Transcript PPT - 國軍桃園總醫院

國軍桃園總醫院
參加國防部行政院第12屆金檔獎整備協調會
時間：102年11月27日
1
會
議
項
次
程
程
序
起 訖 時
間
使用時間
(分鐘)
詞
1100-1105
5
序
席
一
主
二
承
告
1105-1110
5
三
評 審 委 員 評 選 史 畫 照 片
1110-1120
10
四
金 檔 獎 至 礙 問 題 討 論
1120-1130
10
四
臨
議
1130-1140
10
五
討
論
與
建
議
1140-1150
10
六
主
席
指
裁
示
1150-1200
10
七
散
辦
單
致
表
位
時
報
動
會
合計60分
2
3
軍醫局醫務管理處處長王智弘上校主席
有關醫院史畫指(裁)示摘報：
一、為整合運用國軍醫院史料，蒐整單位組織沿革簡
介、設置宗旨及願景之文檔、發展重點與歷任主
官任期。
二、藉由重要人員、團體或個人參訪或視導等具歷史
意義照片之回顧，並逐級審查，完善編纂醫院史
畫作業。
三、相關紀錄照片，需經由各單位嚴格審查考證。
四、要求各單位含分院於102年12月16日以前完成單
位編纂審查報局。
4
本院加強準備事項
一、拜訪本院內、外耆老辦理口述歷史提供老照片蒐
集。
二、配合本院參選12屆金檔獎歷史檔案照片徵集。
三、於院務會議及網路網頁宣導強化全院同仁共同參
與。
四、成立醫療行政跨部門史畫蒐整審查委員會。
5
國軍桃園總醫院史畫審查鑑定委員會
單
位 級
職
院 本 部 上校院長
上校代理
院 本 部
副 院 長
上校政戰
院 本 部
主
任
企 管 室 上校主任
掌 備 考
姓
名 執
李 宏 滿 指導本院史畫編纂
襄助綜理本院史畫編纂各項作業
奚 聖 川
龍 之 龍
襄助綜理本院史畫編纂各項作業
王 介 民 綜理本院史畫編纂各項作業
襄助綜理本院參與史畫臨床研究
內 科 部 上校主任 柯 富 彰
創新檔案蒐整作業
襄助綜理本院參與史畫護理創新
護 理 部 上校主任 陳 淑 新
檔案蒐整作業
企管室行
負責綜理本院參與史畫鑑定審查
中校組長 羅 子 評
政
組
企管室行
負責綜理本院參與史畫鑑定審查
少校參謀 曾 義 凱
政
組
企管室行 士官長檔
負責綜理本院參與史畫鑑定審查
彭 美 禎
政
組 案管理員
6
國軍桃園總醫院史畫審查鑑定委員會
單
位
企管室醫
勤
組
企管室醫
勤
組
企管室衛
整
組
企管室衛
整
組
級
職 姓
名 執
掌 備 考
負責綜理本院參與史畫鑑定審查
中校組長 郭洺豪
少校副組長 張 銘 博
中校組長 鍾智光
少校副組長 吳 家 凱
負責綜理本院參與史畫鑑定審查
負責綜理本院參與史畫鑑定審查
負責綜理本院參與史畫鑑定審查
上尉醫行室
負責綜理分院參與史畫鑑定審查
吳俊賢
主
任
新 竹 院 區 醫 行 室 劉 俊 龍 負責綜理分院參與史畫鑑定審查
新竹院區
護 理 部 護
理
員 陳 伶 傜 護理史畫鑑定審查蒐整作業
內 科 部 內 科 助 理 莊 雯 琇 臨床研究史畫鑑定審查蒐整作業
外 科 部 外 科 助 理 張 麗 瓊 臨床研究史畫鑑定審查蒐整作業
家 醫 科 家醫科助理 劉 俊 宜 臨床研究史畫鑑定審查蒐整作業
7
任
務
編
組
指導組
院長李宏滿上校
等6員
執行作業小組
羅子評中校等
16員
支援小組
5員
8
曾義凱、彭美禎、馬睿琳、胡菊波
執
行
作
業
小
組
A 檔案管考績效組
張銘博、許偉閔、徐台玲、陳燕慧
B 檔案應用創新組
C 檔案資訊保存組
D 檔案徵集鑑定組
吳豐任、林政儀、林定凱、鄒曜宇
吳家凱、張佳宇、陳伶傜、莊雯琇、許淑芬
9
第12屆機關檔案管理金檔獎評審重點
檔案清理與
機密檔案管理
檔案立案
編目
評分項目
七
大
評
審
重
點
檔案管理
計畫與培訓
檔案保管與
庫房設施
七大評審
重點
檔案管理特殊
績效與標竿
作為
檔案應用
文書與檔案
作業資訊化
2
10
1
0
組別 單
檔
案
管
考
績
效
組
位 級
職 姓
名 執
掌 備考
企管室 少校參謀
行政組
曾義凱 負責檔案管理整體綜合表
現與特殊績效
企管室 士官長檔
行政組 案管理士
