Transcript pengurusan fail ppki

UNIT PENDIDIKAN KHAS
JABATAN PENDIDIKAN PAHANG
PENGURUSAN FAIL
PROGRAM PENDIDIKAN
KHAS INTEGRASI
(PPKI)
Disediakan Oleh
Ropizalhazri Bin Ismail
TUJUAN PENGURUSAN FAIL



Menentukan sistem pengurusan
fail yang bersistematik untuk
tujuan tindakan atau rujukan.
Menjelaskan proses pembukaan,
pergerakan dan penyimpanan
fail.
Mendapat kefahaman dalam
tugas-tugas mengendalikan fail
dan pengurusan PPKI.
PENGKELASAN FAIL
Fail Rasmi
- tanggungjawab Ketua
Pembantu Tadbir, Pembantu
Tadbir dan Pembantu Am
Pejabat.
 Fail Kerja
- tanggungjawab Guru Penolong
Kanan (GPK) Pendidikan Khas/
Penyelaras dan Guru Pendidikan
Khas.

JENIS FAIL

Fail Rasmi

Fail Kerja
FAIL RASMI

Kulit Fail
Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 5 Tahun 2007
menyebut menggunakan kulit
fail (Am 435 – Pin 1/80) yang
ditetapkan mengikut piawaian
Jabatan Arkib Negara.
FAIL RASMI

(sambungan)
Pengkodan
- SMKKS/04/11/003 (
- JPNP/09/02/02 (
)
)
- JPN.SPSPK 02.700-1/3 ( )
- CEA4089.700-1/3 (
)
FAIL RASMI

(sambungan)
Pengkodan
- CEA4089.700 – 04 / 03 (
)
Sekolah
Kod Arkib Negara
Pendidikan Khas
Kurikulum
Bilangan
FAIL RASMI
(sambungan)
8
FAIL RASMI

(sambungan)
Pengkodan dan Pendaftaran
- Teliti kandungan surat / dokumen dan pastikan fail-fail
berkenaan telah sedia ada ataupun memerlukan fail baru dibuka
dan direkodkan dalam Buku Daftar Fail Baru dan Tutup.
CEA4089….-O4
Pendidikan Khas
04/01
Pengurusan PPKI
04/03/01
04/02
Kurikulum
04/03
Hal Ehwal Murid
04/03/02
Pasukan
Kelab dan Persatuan
Badan Beruniform
04/04
Kokurikulum
04/03/03
Sukan dan Permainan/
1M1S
FAIL RASMI

(sambungan)
Kandungan Fail
Kertas Minit
Surat Keluar
Masuk
- Masukkan Kertas Minit berserta surat / dokumen yang berkenaan
di dalam fail yang telah dibuka.
- Minit kandungan surat dimasukkan dan difailkan di sebelah kiri.
- Surat, dokumen atau salinan surat / dokumen di sebelah kanan fail.
FAIL RASMI

(sambungan)
Kertas Minit
- penting bagi mencatat segala dokumen
keluar masuk.
- Minit kandungan
surat yang diterima/
masuk ditulis
menggunakan pen
warna merah
dan surat keluar menggunakan
pen berwarna biru / hitam.
FAIL RASMI

(sambungan)
Surat Masuk dan Keluar
- Surat yang
diterima / masuk
dicop menggunakan
warna merah.
- Surat yang
dihantar / keluar
dicop menggunakan
warna biru / hitam.
FAIL RASMI

Simpanan Fail
- menyebut perlu
(sambungan)
disimpan di Bilik Rekod
dengan menggunakan
rak yang sesuai dan
dilabelkan bagi
memudahkan
pengesanan fail.
- Fail hendaklah disimpan dalam kabinet
berkunci yang berpalang, rak bergerak
yang berkunci atau bilik kebal sesuai
dengan Arahan Keselamatan.
FAIL RASMI

(sambungan)
Menutup Fail
- apabila jumlah
bilangan surat /
dokumen mencecah
bilangan 100 atau
setebal 2 inci/4 cm.
- Fail hendaklah ditulis
Tutup Pada XX/X/2010
Rujuk Jilid XX
- Fail baru hendaklah di tulis Jld. XX
Contoh : CEA4089.700-04/03 Jld. 2
FAIL RASMI

