Transcript Secretaría Municipal

 Quinta Parte: Organización Interna de las
Municipalidades
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 1.-Funciones Específicas de las Unidades Municipales
 El art. 15 de la ley 18.695 establece que las municipalidades
dispondrán de una Secretaría Municipal, de una
Secretaría Comunal de Planificación y de otras
unidades encargadas del cumplimiento de funciones de
prestación de servicios, relacionadas con el desarrollo
comunitario, obras municipales, aseo y ornato, tránsito
y transporte públicos, administración y Finanzas,
asesoría Jurídica y control
 En las comunas cuya población sea superior a 100.000
habitantes, las municipalidades incluirán en su
organización interna a la Secretaría Municipal, Secplan
y a lo menos las unidades señaladas anteriormente.
 En las comunas cuya población sea inferior a 100.000
habitantes, la organización interna incluirá la Secretaría
Municipal y todas o algunas de las unidades
encargadas de las funciones genéricas del art. 15,
según las necesidades de cada comuna, pudiendo
incluir una Secplan.
 Según lo establecido en el art. 30 de la ley 18.695
existirá un Administrador municipal en todas aquellas
comunas donde lo decida el Concejo a proposición del
Alcalde, para desempeñar este cargo se requerirá estar
en posesión de un título profesional.
 El administrador municipal será el colaborador directo
del Alcalde en las tareas de coordinación y gestión
permanentemente del municipio, y en la elaboración y
seguimiento del plan anual de acción municipal y ejercerá
las atribuciones que señale el reglamento municipal y las
que les delegue el alcalde, siempre que estén vinculadas
con la naturaleza de su cargo.
 Secretaría Municipal:
 De conformidad con el artículo 20 de la ley 18.695,
cada municipio tendrá una Secretaría Municipal, la
que estará a cargo de un Secretario Municipal que
tendrá las siguientes funciones:
 a. Dirigir las actividades de Secretaría administrativa
del Alcalde y el Concejo, y
 b.Desempeñarse como Ministro de Fe en todas las
actuaciones municipales.
 La función de Ministro de Fe se cumplirá mediante la
firma de los documentos que las materialicen, o bien,
certificando la autenticidad de los documentos
otorgados.
 Tambien le corresponde las siguientes funciones especificas:
 -Transcribir las resoluciones del Alcalde, acuerdos del Concejo, y
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de los comités y velar por su cumplimiento;
- Redactar los oficios, decretos, circulares y comunicaciones
externas que se encomienden;
-Levantar acta de cada reunión del Comité Técnicos
Administrativo, enviando copia a todos los jefes de
Departamentos;
-Levantar acta de cada reunión del Comité Técnico
Administrativo, enviando copia a todos los jefes de
Departamentos;
-Elaborar y redactar material informativo en general;
-Firmar bajo la fórmula “por orden del Alcalde”, resoluciones o
decretos de mero trámite, que tenga relación con sus funciones,
previa delegación del Alcalde.
 1.2.1 Oficina de Partes y Archivo:
 A esta oficina se le reconoce como objetivo el
mantener constante el flujo, control, archivo y
conservación de toda la documentación que ingresa y
egresa de la municipalidad, proporcionando en forma
rápida y expedita la información que se requiera para
el accionar municipal.
 En cuanto a sus funciones específicas más habituales se pueden
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destacar:
Tener a su cargo el trámite de ingresos, clasificación y distribución
de la correspondencia oficial.
Elaborar y mantener registros clasificados de la documentación
interna de la municipalidad.
Mantener archivos actualizados de la documentación recibida y
despachada por la municipalidad.
Llevar y conservar el archivo central de la documentación oficial
del municpio, de acuerdo a las técnicas de conservación y
clasificación existentes;
Efectuar el control de los plazos en la tramitación de la
documentación externa de la municipalidad.
Efectuar el manejo, control y mantención de la máquina
franqueador de la correspondencia.
 1.2.2.-Oficina de Información, Reclamos y Sugerencias.
 Nos remitimos a lo ya indicado en el capitulo 4 del
programa.
