Transcript ancaman, kerugian, dan prosedur pengendalian

Sururi
1





Seluruh kegiatan dijalankan secara
efektif dan efisien.
Seluruh kegiatan dijalankan dengan
mudah, cepat, akurat, lengkap, aman,
dan tepat.
Laporan disajikan tepat waktu, lengkap,
dan dalam format yang mudah difahami.
Seluruh kegiatan dijalankan tanpa
pemborosan waktu, tenaga, dan biaya.
Sumberdaya manusia dan teknologi
dimanfaatkan secara optimal.
Sururi
2
TRANSAKSI DAN DOKUMEN
Jenis Transaksi
Penjualan Kredit
Dokumen Yang Umum Digunakan
Pesanan penjualan (sales order)
Nota pengiriman (shipping notice)
Faktur penjualan (sales invoice)
Penjualan tunai
Nota penjualan (sales ticket)
Penerimaan kas
Bukti pembayaran (remittance advise)
Retur penjualan
Memo kredit (credit memo)
Potongan piutang Memo kredit (sales allowance adalah pengurangan
(Sales allowance) terhadap piutang karena adanya barang rusak tanpa
pengembalian barang)
Penghapusan
piutang
Memo dan daftar umur piutang (memo and aged
accounts receivable trial balance)
Jurnal voucher (journal voucher)
Sururi 3
SUB SISTEM SIKLUS PENDAPATAN
Sistem
Pengiriman
Nota
Pengiriman
Sistem
Penagihan
Pendapatan
Persediaan
Pesanan
Penjualan
Piutang
Dagang
Faktur
Penjualan
Kas
Sistem
Pemesanan
Pelanggan
Sistem
Penerimaan
Kas
Sururi
4
DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENDAPATAN
Setoran
Pertanyaan, Pesanan,
dan Pembayaran
Pelanggan
Bill of Lading
Packing
Slip
Carrier
Bank
Laporan
Bill of Lading
Packing
Slip
Siklus
Pendapatan
Respon Pertanyaan
dan Faktur
Informasi
Barang Tersedia
Siklus
Pengeluaran
Kebutuhan Produksi
dan Pembelian
(Back Order)
Penjualan
Sistem Buku Besar
dan Pelaporan
Komisi
Siklus SDM/
Penggarjian
Informasi
Barang Tersedia
Siklus
Produksi
Sururi
5
DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENDAPATAN
Salah satu tujuan SIA adalah untuk
menjamin efektifitas dan efisiensi arus
data/informasi seperti yang tergambar
dalam diagram kontek siklus
pendapatan.
Kegiatan dalam organisasi hanya
terlaksana jika tersedia data/informasi
sebagai dasar pelaksanaan kegiatan.
Sururi
6
DFD SIKLUS PENDAPATAN
Siklus SDM/
Penggajian
Komisi
Respon pertanyaan dan order
Order penjualan
Entri
Order
Penjualan
Pertanyaan dan Order
Order
Penjualan
Informasi
barang
tersedia
Order penjualan
Kebututah
Pembelian dan
Produksi
Informasi
barang
tersedia
Persediaan
Persediaan
Siklus
Pengeluaran
Pelanggan
Siklus
Produksi
Back Order
Pengiriman
Packing Slip
Pelanggan
Carrier
Bill of lading
Packing Slip
Bill of lading
Bill of
lading
Faktur
Pembayaran
Setoran
Bank
Laporan
Penagihan
Penjualan
Penerimaan
Kas
Kas
Pelanggan
Penjualan
Sistem Buku
Besar dan
Pelaporan
7
DATA FLOW DIAGRAM
Diagram kontek siklus pendapatan dapat
diurai menjadi lebih detil dalam bentuk
diagram arus data (data flow diagram
– DFD). DFD menggambarkan arus
data/ informasi secara lebih lengkap.
Sururi
8
TRANSAKSI DAN DOKUMEN
Transaksi
Dokumen
Penjualan Kredit Pesanan penjualan (sales order)
Nota pengiriman (shipping
