Transcript PowerPoint-presentation

Kvalitetsarbete med
internetbehandling i reguljär vård
Viktor Kaldo, leg psykolog, Docent
Utvecklingsansvarig Psykiatri Sydväst
Särskilda förutsättningar
• Central specialiserad behandlingsenhet för
internetbehandling, inte en eller ett fåtal
behandlare inom traditionella verksamheter.
• Byggt upp verksamhet från början
• Hade inledningsvis en 50%
kvalitetsexpert
(Lisa “LEAN-machine” Jansson)
• Om vi hinner - Diskutera skillnader mot andra
verksamheter!
Tre viktiga aspekter
• Grundprincip och strategi (LEAN)
– Värde för patienter
• Minska väntan och besök/kostnader/tidsåtgång
• Öka effekten och minska risk för negativa effekter
– Strategin
• Rapportera alla nuvarande och potentiella problem
• Hög struktur (strukturerad tavla med lappar, korta möten för
att prioritera och fördela)
• Kvalitetssäkring av det som görs - standardisering
• Utvärdering av det som görs - utvärdering
Lokalt kvalitetssystem på Ipsy
• Standardiserat bedömningsförfarande, mallar för
intervjuer, skattningar och journalanteckningar
• Behandlingsmanualer – inte bara för patienterna
• Lathundar för alla yrkesgrupper = tydliga rutiner
• Datorstödd övervakning/notifiering och stöd
• Handledning - alltid tillgängligt
• LEAN-tavla och möten
• Tydlig redovisning av resultat – från anslagstavlor till
årsrapporter
• Inflytande på enhetens utveckling
• Forskningsaktivitet för långsiktig förbättring
Flödesöversikt (uppdateras kontinuerligt)
Sköterska
Läkare
2011-01-09
Följa upp
behandling
Bedöma och
diagnostisera
Ingång
remiss
Ingång
självanmälan
Aktivera MVK/
självscreening
Reg. i TC + patreg
Skicka Introbrev +
remissbekräftelse
Kontrollera
självscreening
SMS-bekräfta
(Reg. i TC + patreg)
Pat.
mapp
Boka läkarbesök
Skicka kallelse,
prioritera >4 på
suiciditem
SMSpåminna
Göra pat. mapp
Pat.
mapp
Skriva
läkarsammanfattning Ev.
vidareremittering/
remissvar
Pat.
mapp
Ta labbprover
SMS-påminna
komplettera
pat. mapp med
eftermätning
Pat.mapp
Arkivera
pat. mapp
Pat.
mapp
Pat.
mapp
Sekreterare
Journalföra i TC
Starta behandling i plattform
Boka hela behandlingen som
1 gruppbesök per vecka i TC
SMSa pat inloggningsinstruktioner om beh.start
Boka uppföljande läkarbesök
3 veckor efter beh.slut på fiktiv
läkarresurs
Registrera start i pat.register
Behandling
slut
Kalla till
återbesök
läkare.
ja
Journalföra
(Sända
remissvar)
Behandlare
Nej
Behandling initieras
av 1:a meddelandet
från pat.
Behandla, mäta, följa
upp veckovis
Uppsöka
vårdcentral
Utvärdering/
uppföljning ska
ske med hjälp av
Patient
Pat.
mapp
Anmäla via MVK
och fylla i
självscreening
Anamnes ur
SCID
PDSS-SR
Audit
Dudit
TIC-P
MADRS
ISI-5
LSAS
tidsaxel
Komma på
läkarbesök
Fylla i
förmätning
MINI
GAF
SCID-I
MADRS-S
PDSS
LSAS
MADRS
Euroqol
PHQ-9/
PDSS-SR/
LSAS
Följa behandling:
Läsa text
Utföra övningar
Redovisa aktivitet
Fylla i veckoskattningar
MADRS
PDSS-SR/
LSAS
Dags för
7-dagars
flaggning
ja
Fylla i
eftermätning
Pat.enkät
MADRS
Euroqol
TIC-P
Åsiktsenkät
PHQ-9
/PDSS-SR/
LSAS
Eftermäta &
kontrollera
Psykoterapisammanf.