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
(sambungan)
Fail Perlu Hidup
- ada catatan keluar masuk
surat / dokumen.
- Contoh :
Surat
Surat
Surat
Surat
Surat
Surat
Surat
DOKUMEN
mohon tubuh Pengakap PPKI
kelulusan tubuh oleh Pengetua/GB
pelantikan Guru Penasihat Pengakap
panggilan kursus Pengakap dari JPN
maklum hadir kursus dari sekolah
mohon kelulusan buat program sekolah
kelulusan program dari Pengetua
STATUS
Keluar
Masuk
Masuk
Masuk
Keluar
Keluar
Masuk
BIL
1
2
3
4
5
6
7
FAIL KERJA



Kulit Fail
- bebas.
Simpanan Fail
- dalam Bilik PPKI
Pengkelasan Fail
Pengurusan dan Pentadbiran PPKI
Pengurusan Mesy/
PPKI
Taklimat
Akta/
Pekeliling
Pengurusan
Rekod
Pengurusan
Kewangan
FAIL KERJA

(sambungan)
Kandungan Fail
- Menggunakan kertas pembahagi
- Mengandungi maklumat seperti :
* Carta Organisasi
* Takwim / Perancangan Tahunan
* Senarai Jawatankuasa
* Perlembagaan
* Surat-surat
FAIL KERJA