notice)
Faktur penjualan (sales invoice)
Penjualan tunai Nota penjualan (sales ticket)
Penerimaan kas Bukti pembayaran (remittance
advise)
Retur penjualan Memo kredit (credit memo)
Sururi
9
TRANSAKSI DAN DOKUMEN
Potongan
piutang
(Sales
allowance)
Memo kredit (sales allowance
adalah pengurangan terhadap
piutang karena adanya barang
rusak tanpa pengembalian
barang)
Penghapus Memo dan daftar umur piutang
an piutang (memo and aged accounts
receivable trial balance)
Jurnal voucher (journal voucher)
Sururi
10
CONTOH BAGAN ALIR DOK. PENJUALAN KREDIT
Bag. Penjualan
Bag. Kredit
Bag. Gudang
Mulai
Dari
pelanggan
Bag. Pengiriman
File
pending
menunggu
otorisasi
Order
pembelian
Order
disetujui
Membuat
order
penjualan
Order
disetujui 3
3
1
2
3
Order
disetujui
4
6
4
Nota
pengiriman
1
N
Mengeluarkan barang
untuk
dikirim
Faktur
penjualan
1
D
2
Membuat
faktur
penjualan
3
5
Buku
pemb.
piutang
Order pemb.
Membuat
nota
pengiriman
Ke
pelanggan
Posting ke
rekening
pelanggan
Not. Peng. 1
Order
penjualan 2
Menyetujui
kredit
Periksa
nomor
urut faktur
File pending
menunggu
pemberitauan
pengiriman
Order
penjualan
Order
penjualan
Bag. Piutang
Dagang
Bag. Penagihan
2
Ke
pelanggan
3
Selesai
Ke
pelanggan
Faktur
penjualan
1
2
3
Order
disetujui
Mengirimkan
barang ke
pelanggan
3
Mencatat ke
jurnal
penjualan
4
Nota
pengiriman
2
3
Order
disetujui
Not. Peng.
N
Order
penjualan
Faktur
penjualan
2
D
Jurnal
penjualan
3
1
N
Order pemb.
Order
penjualan
1
CONTOH BAGAN ALIR DOK. PROS. RETUR PENJUALAN DAN
PENGHAPUSAN PIUTANG
Bag. Penjualan
Mulai
Info retur ke bag.
penerimaan
Bagian
Penerimaan
Bag. Kredit
Memeriksa
barang
yang
diretur
Review
umur
piutang
Membuat
laporan
penerimaan
Bag. Keuangan
Bag. Penagihan
Bag. Piutang Dagang
Mulai
Penghapusan
Mengesahkan
retur dan
penghapusan
Membuat
memo kredit
bernomor
urut tercetak
Membuat
daftar umur
piutang
bulanan
A
Laporan
penerimaan
2
B
Daftar umur
piutang
Laporan
penerimaan
1
A
Bag.
Buku Besar
2
Daftar umur
piutang
1
Memo Kredit
3
Posting ke
rekening
pelanggan
2
B
Posting ke
buku besar
melalui
jurnal
Rekening
Piutang
L.P.
D
Memo Kredit
1
1
Ke
pelanggan
Rek. Retur
Penj. &
CKP
L.P.
Memo Kredit
2
2
Jurnal
memo
kredit
N
Buku
pembantu
piutang
D
12
CONTOH BAGAN ALIR DOK. PROS. PENERIMAAN KAS
Pelanggan
Bag.
Penjualan
Mailroom
Mulai
Kas
Nota
penjualan 1
Bag. Piutang
Kasir
Bag. Buku
Besar
Nota
penjualan
Menjumlah
JPK dan
posting
Jurnal
pen. kas
Menyetor
uang ke
bank
A
1
Buku
Besar
2
Slip setoran
bank
Kas
Bank
A
Mencatat ke
jurnal
pen. kas
Membuat
nota
penjualan
Bag. Audit
Interen
Nota
penjualan
2
B
Memeriksa
no. urut
nota
Slip setoran
bank
Slip
Setoran
Bank
B
1
1
2
2
2
Kas
Kas
Kas
Remittance
advices
Membuat
daftar
pembayaran
Rekonsiliasi
remittance dg.
daftarnya
Daftar
remittance
3
Daftar
remittance 1
Remittance
advices
Posting ke
buku
piutang
Kas
Rekonsiliasi
JPK, P.D.,
dan S.S.
D
Remittance
advices
D
Buku
piutang
Daftar
remittance
1
2
3
Rekonsiliasi
Lap. Bank
So. Kas
Laporan
bank
D
13


