Knowledge Management

Mengorganisir pengetahuan untuk proses belajar yang lebih baik

R a n i l i a L e s t a r i

Apa sih Knowledge Management itu?

Salah satu kunci sukses kemenangan Timnas Jerman di Piala Dunia 2014?

Knowledge Management

http://video.metrotvnews.com/play/2014/07/17/266667/aplikasi-kunci-sukses-timnas-jerman

Knowledge Management Timnas Jerman

• Timnas Jerman menggunakan aplikasi canggih untuk menganalisa kemampuan lawan-lawan dan tim Jerman sendiri, serta membuat suatu database dari analisis tersebut • • Aplikasi ini kemudian dibuat sedemikan rupa sehingga bisa dipelajari oleh para pemain timnas dengan baik Di sinilah penerapan Knowledge Management dalam Timnas Jerman

Knowledge Management

Popular in late 90s and early 2000s "Knowledge management is the process of capturing , distributing , and effectively using knowledge.

” Davenport (1994)

Knowledge Management di Sekitar Kita

Encyclopaedia Britannica Microsoft Encarta, 1993

The World is Changing

Bisakah terlihat perkembangannya?

D u l u k u m p u l a n p e n g e t a h u a n a d a d a l a m b e n t u k b u k u , s e k a r a n g m e n j a d i b e n t u k d i g i t a l

Wikipedia, 2009

Knowledge Management

“In an economy where the only certainty is uncertainty , the one sure source of lasting competitive advantage is knowledge ” Menekankan pentingnya

knowledge

Knowledge Management

KM akan membantu kita dalam:

1. Time & cost efficiency

Penerapan KM menghemat waktu untuk mengakses dan biaya (Ensiklopedia harganya mahal, tidak ringkas; Wikipedia gratis, mudah diakses)

2. Increasing knowledge assets

Semakin banyak pengetahuan yang bisa ditambahkan karena aksesnya lebih mudah. Misalnya, kita bisa berkontribusi memasukkan informasi ke dalam Nutrifood Portal.

Knowledge Management

KM akan membantu kita dalam:

3. Adaptation

Pengetahuan yang sudah dikategorikan dalam KM akan membantu kita dalam beradaptasi terhadap suatu tugas/tempat yang baru karena informasinya tersedia. Misalkan, kita bisa mengakses jalan di kota yang kita kunjungi dengan Google Maps.

4. Problem Solving & Decision Making

Akses informasi yang mudah dan cepat memungkinkan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang lebih mudah

Kita semua adalah

knowledge worker

ka re n a … Sumber daya paling berharga dari organisasi adalah knowledge dari orang-orang di dalamnya. Performance organisasi tergantung pada seberapa efektif anggotanya menciptakan, membagi, dan menggunakan knowledge tersebut untuk melakukan yang terbaik bagi organisasi.

Sebenarnya, kita sudah sering menerapkan KM: menyusun prosedur, folder Public, knowledge sharing via Learning Forum, dll.

Kita semua merupakan “tempat penyimpanan” pengetahuan yang kita peroleh lewat training dan pengalaman kita.

Knowledge

is the facts , feelings or experience known by a person or group of people.

Ensuring people having

the right

knowledge, in the right place , at the right time .

2 Types of Knowledge

Explicit

Bisa dituliskan di dalam document/database

Tacit

knowledge yang dibawa “di dalam kepala” (tidak tertulis) Instruksi Kerja (IK) How to fix a .....

How to handle a..

Cupcake Making:

Adonan dikocok atau diaduk?

Kapan selesai dipanggang?

Seperti saat kita membuat kue, ada pengetahuan yang bisa kita peroleh dari resep/

explicit knowledge

(dikocok, diaduk). Tapi ada juga yang memerlukan

tacit knowledge

(panasnya oven, kapan memindahkan panas atas-bawah untuk memastikan matangnya merata) yang tidak tertulis di resep.

S o m et i m e s i t i s h a rd to te l l h o w

Framework Knowledge Management

KM Examples

7. Putting staff directories online so that people can easily find out who does what and where they are 8. Creating intranets so that staff can access all kind of organizational information and knowledge 1. Providing “Know How” induction packs to new staff 2. Conducting exit interviews when staff leave so that their knowledge is not lost 3. Creating accessible databases of all publication produced by an organization 4. Providing ongoing learning 5. Encourage people with a common interest to network with others 6. Creating electronic filing system that can be easily searched

The Components

Technology

Technology helps people to connect, but

NOT

the solution of KM

Peo ple

culture

Process

To improve knowledge sharing, organizations often need to change the internal processes structures and even organizational structures itself

K M

It is vital that any technology used “fits” the organization’s people and processes – otherwise it will simply not be used.