(sambungan)
Pengkelasan Fail Kerja
BIL
1
2
3
4
FAIL UTAMA
Pengurusan dan
Pentadbiran PPKI
Kurikulum
Hal Ehwal Murid
Kokurikulum
JUMLAH
JUMLAH
FAIL
7
11
5
4
27
FAIL KERJA
(sambungan)
1. Pengurusan dan Pentadbiran
BIL
1
2
FAIL DAN REKOD
Pengurusan PPKI
Mesyuarat / Taklimat
NO
ITEM
ITEM
1.1
Maklumat Am Program PPKI
1.2
1.3
1.4
1.5
Fail Meja
Carta Organisasi PPKI
Jawatankuasa PPKI
Maklumat Kelas PPKI
1.6
Takwim / Perancangan Tahunan
1.7
Buku Panduan Pengurusan
1.7
Perancangan Strategik PPKI
2.1
Surat Panggilan Mesyuarat
2.2
Minit Mesyuarat
FAIL KERJA
(sambungan)
1. Pengurusan dan Pentadbiran
BIL
FAIL DAN REKOD
NO
ITEM
3
Akta dan Surat Pekeliling
3.1
Rujuk lampiran
4.1
Rekod Pendaftaran Murid
4.2
Rekod Kehadiran Murid
4.3
4.4
4.5
Rekod Pergerakan Guru / PPM
Rekod Guru Ganti
4.6
4.7
Rekod Laporan Guru Bertugas
Rekod Pelawat
4
Pengurusan Rekod
4.8
4.9
4.10
4.11
ITEM
Rekod Penggunaan Peralatan
Rekod Profil Murid (unit HEM)
- Rekod Kesihatan
- Rekod Pergigian
Buku Stok/Inventori/Harta Modal
Buku Tugasan Guru
Buku Tugasan PPM
FAIL KERJA
(sambungan)
1. Pengurusan dan Pentadbiran
BIL
5
6
7
FAIL DAN REKOD
Pengurusan
Kewangan
Perkembangan Staf
Dokumentasi
NO
ITEM
ITEM
5.1
Perancangan Perbelanjaan Tahunan
5.2
Penyata peruntukan PCG
5.3
Rekod perbelanjaan
5.4
Salinan Nota minta / Invois / Resit
6.1
Kertas Kerja
6.2
Laporan Aktiviti
7.1
Kertas Kerja
7.2
Laporan Aktiviti
7.3
Post Mortem
FAIL KERJA
2. Kurikulum
BIL
1
2
3
FAIL DAN REKOD
KSSRPK/KSSMPK
Jadual Waktu
Pentaksiran /
Penilaian
NO
ITEM
(sambungan)
ITEM
1.1
Dokumen Standard Kurikulum (DSK)
1.2
Dokumen Standard Prestasi (DSP)
1.3
2.1
2.2
2.3
2.4
Sukatan Pelajaran Bermasalah
Pembelajaran
Jadual Waktu Induk
Jadual Waktu Guru
Jadual Waktu Kelas
Jadual Tugasan PPM
3.1
Jadual Pentaksiran / Penilaian
3.2
Laporan Pentaksiran
3.3
Pendaftaran Peperiksaan Awam
FAIL KERJA
2. Kurikulum
BIL
4
5
6
7
FAIL DAN REKOD
Bank Soalan
Program Inklusif
Rancangan
Pengajaran
Individu
Pemantauan
(sambungan)
NO
ITEM
ITEM
4.1
Bank Soalan / Senarai Semak
5.1
Surat Persetujuan Ibubapa / Penjaga
5.2
5.3
Ujian Kelayakan
Laporan Prestasi Murid
5.4
Jawatankuasa Program Inklusif
5.5
Jadual Waktu Guru Resos dan Arus
Perdana berkaitan
5.6
Senarai Nama Murid Inklusif
6.1
Jawatankuasa RPI
6.2
Dokumen RPI
7.1
7.2
Jadual pemantauan Guru
Instrumen pencerapan
7.3
Maklum balas pemantauan
FAIL KERJA
2. Kurikulum
BIL
8
FAIL DAN REKOD
Panitia Mata
pelajaran /
Komponen
10
LINUS
11
PBS
(sambungan)
NO
ITEM
ITEM
8.1
Jawatankuasa Panitia
8.2
Perancangan Program Panitia
8.3
Minit Mesyuarat Panitia
8.4
Kewangan Panitia
8.5
Laporan Aktiviti Panitia
10.1
Saringan 1
10.2
Domain LINUS
11.1
Dokumen PBS
FAIL KERJA
3. Hal Ehwal Murid
BIL
1
2
FAIL DAN REKOD
Peribadi Murid
Data / Enrolmen
(SMPK)
(sambungan)
NO
ITEM
ITEM
1.1 Biodata (SMM),
1.2 Surat Penempatan Murid
1.3
Laporan Pemeriksaan Doktor
1.4
1.5
Salinan Kad OKU
Salinan Sijil Kelahiran
1.6
Salinan Kad Pengenalan Murid
1.7
Salinan Kad Pengenalan Ibubapa/Penjaga
1.8
Salinan Buku Akaun Bank
1.9
Sijil Penghargaan/Penyertaan
2.1
2.2
2.3
2.4
Analisis Data Guru
Analisis Data Murid
Analisis Data PPM
Laporan Status PPKI
FAIL KERJA
3. Hal Ehwal Murid
BIL
3
4
5
FAIL DAN REKOD
Disiplin
Skim Pinjaman Buku
Teks
NO
ITEM
(sambungan)
ITEM
3.1.
Jawatankuasa Disiplin PPKI
3.2
Laporan Salahlaku Murid
4.1
Borang Pinjaman Buku Teks
4.2
Data SPBT PPKI
5.1
Borang Persetujuan Ibubapa
5.2
Borang Kebenaran / Kawalan
Pengeluaran Wang
Biasiswa / EMK
FAIL KERJA
4. Kokurikulum
BIL
FAIL DAN REKOD
NO
ITEM
1.1
1
Induk Pengurusan
Kokurikulum
(sambungan)
ITEM
Carta Organisasi / Jawatankuasa
Pengurusan Kokurikulum
1.2 Senarai Nama Murid Mengikut Unit
1.3 Takwim / Perancangan Kokurikulum
1.4 Laporan Pencapaian / Pengiktirafan
1.5 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan
2.1 Senarai Nama Murid
2.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid
2
Pasukan Badan
Beruniform
2.3
2.4
2.5
2.6
Senarai Kehadiran Aktiviti
Perlembagaan
Pelaporan Aktiviti
Perancangan Kokurikulum/Takwim
2.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan
FAIL KERJA
4. Kokurikulum
BIL
3
FAIL DAN REKOD
Kelab dan Persatuan
(sambungan)
NO
ITEM
ITEM
3.1 Senarai Nama Murid
3.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid
3.3
3.4
3.5
3.6
Senarai Kehadiran Aktiviti
Perlembagaan
Pelaporan Aktiviti
Perancangan Kokurikulum/Takwim
3.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan
4.1 Senarai Nama Murid
4.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid
4
Sukan dan
Permainan / 1M1S
4.3
4.4
4.5
4.6
Senarai Kehadiran Aktiviti
Perlembagaan
Pelaporan Aktiviti
Perancangan Kokurikulum/Takwim
4.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan
Soal Jawab
TERIMA KASIH