Slutanteckning i TC
Komma på
uppföljande
läkarbesök
GAF
Sysselsättningsstatus
Efter
6-mån
Efter
6-mån
Skicka ut
6mån.
uppföljn
Fylla i
6mån.
uppföljn
MADRS
Euroqol
TIC-P
PHQ-9/
PDSS-SR/
LSAS
Internetpsykiatrins kvalitetssystem
har till syfte att säkerställa god kvalitet , att kvalitetsstandards uppfylls och att ständiga förbättringar sker
1.Organisation
Ledning
Processer
Roller i
kvalitetssystemet
(Ändringar/ uppdateringar
ska beslutas av
kvalitetssystemsägare)
2.Metoder för kvalitetssäkring :
regelbundna mätningar, uppföljningar,
revisioner, flaggningssystem, leantavla,
rapportsystem för irritation
system för avvikelser
3.Yrkesroller ,
kvalifikationer
arbetsuppgifter för
dagliga driften
(Ändringar/ uppdateringar
ska beslutas av enhetschef )
(Ändringar/
uppdateringar ska
beslutas av
kvalitetssystemsägare )
4.Arbetsrutiner . flöde,
Instruktioner ,
lathundar , checklistor
(Ändringar/ uppdateringar ska
beslutas av enhetschef )
1.0 Om kvalitetssystemet
1.1 Vision & huvudprocesser
1.2 Ledning, organisation & styrgrupp
1.3 Roller & uppgifter i kvalitetssystemet
1.4 Gällande kvalitetsstandards
1.Organisation
Ledning
Processer
Roller i
kvalitetssystemet
2.1 Metoder för kvalitetssäkring
2.2 Suicidriskintervju
2.3 Standardiserad suicidprocess
2.4 Flödesschema för behandling och
uppföljning av pat.
2.5 Rutin för ändringar/ nya rutiner
2.6 Agenda för styrgruppsmöten
(Ändringar/ uppdateringar
ska beslutas av
kvalitetssystemsägare)
2.Metoder för kvalitetssäkring:
regelbundna mätningar, uppföljningar,
revisioner, flaggningssystem, leantavla,
rapportsystem för irritation
system för avvikelser
3.1 Roller & uppgifter för driften
3.Yrkesroller,
kvalifikationer
arbetsuppgifter för
dagliga driften
(Ändringar/ uppdateringar
ska beslutas av enhetschef)
(Ändringar/
uppdateringar ska
beslutas av
kvalitetssystemsägare)
6.1 Lathund för läkare
6.2 Urvalsguide vid bedömning
6.3 Handledning av nya läkare
6.4 Rutininfo för underläkare
6.5 Standardremissvar
6.6 Lathund för läkare i
användning av plattform
6.7 Dikteringsmall för nybesök
4.Arbetsrutiner. flöde,
Instruktioner,
lathundar, checklistor
7.1 Allmän introduktion
startvecka
7.2 Kvalitetssystemsinformation
för ny personal
7.3 Rutiner för skötsel av
webbplats
7.4 Loggbok för
webbplatsuppdatering
(Ändringar/ uppdateringar ska
beslutas av enhetschef) 5.1 Lathund för sjuksköterska
5.2 Lathund för sekreterare
5.3 Suicidrutin före läkarbesök
5.4 Lathund för skapa pat.konto
4.1 Lathund för
MVK
internetbehandling
5.5 Lathund för aktivera
4.2 Snabbref för uppstart av
screening
behandling
5.6 Lathund för kontrollera
4.3 Standardtexter för TC
screeningresultat
4.4 Standardtexter för plattform
5.7 Lathund för starta pat i
4.5 Lathund för 6-mån
plattformen
uppföljning
5.8 Lathund för SMSa
4.6 Rutin vid hembesök
behandlingsstart
5.9 Kassarutiner vid frikort
Lathundar, rutiner
Suicidprocess 1
2009-11-03
MADRS-S
fråga 9 >= 4
Lathundar för
• Administratörer
• Läkare
• Psykologer
Behandlaren:
-titta på grafer i internetplattformen för att se om det är en
stor eller liten förändring
-kollar Take Care efter tidigare
suicidförsök eller planer
-beakta ev tidigare
suicidintervjuer under behandl.
Meddelande om
suicidrisk via plattform,
telefon eller mejl.
Gör bedömning:
ringa eller inte?
Inte ringa
Ringa
Se process
Suicid 2
Patienten svarar
inte i telefon.
Se process
Suicid 3
Akut risk för
omedelbart
suicidförsök
Ringer patienten samma vardag,
senast nästa vardag om input
kommer efter kl 15.30, och
genomför intervju enligt dok 9.1.2
Bedömning =
Bör träffa läkare
Suicidriskhantering
• Process
• Intervjuguide
Ansvarig: Enhetschef Christian Rück
Avsluta samtalet, säga att du ringer upp inom
kort. Stäm av behov (hur bråttom det är)
och möjliga läkartider med bokningsansvarig
person (Monica).
Tid bokas direkt
Tid ska bokas inom
(kan bli på jourmott (tel 58584920) 24h / 7 dagar
om det är efter 16.00)
Ring patienten
och erbjud tid
Ring patienten och säg att
vi återkommer med en tid
(ange när vi ska återkomma) .
Lämna över bokningsansvar
till sköterskan, som kontaktar
patienten med en tid.
