Pengorganisasian dan Revisi Pesan Bisnis

PENGORGANISASIAN PESAN

Setelah merencanakan pesan, langkah selanjutnya menuangkan pesan tsb.Khususnya dalam bentuk tulisan, dapat pula diterapkan untuk komunikasi lisan. Dimulai dengan menyusun kata-kata, kalimat, paragraf serta menentukan ilustrasi dan keterangan yg dpt membantu mengekspresikan ide pokok.

A. Hal-hal yang menyebabkan pesan pesan tidak terorganisir dengan baik.

• Bertele-tele, • Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan • Menyajikan ide-ide secara tidak logis • Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan.

Surat di bawah ini ditulis oleh Jill saunders dari perusahaan Boswell and sons, bermaksud untuk mengembalikan Drive CD Rom yang telah dibeli dari “Toko Komputer “ Bapak Boswell presien direktur kami mengalami kecelakaan tahun lalu dan kejadian tersebut sangat mempengaruhi bisnis kami sehingga anggaran kami tidak sebesar biasanya. Namun kedua anak Pak Boswell bekerja keras dan tidak lama lagi Pak Boswell akan kembali bekerja.

Boswell and Son’s melakukan bisnis dengan Computer Time sejak saya masuk enam tahun yan lau. Pada waktu itu gedung Anda lebih kecil dan terletak di sudut Federal Avenue .Pak Boswell membeli printer laser pertama kami di sana. Saya masih ingat pada hari itu, saya menulis cek dengan jumla h yang cukup besar. Tentu saja setellah beberapa tahun saya menjadi terbiasa membeli barang yang lebih mahal. Kami mempunyai tujuh orang karyawan. Walaupun semuanya tidak terlibat langsung dalam menghaslkan peta yang kami jual, mereka harus menghidupkan komputer sehingga dapat menyelesaikan tugasnya. Drive CD-ROM yang kami beli untuk asisten saya, Suzane bermasalah. Kami telah membawanya untuk diperbaki tiga kali dalam tiga bulan ke pusat perbaikan dan Suzane amat berhati-hati menggunakan mesinnya dan tidak pernah menyalahgunakannya. Dia suka games petualangan interaktf saat istirahat makan siang. Drive CD-ROM itu masih tidak bekerja dengan benar. , dan dia sudah lelah berulang kali membongkar pasang. Kami semua bekerja lebih lama untuk mengejar ketertinggalan selama Pak Boswell tiidak disini, dan tidak seorang pun diantaa kami yang mempunyai banyak waktu luang.

B. Pentingnya pengorganisasian Pesan Yang Baik

: 1. Pengorganisasian yang baik membantu penerima memahami pesan Anda.

Berikut ini kutipan surat yang meminta informasi terinci mengenai sebuah hotel untuk mematangkan penyelenggaraan sebuah seminar

.

Perkenalkan saya Shanti dari Fakultas Ekonomi Unsil. Saya sebagai panitia seminar…….. Tahun ini mempertimbangkan hotel Santika sebagai salah satu tempat penyelenggaraan. Saya tahu bahwa bulan Juli peak season untuk hotel, namun kami tetap akan menyelenggarakan seminar pada bulan tersebut karena sudah dijadwalkan. Apakah hotel Santika dapat menampung 350 orang tamu selama empat malam ? Apakah hotel Santika mempunyai tiga ruang rapat besar sehingga kami dapat mengadakan pelatihan paralel ? Bagaimana dengan fasilitas makan ? Disamping itu ada pemikiran untuk menjemput peserta dari dan ke bandara..

Jika Anda jadi

customer service

hotel, bagaimana tanggapan Anda ?

2. Pengorganisasian yang baik membantu penerima memahami pesan .

Contoh Pengorganisasian yang kurang tepat Jika Anda sebagai Jill Saunders (pelanggan yang tidak puas dg Drive CD Rom) dan mendapatkan jawaban dari pihak toko ” Computer Time”, bagaimana tanggapan Anda ?

Saya ditugasi untuk menjawab surat Anda. Maaf, tetapi, kami tidak dapat menerima permintaan Anda akan drive CD-Rom. Toko kami tidak menerima pengembalian peralatan yang diobral atau peralatan yang telah dibeli lebih dari enam bulan. Karena Anda membeli drive itu pada waktu diadakan obral sepuluh bulan yang lalu, kami tidak dapat membantu Anda. Saya menyarankan Anda untuk memperbaiki barang itu sebelum masa garansinya habis. Kami berharap Anda memahami posisi kami dan Anda tetap mau berbelanja di toko kami. Seperti yang telah Anda katakan sendiri, ini adalah maslah pertama yang pernah Anda alami dengan peralatan kami.