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 1.3.- Gabinete de Alcaldía:
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 Tiene por objetivo coordinar la labor administrativa
que se deriva del funcionamiento de la gestión diaria
que desarrolla el Alcalde. También debe coordinar el
contenido, la forma y oportunidad en que se entrega la
información hacia la comunidad, tanto desde el punto
de vista de las relaciones públicas, como de las
comunicaciones.
 FUNCIONES
 El Gabinete de la Alcaldía tiene a su cargo las siguientes
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funciones:
a) Organizar y administrar la agenda de responsabilidades e
intervenciones públicas del alcalde.
b) Coordinar el desarrollo de ceremonias y otras actividades
sociales en donde participe la autoridad comunal de modo de
responder a los requerimientos de la misma.
c) Cuidar el adecuado cumplimiento de las normas vinculadas con
el protocolo en cada una de las actividades públicas donde
participe el Alcalde.
d) Elaborar y proponer un plan de relaciones públicas que tienda
a crear y mantener una imagen corporativa de la Municipalidad,
tanto internamente como ante la comunidad.
 e) Elaborar y proponer un plan de comunicaciones de la
Municipalidad, que tienda a dar presencia a ésta y a
mantener oportuna y convenientemente informada a la
comunidad de la labor municipal.
 f) Elaborar y proponer mecanismos que permitan recoger
las inquietudes e intereses de la comunidad para asegurar
la respuesta de la Municipalidad ante las situaciones y
necesidades emergentes.
 g) Cumplir otras funciones que el Alcalde le encomiende,
de conformidad a la legislación vigente y que no sean de
aquellas que la Ley asigne a otras unidades.
 Unidad de Asesoría Jurídica
 Con el fin de cautelar el respeto del principio de la
legalidad de los actos de la administración municipal,
la Dirección de Asesoría Jurídica tiene por objetivo
asesorar al Alcalde, al Concejo y a las unidades
municipales en todo lo relacionado con materias
legales; ejercer la supervigilancia sobre los
procedimientos disciplinarios administrativos cuando
no los efectúe directamente; y asumir ante los
tribunales la defensa y representación de los intereses
del municipio y de la comunidad, toda vez que ello sea
necesario, procedente y autorizado por la Ley.
 La Dirección de Asesoría Jurídica tiene a su cargo las siguientes
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funciones:
a) Iniciar y asumir la defensa, a requerimiento del Alcalde, en todos
aquellos juicios en que la Municipalidad sea parte o tenga interés,
pudiendo comprenderse también la asesoría, defensa de la
comunidad cuando sea procedente y el Alcalde así lo determine.
b) Informar en derecho todos los asuntos legales que las unidades
municipales le planteen.
c) Orientar periódicamente al Alcalde y a todas las unidades
municipales respecto de las disposiciones legales reglamentarias
pertinentes.
d) Mantener al día los títulos de los bienes raíces municipales.
 e) Efectuar las investigaciones y sumarios
administrativos correspondientes por instrucciones del
Alcalde, sin perjuicio que también puedan ser
realizados por funcionarios de cualquier unidad
municipal, bajo la supervigilancia que al respecto le
corresponda a esta unidad.
 f) Visar los proyectos de ordenanza, reglamentos,
convenios y contratos y las bases administrativas.
 g) Mantener archivos de las ordenanzas, reglamentos,
instructivos, convenios y contratos dictados y firmados
respectivamente por la Municipalidad.
 h) Otras funciones que le asigne el Alcalde, de
conformidad con la legislación vigente y que no sea de
aquellas que la Ley asigna a otras unidades.
 Unidad de Control
 Tiene como objetivo fiscalizar la gestión del municipio, en el
marco de las normas legales vigentes y de los procesos
administrativos establecidos, apoyando la máxima eficiencia
administrativa interna de la Municipalidad.