彭美禎 負責檔案立案編目、清理
與機密檔案管理、檔案蒐
整鑑定口述歷史、檔案應
用服務
企管室 上士文書
行政組 士
馬睿琳 負責檔案管理計畫與培訓、
檔案清查作業及去酸卷夾
更換
醫品組 醫品技術
長
胡菊波 負責檔案管考績效評核
組別 單
檔
案
應
用
創
新
組
位 級
職 姓
名 執
掌 備考
企管室 少校副組
醫勤組 長
張銘博 負責檔案應用創新
企管室 醫品員
醫勤組
徐台玲 負責檔案服務創新
企管室 上士病歷
醫勤組 小組長
陳燕惠 負責病歷檔案服務創新
企管室 資訊中心
資訊中 技術長
心
許偉閔 負責檔案應用影像網頁服
務創新
組別 單
檔
案
保
存
設
施
組
位 級
職 姓
名 執
掌 備考
企管室 少校資訊
醫勤組 官
吳豐任 負責檔案作業資化及公文
線上簽核
企管室 上尉工程
行政組 官
林政儀 負責檔案保管與庫房設施
企管室 後勤士
行政組
鄒曜宇 負責檔案保管與庫房消防
設施
企管室 工程員
行政組
林定凱 負責檔案保管與庫房設施
組別 單
檔
案
徵
集
鑑
定
組
位 級
職 姓
名 執
掌 備考
企管室 少校副組
衛整組 長
吳家凱 負責檔案蒐整、鑑定
院本部 中士保防
士
張佳宇 協助本院參與金檔獎文宣、
檔案展作業
護理部 護理員
陳伶傜 協助護理創新檔案蒐整作
業
企管室 文書員
行政組
許淑芬 負責檔案清查鑑定作業、
永久保存檔案去釘打孔綿
線裝訂
內科部 內科助理
莊雯琇 協助臨床研究創新檔案蒐
整作業
第12屆機關檔案管理金檔獎配分權重
一、檔案管理計畫與培訓
評
審
評審項目(配分)
一、檔案管理
整體規劃
(20分)
權重15%
重
點
衡量指標(配分)
1、訂有中長程檔案管理計畫。(6分)
2、訂有年度檔案管理計畫。(4分)
3、計畫明訂具體可行之檔案管理績效目標。(5分)
4、資源投入情形。(5分)
A
二、檔案管理
績效管考
(40分)
1、定期辦理檔案管理計畫與業務執行情形。(15分)
2、配合機關中長程年度計畫，辦理檔案管理績效自我評
核或接受上級機關績效評鑑。(15分)
3、所屬機關辦理檔案業務訪視、輔導與管理規劃情形。
(10分)
三、檔案管理
與應用標竿學
習(20分)
1、依據中長程年度檔案管理計畫之績效目標或業務需要，
規劃標竿學習內容。(5分)
2
16
16
評
審
評審項目(配分)
重
點
衡量指標(配分)
2、辦理標竿學習與觀摩活動。(5分)
3、標竿學習後對本機關相關業務提出改進、擬處建議或改善成果。
(10分)
A
四、檔案管
理宣導與訓
練
(20分)
1、首長(長官)重視及參與檔案管理法令、觀念及業務宣導之實際
作為。(5分)
2、本機關自行辦理或派員參加檔案管理訓練或宣導課程。
(4分)
3、本機關自行辦訓練或其他研習班講座由該機關同仁擔任講座之
情形。(2分)
4、本機關檔案管理人員參與檔案專業數位課程學習情形。
(5分)
5、人員參與訓練或宣導課程後，能將學習成效分享同仁，並落實
17
於業務執行。(4分) 2
17
二、檔案立案編目
評
權重13%
審
重
評審項目(配分)
點
衡量指標(配分)
一、檔案分
類
編案
(60分)
1、歸檔案件分入專屬類目、分入最適切之類目或
主要事由所屬類目之情形。(20分)
二、檔案編
目建檔
(40分)
1、檔案著錄來源所載資訊依實著錄，非僅就目錄
彙送之必要欄位著錄。(10分)
2、依檔案內容關聯性或同質性編案並建立簡要案
名之情形。(40分)
A
2、檔案目錄著錄內容依實呈現檔案形式與來源，
及扼要表達案情及主題詞彙之情形。(30分)
2
18
18
三、檔案清理與機密檔案管理
評
審
評審項目(配分)
A
權重13%
重
點
衡量指標(配分)
一、機密檔案管理 1、機密檔案與一般檔案分別存放，以及使用裝置密鎖之
保險箱、櫃，或存放於裝置警報及監視系統之保險室、密
(20分)
室，並以專用封套裝封且指定專人管理。(8分)
2、定期清查機密檔案，以及解密條件或保密期限成就處
置情形。(12分)
二、定期辦理檔案 蒐集機關法定職能運作產生的各類型公務紀錄資料情形。
(25分)
蒐集(25分)
D