Laporan mutasi rekening (control
report), adalah ringkasan transaksi yang
digunakan untuk meng-update rekening
buku pembantu dan buku besar.
Register transaksi, misalnya dalam
bentuk daftar penerimaan kas, daftar
penjualan tunai, daftar penjualan kredit,
penjualan per kategori produk, retur dan
potongan tunai untuk memungkinkan
pengujian dan penelusuran transaksi.
Sururi
14

Laporan khusus (special purpose reports),
misalnya:
 Laporan pelanggan/customer statements
 Daftar umur piutang/the aged accounts
receivable trial balance
 Daftar pembayaran/pelunasan
piutang/remittance list
 Laporan analisis penjualan/sales analysis
reports.

Laporan khusus lainnya
Sururi
15



Control report untuk memastikan bahwa
perubahan atau mutasi rekening telah
diproses dengan benar.
Registers untuk penelusuran dan pengujian
validitas transaksi dan pembukuan (jejak
audit/audit trail).
Special purpose reports untuk menyajikan
berbagai informasi khusus, baik untuk
kepentingan manajemen maupun untuk
kepentingan fihak-fihak tertentu di luar
manajemen.
Sururi
16







Piutang Dagang
Kerugian Piutang Dagang
Cadangan Kerugian Piutang
Penjualan
Potongan Tunai
Retur Penjualan
Kas
Sururi
17

Sistem manual (non-computerized)
 Jurnal khusus (jurnal penjualan,
jurnal penerimaan kas, dan jurnal
umum untuk mencatat memo
kredit)
 Buku pembantu piutang dagang
 Buku pembantu penjualan.
 Buku besar
Sururi
18

Sistem berbantuan komputer (computerized)
Prinsip pembukuan pada sistem berbantuan
komputer sama dengan sistem manual.
Komputer berfungsi untuk
mengotomatisasikan pekerjaan manual dan
untuk memungkinkan penyajian laporan
secara lebih cepat, lengkap, dan terpercaya.
Pada sistem berbantuan komputer arsip
pembukuan dalam bentuk file atau data-base.
Data base adalah kumpulan file.
Sururi
19
1.
2.
File transaksi (transaction file), file ini
berisi data transaksi tertentu, misalnya
transaksi penjualan, penerimaan kas,
dan retur penjualan. Data pada file
transaksi digunakan sebagai basis
pemutakhiran file induk (master file).
File induk (master file), file ini berisi
data lengkap setiap pelanggan dan
tersedia untuk seluruh pelanggan.
Sururi
20
Dalam sistem data base (DBMSdata base management system),
seluruh data disimpan menjadi
satu dalam data base. Sistem
aplikasi berfungsi sebagai alat
untuk mengakses data base.
Sururi 21
SIA dirancang untuk mengatasi ancaman dan
risiko. Ancaman dan risiko pada siklus
pendapatan antara lain:
 Ancaman
Keputusan kredit lemah

Kerugian
Piutang sulit ditagih
Penghapusan piutang tinggi

Prosedur pengendalian
Keputusan kredit oleh bagian kredit
Standarisasi prosedur otorisasi kredit
Disediakan informasi lengkap calon debitur.
Sururi
22



Ancaman
Kesalahan pengiriman: Kesalahan barang,
Kesalahan kuantitas atau Kesalahan alamat
Kerugian
Kekecewaan pelanggan
Prosedur pengendalian
Pencocokan order penjualan dengan
picking ticket dan packing slip.
Penggunaan bar-code scanners.
Pengendalian pemasukan data.
Sururi
23



Ancaman
Pencurian/penggelapan persediaan
Kerugian
Persediaan hilang
Persediaan dilaporkan lebih besar
Prosedur pengendalian
Pembatasan akses fisik persediaan.
Dokumentasi seluruh mutasi persediaan.
Penghitungan fisik persediaan dan
pencocokan dengan catatan persediaan.
Sururi
24



Ancaman
Piutang tidak ditagih
Kerugian
Persediaan dan Penghasilan hilang (tidak
ditagih)
Prosedur pengendalian
Pemisahan fungsi pengiriman dengan
fungsi penagihan
Seluruh dokumen pengiriman bernomor
urut tercetak serta rekonsiliasi seluruh bill
of lading dengan faktur penjualan.
Sururi
25
Ancaman
Kesalahan penagihan
 Kerugian
Kekecewaan konsumen
 Prosedur pengendalian
Rekonsiliasi picking tickets, bills of
lading dengan pesanan penjualan.