 La Dirección de Control tiene a su cargo las siguientes funciones:
 a) Realizar la auditoría operativa interna de la municipalidad, con el
objeto de fiscalizar la legalidad de su actuación.
 b) Controlar la ejecución financiera y del presupuesto de la
Municipalidad.
 c) Representar al Alcalde aquellos actos municipales que estime
ilegales, informando de ello al Consejo, para cuyo objeto tendrá
acceso a toda la información disponible.
 d) Colaborar directamente con el Consejo en el ejercicio de sus
funciones fiscalizadoras. Para estos efectos, emitirá un informe
trimestral acerca del estado de avance del ejercicio programático
presupuestario; asimismo, deberá informar; también
trimestralmente, sobre el estado de cumplimiento de los pagos
por concepto de cotizaciones previsionales de los funcionarios
municipales y de los trabajadores que se desempeñan en los
Servicios Incorporados a la gestión municipal, administrados
directamente por la Municipalidad y de los aportes de la
municipalidad debe efectuar al Fondo Común Municipal.
 e) Asesorar al Consejo en la definición y evaluación de la auditoría
externa que aquel pueda requerir en virtud de la ley vigente.
 ) Proponer modificaciones de procedimientos y
procesos que permitan optimizar la gestión interna
municipal.
 g) Controlar la legalidad de las subvenciones otorgadas
por el Consejo Municipal.
 h) Otras funciones que el Alcalde le asigne, de
conformidad con la legislación vigente y que no sean
aquellas que la Ley asigna a otras unidades
 Las unidades dependientes de la Dirección de Control
serán las siguientes:
 - Departamento de Auditoría Municipal.
- Departamento de Auditoría de Servicios
Incorporados.
 DEPARTAMENTO DE AUDITORIA MUNICIPAL.
 Tiene como objetivo apoyar la gestión del municipio a través de la realización de auditorías
operativas y de la fiscalización efectiva y oportuna de los procesos administrativos establecidos, en
el marco de la legislación vigente.
 Funciones:
 El Departamento de Auditoría Municipal tiene a su cargo las siguientes funciones:
 a) Diseñar e implementar un programa de auditoría para el sector muncipal.
 b) Mantener un control permanente de la ejecución financiera y presupuestaria de la
Municipalidad.
 c) Recomendar mejoramientos específicos a los procedimientos administrativos, para optimizar la
ejecución de las tareas y el control interno.
 d) Asesorar a las distintas unidades municipales en las técnicas propias de la auditoría.
 e) Supervisar y controlar el cumplimiento de las normas organizativas, sistemas y
procedimientos de trabajo y evaluar el resultado de los cambios que se produzcan como
consecuencia de las auditorías internas.
 f) Cautelar el cumplimiento y la actualización de los convenios y contratos que
comprometen la responsabilidad y/o los bienes municipales.
 g) Velar por la aplicación de la normativa existente en la contabilización de las
operaciones, como así también revisar el criterio técnico seguido en las regularizaciones
efectuadas en la contabilidad.
 h) Verificar la legalidad en las adquisiciones de bienes y servicios municipales.
 i) Efectuar otras auditorías solicitadas por el Alcalde y el Consejo a través de la
Dirección de Control.
 j) Cumplir las demás funciones que la Ley y el Alcalde le encomiendan.
 DEPARTAMENTO DE AUDITORIA DE SERVICIOS
INCORPORADOS.
 Tiene como objetivo apoyar la gestión del municipio a
través de la realización de auditorías operativas y de la
fiscalización efectiva y oportuna de los Departamentos
de Salud, Educación y Cementerio Municipal, en el
marco de la legalidad vigente y de los procesos
administrativos establecidos.
 .- Secretaría Comunal de Planificación:

Esta Unidad Técnica desempeñará funciones de
asesoría del Alcalde y del Concejo, en materias de
estudios y evaluación propias de las competencias de
ambos órganos municipales. En tal carácter le
corresponden las siguientes funciones:
 a)Servir de Secretaría Técnica permanente del Alcalde
y del Concejo en la formulación de la estratégica
municipal, como asimismo, de las políticas, planes,
programas y proyectos de desarrollo de la comuna.
 b)Asesorar al Alcalde en la elaboración de los
proyectos del plan comunal de desarrollo y de
presupuesto municipal.
 c)Evaluar el cumplimiento de los planes, programas, proyectos, inversiones y
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el presupuesto municipal e informar sobre estas materias al Concejo, a lo
menos semestralmente.
d)Efectuar análisis y evaluaciones permanentes de la situación de desarrollo de
la comuna con énfasis en los aspectos sociales y territoriales.
e) Elaborar las bases generales y específicas, según corresponda, para los
llamados a licitación, previo informe de la unidad competente, de
conformidad con los criterios e instrucciones del Reglamento Interno.
f)Fomentar vinculaciones de carácter técnico con los servicios públicos y con
el sector privado de la comuna, y
g)Recopilar y mantener la información comunal y regional atingente a sus
funciones.
El Secretario Comunal de Planificación es de la exclusiva confianza del alcalde.
 De esta secretaría podrían depender los siguientes departamentos:
 - Departamento de Programación Financiera:
 Esta dependencia tendría como objetivo, el de proyectar la acción financiera de
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la gestión municipal a través de la formulación de planes, programas y
proyectos.
- Asesor Urbanista
a) Asesorar al Alcalde y al Concejo en la promoción del desarrollo urbano.
b)Estudiar y elaborar el Plan Regulador Comunal y mantenerlo actualizado,
promoviendo las modificaciones que sean necesarias y preparar los planes
seccionales para su aplicación, y
c)Informar técnicamente las proposiciones sobre planificación urbana
intercomunal, formulas al municipio por la Seremi de Vivienda y Urbanismo.
 1.7. Unidad de Transito y Transporte Público:
 En términos generales a esta Unidad le corresponden las
funciones que le señala el art. 26 de la ley 18.695, esto es:
 a) otorgar y renovar licencias para conducir vehículos;
 b)Determinar el sentido de circulación de vehículos, en
coordinación con otros órganos de la administración del
Estado.
 c)Señalizar adecuadamente la vías públicas;
 Entre otras funciones podemos destacar:
 - Suspender administrativamente, licencias en los casos
previstos en la ley de tránsito.
 - Mantener el registro de antecedentes a los
conductores a los cuales se le hubiera otorgado licencia.
 -Entregar informes técnicos que solicitan los tribunales
de justicia, etc.
 De esta Unidad dependerán los siguientes
departamentos o secciones:
 -Departamento de licencia de conducir.
 - Departamento de Ingeniería de transito y Estudios.
 -Departamento de Permisos de Circulación.
 Unidad de Obras Municipales:
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 De conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 de la ley 18.695, a la unidad
encargada de Obras Municipales les corresponderá las siguientes funciones:
 a) Velar por el cumplimiento de las disposiciones de la ley General de Urbanismo y
Construcciones, del Plan Regulador Comunal, y de las ordenanzas correspondientes,
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para cuyo efecto gozará de las siguientes atribuciones:
1.- Dar aprobación a las subdivisiones de predios urbanos y urbano- rurales
2.-Dar aprobación a los proyectos de obras de urbanización y construcción
3.-Otorgar los permisos de edificación de las obras de urbanización y
construcción.
4.-Fiscalizar la ejecución de dichas obras hasta el momento de su recepción
5.-Recibir las obras y autorizar su uso.
 b) fiscalizar las obras en uso, a fin de verificar el
cumplimiento de las disposiciones legales y técnicas.
 c)Aplicar normas ambientales relacionadas con obras
de construcción y urbanización.
 d)Confeccionar y mantener actualizado el catastro de
las obras de urbanización y edificación realizadas.
 e)Ejecutar medidas relacionadas con la vialidad urbana
y rural
 f)Dirigir las construcciones que sean de
responsabilidad municipal, sean ejecutadas
directamente o por terceros,
 g) En general aplicar las normas legales sobre
construcción y urbanización en la comuna.
 Quien ejerza la jefatura de esta unidad deberá poseer
indistintamente el título de arquitecto, ingeniero civil,
de constructor civil, o de ingeniero constructor civil.
 Unidad de Administración y Finanzas:( art. 27 de
la ley 18.695)
 a) Asesorar al Alcalde en la administración del
personal de la municipalidad
 b)Asesorar al alcalde en la administración financiera
de los bienes municipales, para los cuales
corresponderá específicamente:
 1.-Estudiar, calcular, proponer y regular la percepción de cualquier tipo de
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ingresos municipales;
2.- Colaborar con la secretaría comunal de planificación en la elaboración
del presupuesto municipal;
3.- Visar los decretos de Pago;
4.-Llevar la contabilidad municipal en conformidad a la ley.
5.-Controlar la gestión financiera de las empresas municipales;
6.- Efectuar los pagos municipales, manejar la cuenta bancaria respectiva y
rendir cuentas a la Contraloría General de la República.
7.- Recaudar y percibir los ingresos municipales y fiscales que
corresponda.
Área finanzas
Área Administración
-
Contabilidad y Presupuesto -Recursos Humanos
-
Tesorería
- Adquisiciones
-
Remuneraciones
-Inventarios y Bodegas
-
Patentes
- Servicios Generales
-
Inspección
Mantención y Reparaciones
Servicios Menores
 a)Area Finanzas:
 Tendrá por objetivo optimizar el uso de los recursos
financieros, mediante la administración eficiente de la
actividad financiera, contable y presupuestaria de la
municipalidad. Se destacan las siguientes unidades:
 1.- Contabilidad y Presupuesto:
 - Llevar la contabilidad patrimonial y presupuestaria en
conformidad a las normas vigentes para el sector municipal y con
las instrucciones que la CGR imparta al respecto.
 -Mantener actualizado el valor de los activos y pasivos de la
municipalidad en conformidad a los inventarios del patrimonio
municipal, como igualmente el ajuste anual por revalorizaciones y
depreciaciones.
 - Controlar los ingresos y egresos de los fondos municipales.
 -Mantener el registro y control de todos los documentos que den
origen a obligaciones de carácter financiero de la municipalidad
con terceros;
 -Elaborar el proyecto de presupuesto anual de la municipalidad.
 - Controlar y solicitar las modificaciones pertinentes del
movimientos de los fondos mensuales.
 - Manejar las cuentas corrientes bancarias.
 - Refrendar internamente, imputando los ítems presupuestarios que
corresponda, todo egreso municipal ordenado en las resoluciones
alcaldicias;
 - Presentar las rendiciones de cuenta a las entidades, por fondos
entregados y destinados a fines específicos.
 - Preparar informes periódicos en materia de inversiones,
coordinando su acción con SECPLAN, para las modificaciones,
ajustes, reducciones y nuevos programas y/o proyectos que
correspondan.
 2.- Tesorería Municipal:
 -Recuadar los tributos y otros ingresos municipales.
 -Conservar y custodiar los fondos recaudados, las especies
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valoradas y demás valores municipales;
- Recibir y conservar toda clase de instrumentos de garantías,
extendidas a favor de la municipalidad;
- Efectuar el pago de las obligaciones municipales.
- Depositar en las cuentas corrientes autorizadas del Banco los
fondos recaudados.
-Suspender la entrega de fondos a funcionarios que no han
rendido cuenta de giros anteriores;
Establecer cajas recaudadoras en los lugares y por el tiempo que
sean necesarias, para los objetivos del municipio.
 Efectuar la rendición mensual de cuentas de la Caja
Municipal, con sus ajustes y conciliaciones bancaraias;
 Diseñar, implementar y mantener un archivo con los
documentos nque ingresar y salen de tesorería;
 Asumir cualquier otra función que le señale la ley o el
alcalde.
 .- Remuneraciones:
 - Calcular y registrar las remuneraciones del personal;
 -Confeccionar las planillas de remuneraciones del
personal, de acuerdo a las normas legales vigentes;
 - Confeccionar las planillas de cotizaciones
previsionales, descuentos varios y emisión de cheques
respectivos;
 - Efectuar pago de remuneraciones, retenciones
judiciales y familiares, cotizaciones a cajas de previsión
y AFP o ISAPRES, etc.
 Patentes:
 - Tramitar solicitudes de otorgamiento y caducidad de
las patentes municipales, comerciales, industriales, de
alcoholes y profesionales de la comuna;
 - Mantener actualizado el registro de patente de todas
las actividades antes mencionadas, así como el
correspondiente a la propaganda comercial de la
comuna.
 -Tramitar el otorgamiento de los permisos municipales
conforme a las normas del comercio ambulante.
 - Analissi de las declaraciones de capital que
anualmente deben efectuar los contribuyentes afectos
al correspondientes tributo municipal
 Area de Adminstración:
 Tendrá por objetivo proveer y administrar los recursos humanos y materiales necesarios
para adecuada gestión municipal, velando por la mantención, viligancia y aseo de las
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
distintas dependencias municipales.
1.-Recursos Humanos:
- Proponer las políticas generales de Administración de Personal.