Gör journalanteckning. PSY Telefonkontakt eller
LÄK Telefonkontakt om samtal ägt rum,
se separat mall i dok 9.1.2. Använd annars Anteckning
och beskriv bakgrund och beslut.
Kontrasigneras om annan person konsulterats.
Bedömning =
Behöver inte träffa läkare
Stäm av med patienten
att ni har fortsatt kontakt
via plattformen och att
patienten meddelar
om läget försämras.
Avsluta samtalet.
Gör bedömning:
skriv ev något till
patienten på
internetplattformen
Exempel på lathund
Utvärdering - Hur samlas data in?
• Personal matar in:
– Tidpunkter för besök och andra händelser
(sekreterare)
– Klinisk information från besök och behandlingar
(läkare / psykolog)
• Patienter gör självskattningar över hur de mår
(och annat)
• Systemet levererar information, t.ex. antal
genomförda moduler och minuter som
behandlare lagt ner på varje patient.
Personalens skattningar
Data från läkarbesök
Patienternas självskattningar
Just nu har vi 54450 ifyllningar av det här
Hur utvärderas alla data?
Utvärdering av
behandlingseffekt och annat
Daglig uppföljning:
•
•
•
systematisk mätning av patienter före, under och efter behandling,
övervakning av suicidrisk genom självskattning veckovis
systematisk kontroll av patientärenden i plattformen genom
automatiskt flaggningssystem
Veckovis uppföljning på LEAN-möten
Kvartalsvis uppföljning av styrgrupp:
•
•
•
•
väntetider till utredning (max 3 veckor) och behandlingsstart (max 2
dgr)
behandlingseffekter
avvikelserapporter
förbättringsförslag
Årsvis uppföljning genom rapport till beställare
Antal patienter i behandling
350
300
Viktigt för att planera
för bemanning
250
200
2014
2013
150
2012
100
50
v1
v4
v7
v10
v13
v16
v19
v22
v25
v28
v31
v34
v37
v40
v43
v46
v49
v52
0
Väntetider
Anmälan till läkarbesök
Exempel på bra
kvalitetsarbete med
Dagar anmälan till läkarbesök. Medianvärden har beräknats
hjälp av LEAN!
utifrån tillgängliga data i Filemaker.
30
26
25
22.5
20
21
17
15
15
13
11.5
10
5
0
2008
(N=420)
2009
(N=807)
2010
(N=1026)
2011
(N=897)
År
2012
(N=854)
2013
(N=1472)
2014 Q1
(N=372)
Väntetider
(forts)
Bra exempel på mycket
Not: Medianvärden har beräknats utifrån tillgängliga data i Filemaker
lyckat kvalitetsarbete
med hjälp av LEAN!
Dagar inkludering till
behandlingsstart
Dagar anmälan till behandlingsstart
45
41
10
40
9
9
35
30
8
27
27
25
20
23
26
22
7
7
6
5
17
4
15
3
10
2
5
1
0
1
1
1
0
0
0
2008
2009
2010
2011
2012
2013 2014 Q1
(N=204) (N=490) (N=602) (N=540) (N=494) (N=699) (N=216)
2008
2009
2010
2011
2012
2013 2014 Q1
(N=25) (N=479) (N=612) (N=545) (N=533) (N=634) (N=269)
År
År
Inklusionsgrad
100%
90%
80%
70%
60%
53%
50%
2013
40%
2014
30%
20%
10%
0%
Q1
Q2
Q3
Q4
Andel genomförda 6MFU
Not: Andel genomförda 6MFU för Q1 2014 avser de patienter som avslutat sin behandling under Q3
2013 och följaktligen haft möjlighet att genomföra 6MFU under aktuellt kvartal.
100%
90%
Värt att satsa extra
resurser på?
80%
70%
60%
50%
44%
2014 Q1
40%
31%
30%
23%
20%
10%
0%
Depression
Paniksyndrom
Social fobi
Effektstorlek per diagnos
Cohen's d pre-post
1.6
1.5 1.5
1.4
1.5
1.4
1.2
1
1
0.8
0.8
2013
2014 Q1
0.6
0.4
0.2
0
Depression
Paniksyndrom
Social fobi
Är det värt besväret?
• Mest jobb i början, sedan vinner man tid på:
– Färre misstag och mindre förvirring och missnöje
– Snabbt fånga upp och besluta om hur hantera
avvikelser i behandlingar och organisation
– Snabbare att genomföra ändringar
– Effektiva möten
– Enklare beslut pga bra underlag och hög struktur
– Lätt att fasa in ny personal
• Härlig känsla att ta problem på allvar och bli
bättre!
Diskussion
• Kan alla dessa delar användas i andra
sammanhang?
• Är en central enhet en förutsättning för
kvalitetsarbete?