Transcript Sistem Informasi Akuntansi Pertemuan 5

SISTEM AKUNTANSI
PENJUALAN
Ruang Lingkup
System Informasi Penjualan adalah sub
system informasi bisnis yang mencakup
kumpulan procedure yang melaksanakan,
mencatat, mengkalkulasi, membuat
dokumen dan informasi penjualan untuk
keperluan manajemen dan bagian lain
yang berkepentingan, mulai dari
diterimanya order penjualan sampai
mencatat timbulnya Tagihan/Piutang
Dagang
Jenis Penjualan

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu
sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan
operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya
membahas pada sebuah perusahaan dagang
yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di
Perusahaan ini yaitu ;
◦ Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil
barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
◦ Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari
stock yang telah tersedia di gudang
◦ Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu
penjualan dengan mengambil barang sebagian dari
supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di
gudang.
Unit Organisasi yang terkait
Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan
dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi
dengan baik. Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit
fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan
dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan
proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
 Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem
penjualan dan pembelian yaitu :
◦ Bagian Order Penjualan
◦ Bagian Otorita Kredit
◦ Bagian Billing/Piutang
◦ Bagian Stock & Delivery
◦ Bagian Buku Besar
◦ Bagian Pembelian
◦ Bagian Gudang

Dokumen yang digunakan







Penawaran Harga (PH)
Order Form (OF)
Memo
Purcahse Order (PO)
Surat Pengantar Supplier (SPS)
Berita Acara Penerimaan
Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
◦ 1 & 2 Tembusan pengiriman
◦ 3 Tembusan langganan
◦ 4. Arsip bagian delivery


Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
Invoice/Faktur
◦
◦
◦
◦

1.
2.
3.
4.
Invoice
tembusan Piutang
tembusan Jurnal
arsip di bagian order penjualan
Faktur Pajak
◦ 1. Faktur Pajak
◦ 2. Arsip
◦ 3. Extra Copy

Kwitansi
Sumber daya

Hardware

Brainware
: Menggunakan fasilitas yang
telah tersedia dengan
tambahan link
: Menggunakan Personal yang
telah ada dengan memberikan
pelatihan
Uraian Prosedur

Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
◦ Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO)
dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order
form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
◦ Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk
alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat
validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order
untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan
atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
◦ Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order
penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan
barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di
gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum
terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
◦ Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat
persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock &
Delivery.
◦ Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

Bagian Kredit
◦ Menerima dokumen order penjualan dari bagian
penerimaan order
◦ Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada
di bagian otorita kredit
◦ Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer,
kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
◦ Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang
sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke
bagian Stock & Delivery.
◦ Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke
satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah
diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut
tanggal.

Bagian Stock & Delivery
◦ Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita
kredit dari bagian order penjualan
◦ Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila
barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke
bagian pembelian barang dagang.
◦ Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh
sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang
ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke
gudang.
◦ Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat
otorisasi dari bagian otorita kredit
◦ Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk
penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo
untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang
dagang.
◦ Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon
pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir)
untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
◦ Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda
tangani/diverifikasi oleh Langganan
◦ Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat
invoice.

Bagian Gudang
◦ Menerima Perintah/Permintaan Barang
◦ Menyediakan barang sesuai dengan Surat
perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang
(Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk
pengeluaran barang karena tidak semua penjualan
menggunakan barang yang ada di gudang)
◦ Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon
pengeluaran barang kepada sopir untuk
ditandatangani dan meminta copynya setelah
ditandatangi.
◦ Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan


Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)
◦ Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock &
Delivery
◦ Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
◦ Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
◦ Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier
dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
◦ Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
◦ Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
◦ Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda
tangani.
◦ Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah
ditanda tangani
◦ Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice
(melalui Kurir)
◦ Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang
telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui
Kurir)

Penjualan Barang Dari Stock Gudang
◦ Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran
Barang, Delivery Order
◦ Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat
Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
◦ Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh
bagian gudang
◦ Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan
meminta copynya kepada bagian gudang.
◦ Menyerahkan barang kepada customer
◦ Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk
ditanda tangani.
◦ Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah
ditanda tangani
◦ Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian
Invoice (melalui Kurir)
◦ Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang
telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui
Kurir)

Bagian Invoice/Faktur
◦ Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah
di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini
cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah
direkam file server
◦ Menerbitkan faktur pajak.
◦ Menerbitkan listing penjualan harian
◦ Mendistribusikan Dokumen
 Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order
lembar ke-1 ke bagian Kredit
 Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
 Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak
Lembar ke-2 Ke bagian buku besar
◦ Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2,
faktur pajak lembar Extra Copy.

Bagian Administrasi Keuangan
◦ Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan
fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi
keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian
administrasi keuangan yang berhubungan dengan system
penjualan adalah :
◦ Bagian Piutang
◦ Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
◦ Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan
nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi
piutang
◦ Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
◦ Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
◦ Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3
bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku
besar.
◦ Membuat surat penagihan
Bagian buku besar
Bagian Jurnal Penjualan
◦ Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy
faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang
telah diverifikasi oleh penerima barang.
◦ Menerima copy Faktur Pajak.
◦ Mencatat Jurnal transaksi Penjualan
◦ Bagian Jurnal Pembelian
◦ Menerima Copy Po dari bagian pembelian
◦ Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
◦ Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang