Transcript CONTROLLING (PENGENDALIAN)

By:
Eko Budi Sulistio
Email: [email protected]
Pendahuluan
 Salah satu kelemahan anggota dalam organisasi adalah
rendahnya MOTIVASI INTERNAL dalam menjalankan
tugas-tugasnya.
 Perlu adanya MOTIVASI EKSTERNAL agar kinerja
anggota terkendali, terarah dan efektif.
 Motivasi Eksternal dapat berupa:
 Gaji
 Sistem Karier
 Fasilitas
 Pengendalian Kinerja (melalui reward and punihsment)
What is Controlling?
 The process of monitoring activities to ensure that
they are being accomplished as planned and of
correcting any significant deviations.
What is the Purpose of Controlling
• To ensure that activities are completed in ways that lead to
accomplishment of organizational goals.
How to do Controlling?
• Emphasizes organizational authority and relies on rules,
regulations, procedures, and policies.
• Regulates behavior by shared values, norms, traditions,
rituals, and beliefs of the firm’s culture.
Why is Controlling important?
 Planning
 Controls let managers know whether their goals and
plans are on target and what future actions to take.
 Empowering employees
 Control systems provide managers with information and
feedback on employee performance.
 Protecting the workplace
 Controls enhance physical security and help minimize
workplace disruptions.
Planning – Controlling Link
The Process of Control
1. Measuring actual
performance.
2. Comparing actual
performance against a
standard.
3. Taking action to correct
deviations or inadequate
standards.
Measuring:
How
and
What
We
Measure
 Sources of
Information
 Personal observation
 Statistical reports
 Oral reports
 Written reports
•Control Criteria
•Employees
Satisfaction
Turnover
Absenteeism
•Budgets
Costs
Output
Sales
Comparing
 Determining the degree of variation between actual
performance and the standard.
 Significance of variation is determined by:

The acceptable range of variation from the standard (forecast
or budget).

The size (large or small) and direction (over or under) of the
variation from the standard (forecast or budget).
Managerial Action
 Courses of Action
 “Doing nothing”

Only if deviation is judged to be insignificant.
 Correcting actual (current) performance

Immediate corrective action to correct the problem at once.

Basic corrective action to locate and to correct the source of the deviation.

Corrective Actions

Change strategy, structure, compensation scheme, or training programs; redesign jobs; or
fire employees
 Revising the standard

Examining the standard to ascertain whether or not the standard is realistic, fair,
and achievable.

Upholding the validity of the standard.

Resetting goals that were initially set too low or too high.
Pengendalian Mencakup
Kegiatan
 Pembinaan
 Pengawasan
APA YANG TERJADI JIKA TIDAK ADA
PENGENDALIAN








Jenuh
Malas
Tidak Profesional
Tidak Kreatif
Kerja apa adanya
Kerja sembarangan (tidak maksimal)
Tidak Tepat waktu dan sasaran
Banyak melakukan kesalahan-kesalahan
Controlling for Organizational
Performance
• Permormance:

The end result of an activity
• Organizational Performance:

The accumulated end results of all of the organization’s work
processes and activities
Organizational Performance
Measures
 Organizational Productivity
 Productivity: the overall output of goods and/or
services divided by the inputs needed to generate that
output.
 Organizational Effectiveness
 Measuring how appropriate organizational goals are and
how well the organization is achieving its goals.
Tools for Controlling Organizational
Performance
 Feedforward Control
 A control that prevents anticipated problems before
actual occurrences of the problem.
 Concurrent Control
 A control that takes place while the monitored activity is
in progress.
 Feedback Control
 A control that takes place after an activity is done.
Types of Controlling
Pengawasan Input
(Pengawasan Pendahuluan)
 Pengawasan yang dibuat untuk mengantisipasi masalah-masalah
atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan
memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan
tertentu diselesaikan.
 Pengawasan ini bersifat aktif dan agresif yakni dengan
mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang
diperlukan sebelum sesuatu terjadi.
 Pengawasan ini akan efektif jika manajer memiliki informasi
yang akurat dan tepat tentang perubahan-perubahan
lingkungan dan tujuan.
Pengawasan Proses
(Pada Saat)
 Pengawasan ini sering disebut sebagai Monitoring.
 Sifatnya ‘Ya – Tidak’, ‘berhenti – terus’.
 Artinya ketika ditemukan suatu penyimpangan dalam
pelaksanaan kegiatan, maka dapat direkomendasikan
apakah tindakan dapat diteruskan ataukah harus
dihentikan.
 Disesuaikan dengan jenis penyimpangan dan kondisi
organisasi.
Pengawasan Akhir
(Output)
 Pengawasan yang dilakukan untuk mengukur hasil
dari suatu kegiatan yang telah selesai dilakukan.
 Penemuan-penemuan penyimpangan atas
pelaksanaan kegiatan itu akan digunakan untuk
menilai kegaiatan sejenis dimasa yang akan datang.
 Pengawasan ini bersifat histories.
Karakter Pengawasan yang
Efektif
 Akurat; akurasi data menyebabkan organisasi dapat








mengambil keputusan yang tepat
Tepat – waktu
Objektif dan Menyeluruh
Terpusat pada titik-titik pengawasan strategis
Realistik secara ekonomis
Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
Fleksibel
Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
Diterima para anggota organisasi
Kesimpulan
 Pengendalian dapat dilakukan di awal, di tengah
maupun di akhir.
 Pengendalian penting dilakukan untuk menjamin
semua tindakan anggota organisasi “on-the track”
 Pengendalian tidak ditujukan semata-mata mengawasi
dan memberikan sanksi, namun lebih penting adalah
usaha preventif untuk mencegah terjadinya deviasi.