Pentingnya pengorganisasian Pesan Yang Baik :

3. Menghemat waktu 4. Mempermudah pekerjaan komunikator.

Contoh pengorganisasian yang baik dapat dilihat pada halaman 83, buku Komunikasi Bisnis , Djoko Purwanto.

C

.

Pengorganisasian Pesan Melalui Outline

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide a. Mulailah dengan ide pokok b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting c. Ilustrasi dengan bukti-bukti

Ide pokok Poin pendukung Poin pendukung Poin pendukung Bukti A Bukti A Bukti A Bukti A Bukti A

Gambar. Bagan organisasi untuk pengorganisasian suatu pesan.

Bukti A

C

.

Pengorganisasian Pesan Melalui Outline

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional a. Pendekatan langsung ; disebut juga pendekatan deduktif yaitu ide poko muncul paling awal, diikuti bukti pendukungnya.

b. Pendekatan tidak langsung : disebut juga pendekatan induktif yaitu bukti-bukti muncul lebih dulu kemudian baru ide pokoknya.

C

.

Pengorganisasian Pesan Melalui Ouline

3. Memilih rencana organisasional yang paling tepat a. Direct request : penyampaian secara langsung. Misalnya : memo, surat.

b. Pesan-pesan rutin, Good News, Good will c. Pesan-pesan bad news d. Pesan-pesan persuasif : Bila audience sangat tidak tertarik pada pesan-pesan yang Anda sampaikan.

Tabel : Empat rencana organisasional untuk pesan –pesan singkat

Reaksi Audience

Tertarik Senang

Rencana Organisasional

Direct request Pesan rutin,good news, good will

Pembuka

Mulai dg permintaan atau ide pokok Rinci/detail Mulai dg ide pokok atau good news

Isi

Rinci/detail Tidak senang Bad news,pernyataa n netral sebagai transisi ke bad news.

Tidak tertarik Pesan persuasif Mulai dg pernyataan netral, nyatakan bad news dan beri saran positif.

Mulai dengan pernyataan yang mengundang perhatian Beri alasan yang rasional.

Tumbuhkan hasrat audiens

Penutup

Rasa hormat dan adanya tindakan khusus.

Rasa hormat,refere nsi ke good news Rasa hormat.

Perlu tindakan

REVISI PESAN

• Revisi sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki.

1. Menulis dengan ringkas a. Menghilangkan kata dan ungkapan yang tidak perlu

Perlu dihindari

…pada kejadian dari …sebelum memulai dari … pada saat sekarang ini …mempunyai kemampuan untuk ….karena kenyataan bahwa ….hingga pada saat itu

efisien

Pada Sebelum Sekarang dapat karena ketika

1. Menulis dengan ringkas b. Gunakan kata pendek dan hilangkan kata yang berlebihan.

Hindari kata-kata yg panjang

Dalam tahun sebelumnya,perusahaan mempercepat operasi produktif.

Dia pergi ke perpustakaan dengan tujuan belajar Perusahaanmenaikkan gaji sehingga dia dapat memperbaiki semangat kerja

efisien

Tahun lalu perusahaan mempercepat operasi.

Dia pergi ke perpustakaan untuk belajar Perusahaan menaikkan gaji untuk memperbaiki semangat kerja

Hilangkan kata-kata yang berlebihan, seperti : • Bebas dan longgar • Menurunkan ke bawah • Di tengah antara • Mengikuti di belakang • Mengumpulkan menajdi satu.

2. Perbaiki gaya tulisan Anda a. Pisahkan kalimat yang terlalu panjang

Perlu dihindari

Majalah itu akan terbit tanggal 1 Januari, dan saya lebih baik memenuhi batas pengumpulannya bila saya ingin artikel saya dimuat.

efisien

Majalah itu akan terbit tanggal 1 Januari. Saya lebih baik memenuhi batas pengumpulannya bila ingin artikel saya dimuat.

b. Nyatakan gagasan paralel dalam bentuk paralel.

Jika mempunyai dua atau lebih gagasan yang serupa (paralel) untuk diutarakan,cobalah menggunakan konstruksi paralel. Gunakan pola tata bahasa yang sama.

Tidak baik To waste

time and

missing

deadlines are bad habits ( memboroskan waktu dan meleset dari batas waktu adalah kebiasaan buruk).

Lebih baik Wasting

time and

missing

deadlines are bad habits ( Memboroskan waktu dan meleset dari batas waktu adalah kebiasaan buruk )

3.

Menggunakan teknologi untuk menyusun dan merevisi pesan

• Perangkat lunak pengolah kata (microsoft word) adalah alat dominan untuk menciptakan dokumen tercetak. • Merevisi teks dengan fasilitas cut dan paste.

• Menggunakan autocorrect. Fungsi ini membuat Anda dapat menyimpan kata-kata yang biasa salah Anda ketik atau salah eja. • Menambahkan grafik dan suara