til at ske via en fjernprintløsning. Der vil
blive udviklet et modul til Administrationsportalen, som gør det let at
sende al uåbnet post til fjernprint, men dette modul er endnu ikke klar.
Hvordan du i praksis anvender modulet, vil blive beskrevet senere. Ny
vejledning vil blive sendt til alle kommuner, når modulet er klart
Fritagelse afslås – evt. kvittering og lokal
arkivering
•
Hvis fritagelse afslås, og virksomheden insisterer på at få udleveret et
skriftligt afslag, gives dette.
•
Udlevér det skriftlige afslag efter kommunalbestyrelsens nærmere
bestemmelse. Se bilag II i vejledningen Vejledning til sagsbehandling
af ansøgninger om fritagelse af virksomheder fra tilslutning til Digital
Post.
•
Udfyld de dele af FD 005, der er forbeholdt kommunen, og gem en
kopi af anmodningen og en kopi af det skriftlige afslag efter
kommunalbestyrelsens nærmere bestemmelse. [INDSÆT LOKAL
PROCEDURE]
• Hvis fremmødte ikke beder om et skriftligt afslag
afsluttes sagsbhandlingen uden arkivering af den
udfyldte FD 005