三、檔案清理與鑑 1、檔案清理規劃作業之妥適性。(9分)
2、檔案鑑定之妥適性。(14分)
定(55分)
3、檔案鑑定報告之完整性。(8分)
4、檔案鑑定結果之運用情形。(14分)
2
19
5、檔案銷毀依規定程序送審，經核准銷毀檔案依規定完
成目錄修正或調整保存年限。(10分)
19
四、檔案保管與庫房設施
評
權重20%
審
評審項目(配分)
重
點
衡量指標(配分)
一、檔案整理 1、檔案案件依規定排序放置。(3分)
維護(40分)
2、檔案依規定進行整理。(10分)
3、檔案容具材質與標示。(6分)
4、檔案置放目次表應載事項完整正確。(6分)
A
5、紙質類永久保存檔案依規定進行裝訂。(6分)
6、檔案依規定完成上架，架櫃標示正確。(4分)
7、受損檔案維護措施。(5分)
二、檔案清查 1、訂定清查計畫。(3分)
(20分)
2、清查計畫明列清查時程、負責人員、清查範圍等。(4分)
3、清查結果已逐件或逐案註記於清查清單。(6分)
2
20
4、清查報告載明清查數量、保存狀況及處置建議。(7分)
20
評
審
評審項目(配分)
重
點
衡量指標(配分)
三、庫房設施 1、檔案庫房之設置避開洪泛地帶，擇地勢高亢處為之，
不宜設置於地下室及排水系統不良之位置。(8分)
(40分)
2、檔案庫房專區設置，並與其他工作場所區隔。(4分)
3、檔案庫房之分間牆及門窗應具1小時防火時效。(4分)
C
4、檔案庫房依儲存媒體型式，分別配置保管設備或分
區設置保管空間。(2分)
5、檔案庫房設置消防與警報設備。(8分)
6、檔案庫房設置防盜門禁與監視設備。(5分)
7、檔案庫房設置空調設備並維持溫溼度標準，以及配
置溫溼度紀錄儀表並定期記錄。(5分)
8、檔案庫房採用低紫外線及散熱良好照明設備，並符
2
21
合照度規定。(4分)
21
五、檔案應用
評
權重20%
審
評審項目(配分)
重
點
衡量指標(配分)
一、檔案加值 1、編印及推廣機關檔案開放應用資源導覽等文宣資料。
與推廣
(5分)
(40分)
2、運用機關網站推廣檔案應用服務。(5分)
B
3、辦理檔案研究或加值出版。(10分)
4、辦理檔案應用推廣活動 (15分)
5、機關資源整合及行銷。(5分)
D
二、檔案目錄
彙送
(20分)
1、定期辦理檔案目錄彙送。(10分)
2、檔案目錄內容之妥適性。(5分)
3、檔案目錄備份或保存之情形。(5分)
2
22
22
評
審
重
評審項目(配分)
點
衡量指標(配分)
三、民眾申請應 1、訂有檔案應用相關規定、受理申請作業流程或說
用
明。
(20分)
(10分)
2、民眾申請案件辦理情形成效。
(10分)
B
四、檔案檢調
(10分)
依規定程序辦理檔案檢調及逾期稽催。
(10分)
五、應用服務設 設置檔案應用處所，配置必要之設施、工具、書表與
施
範例。
(10分)
(10分)
2
23
23
六、文書與檔案作業資訊化
評
審
評審項目(配分)
C
權重15%
重
點
衡量指標(配分)
一、公文及檔案 1、公文及檔案管理系統功能完整性。(40分)
管理資訊系統 作 2、使用績效(40分)
業功能之完整性
(1)公文電子交換(10分)
與使用績效(80分)
(2)線上簽核執行情形(10分)
(3)文書及檔案線上申請及線上閱覽比率(20分)
二、公文與檔案
管理資訊系統安
全(20分)
1、資訊安全計畫。(4分)
2、日常備份作業。(4分)
3、電子儲存媒體有效性。(4分)
4、災害復原演練作業。(4分)
2
5、人員權限申請及異動管理作業。(4分)
24
24
七、檔案管理特殊績效與標竿作為
評
評審項目(配分)
審
重
權重5%
點
衡量指標(配分)
1、檔案管理與應用創新觀念與作為，成果卓著。(30
分)
2、檔案管理與應用創新作為榮獲上級機關或權威專
業團體肯定。(20分)
B
3、檔案管理與應用技術面創新作為，足為各機關(單
位)典範。(30分)
4、檔案管理與應用創新作為對社會或民眾產生重大
正面影響。(20分)
2
25
25
B 檔案應用創新組
※檔案創新與應用宣導
※建置檔案應用宣導網頁。
※製作檔案應用宣導之摺頁與紀念品。