T h e m o r e t a c i t t h e k n o w l e d g e , t h e l e s s h i g h - t e c h t h e s o l u t i o n i s

The Process Components

To i m p r o v e k n o w l e d g e s h a r i n g , t h e r e h a s t o b e a c h a n g e p r o c e s s

The Process Components

Pay Attention to :

1. Rule to Contribute 2. Content Management (accepting content, maintaining quality, keeping content current, deleting/archiving obsolete contents) 3. Membership (on communities of practice) 4. Knowledge reuse on knowledge-reuse) (implementation projects based 5. Standard formats for case-studies documents (clear, simple and well-understood) To i m p r o v e k n o w l e d g e s h a r i n g , t h e r e h a s t o b e a c h a n g e p r o c e s s

The Components: Technology

Technology



crucial enabler, but not the solution. It has to be “FIT” with employee

The Components: Technology

• • • Mendukung knowledge sharing Contoh: knowledge portal (Nutrifood Portal: portal.nutrifood.co.id) melalui internet.

User-friendly, simple to use

Technology



crucial enabler, but not the solution. It has to be “FIT” with employee

The Components: People

Challenge :

Ensure employee participation

in knowledge sharing process Hal apa saja yang

menghambat

karyawan dalam membagikan knowledge-nya?

Expert – Contributor – Change Agent Bagaimana membuat karyawan

mau

berpartisipasi dalam knowledge sharing?

C u l t u r e / Va l u e / B e h a v i o u r : A r e t h e y r e a d y ?

Community of Practice (CoP)

Merupakan suatu jaringan orang yang berbagi

common interest

dalam area knowledge atau kompetensi tertentu dan bersedia untuk bekerja tertentu untuk mengembangkan knowledge.

dan belajar bersama dan dalam periode waktu membagikan Contohnya: Learning Forum T h e p r i n c i p l e : p e o p l e l e a r n b e st i n g ro u p s

Community of Practice

Types of CoP :

1. Voluntary Membership 2. Spesific Focus 3. No Expectation of tangible results 4. Existence defined by group members

Community of Practice

Defining Scope Finding Participant Clarifying the Purpose Maintaining member’s interest & involvement

Langkah-langkah penerapan CoP

Bagaimana cara menyusun langkah CoP di dalam departemen/divisi saya?

Langkah manakah yang sulit? Bagaimana solusinya?

Growing the community Developing the body of knowledge Keep Moving & Adding Value

Learning from Others: Unilever

• • • ULI menciptakan suasana nyaman untuk berbagi

Sharing session

suatu topik

Learning award as trainee or trainer:

–

Learning Champion of The Year

–

Coach of The Year

–

The Most Active Contributor

–

The Most Valued Contributor

–

Top Scorer Award

A p a y a n g b i s a d i a d a p t a s i s e s u a i d e n g a n d a n l i n g k u n g a n N u t r i f o o d ?

c u l t u r e

Learning from Others: Unilever

1. Knowledge Sharing

– Knowledge club (dari top management) – Retrospect (project lampau) –

Enterprise Award

Tantangan membuat tim kecil untuk memberi masukan/project baru yang memberi benefit bagi perusahaan. Dipresentasikan dan pemenangnya diberi hadiah.

B a g i a n m a n a k a h y a n g s u d a h a d a d i N u t r i f o o d ?

Learning from Others: Unilever

2. Informal Sharing

SOLAR (Sharing of Learning and Result)

-

Berbagi ilmu agar karyawan dapat mengerjakan pekerjaan dengan lebih baik lagi.

GLAD

(Group of Learning & Development):

Sharing dari karyawan dengan jabatan lebih tinggi kepada karyawan junior tentang dunia kerja, pengalaman pribadi, serta tips-tips dalam menghadapi tantangan di dunia pekerjaan maupun pribadi.

- Book Club -

3. Online Sharing K-Club Online

- Online Library

minute to think

Pikirkan satu pengetahuan yang Anda miliki 1.Orang sering tanyakan 2.Berkaitan

dengan orang lain 3.Bisa saja simple namun berguna dan : H a l i t u m e r u p a k a n k n o w l e d g e y a n g A n d a m i l i k i s e c a r a s p e s i f i k

Seperti apa knowledge management dan knowledge sharing di departemen/divisi saya?

Apa yang perlu dikembangkan dari knowledge management dan knowledge sharing di departemen/divisi saya?

Cara konkret apa yang bisa diterapkan untuk meningkatkan knowledge sharing di Nutrifood?

Pe r l u d i p i k i r ka n …