Sururi
26
Ancaman
Pencurian kas
 Kerugian
Aset hilang
Piutang dilaporkan lebih besar.
 Prosedur pengendalian
Rekonsiliasi picking tickets, bills of
lading dengan pesanan penjualan.

Sururi
27



Ancaman
Pencurian kas
Kerugian
Aset hilang
Piutang dilaporkan lebih besar.
Prosedur pengendalian
Pemisahan fungsi.
Minimalisasi penanganan kas.
Seluruh penerimaan segera disetor ke
bank, dan cek segera ditandatangani.
Rekonsiliasi pembukuan dengan laporan
bank secara periodik.
Sururi 28
Ancaman
Kesalahan posting
 Kerugian
Kekecewaan konsumen
Data salah, keputusan lemah.
 Prosedur pengendalian
Rekonsiliasi buku pembantu piutang
dengan buku besar piutang.
Laporan bulanan kepada pelanggan.

Sururi
29



Ancaman
Data hilang
Kerugian
Data untuk pengambilan keputusan tidak
benar.
Data/informasi rahasia hilang.
Prosedur pengendalian
Cadangan data dan prosedur pemulihan
kerusakan sistem.
Pembatasan akses (akses fisik dan akses
logis).
Sururi
30
Ancaman
Kinerja rendah
 Kerugian
Proses tidak efektif dan efisien.
 Prosedur pengendalian
Pembuatan laporan kinerja.
Review laporan kinerja.

Sururi
31


Account receivable change log file,
adalah file untuk penelusuran transaksi
(audit trail) serta penyusunan laporan
bulanan kepada pelanggan (monthly
customer statements).
Account receivable system, adalah
kombinasi antara sistem penagihan
dan sistem penerimaan kas (the billing
applications and cash receipts
applications).
Sururi
32


Credit memo, adalah dokumen untuk
mengotorisasi retur dan cadangan
retur penjualan.
Customer master record, adalah arsip
data yang berisi referensi data untuk
setiap pelanggan (lihat contoh bentuk
customer master record pada buku
acuan) .
Sururi
33


Customer statement, adalah laporan
untuk pelanggan yang berisi daftar
transaksi selama jangka waktu
tertentu.
Cycle billing system, adalah praktik
pengiriman laporan pelanggan
(customer statement) dan penagihan
untuk kelompok pelanggan tertentu
pada setiap kali pengiriman dan
penagihan.
Sururi 34



General ledger batch summary file,
adalah file pada aplikasi siklus
pendapatan yang akan diposting ke file
induk buku besar.
Open item system, adalah sistem
piutang dagang dengan informasi
lengkap saldo yang belum terbayar.
Remittance advice, adalah dokumen
yang dikembalikan oleh pelanggan
bersama dengan pembayarannya.
Sururi
35



Remittance list, adalah daftar uang dan
cek untuk pelunasan piutang yang
diterima pada setiap hari.
Sales invoice, adalah dokumen yang
dikirim ke pelanggan untuk
menginformsikan tagihan atas
penjualan.
Sales order, adalah dokumen yang
digunakan oleh bagian penjualan untuk
mencatat pesanan pelanggan.
Sururi 36


Shipping notice, adalah dokumen
yang dibuat bagian pengiriman untuk
bagian penagihan atas pengiriman
untuk menginformasikan pengiriman
barang yang telah dilakukan.
General ledger batch summary file,
adalah record yang berisi ringkasan
pembukuan transaksi dalam buku
besar.
Sururi
37

Sistem penagihan piutang
1. Postbilling system, dalam sistem ini
faktur penjualan dibuat setelah
diperoleh konfirmasi bahwa barang
telah dikirimkan. Sistem ini umum
digunakan pada perusahaan
manufaktur, di mana sering terjadi
selisih waktu antara penerimaan order
penjualan dengan pengiriman barang.
Sururi
38

Sistem penagihan piutang
2. Prebilling system, dalam sistem ini
faktur penjualan dibuat (tetapi tidak
dikirimkan) setelah order penjualan
disetujui (misalnya setelah kredit
disetujui dan barang tersedia).
Persediaan barang dagangan, piutang
dagang, dan buku besar dimutakhirkan
bersamaan dengan pembuatan faktur.
Sururi 39
Sururi
40