※設計檔案應用海報、標語…等文宣資料，並利用電
子看板刊登檔案開放應用相關訊息。
2
26
2
6
B 檔案應用創新組
※檔案創新與應用宣導
※利用文卷檔案辦公空間之牆面建置檔案管理資訊公
布欄、檔案管理作業流程圖及檔案管理相關問答集
。
※將檔案管理作業相關流程與趣味遊戲結合，讓院內
外人士透過趣味的互動方式，達到線上參觀與應用
檔案的目的。
2
27
2
7
B 檔案應用創新組
※編撰院史專書。
※利用醫療大樓1樓旋轉梯至2樓院本部至企管室行政
部門牆面建置醫院沿革時光迴廊，以活化院史館歷
史檔案功能。
※舉辦院史檔案特展，推動院史檔案典藏數位化。
2
28
2
8
C 檔案資訊保存組
◆建置檔案調閱專區
◆第一、二檔案庫房所有電設備未有緊急備用電源。
◆第一、二檔案庫房消防警報未連線至本院消防受信總機第
二檔案。
◆全面更換第一、二檔案庫房之照度為無紫外線燈管數目，
以利節能省電。
◆第一、二檔案庫房消防警報及監視系統未連線至本院消防
總機機房。
◆目前第二檔案庫房懸掛式之除濕機有冷凝水滲漏問題，
協助評估改善方案。
◆檔案庫房之電路系統、消防系統、電器設備、防震措施及
2
29
各項儀器之定期檢修、保養與校驗。
2
9
D 檔案徵集鑑定組
特殊徵集：徵集具「804」特殊意義之檔案。
◇當初於台南三分子院區更名804過程之歷史檔案。
◇804時期之重要會議、文物及影像…等紀錄。
◇804歷任院長及其佈達典禮之文檔、照片等。
◇804初期確立院訓、院徽、院旗之檔案資料。
◇804院慶暨各屆全院重要集會。
2
◇804北遷虎頭山院區時期核定文號相關計畫檔案。
30
3
0
D 檔案徵集鑑定組
特殊徵集：徵集具「804」特殊意義之檔案。
◇804重要醫學研究論文發表。
◇804歷任院長第一份手諭、第一份批示的文稿檔案。
◇804曾出版之創號刊物(如院刊、年度報告、院慶特刊…
等)。
◇本院臨床軍醫在院期間首創之發明或首獲各項學術榮譽獎
之紀錄、首獲各類重要活動獎項資料。
2
◇804社區醫療服務新聞檔案資料。
31
3
1
D 檔案徵集鑑定組
◇專案徵集：
醫院歷次組織變革院區遷移、醫院配合健保變革因應創新
歷次醫院評鑑專案計畫、頒贈榮譽國內、外臨床醫學發表
醫學研究論文、學術交流…等，自法規研訂、籌備、正式
實施至推動成果，所有文字紀錄檔案、圖片、錄影(音)、
照片、宣導品、各類文宣資料等。
◇業務徵集：
各單位承辦人所承辦之業務，自起始以來所歷經的變革，
包括法規之修訂、業務之延續或終止、各種應用書表格式
之更迭、各項活動之文字紀錄檔案、圖片、錄影(音)、照
片、文宣資料、從事院務工作中所發生之感人故事等。
2
32
3
2
D 檔案徵集鑑定組
◇檔案鑑定：
◇研訂本院檔案保存價值鑑定小組設置要點。
◇成立本院檔案保存價值鑑定小組。
◇按徵集檔案之清查進度與需求，擇定鑑定標準與方式。
◇分析徵集檔案之保存價值。
◇適時召開檔案保存價值鑑定小組會議。
◇撰寫檔案鑑定報告書。
2
33
3
3
管
制
期
程
每週各小組自行召開進度管制會議
每二週執行作業小組召開檢討管制會議
103年之後更改為每週召開
恭請企管室主任主持執行作業小組檢討管制會議
2
34
34
參 選 金 檔 獎 之 決 勝 口 號
國立中正大學
中正最用心
破舊又立新
處處飄創意
績效冠群倫
國軍左營總醫院
左海精神
檔管服務
忠誠負責
熱力四射
國稅局花蓮縣分局
洄瀾展毅力
金檔響叮噹
台北市士林區公所
檔案管理
追求卓越
鯨益求精
樹立標竿
高雄市新興區衛生所
創新檔案管理與應用
活化典藏奪百年金檔
2
35
3
5
2
36
3
6
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3
7
2
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3
8
2
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9
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40
4
0