- Disponer en forma eficiente los recursos humanes vitales para el desarrollo de las
tareas municipales;
-Ejecutar y tramitar los derechos y obligaciones de carácter administrativo que
corresponde a lo funcionarios municipales;
- Tramitar nombramientos y renuncias.
- Efectuar la tramitación administrativa de los sumarios e investigaciones sumarias de la
municipalidad y el registro de estos actos, velando por el cumplimiento de los plazos en
estas actuaciones.
 Desarrollar políticas de capacitación que apruebe el
acalde.
 - Programar y ejecutar acciones de bienestar del
Personal cuando corresponda;
 - Implementar y fiscalizar los controles de asistencia y
horario de trabajo.
 - Mantener los registros acutalizados del personal de
todas las dependencias.
 - Dictar normas de Higiene y ambientación;
 - Elaborar programas de deportes, recreación y
convivencia para el personal municipal; etc.
 -Ejecutar los programas referentes a adquisiciones, stoks, sistemas

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
de distribución y transporte;
-Emitir órdenes de Compra;
-Recibir y clasificar las solicitudes de compra provenientes de
distintas unidades municipales;
- Realizar cotizaciones de precios e informar de las condiciones de
mercado, de proveedores, costos unitarios etc.
- Efectuar y controlar las adquisiciones municipales
- Elaborar y proponer normas específicas para la adquisición en
base a las disposiciones legales y programas aprobados;
- Mantener archivos actualizados de órdenes de compra,
facturas, propuestas y otros documentos afines;
 Inventarios y Bodega:
 -Mantener actualizados los registros de bienes de la
municipalidad y los inventarios valorados de los
mismos.
 -Proponer, diseñar y confeccionar las planillas de altas y
bajas de las especies municipales;
 -Efectuar controles periódicos de los bienes asignados a
las distintas unidades municipales;
 - Determinar la condición de Inventariable de los bienes
según las normas en uso;
 - Recibir, registrar, almacenar y distribuir los recursos
materiales provenientes de adquisiciones;
 - Preparar decreto que de “Baja” de las especies
inutilizadas, de acuerdo a la normativa vigente. Etc.
 Servicios Generales:
 Dirigir, coordinar y controlar la mantención, seguridad,
aseo y ornato de las dependencias municipales;
 Supervigilar el uso y buen estado de los bienes de la
municipalidad etc.



 Unidad encargada de Medio Ambiente y de Aseo y
Ornato: (Art. 25 de la ley 18.695).
 El objetivo fundamental de esta unidad será el
mantener el aseo y ornato; y preservar el medio
ambiente de la comuna, entre sus tareas específicas
destacan:
 a)El aseo de las vías públicas, parques, plazas, jardines,
y en general, de los bienes nacionales de uso publico
existentes en la comuna;
 b)El servicio de extracción de basura;
 c)La construcción , conservación y mantención de
áreas verdes.
 Además se pueden señalar las siguientes funciones especificas:
 -Diseñar programas para la disposición final de la basura





domiciliaria, industrial y comercial;
- Organizar el aseo de las vías publicas, parques, jardines etc. de la
comuna
-Diseñar e implementar programas de limpieza de sumideros de
aguas lluvias y en general de acequias y canaletas de la via pública.
-Administrar las áreas verdes de la comuna y proponer programas
de construcción reparación y mantención de éstas, así como el
cuidado de los árboles existentes en éstas.
-Retirar de la vía pública animales muertos.
- Controlar los animales al parecer abandonados, y que se
encuentren en bienes nacionales de uso público etc.
 Unidad de Desarrollo Comunitario
 Sus funciones específicas son, según el art.22 de la ley
18.695:
 a.-Asesorar al Alcalde y, también, al Concejo en la
promoción del desarrollo comunitaria.
 b.Prestar asesoría técnica a las organizaciones
comunitarias; fomentar su desarrollo y legalización, y
promover su efectiva participación en el municipio.
 c.Proponer y ejecutar, dentro de su ámbito y cuando
corresponda, medidas tendientes a materializar
acciones relacionadas con salud pública, protección
del medio ambiente, educación y cultura, capacitación
laboral, deporte y recreación, promoción del empleo,
fomento productivo local y turismo.